Comment rédiger un message d'accueil par e-mail?

La règle numéro un pour rédiger un message d'accueil par e-mail est de s'assurer qu'il y en a un.

Commencer un e-mail avec le bon message d'accueil peut être délicat. Lorsque vous envoyez un e - mail professionnel ou écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas bien, votre meilleur pari sera généralement de choisir une formule de salutation simple et polyvalente comme «Salut» avant de vous adresser à la personne par son nom de famille. Si vous écrivez à un ami, à un membre de votre famille ou à quelqu'un d'autre avec qui vous avez une relation plus décontractée, vous pouvez simplement vous référer à lui par son prénom.

Méthode 1 sur 4: choisir une salutation appropriée

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Dites «bonjour» pour commencer votre e-mail sur une note amicale. Un simple «Salut» suivi du nom de la personne fonctionnera très bien pour la majorité des e-mails. C'est détendu et personnel sans se sentir trop formel ou décontracté. Et comme il est si court et direct, il ne distraira pas votre lecteur et ne semblera pas déplacé.
- Vous pouvez également utiliser «Bonjour» lorsque vous vous adressez à plusieurs destinataires à la fois, comme dans «Bonjour à tous».
Astuce: "Bonjour" est un excellent message d'accueil simple et polyvalent, que votre e-mail soit destiné à un ami, un superviseur ou un étranger.
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Ouvrir avec "cher" pour des messages plus formels. "Cher" est une salutation polyvalente - c'est plus approprié que "Salut", mais a toujours une sonorité chaleureuse et agréablement démodée. Cela en fait un moyen idéal pour inviter à la correspondance avec des proches et des personnes que vous ne connaissez pas très bien.
- Cette salutation peut également être utilisée pour les amis et la famille.

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- Le mot "Cher" comporte également une note de bienséance et de respect que les salutations moins formelles n'ont pas.
- Un inconvénient de cet ouvreur est qu'il pourrait être considéré comme un peu trop formel pour certains, surtout dans un cadre commercial.
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Utilisez une formule de salutation anonyme si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire. «Salutations» et «À qui de droit» sont deux des salutations anonymes les plus courantes et les plus inoffensives. Ils sont une valeur sûre pour les moments où vous ne savez pas qui lira votre message.
- Vous pouvez également essayer quelque chose d'ambigu comme «Cher Monsieur ou Madame», bien que cela puisse paraître un peu étouffant dans tous les e-mails, sauf les plus formels.
- Les salutations anonymes sont le plus souvent utilisées lorsque vous écrivez à des groupes, tels que des entreprises et des organisations, plutôt qu'à des individus.
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Mettez le nom de la personne seul si vous voulez aller droit au but. Si vous êtes perplexe quant au message d'accueil à utiliser ou si vous préférez laisser votre message occuper le devant de la scène, il est parfaitement normal d'indiquer le nom de votre destinataire et d'en rester là. Ajoutez simplement une virgule, sautez une ligne et dites ce que vous voulez dire.
- «Ms. Thompson» ne sonne ni plus ni moins formel que «Bonjour Mme Thompson», et cela vous permet de contourner l'indécision de choisir la salutation la plus appropriée.
- L'utilisation du nom de la personne comme message d'accueil en soi peut également être utile dans la correspondance de suivi lorsque vous ne souhaitez pas nécessairement choisir un nouveau message d'accueil à chaque fois.

Commencer un e-mail avec le bon message d'accueil peut être délicat.

