Comment rédiger un projet de rapport?

Planifiez le rapport. Cela peut être facilité en produisant une table des matières dès le départ, même si l'exactitude de celle-ci peut changer au fur et à mesure que le rapport est rédigé. Cela sert de guide à suivre lorsque vous ajoutez la «chair aux os».

• Considérez quand il est préférable de laisser l'introduction, la conclusion et le résumé (si vous en rédigez un) jusqu'au dernier. Ces parties sont souvent améliorées en renvoyant à l'entrée déjà dans le corps du rapport, même si vous vous sentirez souvent enclin à rédiger des résumés squelettes pour chacun.

Faites la recherche de fond. Cela peut consister à lire des livres, des articles, des sites Web, des revues, etc., ainsi qu'à faire des entretiens, à visiter des sites sur le terrain, à observer des processus, etc. Rassemblez toutes les informations nécessaires, en les transformant en diagrammes, photos, représentations picturales, etc., si nécessaire. Cela peut impliquer la réalisation d'expériences, de tests ou d'essais, auquel cas ceux-ci doivent être correctement documentés et contextualisés pour le rapport.

• Les informations de recherche qui ont été recueillies peuvent être stockées sur des cartes de notes, dans un cahier d'écriture, numériquement ou par d'autres moyens qui fonctionnent pour vous. L'essentiel est de vous assurer que vous avez un accès facile aux informations, que ce n'est pas une pile désordonnée qui vous déroute simplement et qu'elle soit aussi étendue que nécessaire pour votre rapport. S'il y a des liens manquants ou des domaines de recherche inachevés, assurez-vous d'en prendre note, afin de ne pas l'oublier accidentellement lors de la rédaction du rapport.
• Gagnez du temps en écrivant l'auteur, le jour où il a été publié, qui l'a publié, ainsi que tout autre identifiant. Les informations en l'absence de ces détails importants sont douloureuses pour vous, car vous devrez revenir en arrière pour confirmer la source et cela peut parfois prendre beaucoup de temps.

Déterminez le format requis. Au départ, déterminez quel type de système de numérotation doit être utilisé. Cela sera souvent déterminé par votre lieu de travail, les préférences du client ou l'établissement d'enseignement. S'il existe un formatage préféré, ne vous en écartez pas sans autorisation ou raison. De nombreux endroits utilisent le style de mise en forme soit pour se conformer à une approche attendue, soit pour représenter la norme pour chaque publication de cette organisation. Si vous n'êtes pas sûr de ce que c'est, renseignez-vous d'abord; cela permet d'économiser beaucoup d'efforts lors de l'écriture pour que tout soit correct dès le début.

• Découvrez également les bases telles que les exigences d'indentation, le style de citation, l'utilisation de zones de texte, le placement des images, etc.

Commencez à écrire. À l'aide de la recherche, de vos propres connaissances et de votre expérience et de l'objectif requis du rapport, rédigez le contenu. Si vous souhaitez collaborer sur le contenu, assurez-vous de le faire de manière à laisser à chaque personne le temps de préparer ses sections, pièces ou chapitres écrits. Faites un suivi avec eux régulièrement, pour vous assurer que leur travail sera produit à temps.

• Parlez aux autres si vous avez le blocage de l'écrivain. Si ce n'est peut-être qu'un rapport standard, mais le blocage de l'écrivain se produit autant pour l'écriture technique, professionnelle et pédagogique que pour les romanciers!
• Si vous êtes nouveau dans la rédaction de rapports, vérifiez régulièrement avec votre superviseur, enseignant ou autre mentor, pour être sûr que vous allez dans la bonne direction. Il est douloureux de devoir annuler beaucoup de travail approfondi et réfléchi simplement parce que vous n'avez pas compris ce qui était attendu.
• Utilisez des invites qui existent déjà dans votre lieu de travail, votre établissement d'enseignement ou toute autre organisation pertinente. Les rapports existants peuvent vous aider à déterminer le style, les approches attendues et le type de contenu considéré comme approprié et adéquat.
• Référencez au fur et à mesure. De cette façon, vous n'aurez pas à passer des années à déterminer d'où viennent les références ou à vérifier vos déclarations plus tard. Utilisez un programme qui peut vous aider à formater les notes de bas de page ou les notes de fin, selon vos besoins. Encore une fois, conformez-vous au style attendu par votre lieu de travail ou votre institution.

Rassemblez le rapport. Une fois que vous avez rédigé le corps principal, la conclusion et l'introduction sont probablement les prochaines étapes. Suivez-le avec le résumé, le cas échéant. Vient ensuite l'essentiel - la bibliographie, les références, la table des matières, les pages d'en-tête, etc. Si vous avez utilisé un programme qui fait la plupart de ces choses pour vous, ils doivent encore être soigneusement vérifiés et revérifiés, pour s'assurer que rien ne manque ou ne se trouve pas à sa place.]

• Assurer la liaison avec le graphiste pour le développement de tout travail de conception requis, comme les pages de garde, les images internes, les graphiques et les tableaux que vous n'avez pas pu faire vous-même, etc. Cela devrait en fait être en cours pendant la phase de rédaction du rapport, car cela prend du temps et vous rejetterez probablement certains des projets du concepteur et demanderez des modifications jusqu'à ce que les éléments soient comme vous le souhaitez.

Ajoutez un filigrane. Ceci est utile car il indique clairement que le rapport est uniquement sous forme de projet. Marquez chaque page avec "Brouillon".

Modifiez le rapport. Vérifiez la grammaire, l'orthographe, le sens, la cohérence, le déroulement logique, la somme précise des problèmes, le placement des images / diagrammes / graphiques, etc. et le regroupement général du rapport. Faites les ajustements nécessaires. Traitez cela sérieusement; ce n'est pas parce que c'est un brouillon qu'il doit être négligé. Plus la forme du brouillon est bonne, moins il est probable que des changements majeurs y seront apportés, ce qui vous facilitera la vie. Si vous voulez que le rapport soit convaincant et convaincant pour les autres, cette étape d'édition est vitale.

Envoyez le projet de rapport aux personnes concernées. Dans ce cadre, indiquez clairement ce que l'on attend de chaque destinataire, comme la révision, l'édition, les vérifications d'exactitude, les contributions supplémentaires, la clarification, l'évaluation d'experts, etc. Diriger l'examinateur vers les exigences exactes de celui-ci lui fait gagner du temps et affine son expertise à ce qui est vraiment nécessaire. Cela évite également la tentation pour eux de sortir de leur expertise et de commencer à critiquer des choses dont vous ne pensez pas qu'ils doivent être dérangés.

Recevez les commentaires, les amendements, les suggestions, les contributions supplémentaires, etc. Asseyez-vous avec votre équipe et votre superviseur et passez en revue toutes ces choses pour déterminer ce qui est nécessaire pour rassembler le rapport dans son format final. Cela peut prendre un certain temps, en fonction du type de travail, du projet d'étude ou de ce que vous faites, alors essayez de lui allouer un temps décent, pour éviter les changements précipités de dernière minute.