Comment envoyer un e-mail aux enseignants?

Pour vous assurer que vos enseignants disposent du bon contexte pour votre e-mail, incluez toujours un message dans l'e-mail.

Si vous ne pouvez pas vous rendre aux heures de bureau de votre professeur, vous pouvez toujours lui envoyer un courriel. Ce guide vous donnera quelques conseils sur la manière d'envoyer un e-mail à votre enseignant et d'éviter toute confusion ou mauvaise communication.

Partie 1 sur 3: rédiger l'e-mail

1
Écrivez une ligne d'objet claire. Votre enseignant peut recevoir de nombreux e-mails chaque jour, il est donc important de savoir clairement qui vous êtes et pourquoi vous envoyez le message. Incluez votre nom, le nom de la classe, la période de la classe le cas échéant, et - si vous envoyez un e-mail à propos d'un devoir spécifique - le titre de ce devoir.
- Un exemple de ligne d'objet pourrait être «Jane Doe 6e période russe - Document de recherche» ou «John Smith 3e période Calculus question».
- Si vous envoyez simplement un e-mail à propos d'une question ou faites savoir à l'enseignant que vous ne serez pas en classe pour une raison quelconque, écrivez quelque chose comme «[Nom] [Classe] [Date] Note rapide» dans la ligne d'objet.
2
Adressez-vous formellement à votre professeur. Il est important d'instaurer un ton respectueux dans votre e-mail, alors commencez par "Cher Monsieur / Madame / Madame [Nom de famille]" sur sa propre ligne avant de créer le reste de l'e-mail.
- Par exemple, vous pouvez commencer votre e-mail en tapant «Chère Mme Johnson», puis en appuyant ↵ Enterdeux fois avant de commencer le corps de votre e-mail.
- Évitez de substituer d'autres mots à "Cher"; n'utilisez pas "Hey", "Hello" ou similaire.
- N'appelez jamais votre enseignant par son prénom à moins qu'il ne vous ait demandé, ainsi qu'à tous les autres élèves de votre classe, de le faire.
- Cette formalité s'applique toujours si vous êtes un parent qui envoie un e-mail à un enseignant au nom de votre enfant. En tant qu'adulte, l'enseignant peut être votre pair; cependant, dans un contexte scolaire, vous devez toujours traiter l'enseignant avec le respect auquel il est habitué.
3

Incluez toujours une forme de corps de texte. Lors de l'envoi d'un devoir, par exemple, il est tentant de le joindre et de cliquer sur Envoyer sans ajouter de corps de texte; malheureusement, c'est à la fois non professionnel et ambigu (et, parfois, impoli). Pour vous assurer que vos enseignants disposent du bon contexte pour votre e-mail, incluez toujours un message dans l'e-mail.
4
Soyez franc. Les enseignants disposent d'un temps limité par jour pour répondre à vos questions, alors faites en sorte que votre e - mail soit rapide et précis:
- Commencez par expliquer pourquoi vous envoyez l'e-mail en une phrase.
- Posez toutes les questions que vous devez poser.
- Essayez de limiter votre message à cinq phrases ou moins, sauf si vous avez une question très détaillée.
- Par exemple, le corps de votre e-mail peut indiquer: "J'envoie un e-mail pour vous poser des questions sur les devoirs de ce lundi. Je ne sais pas ce que signifie la dernière phrase de la question numéro 3 - pourriez-vous me l'expliquer?"
  - Si vous envoyez un e-mail au nom de votre enfant, la première ligne pourrait être "Je suis la mère de Billy, et j'aimerais parler de sa note dans votre classe d'anglais pour le semestre dernier."
5
Comprenez comment demander des faveurs. Si vous demandez une lettre de recommandation ou un accompagnateur, expliquez brièvement les circonstances et demandez en une phrase si c'est quelque chose qu'ils pourraient faire. Il est également important de terminer les demandes par «Merci» ou «J'apprécie votre considération» plutôt que de dire «Sincèrement» à la fin.
- Pour une lettre de recommandation, par exemple, vous pourriez écrire «Je voulais vous demander une lettre de recommandation si vous avez le temps».
- Vous ne devriez pas essayer de convaincre votre professeur de faire quelque chose, surtout si c'est une faveur, le simple fait de lui demander sera suffisant.
6
Utilisez une grammaire et une orthographe appropriées. Votre message doit être bien rédigé, correctement orthographié et en majuscules, et grammaticalement correct, même si votre message ne comporte qu'une phrase.
- N'utilisez pas d'émojis ou d'acronymes de chat dans votre message - faites toujours preuve de formalité, même si votre professeur est décontracté et décontracté.
- Par exemple, même si vous ne faites qu'un devoir, écrivez «Voici mon devoir pour vendredi». est mieux que d'écrire "devoir pour vendredi" dans la section corps.
CONSEIL D'EXPERT