Méthode 2 sur 4: s'adresser à votre destinataire

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Appelez la personne par son prénom si vous la connaissez bien. Cette règle est assez simple: si vous êtes sur la base du prénom avec quelqu'un, c'est bien d'utiliser son prénom. Sinon, c'est une bonne idée de s'en tenir à leur nom de famille pour éviter d'être présomptueux et potentiellement de les frotter dans le mauvais sens. F
- Lorsque vous écrivez à une connaissance bien connue, vous pouvez soit commencer par son nom seul, soit joindre une salutation plus décontractée en guise d'introduction (c'est-à-dire «Hey Jackie»).
Avertissement: Ne vous référez jamais à quelqu'un que vous n'avez pas rencontré par son prénom, à moins qu'il ne vous le dise spécifiquement. Ce n'est tout simplement pas poli!
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Référez-vous aux contacts professionnels et inconnus par leur nom de famille. Choisissez un message d'accueil approprié (rappelez-vous que «Bonjour», «Cher» et «Salutations» sont tous utiles dans diverses situations), puis ajoutez le nom de famille de la personne. La plupart des e-mails que vous envoyez commenceront probablement par le nom de famille de votre destinataire, surtout s'ils concernent le travail.
- Si la personne à laquelle vous envoyez un e-mail est une femme, utilisez le préfixe «Ms». au lieu de "Mme." à moins que vous ne sachiez qu'elle est mariée.
- Mettre un point d'honneur à utiliser le nom de famille de votre destinataire établit un ton courtois et respectueux pour la correspondance à suivre.
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Utilisez un terme comme «tout le monde» lorsque vous saluez plusieurs destinataires. Les grands groupes peuvent contenir de nombreux types de personnes différents, et vous ne voulez pas faire de suppositions quant à leur sexe ou leur niveau de familiarité. Étant donné que des termes comme «Mecs» et «Mesdames et messieurs» pourraient être interprétés comme restrictifs en matière de genre, il est préférable de les ignorer en faveur de quelque chose de plus inclusif.
- Assurez-vous également d'éviter les salutations excessivement décontractées comme «les amis» ou «vous tous».
- Jeter le mauvais pronom collectif pourrait faire en sorte que l'un de vos lecteurs se sente marginalisé ou complètement ignoré.
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Mentionnez le titre ou le poste de la personne s'il est pertinent pour votre message. Dans des circonstances normales, il peut sembler étrange de commencer un e-mail avec «Greetings Chief Customer Service Representative.» Si la position de la personne est directement liée à la raison pour laquelle vous avez écrit, cela peut être un bon moyen de la préparer pour une question, une demande ou une plainte.
- En adressant un e-mail au «Directeur des communications» plutôt qu'à «M. Everett», votre destinataire saura que l'affaire en cause implique l'exercice de ses fonctions individuelles.
- De même, lorsque vous entrez en contact avec le responsable d'une organisation, vous pouvez commencer par une salutation du type «Cher organisateur syndical de Salt Lake City».

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Méthode 3 sur 4: éviter les erreurs de salutation courantes

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N'oubliez pas de toujours inclure une salutation. La règle numéro un pour rédiger un message d'accueil par e-mail est de s'assurer qu'il y en a un. Il peut être choquant d'ouvrir un e-mail et d'être confronté à un bloc de texte sans introduction ni plaisanterie personnelle, et il ne faut que quelques secondes pour taper quelques mots pour résumer l'intention de votre communication.
- Un e-mail sans message d'accueil sera considéré par beaucoup comme incomplet. En conséquence, cela peut avoir une mauvaise image de vous ou de votre capacité à communiquer efficacement.
Astuce: Ne réfléchissez pas trop. Si vous ne savez pas quoi mettre d'autre, optez pour un simple «Salut» et canalisez votre cerveau pour rédiger le reste de votre e-mail.
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Évitez les «hé» à moins que vous ne soyez proche de la personne à qui vous écrivez. "Hey" est à peu près aussi décontracté que possible. Pour cette raison, c'est un moyen acceptable de lancer un e-mail à votre meilleur ami ou à un collègue du même classement, mais pas à un supérieur ou à toute personne avec qui vous communiquez pour la première fois.
- Bien qu'elles puissent sembler inoffensives, des salutations trop informelles comme «Hey» pourraient signaler par inadvertance un manque de respect pour votre destinataire.
- Les autres modes d'adresse décontractés, tels que «Quoi de neuf» ou «Yo», ne doivent jamais être utilisés dans les e-mails. Ces salutations sont mieux réservées aux échanges de SMS.
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Soyez prudent lorsque vous utilisez des salutations spécifiques à l'heure comme "bon après-midi ". Faire référence à l'heure à laquelle vous écrivez peut donner à votre e-mail une impression plus personnalisée et vous permettre de mieux vous associer à votre destinataire. Cependant, vous ne devez le faire que lorsque vous êtes certain qu'ils se trouvent dans le même fuseau horaire. Si vous ne l'êtes pas, vous pourriez finir par avoir l'air désemparé ou inconsidéré.
- Dire «bonjour» à quelqu'un qui vit à l'autre bout du monde peut prêter à confusion, surtout si votre e-mail contient des informations urgentes.
- Si vous avez à cœur d'utiliser l'une de ces salutations, cela ne fera pas de mal de prendre un moment pour voir quelle heure (et quelle date!) il se trouve à l'endroit où votre destinataire lira votre message.
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Gardez votre ponctuation simple et appropriée. La meilleure façon de formater n'importe quel message d'accueil est de taper votre salutation de choix et le nom du destinataire, puis d'insérer une virgule pour aider leurs yeux à passer au corps de l'e-mail. Vous pourriez penser qu'une exclamation est plus expressive, mais il est possible qu'elle soit interprétée comme juvénile ou non professionnelle.
- Dans certains cas, vous pouvez également terminer votre message d'accueil par un deux-points ou un tiret pour un effet plus formel ou décontracté, respectivement.
- Transmettre trop d'enthousiasme pourrait même ennuyer la personne à qui vous écrivez si elle ne partage pas votre enthousiasme.
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Assurez-vous d'épeler correctement le nom de votre destinataire. Vérifiez l'orthographe du nom de la personne telle qu'elle apparaît sur un e-mail précédent ou un document original avant de cliquer sur "Envoyer". Une faute d'orthographe innocente n'est pas la fin du mot, mais faire la même erreur plus d'une fois signifie que vous ne vous souciez pas assez de bien faire les choses.
- Si vous rencontrez un nom particulièrement difficile ou inhabituel, voyez si vous pouvez le copier et le coller directement dans votre courrier électronique à partir d'une source extérieure.
- Vous courez le risque de vous aliéner votre lecteur en épelant son nom dans le mauvais sens de manière incohérente.

