Comment gérer les problèmes RH?
Que vous soyez un employé ayant besoin de l'aide des RH ou un représentant des RH chargé de résoudre un problème, la navigation dans le processus RH peut être difficile au début.
Vivre des problèmes au travail est une partie normale de la vie, mais cela peut toujours être désagréable à vivre. Que vous soyez un employé ayant besoin de l'aide des RH ou un représentant des RH chargé de résoudre un problème, la navigation dans le processus RH peut être difficile au début. Heureusement, régler chaque type de problème en milieu de travail est facile une fois que vous avez un peu de pratique. Vous serez en mesure de faire face à des problèmes de RH typiques, d'arbitrer des conflits ou de faire face au harcèlement sexuel.
Méthode 1 sur 3: faire face à des problèmes RH typiques en tant qu'employé
- 1Essayez de gérer les problèmes avec vos collègues directement avant de vous rendre aux RH. Lorsqu'un problème survient, parlez-en à l'autre partie avant de vous rendre aux RH. Non seulement votre représentant des ressources humaines s'attendra à ce que vous ayez tenté de résoudre le problème, mais vous constaterez peut-être qu'une conversation résout le problème. Notez ce que vous voulez dire à l'avance afin de ne pas vous éloigner du sujet pendant la conversation.
- Dites: "Hier, lorsque vous m'avez interrompu pendant la réunion du personnel, vous m'avez empêché de partager mes idées avec le reste de l'équipe. J'ai travaillé dur sur mon terrain, mais maintenant personne n'entendra mon plan. Pouvons-nous parler de comment gérer ça à l'avenir?"
- Si vous êtes harcelé, signalez-le immédiatement aux RH. Apportez toute preuve que vous avez du harcèlement.
- 2Documentez les problèmes que vous rencontrez, ainsi que ce qui a été fait à leur sujet. Les RH attendront une preuve du problème que vous rencontrez, alors assurez-vous de documenter ce qui se passe. Il peut être utile de créer un dossier pour recueillir vos preuves. Si vous décidez de vous adresser aux RH, vous pouvez présenter votre documentation à l'appui.
- Conservez des copies des e-mails, des notes de service et des projets de rapports relatifs au problème des RH.
- Notez les dates de tout incident qui se produit, ainsi que ce qui s'est passé et qui a pu en être témoin.
- 3Recueillez au moins 3 exemples de mauvais comportement sur le lieu de travail avant de signaler. Cela démontrera aux RH qu'il existe un modèle comportemental problématique. Certaines frictions entre les gens sont normales, donc les RH ne vont pas intervenir si vous avez un petit problème avec quelqu'un, comme une personne qui vole votre déjeuner ou oublie de répondre à 1 e-mail. Ils voudront voir des exemples de problèmes multiples qui se produisent.
- Par exemple, si votre collègue vous envoie régulièrement des e - mails inappropriés ou grossiers, imprimez-les pour montrer aux RH.
- Si votre collègue refuse de terminer sa part du travail, notez quand cela se produit. Essayez de créer une trace papier en leur envoyant un rappel amical par e-mail pour soumettre le travail.
- En ce qui concerne le harcèlement, c'est une bonne idée de parler aux RH même s'il n'y a eu qu'un seul incident.
- 4Préparez-vous à livrer votre côté à l'avance. Exercez-vous à expliquer le problème aux RH avant d'aller leur parler. Assurez-vous que vous présentez un cas unifié pour votre côté du problème et que vous n'oubliez rien. Il peut être utile d'écrire ce que vous voulez dire ou au moins de faire un plan.
- Essayez de vous débarrasser de toute émotion pendant votre préparation. Lorsque vous parlez aux RH, vous devez contrôler vos émotions. Pleurer ou se mettre en colère peut nuire à votre cause.
Vous serez en mesure de faire face à des problèmes de RH typiques, de régler des conflits ou de faire face au harcèlement sexuel. - 5Utilisez des déclarations "i". Les déclarations «je» permettent de rester concentré sur ce que vous pensez et vivez plutôt que de le reporter sur l'autre personne. Non seulement cela rendra votre description des événements plus objective, mais cela vous aidera également à empêcher vos émotions de déborder.
- Dites: «J'ai dû terminer les deux parties du projet afin de respecter le délai, alors que je n'étais responsable que d'une partie».
- Ne dites pas: «Vous n'avez pas fait votre part, alors j'ai dû faire votre travail pour vous.
