Comment démarrer une armée de volontaires étudiants?

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   Organisez des événements pour vous assurer que les membres peuvent offrir des services à la communauté. Le club devrait normalement organiser deux à quatre événements majeurs et des projets mineurs de week-end tout au long de l'année.

MEILLEUR ENTRAINEMENT

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   Apprenez les meilleures pratiques pour un événement. Les étapes suivantes détailleront comment se préparer à un événement, dans ce qui est considéré comme l'approche des meilleures pratiques.
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   Soyez bien préparé à l'avance. Vous ne voulez pas perdre de temps à vos bénévoles ou leur faire sentir que leur temps est perdu. Vos bénévoles doivent sentir qu'ils ont passé leur temps efficacement et qu'ils ont fait quelque chose d'utile. S'ils ne le font pas, ils ne viendront pas la prochaine fois. Par conséquent, si vous prévoyez des retards (c.-à-d. Attendre que la peinture sèche, etc.), préparez un autre programme pour les bénévoles (qui pourrait être des jeux ou d'autres travaux).
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   Contactez votre conseiller communautaire en renforcement du conseil municipal. Le conseiller communautaire peut vous aider à trouver les problèmes les plus urgents et les problèmes de la communauté que la SVA pourrait aider à résoudre.

   • Exemple d'événement: Acte de gentillesse aléatoire - pendant une semaine, la SVA organise chaque jour différents événements pour être gentil avec les autres à l'Université de Canterbury.
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   Identifiez une doublure au cas où vous tomberiez malade au moment de l'événement.
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   Confirmez tout deux semaines avant l'événement majeur et deux jours avant la réalisation du projet hebdomadaire. Confirmez le lieu et les sponsors. Assurez-vous que chaque membre de votre équipe est conscient de ses responsabilités pour l'événement.
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   Publiez une histoire. Discutez avec votre équipe de l'histoire de votre événement. Pensez à ce que vous voulez transmettre au public: "Pourquoi avez-vous organisé ce projet en particulier?" Ensuite, publiez l'histoire sur votre page Web et partagez-la sur votre Facebook / Twitter.

   • Donnez un nom à votre événement!
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   Élaborez une chronologie du jour de l'événement.
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   Faites prendre conscience aux élèves de ce qui relève de leurs responsabilités. Certaines personnes pourraient abuser de la gentillesse des bénévoles. Il est de votre responsabilité de prévenir cette situation en informant vos volontaires de leurs responsabilités et en vérifiant régulièrement leur travail pendant le projet.

PENDANT UN ÉVÉNEMENT

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   Laissez la personne en charge parler. Le président n'a pas besoin de tout savoir, mais s'il n'a pas une connaissance complète du déroulement de l'événement, laissez une autre personne de votre équipe parler. Sinon, cela ne semble pas professionnel lorsque d'autres membres de l'équipe doivent corriger le président devant des bénévoles.

APRÈS UN ÉVÉNEMENT

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   Reconnaissez les bénévoles et demandez-leur de remplir les formulaires de rétroaction. Envoyez-leur les formulaires par e-mail.
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   Demandez au président de remercier les sponsors. Envoyez-leur un e-mail contenant les résultats d'un projet et des photos de l'événement.
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   Passez en revue votre événement.

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   Démarrez la campagne de recrutement cinq semaines à l'avance. Mettez des affiches avec les informations sur le processus de candidature et un lien vers votre page Web où les gens peuvent trouver toutes les informations.

   • Publiez les informations sur le processus de candidature sur Facebook.
   • Informez les gens sur Twitter.
   • Publiez l '«appel à candidature» sur votre page Web. Les informations doivent inclure une description de poste de chaque poste, les spécifications de la personne, la date limite de candidature et la date et le lieu des entretiens.
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   Recevoir et filtrer les applications. Il est recommandé de créer un compte de messagerie traitant des candidatures (par exemple, applications@uc.sva.org), qui serait transmis à un membre du comité SVA du comité de recrutement, à votre conseiller et à votre représentant VAF.
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   Décidez des applications. Après la date limite de candidature, le comité de recrutement se réunit et discute de toutes les candidatures et élimine celles qui ne sont pas appropriées pour un entretien. Le membre du club SVA faisant partie du comité établit ensuite un calendrier des entretiens et invite les candidats (en précisant l'heure pour chacun d'eux). Ensuite, le membre du club SVA remercie et présente ses excuses aux candidats qui n'ont pas été retenus pour un entretien.
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   Tenez les entretiens deux semaines à l'avance. Les entretiens doivent être menés par un membre du comité sortant de la SVA, le conseiller et un représentant de la VAF. Chaque entretien durera probablement 20 à 30 minutes.
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   Alertez le président au moins une semaine à l'avance. Le comité de recrutement envoie un courriel au candidat retenu pour le poste de président et lui propose le rôle avant l'AGA. Le président a juré de garder le secret jusqu'à l'AGA.
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   Donnez les autres rôles à l'AGA. Tous les autres rôles sont annoncés lors de l'AGA. Ceci contribue à susciter l'enthousiasme autour de la participation à l'AGA et est conforme aux modèles traditionnels de club «les membres votent pour le comité». De plus, le membre du comité SVA s'excuse auprès de ceux qui n'ont pas réussi - pas d'e-mails de remerciement.

