Comment améliorer votre écriture liée au travail?
Les étapes suivantes sur la façon d'améliorer votre rédaction liée au travail traitent de la façon de planifier la rédaction de votre entreprise et de la façon de développer un style approprié.
Une communication efficace est essentielle à la gestion d'une entreprise. Une rédaction commerciale efficace sous forme de lettres, brochures, communiqués de presse, bulletins d'information, entrées de blog et rapports commerciaux aide vos clients à comprendre la nature de votre entreprise et les encourage à acheter ce que vous vendez. Une rédaction efficace liée au travail, sous forme de politiques, de procédures et de mémos, permet à vos employés de savoir quels sont les objectifs de votre entreprise et ce que vous attendez d'eux pour atteindre ces objectifs. Les étapes suivantes sur la façon d'améliorer votre rédaction liée au travail traitent de la façon de planifier la rédaction de votre entreprise et de la façon de développer un style approprié.
Méthode 1 sur 2: planifier ce que vous écrivez
- 1Planifiez ce que vous voulez dire. Habituellement, à moins qu'une réponse immédiate à un e-mail ne soit requise, vous avez le temps de réfléchir à ce que vous écrivez et à la meilleure façon de le dire. Prenez le temps de déterminer ce que vous avez à dire et le bon ordre pour le dire.
- 2Comprenez la portée et la structure de ce que vous écrivez. Si vous répondez à une demande écrite, vous pouvez glaner les exigences de ce qu'il faut écrire à partir des questions de cette demande; sinon, vous pouvez demander au demandeur de clarifier ce qu'il demande avant de répondre. Pour des éléments plus longs, comme un manuel de politique ou un rapport d'activité, vous pouvez consulter des exemples de documents antérieurs pour déterminer ce qui devrait et ne devrait pas être inclus et comment le formuler.
- Si votre service dispose d'un guide de style pour les types de rédaction liés au travail qu'il effectue, consultez-le aussi souvent que nécessaire pendant le processus de planification et de rédaction.
Au fur et à mesure que vous deviendrez meilleur en écriture pour le travail, vous devrez revoir votre travail moins souvent. - 3Connaissez votre public. L'écriture pour les dirigeants d'entreprise est différente de l'écriture pour les clients, et les deux sont différentes d'écrire pour votre patron immédiat ou vos collègues. Bien que vous ayez besoin d'établir un ton professionnel à tout moment, chaque public est à la recherche d'informations différentes et chaque public apporte un éventail différent de connaissances et d'attentes à ce qu'il lit.
- Essayez de vous orienter entre le fait d'être trop raide et trop décontracté dans votre façon d'écrire. Vous pouvez être plus décontracté avec les clients et les collègues si le contenu de votre message le permet, mais vous devriez être plus formel lorsque vous écrivez pour les dirigeants d'entreprise et les actionnaires.
Méthode 2 sur 2: écrire pour le travail
- 1Soyez franc. L'objectif de l'écriture pour un public professionnel, à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise, est de communiquer clairement votre message. Bien que vous ayez besoin d'adopter un ton professionnel, votre style ne doit pas gêner votre message réel.
- 2Soyez succinct. Tout en essayant de comprendre ce que vous voulez dire, vous pouvez mettre plus de mots que nécessaire pour arriver à votre point de vue. Un trop grand nombre de ces mots peut frustrer votre lecteur, l'amener à parcourir votre message ou simplement à l'ignorer. Pendant que vous essayez de comprendre ce que vous voulez dire à vos lecteurs, continuez et écrivez les mots au fur et à mesure qu'ils vous viennent à l'esprit, puis revenez en arrière et modifiez ce dont vous n'avez pas besoin. Voici quelques éléments à rechercher lors de l'édition:
- Les clichés. Les phrases surutilisées sont ignorées après un certain temps, ce qui conduit à inventer de nouvelles phrases qui, à leur tour, sont elles-mêmes surutilisées. Évitez les clichés comme la peste; choisissez des descriptions claires et précises plutôt que d'essayer d'être intelligent.
