Comment rédiger une lettre de mise en demeure?
Cependant, de nombreuses cours des petites créances exigent que vous envoyiez d'abord à la personne une mise en demeure demandant le paiement.
Que quelqu'un n'ait pas remboursé l'argent que vous avez prêté ou que vous essayiez de récupérer votre argent pour un produit ou un service insatisfaisant, vous envisagez peut-être de poursuivre cette personne devant la Cour des petites créances pour obtenir un jugement judiciaire pour l'argent. Cependant, de nombreuses cours des petites créances exigent que vous envoyiez d'abord à la personne une mise en demeure demandant le paiement. Même si le tribunal où vous déposez votre demande n'exige pas la preuve qu'une lettre de demande de paiement a été envoyée, vous devrez généralement expliquer au juge pourquoi vous n'avez pas formellement demandé de paiement à la personne avant de la poursuivre. Pour rédiger une lettre de mise en demeure, exposez tous les faits du litige de manière polie et professionnelle et demandez le paiement du montant spécifique qui vous est dû.
Partie 1 sur 3: mise en forme de votre lettre
- 1Utilisez le format de lettre commerciale traditionnel. Une mise en demeure formelle doit être dactylographiée et envoyée sur papier, plutôt que d'utiliser un courrier électronique ou d'envoyer une note manuscrite, qui n'offrent ni le même degré de sérieux ni de gravité.
- La plupart des applications de traitement de texte ont un modèle de lettre commerciale que vous pouvez utiliser. Si vous avez du papier à en-tête ou de la papeterie, vous pouvez également l'utiliser.
- Utilisez une police standard lisible telle que Helvetica ou Times New Roman, et assurez-vous que vos pages sont définies pour des marges d'un pouce sur tous les côtés (plus en haut si vous avez besoin de faire de la place pour le papier à en-tête).
- Le corps de votre lettre est généralement à simple interligne, avec un double espace entre les paragraphes. Le double espace entre les paragraphes indique un style de bloc, ce qui signifie que les paragraphes eux-mêmes ne sont généralement pas en retrait.
- 2Obtenez des informations de contact correctes. Vous devez avoir le nom et l'adresse postale corrects de la personne à qui vous demandez de l'argent. si la situation dégénère au point que vous devez intenter une action en justice, vous aurez besoin de ces informations afin de savoir où déposer la plainte.
- Si vous envoyez la lettre à une autre personne, trouver son adresse peut être relativement facile. Cependant, si vous envoyez la lettre à un propriétaire d'entreprise, vous pouvez consulter le registre des entreprises de l'État sur le site Web du secrétaire d'État de votre État pour obtenir le nom et l'adresse légaux corrects de l'entreprise.
- Vous aurez besoin de ces informations de toute façon si vous finissez par déposer une plainte pour petites créances, alors vous pourriez aussi bien les obtenir à l'avance et envoyer votre lettre à la bonne partie.
- Le nom et l'adresse de la personne à qui vous envoyez la lettre doivent être tapés à simple interligne sur le côté gauche de la page, généralement immédiatement sous la date de la lettre.
Pour rédiger une lettre de mise en demeure, exposez tous les faits du litige de manière polie et professionnelle et demandez le paiement du montant spécifique qui vous est dû. - 3Incluez vos propres coordonnées. Il ne sert à rien d'envoyer une lettre de mise en demeure sans fournir plusieurs moyens à la personne de vous contacter et de vous envoyer l'argent qu'elle doit.
- Votre propre nom et adresse sont généralement tapés au-dessus du nom et de l'adresse de la personne à qui vous envoyez la lettre, et sont justifiés à droite. Votre mot de traitement des demandes de modèle de lettre d'affaires doit formater votre texte ainsi automatiquement.
- Si vous utilisez du papier à en-tête comprenant votre nom, votre adresse et d'autres informations de contact, vous n'avez généralement pas besoin de créer un bloc en double avec les mêmes informations.