N'écrivez pas un e-mail comme vous rédigez des messages texte. Commencez un e-mail en vous assurant qu'il y a une ligne d'objet appropriée, puis assurez-vous que l'intégralité de votre e-mail a une grammaire et une ponctuation correctes. Il est tentant d'écrire un e-mail dans le même format que vous écrivez des messages texte à vos amis, mais envoyer un e-mail à votre enseignant est plus formel.
7
Étiquetez correctement toutes les affectations jointes. Avant de télécharger un devoir dans l'e-mail (le cas échéant), assurez-vous que le nom de fichier du devoir comprend votre nom, le nom de la classe, le nom du devoir lui-même et le numéro de la période si possible.
- Le nom du fichier est le nom de la pièce jointe elle-même, pas ce que vous voyez lorsque vous ouvrez le fichier et regardez ce qui est écrit en haut.
- Vous voudrez peut-être également mettre la date dans le nom du fichier.
8
Terminez l'e-mail. Il existe de nombreuses façons de terminer la plupart des e-mails, mais vous devez toujours terminer les e-mails aux enseignants avec une variante de «Merci» sur sa propre ligne, puis votre nom sur une autre ligne.
- Les substitutions possibles pour «Merci» incluent «Sincèrement», «Cordialement» et «Meilleur». Évitez les mots «Merci», «Cheers» ou tout autre langage informel.
- Par exemple, vous pouvez écrire «Merci» sur une ligne, appuyez sur ↵ Enter, puis entrez votre nom complet sur la ligne du bas.

Comment écrire un e-mail à mon enseignant au sujet de l’oubli d’écrire mon nom sur un devoir?

Partie 2 sur 3: envoyer l'e-mail

1
Trouvez l'email de votre professeur. Envoyez votre message au compte de messagerie professionnel de l'enseignant, délivré par l'école, à moins qu'il ne vous ait fourni une adresse personnelle. Votre professeur vous a peut-être donné une adresse e-mail dans le programme du cours. Sinon, vous devrez le retrouver vous-même.
- Si vous ne pouvez pas demander en personne et que vous ne trouvez pas l'e-mail sur le site Web de l'école, essayez de demander autour de vous. Un de vos amis ou camarades de classe pourrait le savoir. Vous pouvez également demander à la secrétaire de l'école, à d'autres enseignants ou même aux parents.
2
Relisez votre e-mail une dernière fois. Avant d'envoyer votre e-mail, jetez-y un dernier coup d'œil pour vous assurer que tout est correctement orthographié et organisé.
- Vous voudrez peut-être que quelqu'un d'autre examine l'e-mail pour vous pour cette étape.
3
Envoyez l'e-mail. Cliquez sur le bouton Envoyer de votre boîte de réception pour ce faire.
- Une fois que vous avez envoyé l'e-mail, vous pouvez vérifier la section "Envoyé" de votre boîte de réception pour vous assurer que le message a bien été envoyé.
4
Sois patient. Les enseignants sont souvent des gens occupés et vous ne devez pas vous attendre à une réponse immédiate. Si votre problème est très compliqué ou pas très urgent, vous attendez peut-être quelques jours. Votre professeur peut mettre plus de temps à répondre si vous envoyez votre e-mail pendant le week-end ou pendant les vacances.
- Il est toujours possible que votre enseignant ne se sente pas à l'aise de répondre à votre question par e-mail.
- Ne vous inquiétez pas si votre professeur ne répond pas à votre e-mail. Puisqu'il existe une trace de votre envoi de l'e-mail et de votre non-réception de réponse, vous pouvez utiliser leur absence de réponse comme excuse si nécessaire.
5
Envoyez un e-mail de suivi si nécessaire. Si vous avez une question urgente que vous ne pouvez pas résoudre autrement et que vous n'avez pas reçu de réponse dans les trois jours, vous pouvez envoyer un e-mail de suivi.
- Lors du suivi, soyez bref et poli, accusez réception du premier e-mail, expliquez pourquoi vous avez besoin de connaître la réponse le plus tôt possible et dites: "Je voulais juste vérifier avec vous au cas où vous n'auriez pas reçu mon premier e-mail! " (ou quelque chose de similaire).
- N'envoyez pas plus d'un e-mail de suivi.

Comment puis-je écrire un e-mail à mon instructeur demandant un avis sur un devoir après avoir reçu une note d'échec?

