Comment agir lorsque vous êtes soudainement un hôte de fête remplaçant?

Assurez-vous de savoir pour quoi / pour qui la fête est organisée. Est-ce une fête prénatale pour le patron de votre sœur? Ou peut-être une fête d'anniversaire pour le meilleur ami de votre maman? Quoi qu'il en soit, il est important de connaître le but et la foule pour lesquels vous divertissez.

Vérifiez auprès de la personne qui vous a demandé d'héberger ou de co-héberger ce qu'elle attend de vous en termes de tâches. Est-il prévu de compiler la liste des invités, d'envoyer des invitations, de réserver des traiteurs et de jouer l'hôte? Ou est-ce simplement que vous avez la plus grande maison et qu'il est logique que vous l'hébergiez? Assurez-vous que c'est clair avant d'accepter le poste.

Si vous êtes obligé de faire tout le shebang, rassemblez les noms et adresses (ou e-mails) de tous les invités de chaque ressource dont vous disposez. Décidez d'une invitation qui va avec le thème de la fête et envoyez-la (ou par e-mail si vous avez choisi des e-vites) environ 2 mois avant l'événement. Cela donne aux invités suffisamment de temps pour l'enregistrer sur leur calendrier et acheter des cadeaux s'ils sont habituels pour votre événement spécifique.

• Assurez-vous d'inclure une carte ou un numéro RSVP à appeler et donnez aux invités un calendrier afin que vous ayez suffisamment de temps pour vous préparer. (Habituellement, 2 semaines avant, c'est assez de temps pour vous de préparer votre menu et votre épicerie).

Au bout de 3 semaines, ayez une assez bonne idée du genre d'ambiance que vous voulez pour la fête. Choisissez une musique légère qui complimentera l'ambiance de la fête. Assurez-vous de choisir quelque chose qui ne domine pas les conversations, c'est une fête après tout!

Préparez votre menu. Organisez-vous un barbecue décontracté avec de nombreux côtés? Ou est-ce un thé tôt avec des sandwichs légers et des gâteaux? Si vous réservez un traiteur, assurez-vous de le faire bien à l'avance (surtout pendant l'été et les vacances). Sinon, planifiez votre menu, puis faites une liste de courses détaillée avec tous vos ingrédients dessus. Une fois que vous êtes tous RSVP, vous pouvez commencer à décider combien vous devriez gagner de chaque chose.

Achetez votre nourriture la semaine de l'événement et décidez s'il y a des choses que vous pouvez préparer à l'avance pour gagner du temps. Vous ne voulez pas être coincé dans la cuisine en train de cuisiner pendant que les invités arrivent, alors assurez-vous que vous avez suffisamment de temps le jour pour finir ou essayez de trouver quelqu'un pour vous aider avec les choses de dernière minute.... un conjoint ou colocataire peut-être?

Nettoyez votre maison! Si la majorité de la fête aura lieu à l'intérieur, assurez-vous que TOUS les espaces communs sont propres, bien rangés, exempts de poussière et aspirés. Si cela fait un certain temps, vous voudrez peut-être envisager de faire nettoyer vos tapis ou d'en louer un pour une journée.

• Assurez-vous que votre salle de bain est propre (la douche n'a pas de taches d'eau dure disgracieuses, le miroir n'a pas de taches de dentifrice). Remplissez la salle de bain avec beaucoup de savon, des essuie-mains, du papier toilette, un vaporisateur d'ambiance, peut-être un petit panier de produits féminins et de la lotion sur le comptoir.
• L'ajout d'un petit bol de menthes enveloppées est également une bonne idée. Votre salle de bain est un espace très personnel, donc créer un espace accueillant et rafraîchissant est réconfortant pour les clients, surtout s'ils ne sont jamais allés chez vous auparavant.

Si vos invités ne vous connaissent pas parce que vous organisez la fête pour quelqu'un d'autre, utilisez une barre d'étiquette de nom (ou des étiquettes de nom imprimées). Par exemple, s'il s'agit d'une douche nuptiale, vous pouvez demander à tout le monde d'écrire son nom et sa relation avec la mariée. Si c'est le type de fête auquel vous jouez, vous pouvez encourager les invités à jouer à un jeu de noms pour mieux se connaître. Faites en sorte que vos invités se sentent les bienvenus en vous présentant à leur arrivée et en leur proposant de prendre leur manteau / chapeau / sac à main et leur offrir un verre.

Gardez un œil sur les rafraîchissements tout au long de la fête. C'est toujours décevant lorsqu'un invité souligne que le punch est trop faible. Gardez l'embarras de votre part et gardez une note mentale pour regarder la nourriture et les boissons. Si vous organisez un dîner complet, vous devez suivre le moment où le dîner sera servi.