- 6Concentrez-vous sur l'amélioration de l'avenir plutôt que de punir le passé. Il y a deux ou plusieurs côtés à chaque histoire, et il est probable que votre employeur s'attendra à ce que vous et l'autre partie résolviez le problème et passez à autre chose. Bien que vous souhaitiez peut-être qu'il y ait une conséquence pour le problème, il est peu probable que cela se produise. Plutôt que de demander des mesures punitives, proposez des solutions pour éviter les problèmes à l'avenir.
- Collaborez avec votre collègue pour trouver des solutions.
- 7Tenez des registres précis tout au long du processus. Documenter toutes les réunions, interventions, communications entre les parties et résolutions. Non seulement cela aidera à suivre le problème, mais cela peut également aider à résoudre les problèmes récurrents sur le lieu de travail. Par exemple, si une personne est impliquée dans plusieurs litiges, il sera alors utile d'avoir des enregistrements de chaque problème individuel.
- Toutes les parties doivent tenir des registres précis.
Méthode 2 sur 3: médiation d'un conflit
- 1Reconnaître le problème. Chaque personne impliquée dans le conflit doit reconnaître le problème central avec l'aide du représentant des RH. Cela aidera les parties à commencer à communiquer sur la façon dont chacune perçoit la situation. Comprendre chaque point de vue pourrait résoudre le problème. Sinon, le dialogue aidera à trouver des solutions.
- 2Identifiez le vrai problème. Le vrai problème est à la racine du problème et c'est ce qui amène les parties concernées à réagir négativement à ce qui se passe sur le lieu de travail. Par exemple, un collègue qui ne renvoie pas les e-mails en temps opportun peut être le problème, mais l'incertitude concernant le projet qui cause des retards peut être le véritable problème. Il est nécessaire de savoir ce qui dérange vraiment les personnes impliquées afin de trouver une solution.
- Demandez à la partie qui dépose la plainte pourquoi le problème les dérange et comment le résoudre améliorerait leur travail.
- Dites: «Comment ce problème affecte-t-il votre travail?» et «Que se passerait-il si cela était résolu?»
- 3Écoutez toutes les parties concernées. Même si une personne semble avoir tort, écoutez les deux parties. Il est possible qu'il y ait eu un malentendu ou que le délinquant ait de bonnes raisons derrière ses comportements. Cela permet également aux employés impliqués de comprendre le côté de l'autre personne, ce qui peut aider à résoudre les sentiments négatifs entre eux. De plus, entendre tous les côtés vous aidera à trouver une solution collaborative au problème.
La plupart des organisations ont une politique écrite sur le harcèlement sexuel, mais si la vôtre n'en a pas, il incombe aux RH d'en fournir une. - 4Mettez en surbrillance où les parties sont d'accord. Très probablement, les deux parties ont un certain chevauchement entre leurs points de vue, alors cherchez le terrain d'entente. Essayez d'affiner le problème en soulignant les accords afin que vous puissiez vous concentrer sur la recherche de solutions au problème en question.
- Vous pourriez dire: «Il semble que nous soyons tous d'accord pour dire que le client doit passer en premier et qu'une bonne communication est essentielle pour que les projets soient terminés à temps.»
- 5Décidez de ce dont les individus et l'organisation ont besoin. Cela aidera à résoudre le problème avec succès. Une fois que vous connaissez le vrai problème, vous pouvez déterminer ce dont chaque partie a besoin pour se sentir mieux. Par exemple, la personne qui dépose la plainte peut avoir besoin d'une meilleure communication, de plus de soutien sur les projets partagés ou de moins d'interruptions pendant les heures de travail. L'autre partie peut avoir besoin d'attentes définies, d'un horaire flexible ou d'une notification lorsque son comportement est une distraction. Connaître ces besoins indique une solution.
- Par exemple, les parties peuvent convenir de répondre à tous les e-mails de travail avant la fin de la journée, ou elles peuvent convenir d'attribuer un travail partagé au début d'un projet.
- 6Cherchez des solutions aux désaccords. Les solutions doivent être une collaboration entre les deux parties et, si nécessaire, le représentant des ressources humaines. Choisissez des solutions qui répondent aux besoins des employés et de l'organisation. Il est préférable que tout le monde quitte la réunion avec l'impression d'avoir gagné quelque chose.