Partie 3 sur 3: examen de l'e-mail

1
Sachez quoi éviter. Pensez à envoyer un e-mail à votre enseignant dans les mêmes termes que d'envoyer un e-mail à votre patron ou à une personne similaire: vous voudrez éviter un langage désinvolte ou irrespectueux, une mauvaise orthographe, un manque de ponctuation, des abréviations, etc.
- N'utilisez jamais la langue des SMS dans un e-mail, même si le précédent est défini par l'enseignant auquel vous envoyez un e-mail.
2
Comprenez les circonstances dans lesquelles les e-mails sont acceptables. Si vous ne pouvez pas joindre votre enseignant pour une question sur un devoir, que vous devez récupérer un devoir en raison d'une maladie, ou si vous ne parvenez pas à parler à votre enseignant dans un délai acceptable, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Sinon, il est préférable de sauvegarder votre correspondance pour une conversation en face à face.
- Naturellement, si votre enseignant souhaite que vous soumettiez des devoirs, des suggestions de sujets ou toute autre chose par e-mail, il vous donnera des instructions détaillées sur la manière dont il préférerait recevoir les devoirs.
3
Évitez d'envoyer un e-mail à un enseignant sur des sujets personnels. De nombreux districts empêchent les enseignants de pouvoir répondre à de tels courriels sous peine de suspension ou même d'être licenciés.
- Si vous avez un problème de santé mentale ou un problème personnel dont vous souhaitez discuter avec une personne extérieure à votre famille, la plupart des écoles ont au moins un conseiller à qui vous pouvez envoyer un courriel.
4
N'envoyez jamais de courrier électronique aux enseignants à d'autres fins non scolaires. Même si vous vous sentez proche d'un certain enseignant et que vous êtes capable de converser avec lui sur des sujets tels que le sport ou la musique, leur envoyer des courriels sur ces sujets est inapproprié et pourrait entraîner des sanctions disciplinaires pour vous et l'enseignant.
- S'excuser pour son comportement ou tenter de fournir une explication doit se faire en face à face, mais jamais par e-mail.
- Tout ce qui a un impact sur votre capacité à aller à l'école ou à un cours un certain jour est bon pour en parler, mais il n'est pas nécessaire d'inclure de grandes quantités de détails. Par exemple, si vous êtes malade, il vaut mieux expliquer que vous prenez un jour de maladie plutôt que de parler de vos symptômes à votre enseignant.
- Il est strictement interdit d'envoyer des courriels sur des intérêts communs, des blagues ou tout autre sujet qui ne relève pas de la discussion en classe.
5
Vérifiez le programme de votre cours pour les instructions par e-mail. Si votre enseignant souhaite que vous lui envoyiez un e-mail de manière spécifique, les instructions figureront probablement dans le programme du cours.
- Vous trouverez également généralement l'adresse e - mail de votre enseignant dans le programme du cours s'il est à l'aise avec vous pour lui envoyer un e-mail.
- Vous pouvez également interroger votre enseignant en face à face sur l'envoi d'e-mails, bien que ce ne soit pas une option si vous devez lui envoyer un e-mail avant la prochaine fois que vous les voyez.
6
Utilisez l'adresse e-mail de votre école si possible. Si vous avez une adresse e-mail attribuée par l'école, assurez-vous que vous envoyez un e-mail à votre enseignant à partir de cette adresse plutôt qu'à partir de votre adresse e-mail personnelle. Non seulement cela garantira que l'enseignant sait qui vous êtes, mais cela créera également une atmosphère beaucoup plus professionnelle que si vous utilisiez votre courrier électronique personnel.
- Les enseignants peuvent être mal à l'aise (ou interdits de) répondre si vous utilisez votre adresse e-mail personnelle.
- En raison de règles de filtrage strictes sur de nombreux serveurs d'écoles, les e-mails provenant d'adresses personnelles peuvent même ne pas être en mesure d'atteindre les boîtes de réception de vos enseignants.

Conseils

Envoyez un e-mail à votre enseignant uniquement à des fins scolaires.
Sauf si votre problème est urgent, évitez d'envoyer un e-mail à votre professeur le week-end ou pendant les vacances. Les enseignants travaillent généralement à plein temps et ne bénéficient pas de beaucoup de temps libre. Ils passent presque tous les jours avec leurs élèves, alors respectez le fait qu'ils pourraient avoir besoin de temps en dehors de leur école et de leurs élèves.
Utilisez une police appropriée: Arial, Calibri et Times New Roman sont bons.
S'il s'agit d'un problème de devoirs, écrivez «ASAP» (dès que possible) ou «Urgent» dans la barre de sujet. Sachez que certains filtres anti-spam signaleront les messages avec des lignes d'objet en majuscules.

Assurez-vous que vous envoyez un e-mail à votre enseignant à partir de cette adresse plutôt qu'à partir — Si vous avez une adresse e-mail attribuée par l'école, assurez-vous que vous envoyez un e-mail à votre enseignant à partir de cette adresse plutôt qu'à partir de votre adresse e-mail personnelle.

Mises en garde

N'écrivez jamais quoi que ce soit qui puisse être considéré comme inapproprié dans un e-mail adressé à votre enseignant. N'oubliez pas: c'est le travail de votre enseignant et tout e-mail que vous envoyez à un compte scolaire est soumis à l'examen des autorités scolaires.
Si votre enseignant met beaucoup de temps à répondre, évitez d'envoyer des courriels de suivi, sauf si c'est absolument nécessaire. Votre enseignant peut être très occupé ou ne pas être prêt à vous répondre. Attendez de parler avec votre enseignant en personne, si possible.

Lisez aussi: Comment rédiger un article sur l'éthique?

Comment envoyer un e-mail aux enseignants?

Pas

Partie 1 sur 3: rédiger l'e-mail

Partie 2 sur 3: envoyer l'e-mail

Partie 3 sur 3: examen de l'e-mail

Conseils

Mises en garde

Questions et réponses

Les commentaires (12)

Lisez aussi: