Comment prévenir les discriminations au travail?
L'existence de la politique peut fournir la preuve que vous avez pris des précautions raisonnables pour vous assurer que votre lieu de travail était exempt de discrimination.
La discrimination sur le lieu de travail fait plus que détruire le moral des employés - elle peut conduire à des enquêtes gouvernementales, à des poursuites judiciaires et à d'importantes indemnités pécuniaires pour les victimes. Les lois fédérales et étatiques interdisent la discrimination sur le lieu de travail fondée sur la race ou la couleur de la peau, l'origine nationale, les informations génétiques, le sexe ou la grossesse, la religion, le handicap et l'âge (plus de 40 ans). Pour prévenir la discrimination sur le lieu de travail, vous devez élaborer une politique claire et complète de lutte contre la discrimination illégale et vous assurer que tous les employés - en particulier les superviseurs - comprennent les types de conduite interdites et les conséquences de cette conduite.
Partie 1 sur 3: éduquer les employés
- 1Fournir des manuels des employés à jour et une orientation pour les nouveaux employés. La formation des nouveaux employés est cruciale pour démarrer les employés du bon pied avec une compréhension claire des types de comportement qui ne seront pas tolérés sur le lieu de travail.
- Avec un manuel écrit de toutes les politiques, y compris les politiques de discrimination, vous pouvez être sûr que chaque employé reçoit les mêmes informations concernant les règles du lieu de travail et ce que vous attendez des employés.
- Vos employés doivent également comprendre que les informations contenues dans le manuel remplacent tout ce qu'un superviseur ou un autre employé pourrait leur dire. Indépendamment des exceptions qui sont faites, ou de la conduite qu'un employé pourrait «s'en tirer», la politique de l'entreprise reste inchangée.
- 2Nécessite une formation continue et une formation continue. Tenez vos employés au courant de tout changement dans la loi et donnez-leur un rappel sur les conduites interdites et la politique de votre entreprise en matière de signalement de discrimination sur le lieu de travail.
- La Commission américaine pour l'égalité des chances en matière d'emploi applique un certain nombre de lois fédérales qui interdisent la discrimination sur le lieu de travail. Vous pourrez peut-être demander à un représentant de l'EEOC de venir sur votre lieu de travail et de fournir un aperçu de la loi fédérale et du processus de dépôt d'une accusation auprès de l'EEOC.
- 3Organisez régulièrement des réunions d'employés. Être capable de communiquer avec votre personnel et de discuter des problèmes peut empêcher les problèmes mineurs de s'aggraver.
- Si vous avez reçu plusieurs plaintes concernant le même employé ou le même type de conduite, il peut également être utile de discuter du problème avec tous les employés ensemble dans un cadre de groupe. De cette façon, vous pouvez éviter de cibler quelqu'un tout en envoyant le message que le comportement ne sera pas toléré.
- Par exemple, supposons qu'un groupe d'employés masculins se réunissent pour un happy hour dans un club de danse exotique voisin. Le groupe discute fréquemment de leurs exploits le lendemain matin au travail, et plusieurs employées se sont plaintes de trouver la discussion offensante et discriminatoire. En parlant aux hommes, cependant, vous apprenez qu'ils ne savaient pas que quelqu'un d'autre pouvait entendre leurs conversations. Ce serait l'occasion de convoquer une réunion d'employés et de s'assurer que tout le monde est au courant des types de conversations inappropriées sur le lieu de travail en toutes circonstances.
La Commission américaine pour l'égalité des chances en matière d'emploi applique un certain nombre de lois fédérales qui interdisent la discrimination sur le lieu de travail. - 4Rendre les matériaux facilement disponibles. L'EEOC a des affiches, des brochures et d'autres documents que vous pouvez conserver dans les salles de pause des employés.
- De nombreuses publications et autres documents de l'EEOC sont disponibles gratuitement et dans de nombreuses langues autres que l'anglais. Vous pouvez commander ces documents en ligne auprès de l'EEOC à l'adresse http://www1.eeoc.gov/eeoc/publications/order.cfm, ou les télécharger et les imprimer directement à l'adresse http://www1.eeoc.gov/eeoc/publications/index.cfm.
Partie 2 sur 3: créer une politique de lutte contre la discrimination
- 1Inclure une déclaration d'engagement. Une déclaration forte affirmant la position de l'entreprise contre la discrimination peut donner le ton au reste de la politique et garantir aux employés que les plaintes seront prises au sérieux.