- En plus d'inclure votre nom et votre adresse en haut de votre lettre, vous souhaiterez probablement également inclure les mêmes informations dans le dernier paragraphe, ainsi que d'autres moyens de vous contacter tels qu'un numéro de téléphone ou une adresse e-mail.
Partie 2 sur 3: rédaction du corps de votre lettre
- 1Décrivez le différend. Commencez votre lettre en fournissant un résumé de ce qui s'est passé et la raison précise pour laquelle vous écrivez et exigez le paiement. Incluez autant de faits et de détails spécifiques de l'incident que vous en avez.
- Racontez l'histoire de la dispute de manière chronologique, en vous en tenant aux faits plutôt qu'à votre opinion sur ce qui s'est passé ou toute spéculation sur ce que l'autre personne pensait ou pourquoi l'incident a eu lieu.
- C'est l'occasion pour vous d'exposer le plus clairement possible l'incident qui a donné lieu au différend. Dans le cas où vous intenterez une action en justice pour les petites créances, ces faits deviendront l'exposé de votre cause contre la personne qui vous doit de l'argent.
- Si vous avez eu affaire à des employés de la personne à qui vous écrivez votre lettre, indiquez leurs noms si vous les connaissez. Si vous ne le faites pas, référez-vous simplement à eux par leurs rôles ou titres de poste plutôt que d'essayer des descriptions physiques, qui peuvent être erronées et tomber dans des évaluations subjectives qui peuvent être inexactes.
- Gardez un ton poli et professionnel et évitez d'insulter ou de rabaisser la personne. Gardez à l'esprit que si vous finissez par déposer une plainte en petites créances, cette lettre sera probablement lue par le juge.
- 2Énumérez les efforts de collecte antérieurs. Si vous avez déjà parlé à la personne ou à l'un de ses employés, incluez un bref compte rendu de ces conversations et de la manière dont elles vous ont conduit à prendre la décision d'écrire cette mise en demeure.
- Une grande partie de la raison d'inclure ces informations est de conserver un compte rendu écrit de ce qui s'est passé après l'incident initial qui a précédé le moment où vous avez décidé que vous deviez prendre des mesures supplémentaires pour collecter l'argent.
- L'inclusion de ces informations ouvre la voie à une action en justice si vous devez en intenter une, en résumant les efforts que vous avez déployés pour collecter l'argent avant de vous adresser aux petites créances.
- Ce résumé peut également aider à faire comprendre à la personne à qui vous écrivez la lettre la gravité de la situation et les efforts que vous avez déployés pour poursuivre le paiement.
- Comme pour votre description de l'incident initial, soyez bref et tenez-vous-en aux faits, en incluant autant de détails spécifiques que possible.
Il ne sert à rien d'envoyer une lettre de mise en demeure sans fournir plusieurs moyens à la personne de vous contacter et de vous envoyer l'argent qu'elle doit. - 3Faites votre demande. Commencez un nouveau paragraphe et faites une demande directe et spécifique pour le montant d'argent qui vous est dû. Faites savoir à la personne si vous êtes ouvert à la négociation ou prêt à envisager un règlement, mais évitez de fournir des détails sur la fourchette d'argent que vous êtes prêt à accepter.
- Selon la situation, vous devrez peut-être fournir un bref calcul pour montrer comment vous êtes arrivé au montant que vous pensez être dû. Par exemple, si la personne vous a emprunté 150€ et a effectué deux versements de 19€ et un versement de 7,50€, vous pouvez accuser réception des trois versements (et des dates auxquelles ils ont été reçus) et conclure que la personne doit vous 100€, soit 150€ moins 45€ de paiements effectués.
- Si vous êtes ouvert aux paiements en nature d'une autre solution autre que le paiement d'argent, vous devez également le mentionner. Par exemple, si vous demandez le remboursement de votre argent à un mécanicien qui n'a pas réparé correctement votre voiture, vous pouvez être ouvert à l'offre du mécanicien de réparer votre voiture ou de fournir d'autres services à l'avenir au lieu d'un remboursement complet.