Le message d'accueil est l'une des parties les plus importantes d'un courrier électronique professionnel — Bien qu'il soit court, le message d'accueil est l'une des parties les plus importantes d'un courrier électronique professionnel.

Méthode 4 sur 4: créer la ligne d'ouverture de votre e-mail

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Indiquez immédiatement le but de votre e-mail. Utilisez votre première phrase pour dire à votre destinataire exactement pourquoi vous écrivez. De cette façon, ils ne seront pas laissés en suspens. C'est généralement aussi simple que de distiller ce dont vous allez discuter dans le corps de votre message en une idée centrale et de le transformer en une brève introduction.
- Une ouverture solide pour votre e-mail pourrait être: «Je vous écris pour me renseigner sur...» ou «Je voulais avoir votre opinion sur...»
- N'ennuyez pas votre destinataire avec un préambule interminable ou des informations inutiles. Il n'y a pas besoin de tourner autour du pot, il suffit de sauter dedans.
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Remerciez votre destinataire si vous écrivez une réponse. Lorsque vous répondez à quelqu'un au sujet d'un message qu'il vous a envoyé, il est de coutume de prendre un moment pour lui dire merci. Être remercié pour quelque chose peut être très gratifiant, et une petite expression de gratitude vous aidera à vous assurer que votre correspondance démarre du bon pied.
- Lors de la formulation de votre première phrase, assurez-vous de reconnaître ou de résumer l'objet de l'e-mail d'origine, comme dans «Merci d'avoir contacté Acme Corporation au sujet de votre expérience récente» ou «Merci d'avoir répondu si rapidement».
- Si votre correspondance n'est pas liée aux affaires, vous pouvez commencer par quelque chose comme «Merci de nous avoir contactés. Cela fait si longtemps que nous n'avons pas parlé!»
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Accueillez les contacts étroits avec une note plus personnelle. Si vous connaissez assez bien votre destinataire, vous pouvez choisir d'adopter une approche plus sentimentale en vous connectant à lui ou en lui demandant des mises à jour sur sa vie. Les salutations personnelles ont un caractère intime et servent à établir une dynamique amicale et sincère.
- Vous pouvez utiliser une ligne principale comme «Félicitations pour le nouveau bébé!» ou "J'étais juste à Brooklyn et cela m'a rappelé beaucoup de bons souvenirs" pour rappeler à un parent ou à un collègue de bureau ami qu'ils sont dans vos pensées.
- Assurez-vous que tous les commentaires personnels ou questions que vous incluez sont appropriés compte tenu de votre relation avec votre destinataire. Demander: «Comment aimez-vous votre nouvel appartement?» pourrait faire peur à quelqu'un que vous n'avez rencontré qu'une ou deux fois.
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Travaillez avec un peu d'humour comme brise-glace qui attire l'attention. Alors que l'humour est souvent déconseillé dans le monde professionnel, il peut fournir un moment de soulagement bienvenu de la nature terne de la communication pratique quotidienne lorsqu'il est utilisé judicieusement. La plupart des gens sont habitués à survoler des e-mails secs et directs, donc des salutations amusantes peuvent avoir pour effet d'accrocher votre lecteur et de le rendre plus engagé.
- «Si vous voulez éclaircir un peu les choses, essayez une phrase d'ouverture comme: «Est-ce encore vendredi?"
Avertissement: Une boutade rapide ou un jeu de mots idiot peut être utile pour animer des e - mails professionnels incolores, mais uniquement lorsque la situation l'exige.

Astuce: "Bonjour" est un excellent message d'accueil simple et polyvalent, que votre e-mail soit destiné à un ami, un superviseur ou un étranger.

Conseils

Bien qu'il soit court, le message d'accueil est l'une des parties les plus importantes d'un e-mail professionnel. Cela donne essentiellement à votre destinataire sa première impression de vous et son comportement professionnel.
Les prénoms ou les noms préférés de la plupart des gens peuvent être trouvés dans leurs informations d'expéditeur ou leur adresse e-mail elle-même.
S'il vous arrive d'apprendre le nom d'un destinataire anonyme après votre e-mail initial, assurez-vous de l'inclure dans les messages suivants pour reconnaître le changement et toucher un accord plus personnel.