Comment améliorer le temps estimé des tâches?
Ces techniques et pratiques vous aideront à mieux estimer le temps qu'il vous faut pour faire quelque chose.
Une bonne gestion du temps dépend de la connaissance de la valeur de chaque minute. Si vous pouvez évaluer correctement le temps nécessaire pour effectuer un travail, votre emploi du temps se déroulera sans heurts. Il existe un certain nombre de façons de devenir compétent en matière d'estimation du temps.
Partie 1 sur 2: garder un œil à l'heure
- 1Portez une montre tout le temps. Pour apprendre à estimer le temps, vous devez être en mesure de vérifier régulièrement l'heure exacte. C'est si facile. Alors portez une montre. Cela devient une pratique et vous commencerez progressivement à penser au temps que votre main tourne lorsque vous l'inspectez de manière répétitive.
- Dans le cas où il y a une grande horloge murale dans votre chambre, vous pouvez retirer votre montre; cependant, assurez-vous de porter à nouveau la montre lorsque vous sortez. Être capable de jeter un œil à l'heure quand vous en avez besoin est essentiel.
- 2Configurez un système d'alarme toute la journée qui répète toutes les 10 minutes. Apprécier de petites portions de temps vous aide à apprendre à estimer d'énormes morceaux. Comprenez-vous vraiment tout ce que vous pouvez faire en seulement 10 minutes? Stephen M. Meade, fondateur-PDG de Magazine Moments, partage cette astuce sur LinkedIn: [citation nécessaire]
- Prenez votre téléphone, votre système informatique, votre programme Outlook, votre calendrier, etc. et établissez une alarme. Réglez le système d'alarme pour qu'il répète pendant 10 minutes à chaque fois qu'il se déclenche. Pendant que vous travaillez au cours de votre journée, observez chaque fois que le système d'alarme se déclenche. Dans le temps, suivez ce que vous obtenez entre chaque alerte du système d'alarme. Dix minutes peuvent être trop perturbatrices pour votre flux de travail, alors n'hésitez pas à jouer avec cela. Le but est de mieux comprendre à quel point vous pouvez être exécuté en peu de temps.
Fondamentalement, il est facile de suivre le temps pour les projets ou les tâches qui nécessitent 10 à 20 heures de travail. - 3Suivre pendant une période de temps définie. L'analyste de la procrastination Timothy A. Pychyl suggère de prendre une semaine entière pour suivre chaque activité que vous faites, même des choses comme prendre une douche ou manger. Il déclare dans le Journal de l'Association européenne de psychologie que les gens ont tendance à surestimer le temps nécessaire pour accomplir des tâches courtes et à ignorer le temps que des projets plus longs prendront certainement; en d'autres termes, une idée fausse de la planification. [citation nécessaire]
Partie 2 sur 2: rester motivé
- 1Suivez votre état d'esprit, pas seulement vos résultats. Vous obtiendrez plus de choses en 10 minutes. lorsque vous passez une bonne journée. Les jours où vous vous sentez somnolent ou fatigué, votre efficacité diminuera. Votre suivi du temps ne sera pas précis si vous ne tenez pas compte de ce que vous ressentez. Daniel Gold, auteur d' Evernote: Le guide non officiel pour tout capturer et faire avancer les choses, vous suggère d'écrire comment vous avez passé vos minutes et de noter ce que vous ressentez. Être sincère. Parfois, vous pouvez déterminer que vous vous sentez «sur une lancée», ce qui est un bon indicateur que vous trouvez quelque chose sur votre productivité. Il en va de même pour le sentiment que vous préférez réellement faire une sieste.
- Encore une fois, cela ne peut pas être effectué en un jour ou plus. Vous devrez suivre vos résultats et votre état d'esprit tout au long de périodes plus longues - au moins une semaine, de préférence pendant un mois. Dès que vous faites cela, vous identifierez des modèles qui peuvent être utilisés pour affiner votre jugement du temps.
Pour apprendre à estimer le temps, vous devez être en mesure de vérifier régulièrement l'heure exacte. - 2Calculez votre ratio de fudge pour vous offrir un répit. Vous ne commencerez pas inopinément à approximer l'heure avec précision. Ça prend du temps. Le coach de développement personnel Steve Pavlina recommande de développer un tampon en calculant à quel point vous vous trouvez normalement. [la citation nécessaire] Il appelle cela le "rapport de fudge." L'entraînement s'ennuie, mais cela vous aidera certainement à long terme. Fondamentalement, il est facile de suivre le temps pour les projets ou les tâches qui nécessitent 10 à 20 heures de travail. Vous pouvez utiliser l'une des applications de suivi du temps ou toute approche que vous choisissez pour enregistrer vous-même. Alors notez la liste des tâches que vous avez, ou divisez les gros travaux en tâches de plus petite taille, et fixez le temps dont vous aurez besoin pour chacune.
- 3Vérifiez le temps pris. Lorsque vous avez terminé une tâche, déterminez le temps qu'il vous a fallu. Incluez le temps réel et divisez-le par le temps approximatif complet lorsque vous avez terminé tous les travaux. Si vous estimez qu'une liste spécifique de travaux prendra certainement 12 heures à compléter, mais qu'ils prennent vraiment 15 heures, alors votre ratio de fudge est de 152 = 1,25. Cela signifie qu'il vous a fallu 25% de plus que prévu pour terminer les tâches.
- Disons qu'un rapport de fudge typique est d'environ 1,5. Cela suggère que chaque fois que vous faites un devis spontané pour combien de temps une tâche prendra certainement, vous êtes en moyenne trop optimiste; la tâche finit par prendre environ 50% de plus que votre estimation initiale.
- Lorsque quelqu'un vous demande une date limite, ce ratio de fudge est exactement ce que vous devez faire ressortir. Pensez au temps qu'il vous faudra pour le faire et multipliez-le par votre ratio de fudge. C'est le temps que vous demandez pour votre date limite. Si cela vous semble trop compliqué, vous pouvez compter sur le "Scotty Concept" plus simple, qui est généralement en train d'estimer un temps, en y ajoutant 25% à 50% et en vous consacrant au temps le plus long. En fait, il existe de nombreuses façons de prolonger vos délais.
Alors notez la liste des tâches que vous avez, ou divisez les gros travaux en tâches de plus petite taille, et fixez le temps dont vous aurez besoin pour chacune.
- Ces techniques et pratiques vous aideront à mieux estimer le temps qu'il vous faut pour faire quelque chose. Vous n'allez jamais être précis à 100% à chaque fois, mais faites-le suffisamment de fois et vous obtiendrez un représentant pour être ponctuel, et c'est une caractéristique cruciale du succès. [citation nécessaire]
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