- En général, faites précéder votre politique d'une déclaration indiquant que votre entreprise ne tolère pas les comportements discriminatoires ou abusifs sur le lieu de travail. Déclarez d'emblée que tous les employés ont le droit de travailler dans un environnement exempt de harcèlement et de discrimination.
- Votre politique écrite peut servir de défense contre certains types de plaintes, telles que les allégations selon lesquelles votre lieu de travail est un environnement de travail hostile. L'existence de la politique peut fournir la preuve que vous avez pris des précautions raisonnables pour vous assurer que votre lieu de travail était exempt de discrimination.
- Une politique écrite démontre également que vous avez fait un effort de bonne foi pour prévenir la discrimination. En cas de poursuite, la preuve de vos efforts de bonne foi peut être utilisée pour éviter des dommages-intérêts punitifs, que le tribunal peut imposer pour punir les employeurs pour avoir permis qu'une discrimination illégale se produise.
- 2Expliquez qui la politique protège. Une liste de caractéristiques protégées par les lois étatiques et fédérales permet à tous les employés de comprendre les types de discrimination illégale.
- Pour déterminer toutes les classifications protégées, vous devrez rechercher la loi de votre état ainsi que les lois fédérales sur la discrimination. Les lois des États peuvent aller au-delà de la loi fédérale pour protéger des caractéristiques telles que l'orientation sexuelle qui ne sont pas couvertes par la loi fédérale.
- À la fin de votre liste ou de vos caractéristiques protégées, vous devriez envisager d'ajouter une phrase qui inclut toutes les autres caractéristiques ajoutées à la loi d'État ou fédérale à l'avenir. De cette façon, si une nouvelle loi est adoptée, votre police reste à jour.
- 3Décrivez la conduite interdite en vertu de la politique. En plus d'une liste de conduites constitutives de discrimination, des exemples peuvent aider les employés à mieux comprendre ce qui n'est pas autorisé sur le lieu de travail.
- Assurez-vous que les employés comprennent que tout le monde est soumis aux mêmes normes et qu'aucun comportement discriminatoire ne sera toléré de la part de quiconque, quel que soit son rang ou sa position dans l'entreprise.
- Fournissez une description générale de la façon dont la conduite des employés est considérée comme discriminatoire, afin que les employés aient une norme de base pour évaluer leur comportement.
- Dans la mesure du possible, fournissez des exemples réels de conduites qui seraient considérées comme interdites. De nombreux actes potentiellement discriminatoires, comme afficher un dessin animé sexiste, avoir un calendrier avec des femmes légèrement vêtues ou raconter une blague, pourraient être considérés comme un plaisir inoffensif par certains employés.
- Précisez dans votre politique que des déclarations telles que «c'était juste une blague» ou «Je ne voulais offenser personne» ne sont pas des défenses contre une conduite discriminatoire.
- Faites savoir aux employés que s'ils ont des doutes quant à savoir si quelque chose pourrait être offensant, il vaut mieux pécher par excès de prudence et le laisser en dehors du lieu de travail.
- Assurez-vous d'inclure une déclaration indiquant que les exemples que vous avez fournis ne constituent pas une liste exhaustive.
En plus d'une liste de conduites constitutives de discrimination, des exemples peuvent aider les employés à mieux comprendre ce qui n'est pas autorisé sur le lieu de travail. - 4Décrivez votre procédure de résolution des plaintes. Votre politique doit fournir une méthode détaillée accessible à tous les employés confrontés à un comportement discriminatoire.
- La procédure doit être simple et ne pas obliger les employés à sauter des étapes pour que leur plainte soit entendue et traitée.
- Dans la mesure du possible, indiquez des délais dans lesquels l'employé aura une sorte de réponse, sinon une résolution, aux problèmes qu'il signale. Incluez les options disponibles pour atténuer la situation pendant que le rapport fait l'objet d'une enquête. Par exemple, vous pouvez autoriser un employé victime de discrimination à demander un transfert vers un autre quart de travail ou un autre service.
- Soulignez que toutes les parties seront entendues au cours de l'enquête et qu'aucune mesure ne sera prise pour discipliner un employé sans preuve qu'il a enfreint la politique anti-discrimination.
- 5Précisez les conséquences d'un comportement interdit. Inclure les mesures disciplinaires qui seront prises contre les employés qui discriminent illégalement les autres, pouvant aller jusqu'au licenciement.
- Par exemple, vous pouvez choisir d'opter pour une sorte de politique «trois grèves et vous êtes absent», dans laquelle les pénalités s'intensifient à la deuxième occurrence d'un comportement discriminatoire pour un employé, et une troisième occurrence entraîne le licenciement.
