Comment présenter les mauvaises nouvelles liées au travail à votre superviseur?
Par exemple, une fois que vous avez présenté la mauvaise nouvelle, vous pouvez dire: «Voici ce que je pense que nous pouvons faire pour résoudre ce problème.
Devoir annoncer de mauvaises nouvelles à un patron ou à un superviseur est toujours inconfortable. Si vous devez être porteur de mauvaises nouvelles auprès de votre patron, il est important de connaître la meilleure façon de transmettre les nouvelles pour vous assurer qu'elles ne modifient pas négativement l'opinion que votre superviseur a de vous. Il est important de choisir le bon moment, tout comme d'avoir une solution prête que vous pouvez offrir lorsque vous annoncez la mauvaise nouvelle.
Partie 1 sur 3: présenter les mauvaises nouvelles
- 1N'attendez pas. Vous pourriez être tenté de ne pas annoncer la mauvaise nouvelle parce que vous ne voulez pas être blâmé pour la mauvaise nouvelle, même si ce n'est pas de votre faute. Cependant, retarder aggravera souvent le problème. D'une part, si votre patron découvre que vous ne lui avez rien dit, il sera encore plus mécontent. De plus, si votre patron a la mauvaise nouvelle, il pourra se préparer aux conséquences au lieu d'en être pris au dépourvu, ce qui signifie que la réaction de l'entreprise dans son ensemble peut être plus positive.
- Tout problème ayant des conséquences importantes doit être signalé le plus rapidement possible.
- Évaluez l'impact potentiel d'un problème pour déterminer quand le signaler. Tout problème pouvant entraîner un danger ou des poursuites judiciaires, comme des violations majeures de la politique de l'entreprise, doit être signalé immédiatement.
- Plus tôt vous transmettez l'information à votre patron, plus tôt il pourra la transmettre à son patron, s'il n'est pas le chef de l'entreprise.
- 2Trouvez un bon moment pour parler. Si la mauvaise nouvelle n'est pas urgente, gardez les yeux ouverts pour voir quand votre patron semble moins occupé. Lorsque vous remarquez que leur flux de travail ralentit un peu, entrez et demandez-leur si vous pouvez leur parler. De cette façon, vous leur donnez une chance de le repousser à un autre moment s'ils n'ont pas le temps maintenant. Cependant, un problème important, tel que le harcèlement sexuel, doit être signalé immédiatement, quelle que soit l'activité de votre patron.
- Pour les nouvelles moins urgentes, vous pouvez choisir un moment où vous savez que la personne sera de bonne humeur, car alors la mauvaise nouvelle ne viendra pas comme un coup dur.
- Par exemple, vous pourriez dire: «J'ai quelque chose dont j'aimerais discuter avec vous. Est-ce le bon moment maintenant? Mentionnez également combien de temps vous pensez que cela prendra.
- Vous ne voulez certainement pas attraper votre patron alors qu'il essaie de sortir ou de courir en bas pour le déjeuner.
- Vous pouvez également envoyer un e-mail pour demander un bon moment si c'est plus le style de votre patron.
- 3Arriver au point. Essayer d'atténuer le coup avec la rhétorique ne va pas aider. Allez droit au but. Votre patron est occupé, et la plupart des gens occupés préfèrent la franchise, car cela prend moins de temps et ils n'ont pas à deviner ce que vous voulez dire. Par conséquent, ayez une déclaration concise avec laquelle ouvrir la conversation.
- Par exemple, vous pouvez utiliser une déclaration comme «J'ai des problèmes avec la nouvelle ligne». Formuler la déclaration de cette façon reflète la propriété et l'acceptation de la responsabilité. Si vous blâmez les autres, vous pouvez être considéré comme un dénonciateur ou un rat d'entreprise.
- En revanche, si vous savez que votre patron aime les petites discussions, cela peut aider à adoucir le coup de discuter un peu en premier.
Devoir annoncer de mauvaises nouvelles à un patron ou à un superviseur est toujours inconfortable. - 4Faites attention à votre ton. Votre ton met l'ambiance. Si vous traitez le problème comme quelque chose qui peut être résolu et que vous restez positif, votre patron le verra probablement de cette façon aussi. Cependant, si vous êtes désespéré et que vous arrivez avec une posture déprimée, votre patron va également le comprendre.
