Comment créer une association de propriétaires?

Décidez des services à fournir aux membres. Une fois que vous avez une majorité de propriétaires dans votre quartier disposés à participer à une HOA, vous devez déterminer quels services la HOA fournira à ses membres. Vous avez peut-être déjà compilé une liste des services souhaités lors de vos sessions d'information. Lorsque vous décidez des services que vous souhaitez offrir, vous pouvez tenir compte des éléments suivants:

• Internet haute vitesse.
• Télévision par satellite.
• Ramassage des ordures.
• Déneigement.
• Aménagement paysager.

Réfléchissez aux restrictions à inclure. Afin de maintenir la valeur des propriétés et de créer une apparence cohérente et agréable de la zone, les HOA imposent souvent des restrictions sur ce qui peut être fait à l'extérieur des propriétés des propriétaires. Par exemple, un HOA peut empêcher les propriétaires de peindre leur maison de certaines couleurs, telles que le rose vif. Certaines restrictions potentielles pourraient inclure les éléments suivants:

• Exigences pour tondre la pelouse chaque semaine à l'automne et au printemps et toutes les deux semaines en été.
• Les limites de la couleur que les propriétaires peuvent peindre l'extérieur de leur maison.
• Exigences quant à l'endroit où les visiteurs peuvent se garer.
• Entretien requis pour les cours arrière.
• Limitations sur les décorations.

Déterminez si l'association construira de nouvelles structures. En plus de l'aménagement paysager ou d'autres services destinés à embellir le quartier, certains HOA construisent des structures au profit de ses membres. Cela peut être une entreprise coûteuse, mais peut fournir des avantages à long terme et augmenter la valeur des propriétés. Ces structures peuvent être plus ou moins souhaitables selon que les membres de la HOA ont déjà accès à ces types de commodités dans la communauté. Voici quelques exemples de structures que les HOA peuvent construire et entretenir:

• Piscines de quartier.
• Clubhouse.
• Cour de récréation.
• Aires de pique-nique.

Établissez un budget. Après avoir décidé quels services et équipements que le HOA veut fournir, vous devez créer un budget. Ceux qui contribuent à la mise en place de la HOA doivent déterminer les dépenses et les coûts nécessaires de fonctionnement de la HOA, ainsi que des fonds de réserve pour se prémunir contre les coûts imprévus. Une fois qu'un budget annuel est déterminé, vous pouvez ensuite diviser ce montant par le nombre de propriétaires participant à la HOA, puis diviser le total par 12 afin de calculer le montant de la cotisation mensuelle pour chaque participant.

• Une fois que vous avez calculé le montant mensuel, vous devez organiser une réunion pour discuter du plan budgétaire.
• Certains membres peuvent penser que le montant est trop élevé et vous pouvez décider des services à abandonner afin de réduire la cotisation mensuelle globale.
• Le but du budget est de déterminer le montant d'argent qu'il faudra pour garder la propriété en bon état et avoir suffisamment d'argent en réserve pour payer les frais imprévus, tels que les réparations.

Établissez un calendrier des frais et de collecte. Une fois que les membres engagés de la HOA ont accepté le montant des frais mensuels, vous devez déterminer un calendrier qui indique quand les frais sont dus, comment ils doivent être payés et les conséquences en cas de retard de paiement. Bien que la HOA ne soit pas encore une entité juridique formelle à ce stade, il est important que chacun connaisse et accepte ses responsabilités avant de passer par le processus de création d'une entreprise.

• Vous devez également élire une personne responsable de la collecte des cotisations, de la préparation du budget et de la gestion des questions comptables pour la HOA. Cette personne deviendra le trésorier de la HOA.

Mettre en place des comités, si nécessaire. Au moment de décider de former un HOA et même après que le HOA soit opérationnel, il est important d'impliquer autant de personnes que possible dans le partage du fardeau de la gestion du HOA. En établissant des comités pour gérer les affaires de la HOA, vous vous assurez que plusieurs personnes ont leur mot à dire sur la façon dont la HOA est gérée. Les comités peuvent être divisés en 2 grandes catégories:

• Les comités des affaires internes comprennent la collecte de fonds, la publicité, les règlements administratifs et les événements sociaux.
• Les comités des affaires de quartier comprennent les conditions de logement, la sécurité routière, l'application de la loi / relations de voisinage, l'entretien du quartier, le développement économique et les services communautaires.

Passez en revue les lois locales et étatiques concernant les associations de propriétaires. Lors de la création d'un HOA, il est important que vous examiniez la loi de l'État et les ordonnances locales pour déterminer les exigences légales que vous devez respecter. Vous devriez commencer par examiner les codes de propriété de votre état. Vous pouvez consulter la plupart des lois de l'État en ligne. Une fois que vous avez trouvé la loi appropriée, effectuez une recherche par mot-clé pour «association de propriétaires».

• Les États peuvent avoir des lois qui régissent la manière dont les HOA doivent être formés. Par exemple, le Texas exige qu'un comité de trois personnes soit formé afin de présenter une pétition pour former un HOA.

Formez une LLC. Une société à responsabilité limitée est une entité commerciale légale qui permet une gestion flexible de la société et limite également la responsabilité de tous les membres, si la LLC est poursuivie ou fait faillite. Chaque État a des lois différentes concernant la formation d'une LLC, il est donc important que vous examiniez attentivement les lois de votre État et que vous suiviez ses exigences. La LLC est généralement créée par le promoteur immobilier initial. Cependant, n'importe qui peut finalement créer le HOA tant qu'il se conforme à la loi de l'État. Par conséquent, tous les membres du quartier ou du complexe ne doivent pas être nommés dans les documents de la LLC. N'importe qui peut déposer ces documents. Celui qui crée la LLC sera en dernier lieu responsable de ses activités. Bien que les propriétaires, les propriétaires de condos et les propriétaires de duplex seront liés par les règles de HOA, ils ne seront pas responsables des responsabilités commerciales. En règle générale, pour former une LLC, vous devez:

• Choisissez un nom d'entreprise.
• Demandez un numéro d'impôt fédéral.
• Choisissez un agent enregistré dans l'état.
• Rédiger et déposer les statuts d'organisation.
• Payez tous les frais requis.

Créez des articles d'organisation. La plupart des États exigeront que vous déposiez les documents de gouvernance de votre LLC lorsque vous enregistrez votre LLC auprès de l'État. En règle générale, vous devrez rédiger et déposer des statuts d'organisation. Ce document fournit à l'État des informations de base sur la LLC, telles que:

• Le nom et l'adresse de l'entreprise.
• Le nom et l'adresse de l'agent enregistré.
• Les noms des organisateurs de la LLC.
• Informations de base sur la structure de gestion.
• Une description de l'objectif de la LLC.

Projet de règlement. En plus des statuts constitutifs, vous devez rédiger des statuts pour votre HOA. Ce document décrira comment les activités de la LLC doivent être menées. Par exemple, vos statuts doivent indiquer à quelle fréquence le conseil d'administration de la HOA se réunira, comment les membres voteront sur les règles et règlements de la HOA et comment le conseil de la HOA sera élu.

Projet de règles et règlements. Vous devez également créer un document distinct qui décrit tous les services que la HOA fournira ainsi que les restrictions que les membres de la HOA doivent suivre. Ce document doit également spécifier les procédures qui seront suivies si quelqu'un ne respecte pas ses obligations en tant que membre de la HOA. Par exemple, si une personne ne paie pas ses cotisations, les règles devraient spécifier les frais de retard qui seront évalués et à quel moment les frais de retard deviennent applicables.