- Cependant, gardez à l'esprit que pour certaines violations particulièrement flagrantes, la résiliation immédiate peut être la seule sanction appropriée. Par exemple, si une employée dépose un rapport selon lequel un employé l'a enfermée dans le placard à fournitures et l'a caressée, si votre enquête prouve que le rapport est exact, l'employé de sexe masculin ne devrait pas être autorisé à rester dans le personnel.
- Vous pourriez également vouloir inclure des sanctions pour les allégations fausses ou frivoles contre d'autres employés. Cela envoie un signal à vos employés qu'ils seront traités équitablement et que si quelqu'un les accuse à tort de discrimination par dépit ou pour des raisons personnelles, cette personne sera sanctionnée.
- Expliquez clairement que les représailles contre les employés qui signalent une discrimination sont interdites par la loi et que les représailles seront passibles des mêmes sanctions disciplinaires qu'une conduite discriminatoire.
Partie 3 sur 3: traitement des plaintes pour discrimination
- 1Désignez plus d'une personne pour traiter les plaintes. Les employés doivent avoir plusieurs personnes dans l'entreprise à qui ils peuvent potentiellement adresser leurs plaintes afin qu'ils puissent parler à quelqu'un en qui ils ont confiance.
- Ceci est particulièrement important si un employé a une plainte contre un gestionnaire et que ce gestionnaire est chargé de traiter les plaintes. De plus, vous voudrez peut-être penser à désigner une personne extérieure à l'entreprise, surtout si vous avez une entreprise familiale dans laquelle la plupart des employés de supervision sont liés.
- 2Affichez votre procédure de plainte bien en vue. Le fait de disposer d'informations spécifiques permettant aux employés d'y accéder facilement garantit que chacun sait quoi faire s'il est témoin d'un comportement discriminatoire.
- Les employés peuvent avoir peur de porter plainte, notamment contre un supérieur, de peur de «faire basculer le bateau». L'affichage de la procédure au grand jour peut rassurer les employés nerveux que la procédure est considérée comme une partie normale des affaires et que leurs plaintes seront traitées avec professionnalisme et respect.
Une politique écrite démontre également que vous avez fait un effort de bonne foi pour prévenir la discrimination. - 3Enquêter rapidement sur les plaintes. Examiner une plainte dès que possible après son dépôt envoie un message aux employés que vous prenez les plaintes au sérieux.
- Les rapports des employés peuvent informer votre entreprise à l'avance de tout problème potentiellement grave, vous permettant de prendre des mesures avant que la situation ne dégénère en un procès et de fournir à l'entreprise des défenses en cas de poursuite.
- Intervenir et traiter rapidement les plaintes peut apaiser les tensions et augmenter la confiance des employés dans leur entreprise.
- Gardez à l'esprit que vous n'aurez pas toujours à lancer une enquête complète pour aller au fond des choses et résoudre la situation. Souvent, la plainte peut être le résultat d'un malentendu, ou la personne peut ne pas avoir conscience que ses actions dérangeaient qui que ce soit. Dans ces situations, il suffit de parler aux parties concernées et d'obtenir l'assurance que la situation ne se reproduira plus.
- Traitez toutes les plaintes de la même manière, quel que soit l'employé accusé de conduite discriminatoire. Vos employés remarqueront si vous semblez jouer les favoris parce que vous prenez plus de temps pour examiner un problème avec une personne tout en faisant tomber le marteau sur quelqu'un d'autre.
- Même si vous pensez que la plainte est stupide ou que la personne n'aurait pas dû être offensée par la conduite, évitez de lui donner l'impression qu'elle a fait une erreur en déposant un rapport. Peu importe que vous ne vous sentiez pas discriminé, il importe seulement que l'employé qui se plaint le fasse.
- Par exemple, vous pouvez avoir un employé qui aime lire des magazines pour hommes pendant sa pause déjeuner - des magazines qui présentent souvent des femmes en couverture et dans les pages à divers stades de déshabillage. Bien que son matériel de lecture à l'heure du déjeuner ne vous dérange pas personnellement, d'autres employés peuvent être dérangés par cela. Si quelqu'un se plaint, le problème peut probablement être résolu simplement en informant l'employé que s'il veut lire des magazines pour hommes au déjeuner, il devra emporter son déjeuner à l'extérieur des locaux. Cependant, cette solution peut devenir indisponible si la conduite se poursuit longtemps après le dépôt de la plainte sans qu'aucune mesure ne soit prise.
- 4Tenir des registres écrits. Prendre des notes pendant que vous interrogez les employés au sujet des plaintes garantit un enregistrement complet des mesures prises pour enquêter et résoudre la situation.