- Assurez-vous de vous tenir droit, de regarder votre patron dans les yeux et de parler d'une voix claire. Cela montre que vous avez la confiance nécessaire pour résoudre le problème.
Partie 2 sur 3: détailler le problème
- 1Parlez du problème plus en détail. Développez ce que vous pensez être le problème et comment vous pensez qu'il affectera l'entreprise. Vous pouvez également expliquer comment cela pourrait affecter votre travail ou celui d'autres collègues. Assurez-vous d'offrir des informations spécifiques et détaillées, mais essayez également de les garder concises. Un long paragraphe devrait suffire à fournir des détails sur la plupart des problèmes, du moins à ce stade.
- Soyez aussi objectif et précis que possible dans la description des problèmes.
- Par exemple, ne dites pas «La nouvelle ligne ne se passe pas bien avec nos groupes de test».
- Au lieu de cela, soyez précis en disant quelque chose comme: «80% des utilisateurs que nous avons testés trouvent le produit utile, mais presque tous ont déclaré qu'ils n'aimaient pas son apparence.»
- 2Soyez prêt à expliquer pourquoi. Qu'il s'agisse de votre erreur ou d'un problème systématique, vous devez pouvoir expliquer pourquoi vous apportez de mauvaises nouvelles au patron. Assurez-vous d'avoir toutes les informations dont vous avez besoin pour expliquer ce qui se passe et comment cela s'est passé. Si vous pouvez identifier le point exact où quelque chose s'est mal passé, c'est encore mieux.
- Pour savoir pourquoi, vous devrez faire quelques recherches au préalable. Rassemblez toutes les informations que vous pouvez sur la situation et parlez à tout employé concerné de la situation.
- Assurez-vous de séparer la spéculation des faits lorsqu'on vous demande des informations. Cependant, la spéculation est ok tant qu'elle est identifiée comme telle.
- 3Essayez de ne pas vous concentrer sur le blâme. Si possible, laissez le blâme en dehors de votre explication. Les bons dirigeants et gestionnaires assument toujours la responsabilité d'un échec de production ou de projet, même si un subordonné peut en être responsable. La seule fois où le nom d'un employé doit apparaître dans une conversation avec un supérieur, c'est pour donner du crédit ou lorsqu'un employé enfreint la politique de l'entreprise.
- 4Laissez votre patron se défouler. Votre patron peut trouver la nouvelle bouleversante, et si c'est le cas, donnez-lui une chance de la révéler. Évacuer la frustration peut être utile, et cela leur donne une chance de comprendre quoi faire ensuite. Cependant, ne prenez pas personnellement tout ce que votre patron vous dit. Il ne s'agit souvent pas de vous.
- Laisser votre patron s'exprimer sur le problème n'est pas la même chose que de le laisser vous crier dessus. C'est-à-dire que si vous avez l'impression que votre patron s'en prend à vous, par exemple en criant des obscénités, vous pouvez dire quelque chose comme: «Je vois que ce problème vous bouleverse, mais j'apprécierais que nous puissions discuter de cette question plus en détail. calmement. Je peux revenir plus tard si j'en ai besoin.
Si la mauvaise nouvelle n'est pas urgente, gardez les yeux ouverts pour voir quand votre patron semble moins occupé. - 5Reste calme. Vous devez être calme lorsque vous présentez les nouvelles, mais vous devez également rester calme même si votre patron commence à se fâcher. Si vous commencez à vous mettre en colère et à vous énerver, vous ne ferez qu'aggraver la situation et vous serez alors tous les deux plus stressés. Vous ne voulez pas stresser davantage votre patron. C'est une recette pour un désastre.
- Si vous vous sentez en colère, faites une pause pour prendre quelques respirations profondes et calmez-vous. Rappelez-vous que vous devez rester calme quoi qu'il arrive.
Partie 3 sur 3: présentation de la solution
- 1Préparez une solution. Bien sûr, vous n'avez pas nécessairement besoin d'avoir résolu le problème, même si cela peut être une bonne chose si vous l'avez fait. Cependant, avoir une idée de la façon dont le problème pourrait être résolu ou même de quelques façons de le résoudre peut aider à aplanir les choses.
- Par exemple, une fois que vous avez présenté la mauvaise nouvelle, vous pouvez dire: «Voici ce que je pense que nous pouvons faire pour résoudre ce problème. Je pense que nous devons suspendre la production et revenir à la planche à dessin sur le style. Je pense également que nous besoin d'amener de nouvelles personnes sur le design."