- 4Fixez une date limite. Prévoyez un délai raisonnable pour que la personne vous réponde et résolve la situation, et expliquez ce qui se passera si vous n'avez pas de nouvelles de la personne ou si vous ne recevez pas l'argent qui vous est dû dans ce délai.
- Un bon délai est généralement d'une semaine à 10 jours à compter de la date de réception de la lettre. Si vous envoyez la lettre par courrier recommandé avec accusé de réception, vous recevrez un avis par la poste lorsque la personne aura reçu votre lettre, et vous pourrez marquer la date d'échéance sur votre calendrier.
- Indiquez que si vous n'avez aucune nouvelle de la personne avant cette date limite, vous intenterez une action en justice devant la Cour des petites créances pour récupérer le montant d'argent qu'elle vous doit.
- Vous pouvez également rappeler à la personne qu'un jugement du tribunal apparaîtra sur son dossier de crédit et qu'il pourrait avoir un impact négatif sur sa cote de crédit.
Partie 3 sur 3: envoyer votre lettre
- 1Finalisez votre lettre. Une fois que vous avez terminé de rédiger votre lettre, vérifiez-la attentivement pour vous assurer qu'il n'y a pas de fautes de frappe ou d'erreurs de grammaire et de ponctuation, et qu'elle s'imprimera correctement.
- Vous pouvez également modifier la longueur de votre lettre, en particulier si elle fait plus de deux pages. Bien qu'il n'y ait pas de règle qui spécifie la durée de votre lettre, elle ne devrait pas être plus longue que nécessaire pour raconter votre histoire.
- Assurez-vous que vos descriptions sont aussi concises que possible et exposez clairement les faits de l'incident et la demande que vous faites en conséquence.
- Lorsque vous êtes convaincu que votre lettre dit tout ce que vous voulez dire et qu'elle est sans erreur, imprimez-la et signez-la à l'encre bleue ou noire.
Même si le tribunal où vous déposez votre demande n'exige pas la preuve qu'une lettre de demande de paiement a été envoyée, vous devrez généralement expliquer au juge pourquoi vous n'avez pas formellement demandé de paiement à la personne avant de la poursuivre. - 2Faites des copies de votre lettre. Avant de poster votre lettre à la personne, faites au moins une copie de la lettre signée afin de l'avoir pour vos dossiers. Classez-le avec tous les autres documents tels que les reçus qui sont liés au litige.
- Le fichier que vous créez doit inclure tout ce qui concerne le litige particulier. De cette façon, si vous devez déposer une plainte devant la Cour des petites créances, vous aurez déjà toutes les informations dont vous avez besoin en un seul endroit.
- S'il y a des pièces justificatives telles que des reçus, des factures ou des chèques annulés que vous souhaitez inclure avec votre lettre, faites-en des copies pour les joindre - n'envoyez pas vos originaux.
- 3Postez votre lettre. Envoyez la copie originale et signée de la lettre par courrier certifié avec accusé de réception afin que vous soyez averti de la réception de votre lettre.
- Conservez tous vos reçus et avis d'envoi dans le même dossier avec vos copies de votre lettre et d'autres documents ou notes liés au différend.
- Toute autre correspondance avec la personne qui vous doit de l'argent doit également être incluse dans ce dossier. Si la personne vous appelle, prenez des notes pendant la conversation.
- Immédiatement après l'appel téléphonique, tapez un résumé de la discussion et envoyez à la personne une lettre confirmant ce qui a été discuté. Indiquez dans cette lettre qu'à moins que vous n'entendiez le contraire avant une date précise, vous supposerez que votre résumé de la conversation est exact.
- Pendant que vous attendez une réponse, vous voudrez peut-être aller de l'avant et obtenir un formulaire de plainte pour la cour des petites créances de votre comté. La plupart des tribunaux rendent ces formulaires disponibles en ligne, ou vous pouvez vous rendre au bureau du greffier du palais de justice et vous en procurer un.
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