Comment organiser vos fichiers personnels?

Rassemblez tous vos documents. Avant de pouvoir commencer à organiser vos documents, vous devez vous assurer que vous avez tous vos documents devant vous. Ne vous inquiétez pas pour l'instant de l'organisation ou de la disposition de vos fichiers. Pour l'instant, rassemblez tous les documents qui, selon vous, doivent être stockés et préparez-vous à les trier.

• Retirez les documents plus anciens que vous avez déjà triés. Vous souhaiterez peut-être les réorganiser pour les adapter au nouveau système que vous créez.
• Assurez-vous que tous vos documents récents sont rassemblés et prêts à être triés.

Triez vos fichiers en éléments actifs et en éléments d'archive. Lorsque vous organisez vos fichiers, il peut être utile de les classer en deux catégories principales: les fichiers actifs avec lesquels vous devez travailler et les fichiers d'archives que vous devez stocker. Cela vous aidera à accéder aux fichiers que vous utilisez plus souvent et à stocker proprement les fichiers auxquels vous n'aurez pas besoin d'un accès immédiat.

• Les fichiers actifs sont des documents que vous devez toujours adresser, référencer ou accéder souvent d'une autre manière.
• Les fichiers d'archives sont des documents dont vous n'aurez pas besoin dans un proche avenir, mais dont vous devez tout de même enregistrer.

Créez et étiquetez les bonnes catégories pour votre système. Une fois que vous avez rassemblé vos fichiers en un seul endroit, vous pouvez en faire un rapide inventaire. Pendant que vous examinez vos fichiers, notez les catégories générales auxquelles ils pourraient correspondre. Notez ces catégories pour créer le système d'organisation de base que vous utiliserez pour vos fichiers. Jetez un œil à certaines de ces catégories courantes pour avoir une idée de celles que vous voudrez peut-être utiliser:

• Documents légaux avec des sous-catégories telles que les certificats de naissance, les certificats de décès ou les documents de mariage.
• Documents financiers qui couvrent vos résumés financiers passés, informations de carte de crédit, rapports de crédit ou des résumés financiers annuels.
• Registres de propriété.
• Documents personnels tels que diplômes, dossiers d'emploi, dossiers de santé et polices d'assurance.

Classez les documents de stockage à long terme. Placez les documents que vous avez étiquetés comme fichiers d'archives dans votre conteneur de stockage à long terme. Ces fichiers ne seront pas souvent consultés, alors assurez-vous qu'ils sont placés dans leurs catégories appropriées dans le système de classement pour une récupération ultérieure. Les fichiers d'archives constitueront probablement la majorité de vos documents classés et organisés.

• Le stockage à long terme peut être divisé en deux autres catégories: les fichiers permanents et les fichiers «morts».
• Les fichiers permanents peuvent inclure des documents éducatifs, des documents d'emploi ou d'autres documents importants auxquels vous devrez peut-être encore accéder.
• Les fichiers "morts" sont des documents auxquels vous n'aurez peut-être pas besoin d'accéder à nouveau. Les anciens dossiers fiscaux peuvent entrer dans cette catégorie. N'oubliez pas, cependant, que les déclarations de revenus doivent être conservées pendant sept ans.

Mettez vos documents actuels dans votre section de document actif. Les documents que vous utiliserez souvent ou que vous devrez encore examiner devront être placés dans votre section des documents actifs. Cette section de votre système de classement vous permettra d'accéder rapidement aux documents qui ne sont pas tout à fait prêts pour l'archivage. Voici les quatre catégories de documents actifs les plus courantes que vous pourriez envisager d'utiliser:

• Des documents qui nécessitent encore votre attention.
• Documents que vous devez encore lire ou réviser.
• Les factures que vous devez encore payer.
• Documents prêts à être stockés à long terme.

Commencez par de larges catégories, puis soyez plus précis. Tout comme avec vos fichiers physiques, vous voudrez commencer par les catégories les plus larges dans lesquelles vos fichiers s'inscrivent. Par exemple, si vous êtes un entrepreneur indépendant, vous souhaiterez peut-être organiser vos dossiers par employeur. Autrement dit, créez un dossier pour chacun d'eux. Ensuite, vous devez diviser vos fichiers dans chaque grande catégorie en plus petits. Cela signifie que les dossiers de votre employeur pourraient être divisés en différents dossiers contenant des informations sur chaque projet avec cet employeur.