- Par exemple, les deux employés pourraient accepter de répondre aux e-mails avant la fin de la journée de travail. Cela peut aider la personne qui a déposé la plainte à avoir l'impression qu'elle ne sera pas laissée en suspens lorsqu'elle enverra un e-mail, tandis que l'autre partie aura la possibilité d'attendre la fin de la journée si nécessaire.
- 7Établir un plan d'action. Notez les solutions identifiées lors des réunions, ainsi que qui est responsable de quoi. Déterminez les conséquences du non-respect des responsabilités discutées lors de la médiation et documentez-les afin qu'elles soient remplies si nécessaire.
- Créez un calendrier indiquant quand les solutions seront mises en œuvre et quand les conséquences commenceront à se produire.
Méthode 3 sur 3: gérer le harcèlement sexuel en tant que représentant RH
- 1Prenez toutes les plaintes au sérieux. Toute plainte doit faire l'objet d'une enquête approfondie et résolue, quelle que soit votre opinion sur la question. Si quelqu'un se sent harcelé, il s'agit d'un problème sur le lieu de travail qui doit être réglé.
- Si vous ne prenez pas les plaintes au sérieux, des poursuites judiciaires pourraient être engagées.
- 2Interrogez toutes les personnes impliquées, ainsi que tous les témoins. Il est important de connaître tous les aspects de l'histoire avant d'agir. Même si vous devez traiter la plainte, il est possible que le délinquant ne se rende pas compte de ce qu'il fait. Vous devez obtenir toute l'histoire afin de pouvoir déterminer la meilleure façon de résoudre le problème.
- Les témoins peuvent faire beaucoup pour résoudre les problèmes, a-t-elle déclaré.
- Même si le délinquant ne s'est pas rendu compte qu'il harcelait quelqu'un, le comportement doit encore être corrigé.
Conservez des copies des e-mails, des notes de service et des projets de rapports relatifs au problème des RH. - 3Déterminez s'il y a eu harcèlement et à quel point il est grave. Utilisez les preuves que vous avez recueillies et les entretiens pour décider si les actions justifient le harcèlement sexuel. Si tel est le cas, vous devez suivre les politiques de votre entreprise pour gérer le problème. Vous pouvez également consulter les documents sur le harcèlement sexuel de l'Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) pour comprendre les responsabilités de l'entreprise.
- 4Décidez comment résoudre le problème. Même si vous constatez qu'il n'y a pas eu de harcèlement, vous devez régler la situation avec l'employé qui a déposé la plainte. La résolution correcte dépendra de ce qui s'est passé et de son impact sur le lieu de travail et les parties impliquées.
- Fournissez la documentation de votre enquête à la personne qui a déposé la plainte.
- Pour les problèmes mineurs ou les conclusions indiquant qu'il n'y a pas eu de harcèlement, parlez au délinquant de son comportement et de ce qu'on attend d'eux à l'avenir.
- Si votre entreprise a défini des conséquences pour le harcèlement sexuel, suivez-les. Sinon, suivez les recommandations de l'EEOC ou de l'équipe juridique de l'entreprise.
- 5Recycler le personnel, si nécessaire. Dans de nombreux cas, le personnel doit suivre une formation sur le harcèlement sexuel pour s'assurer que tout le monde comprend les attentes comportementales sur le lieu de travail. Non seulement cela pourrait aider à prévenir de futurs incidents, mais cela aide également à protéger l'employeur de toute responsabilité, car cela montre aux employés que le harcèlement sexuel ne sera pas toléré.
- Demandez à chaque personne de s'inscrire ou de remplir un document prouvant qu'elle a participé à la formation que vous avez proposée. Par exemple, vous pourriez leur demander de répondre à un court questionnaire pour prouver que la formation a eu lieu et transmettre le message que le harcèlement n'est pas acceptable.
- 6Préparez une politique écrite sur le harcèlement sexuel s'il n'en existe pas. La plupart des organisations ont une politique écrite sur le harcèlement sexuel, mais si la vôtre n'en a pas, il incombe aux RH d'en fournir une. Consultez les ressources en ligne pour vous aider à en préparer une qui explique aux employés ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire sur le lieu de travail. Mettez ce document à la disposition de tous les employés.
- C'est une bonne idée de présenter le matériel aux employés si vous ne l'avez pas déjà fait, et vous devriez également leur demander de signer en indiquant qu'ils l'ont reçu.
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