- Si vous n'avez pas encore de solution, informez votre patron que vous travaillez sur une (et suivez-le).
- Les bons employés reconnaissent les problèmes qu'ils ont la responsabilité de résoudre et qui ne le sont pas.
- Par exemple, si l'impact du problème s'étend aux parties externes du groupe de travail (autres départements, clients, juridique), la plupart des supérieurs veulent le savoir le plus tôt possible pour minimiser les complications et les conflits.
- 2Soyez prêt à parler de la façon dont la solution affectera l'entreprise. Il ne suffit pas d'avoir une solution. Vous devez également être en mesure de discuter de ce que la solution coûtera à l'entreprise, à la fois en termes de fournitures et de temps pour l'entreprise. Expliquez également pourquoi vous pensez que la solution sera efficace et comment elle pourrait améliorer le problème.
- Concentrez-vous sur l'objectivité, la clarté et l'exhaustivité lors de la description de votre solution et de la manière dont elle résoudra le problème.
- Vous pourriez le présenter de cette façon: «Je pense qu'amener de nouvelles personnes aidera à secouer le département de style, ce qui à son tour peut aider à marier nos styles traditionnels avec quelque chose de plus innovant. Si l'arrêt de la production coûtera à l'entreprise environ 149000€, je pense que c'est la meilleure option pour produire une ligne que le public adoptera. De plus, nous avons maintenant les commentaires des groupes d'étude à prendre en compte pour la conception. "
- 3Insistez sur les bons points. Même si la solution coûtera de l'argent à l'entreprise, il est important de discuter de la façon dont l'entreprise en bénéficiera. Concentrez-vous sur ces avantages lorsque vous présentez votre solution à votre patron, car ils voudront savoir quel est le résultat final de la façon dont l'entreprise peut s'imposer.
- Par exemple, vous pourriez dire: «En fin de compte, je pense que la refonte du style de notre nouvelle gamme profitera grandement à l'entreprise. Le produit est solide comme un roc et les groupes de discussion ont bien réagi à la fonctionnalité. En fait, beaucoup ont commenté la façon dont eh bien ça a marché malgré le fait qu'ils n'aimaient pas le look. En prenant le temps de se concentrer sur le style, nous sortirons un produit qui correspond bien à notre image de marque et qui séduira clients à la fois pour sa fonctionnalité et sa beauté."
- 4Présentez vos excuses. Vous ne voulez pas absolument tomber sur vous-même avec des excuses. Cependant, si vous êtes à blâmer dans la situation, vous pouvez vous excuser auprès de votre patron pour le rôle que vous avez joué. Assurez-vous simplement que vos excuses sont brèves, professionnelles et précises.
- Soyez prudent avec les excuses. Les erreurs sont des outils d'apprentissage, et il est préférable d'exprimer ce que vous avez appris de l'instance et que vous pouvez appliquer à l'avenir.
- La plupart des problèmes résultent d'une combinaison de circonstances, et non de l'échec d'une personne. Par conséquent, il n'est pas nécessaire d'accepter le blâme là où il n'est pas mérité.
Il est important de choisir le bon moment, tout comme d'avoir une solution prête que vous pouvez offrir lorsque vous annoncez la mauvaise nouvelle. - 5Confirmez les actions avant de continuer. Après la réunion, assurez-vous que votre supérieur est d'accord avec vous sur les mesures à prendre. Cela est vrai que les étapes soient votre idée ou la leur. Obtenez au moins une confirmation verbale qu'ils sont d'accord avec la solution proposée. Si la politique de l'entreprise l'exige, demandez-leur de signer votre solution.
- 6Documentez la façon dont vous effectuerez le suivi. Parlez à votre patron de toutes les idées ou commentaires qu'il a sur la situation. Une fois que vous avez pris une décision ou au moins un moyen d'aller de l'avant, assurez-vous de dire à votre patron comment vous allez procéder.
- Par exemple, vous pourriez dire: «Je vais rédiger ce dont nous avons discuté dans un plan d'action et vous l'envoyer un e-mail d'ici la fin de la journée. Ensuite, je contacterai les personnes nécessaires pour lancer le processus. Je suivrai à nouveau dans la semaine pour vous faire savoir les progrès que nous avons accomplis."
Lisez aussi: Comment faire face à des collègues trop compétitifs?
En parallèle