• Envisagez de rester cohérent dans chaque grande catégorie. Cela facilitera la recherche de vos fichiers. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que le sous-dossier de chaque projet contienne des fichiers tels que «documents de projet», «facturation» et «communications».
• Vous pouvez également organiser les dossiers globalement par année si cela semble plus facile ou plus pertinent pour vos fichiers.

Scannez ou téléchargez des fichiers que vous ne possédez pas encore électroniquement. Il peut être avantageux de conserver tous vos fichiers électroniquement au même endroit. Malgré le temps nécessaire, vous devriez essayer de numériser autant de vos documents physiques que possible afin qu'ils puissent être enregistrés et sauvegardés électroniquement. De plus, assurez-vous de télécharger tous les fichiers conservés en ligne ailleurs, au cas où le site Web d'hébergement deviendrait inaccessible lorsque vous en auriez à nouveau besoin. Organisez ces fichiers comme vous le feriez pour les autres.

Donnez à vos fichiers des noms spécifiques. Les noms de fichiers doivent être facilement compréhensibles et uniques. Autrement dit, vous devriez pouvoir consulter les noms de vos fichiers et savoir immédiatement ce qu'ils contiennent. Essayez d'inclure une date, un signifiant des dossiers qui contiendront le fichier et un descripteur individuel. Par exemple, un fichier de facturation créé en juin 2016 pour votre client X Corp pourrait s'appeler «0616_XCorp_Invoice_2». Cela vous permettra de savoir exactement ce que contient le fichier sans prendre le temps de l'ouvrir.

• Quel que soit le système que vous utilisez pour nommer vos fichiers, assurez-vous de le faire de manière cohérente. Une fois que vous avez choisi un système, respectez-le; il sera difficile de revenir en arrière et de renommer tous vos fichiers plus tard.

Sauvegardez régulièrement vos fichiers. Le principal danger de la conservation de fichiers électroniques est que vos informations sont susceptibles d'être perdues en cas de panne informatique. Préparez-vous à cela en sauvegardant régulièrement vos fichiers sur un service de sauvegarde en ligne, des CD ou un disque dur externe. Veillez à étiqueter ces périphériques de stockage aussi clairement que vous avez étiqueté vos fichiers. Si vous possédez un lecteur externe ou des CD, pensez à les conserver dans un endroit sûr, loin de votre résidence principale pour éviter une perte totale due à un incendie ou à une catastrophe naturelle.

Suivez votre système. Après avoir créé votre système de remplissage, vous souhaiterez continuer à l'utiliser comme vous le souhaitez. Prendre trop de retard, ignorer les éléments qui doivent être classés ou les classer de manière incorrecte peut tous annuler le travail acharné que vous avez effectué. Assurez-vous de suivre votre système de classement pour qu'il fonctionne pour vous.

• La recherche occasionnelle de fichiers qui ne sont pas à leur place peut aider à garder votre système en ordre.
• Ne négligez pas de classer vos documents actifs dans votre stockage de documents d'archives.

Supprimez les anciens fichiers. Certains fichiers doivent être stockés pendant une longue période. Cependant, votre système de classement sera de taille limitée et vous obligera à supprimer régulièrement les fichiers dont vous n'avez plus besoin. Un désherbage régulier de votre système de fichiers aidera à maintenir ce système en ordre et à fonctionner correctement.

• De nombreux anciens documents financiers devront être conservés pendant des années.
• Les anciens budgets, états financiers ou politiques annuelles peuvent devoir être conservés pendant un an seulement.
• La suppression des anciens fichiers créera de l'espace pour les documents entrants.
• La suppression des fichiers inutiles vous permettra de trouver plus facilement les documents dont vous avez besoin.
• Il en va de même pour les fichiers électroniques. Supprimez tous les documents en double, obsolètes ou inutiles des projets précédents.

Archivez les anciens fichiers électroniques. Les anciens fichiers qui sont toujours d'actualité ou auxquels on peut un jour faire référence peuvent être archivés. Cela signifie les stocker loin de votre système de classement standard, tout en les gardant organisés et accessibles. Envisagez de configurer une catégorie étendue supplémentaire pour les fichiers archivés. Déplacez les fichiers inutilisés vers ce dossier avec leur formatage de sous-dossier intact. Si vous souhaitez que les fichiers archivés ne gênent pas sur votre écran de fichiers, essayez de placer un «z» devant le nom du fichier afin qu'il aille au bas de votre ordre alphabétique des fichiers. Par exemple, vous pouvez l'appeler "z_archive" ou quelque chose de similaire.