- Obtenez des détails de l'employé qui a déposé la plainte, de l'employé contre lequel la plainte a été déposée et de tout témoin de la conduite en cause. Lorsque vous avez terminé un entretien, relisez vos notes à l'employé que vous avez interrogé pour vous assurer que vous avez enregistré correctement sa déclaration.
- Si la plainte allègue un comportement discriminatoire dont il existe une trace, comme des insinuations sexuelles dans un échange de courriels, obtenez des copies des documents qui constituent la base de la plainte et incluez ces copies dans le même dossier que la plainte et vos notes d'entretien.
- Vous devez également conserver des notes détaillées sur les étapes de l'enquête et toutes les mesures que vous prenez en conséquence. Tenez un journal de bord avec les dates et les heures de chaque action prise sur le cas, et notez tous les enregistrements supplémentaires disponibles pour documenter cette action.
- Conservez toutes les notes et tous les documents liés à l'incident dans un seul fichier. Cela pourrait devenir important si la situation dégénère ou si l'employé qui se plaint signale l'incident à un organisme d'État ou fédéral.
- 5Protégez la confidentialité. Dans la mesure du possible, garder secrète l'identité des employés qui déposent des plaintes peut aider à prévenir les représailles ou l'hostilité contre quelqu'un pour avoir fait valoir son droit à un lieu de travail sans discrimination.
- Bien que vous ne puissiez généralement pas promettre une confidentialité totale, les employés doivent savoir que les détails d'un rapport de discrimination ne seront partagés qu'en cas de nécessité et ne seront généralement pas accessibles à l'ensemble du personnel.
- Gardez à l'esprit que les employés qui se plaignent se sentiront vulnérables et peuvent craindre des représailles ou du harcèlement pour avoir déposé une plainte. Essayez de vous mettre à sa place et de respecter ses sentiments et son intimité. Prenez des mesures pour vous assurer qu'ils ne deviennent pas l'objet de commérages parmi les employés.
- 6Appliquer la politique de l'entreprise. Il n'y a aucune valeur dans une politique écrite anti-discrimination si les gens sont autorisés à glisser sur les violations de cette politique.
- Le fait de contourner les règles pour certains employés constitue un traitement injuste et peut vous exposer à une responsabilité supplémentaire si la plainte s'intensifie et qu'une action en justice est déposée. Assurez-vous que tous les employés respectent les mêmes normes, quel que soit leur poste dans l'entreprise ou votre relation personnelle avec eux.
- Après avoir pris les mesures que vous jugez nécessaires pour résoudre la situation, faites un suivi auprès de l'employé plaignant après quelques semaines pour savoir si la conduite a complètement cessé ou si l'employé a subi un retour de flamme à la suite de l'incident.
En général, faites précéder votre politique d'une déclaration indiquant que votre entreprise ne tolère pas les comportements discriminatoires ou abusifs sur le lieu de travail. - 7Pensez à engager un avocat. Si la plainte concerne un comportement particulièrement grave ou potentiellement criminel, ou si la personne accusée de discrimination est un cadre ou un autre employé de haut rang, un avocat expérimenté peut être mieux à même de gérer la situation pour vous.
- Surtout si la personne accusée est proche de vous personnellement, un avocat peut aborder la situation de manière objective et vous aider à résoudre la situation de manière équitable.
- Engager un avocat peut également vous aider à éviter l'apparence d'irrégularité, surtout si l'employé qui a déposé la plainte a menacé de s'adresser aux médias ou si vous avez été accusé d'avoir traité des employés de manière injuste dans le passé.
- 8Coopérer avec les agences étatiques et fédérales. Si une situation dégénère au point qu'un employé signale une discrimination à l'EEOC ou à un autre organisme fédéral ou étatique, fournissez les documents et l'accès dont l'agence a besoin pour terminer son enquête.
- L'employé plaignant peut décider de porter plainte auprès de l'EEOC - en particulier si vous prenez trop de temps pour enquêter sur la plainte ou si l'employé estime que sa plainte ne sera pas traitée équitablement. L'EEOC n'exige pas que les employés épuisent toutes les options pour résoudre la situation au sein de l'entreprise avant de porter plainte.
- De plus, l'employé doit déposer sa plainte auprès de l'EEOC dans les 180 jours suivant l'incident afin de préserver ses droits légaux, y compris la possibilité d'intenter une action en justice. Indépendamment de votre gestion de la situation, l'employé plaignant peut juger nécessaire de déposer l'accusation simplement pour garder toutes les options ouvertes pour résoudre le problème.
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