- Utilisation abusive des qualificatifs. Il n'y a rien de mal à utiliser des mots comme «beaucoup», «la plupart», «généralement» ou «très» lorsqu'ils sont appelés, mais leur utilisation trop souvent affaiblit l'impact de votre écriture. Certains mots n'ont pas besoin de qualificatifs; en dehors de la copie marketing, il n'y a pas d'appel pour «très unique», et même les spécialistes du marketing peuvent se passer de le dire.
- Phrases de stock. Comme pour les qualificatifs, des expressions telles que «le fait que», «la raison de», «à la lumière de» et «au motif que«affaiblissent vos écrits liés au travail lorsque vous les utilisez trop souvent. Vous pouvez remplacer de nombreuses expressions courantes par des mots plus simples, comme dire «peut» à la place de «a la capacité de» et utiliser la phrase plus longue uniquement lorsque vous souhaitez attirer l'attention sur une phrase.
- Mots redondants. Parfois, deux mots qui signifient à peu près la même chose, tels que «espoirs et rêves», sont associés pour donner un plus grand impact au sens. Cela fonctionne lorsqu'il est utilisé avec parcimonie; cependant, la plupart du temps, vous devriez garder le mot qui correspond mieux au sens de votre phrase et supprimer l'autre.
L'écriture pour les dirigeants d'entreprise est différente de l'écriture pour les clients, et les deux sont différentes d'écrire pour votre patron immédiat ou vos collègues. - 3Utilisez la voix active. La voix active, dans laquelle le sujet de la phrase précède un verbe d'action fort et est suivi de l'objet, est plus puissante que la voix passive, où le sujet vient en dernier et est précédé d'une forme de "être" ("am, "" sont, "" est, "" était "," étaient "). Comparez " Les actions ont augmenté de 42 points après la victoire des Packers au Super Bowl" (voix active) avec "La victoire des Packers au Super Bowl était responsable de la hausse des actions de 42 points " (voix passive).
- Certaines phrases vocales passives telles que «Ceci est», «C'est-à-dire», «Il y a» et «C'est» sont nécessaires pour faire référence à une phrase précédente.
- Il est également possible d'abuser des formes «être» et «avoir» sans formuler quelque chose dans la voix passive. Contraste "La victoire des Packers au Super Bowl a eu un impact positif sur les cours des actions " avec " Les cours des actions ont augmenté après que les Packers aient remporté le Super Bowl."
- 4Ne transformez pas les verbes et les adjectifs en noms. Utiliser les formes nominales des mots couramment utilisés comme verbes ou adjectifs rend ce que vous dites plus abstrait et moins concret. Cette forme d'écriture peut être nécessaire dans certains contextes universitaires et gouvernementaux ou lorsque vous vous adressez à des dirigeants d'entreprise, mais pas lorsque vous vous adressez à vos collègues de manière claire et sans ambiguïté.
- 5Utilisez des mots dont vous connaissez le sens et utilisez-les correctement. Votre objectif est de communiquer clairement, pas d'impressionner les gens avec des mots qui peuvent détourner l'attention de ce que vous essayez de communiquer. Ceci est particulièrement important lors du reporting aux actionnaires de l'entreprise ou de la transmission d'instructions aux employés de l'entreprise.
Si votre service dispose d'un guide de style pour les types de rédaction liés au travail qu'il effectue, consultez-le aussi souvent que nécessaire pendant le processus de planification et de rédaction.
- Si possible, lisez à haute voix ce que vous avez écrit avant de l'envoyer. Vous pouvez souvent repérer les erreurs plus facilement lorsque vous les entendez plutôt que lorsque vous les voyez.
- Au départ, vous devrez peut-être revoir ce que vous avez écrit plusieurs fois, en recherchant des endroits qui ne respectent pas chacune des étapes indiquées sous «Écrire pour le travail». Au fur et à mesure que vous deviendrez meilleur en écriture pour le travail, vous devrez revoir votre travail moins souvent.
- Si le guide de style de votre département ou de votre entreprise n'est pas d'accord avec l'une des déclarations de cet article, suivez ce qui se trouve dans votre guide de style. Il a été écrit pour répondre aux besoins particuliers de votre entreprise, tandis que cet article a été rédigé pour donner des conseils généraux.
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