Comment faire un e-mail?

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   Découvrez les avantages et les inconvénients du courrier électronique par rapport au courrier traditionnel. Le courrier électronique utilise le même support que le "courrier postal" - le texte. Cependant, les deux formes de communication sont loin d'être identiques. Le courrier électronique offre de nombreux avantages par rapport au courrier traditionnel, ainsi que quelques inconvénients.

   • Avantages:

     Envoyé instantanément

     Facile pour votre destinataire de répondre immédiatement

     Nécessite généralement un ton moins formel

     Les programmes de messagerie gardent automatiquement une trace des correspondances pour vous

     Convient à: la plupart des correspondances commerciales, des tâches non formelles, des conversations avec des amis, des parents, etc.

   • Les inconvénients:

     Moins personnel

     A moins de poids (par exemple, envoyer un e-mail à quelqu'un qui vient de perdre un parent n'est pas aussi significatif que d'envoyer une lettre manuscrite)

     Ne convient pas pour: Affaires intensément personnelles, correspondances très formelles

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   Affichez les informations importantes le plus rapidement possible. L'une des règles les plus importantes pour rédiger de bons e-mails est d' être aussi bref que possible. Un moyen simple de le faire est de le positionner en haut de l'e-mail afin qu'il soit aussi visible que possible. Par exemple, si vous envoyez un e-mail à un commerçant en ligne pour demander un remboursement, vous pouvez commencer votre e-mail par: «Salutations. Je vous écris pour demander le remboursement d'un achat récent que j'ai effectué avec vous.» Le mettre dans la première ligne de l'e-mail garantit que le destinataire recevra le message immédiatement.

   • Autre exemple, si votre message nécessite une réponse rapide, vous pouvez mettre le mot "URGENT" dans la ligne d'objet pour le rendre évident, plutôt que de cacher cette information profondément dans le texte de la lettre. C'est l'équivalent par e-mail de marquer l'enveloppe d'une lettre avec un message comme «réponse demandée immédiatement».
   • Certaines sources numériques recommandent de mettre des informations dans le corps de l'e-mail plutôt que dans une pièce jointe lorsque cela est possible. Le raisonnement en est que chaque action supplémentaire nécessaire pour accéder aux informations rendra le destinataire moins susceptible de les lire.
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   Tendez à des paragraphes plus courts. Les e-mails ne se prêtent pas bien aux longues portions de texte en forme de bloc. Lire un e-mail long et détaillé peut être une torture pour de nombreux destinataires. Les mots sur un écran d'ordinateur semblent souvent plus denses et moins détaillés que ceux d'une vraie lettre, ce qui les rend inconfortables à lire pendant de longues périodes. De plus, les utilisateurs d'ordinateurs sont souvent habitués à obtenir rapidement et directement les informations dont ils ont besoin dans leurs e-mails, plutôt que d'avoir à fouiller dans de longs paragraphes détournés. Pour ces raisons, il est préférable d'être rapide, concis et concis dans vos e-mails.

   • Une autorité chargée de l'étiquette des e-mails recommande de limiter vos e-mails à quelques paragraphes et pas plus de 25 lignes de texte au total dans la mesure du possible.
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   Préparez-vous à un ton légèrement plus «détendu» qu'avec des lettres normales. Contrairement aux lettres normales, lorsque vous écrivez un e-mail, vous pouvez raisonnablement respecter une réponse dans un délai d'un jour ou deux. Parfois, votre destinataire peut vous répondre en quelques minutes seulement! La vitesse des correspondances par courrier électronique a conduit à la grande popularité de l'utilisation d'un ton semi-formel pour les correspondances par courrier électronique «sérieuses». Bien que certaines occasions très sombres ou sérieuses appellent toujours un ton formel, ne soyez pas surpris de voir des normes quelque peu décontractées pour le ton (ainsi que l'orthographe et la grammaire) dans les e-mails de tous les jours.

   • Par exemple, il est courant que les représentants du service client adoptent un ton amical et familier lorsqu'ils écrivent des e-mails aux clients. Vous pouvez voir des e-mails qui commencent par le message d'accueil «Bonjour» et qui incluent des éléments non formels tels que des expressions familières et des points d'exclamation.
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   Faites en sorte que votre intention émotionnelle soit aussi évidente que possible. Comme pour les vraies lettres, il peut être plus difficile de détecter les subtilités émotionnelles dans le texte des e-mails que dans les conversations personnelles ou même les appels téléphoniques. Des choses comme le sarcasme, les doubles sens et les signaux émotionnels subtils ne se «traduisent» pas bien en texte. Comme il est facile d'être mal compris, essayez de rendre votre intention encore plus claire chaque fois que vous pensez qu'il y a une chance que votre texte soit mal interprété. Vous trouverez ci-dessous quelques façons de procéder:

   • Mots en gras, en italique ou en MAJUSCULES pour mettre l'accent.

     Exemple: «Ouais, cela fonctionnera certainement» contre «Ouais, cela fonctionnera DEFINITIVEMENT.»

   • Utilisez de courts avertissements pour vous expliquer.

     Exemple: «Je vais tuer le patron» versus «Je vais tuer le patron (je plaisante!)»

   • Utilisez des émoticônes - des visages souriants créés à partir de caractères de texte.

     Exemple: «Bonjour, bon voyage» versus «Bonjour, bon voyage:-)»