FACEBOOK

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   Utilisez facebook. Publiez sur Facebook au moins deux fois par semaine. Affichez le lien Web vers chaque newsletter. Et assurez-vous qu'au moins un article par semaine est un projet. Il est généralement préférable de les publier le jour ou les deux avant le début du projet. c'est-à-dire généralement un jeudi soir ou un vendredi pendant la journée.

   • Assurez-vous que chaque message est accompagné d'une photo ou d'une vidéo.
   • Lors de jours fériés, d'événements spéciaux ou en cas de catastrophe ou d'événement, plus vous postez vite sur Facebook, généralement plus la publication sera appréciée.
   • Les animaux mignons, les vidéos de tendances amusantes sont les articles les plus appréciés, les citations pertinentes sont également bonnes.
   • Publiez également des informations sur les événements de la communauté qui, selon vous, intéresseront vos abonnés.
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   Assurez-vous que des photos sont prises à tous les projets. Affichez-les en ligne dès que possible après la réalisation du projet. Demandez aux gens de se taguer. Les gens aiment promouvoir le travail qu'ils ont fait, cela promeut le travail en cours de réalisation ainsi que la page.
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   Répondez à tous les messages. Soyez approprié dans tous les messages, pas de jure, il y aura des gens de toutes religions et races qui auront aimé la page.
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   Je n'aime pas vos propres messages. (Ça a l'air mauvais.)

TWITTER

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   Utilisez Twitter. Mises à jour régulières de ce qui se passe dans le bureau et avec les projets. La plupart des gens reçoivent ces mises à jour sur leur téléphone. Il peut être utilisé plus fréquemment que Facebook pour informer les gens de ce que vous faites, peut-être un tweet du matin indiquant quels sont les projets ce jour-là, ou des événements (tels que des soirées géniales) ou toute couverture médiatique que vous avez eue. Cela pourrait-il être utilisé comme un outil pour garder constamment le VAF / SVA dans l'esprit des gens?

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   Parlez aux sponsors de la mission et du ou des projets SVA dans une lettre de parrainage. Soyez passionné par votre mission et vos projets! Si vous ne croyez pas à votre mission et à vos projets, vos sponsors potentiels non plus. Essayez d'organiser une réunion personnelle pour discuter davantage des projets.
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   Expliquez les avantages de vos projets et quels en seront les résultats spécifiques. Montrez à vos sponsors potentiels votre plan et la valeur de votre (vos) projet (s).
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   Donnez aux sponsors potentiels un budget détaillé afin qu'ils puissent voir exactement où va leur argent.
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   Pensez à ce que vos sponsors retirent de l'événement. Offrez quelque chose en échange de leur argent.
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   N'oubliez pas que vous ne mendiez pas! Vous offrez un investissement dans la communauté.

   • Un exemple de votre approche: "Je suis venu vers vous avec une opportunité de vous aider à résoudre un problème communautaire..."
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   Concentrez-vous sur l'établissement de relations - considérez les sponsors comme des partenaires potentiels pour répondre à la mission de votre organisation. Une fois que les donateurs sont satisfaits des résultats de leur contribution, le partenariat peut évoluer naturellement.
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   Soyez créatif et stratégique dans votre proposition de parrainage, le concours est vaste.
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   Faites des recherches suffisantes sur les sponsors que vous souhaitez contacter.
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   Décidez tôt si vous préférez les contributions en nature ou en espèces. Vous devez identifier tôt, quels besoins peuvent être comblés par des contributions en nature et lesquels doivent être comblés par des contributions en espèces. Approcher les entreprises pour des dons en espèces plutôt que pour des contributions en nature nécessite une approche légèrement différente.
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    Demandez au président de demander au webmestre de reconnaître les sponsors sur le site Web de la SVA. Cependant, le logo SVA doit toujours être plus grand que le logo de vos sponsors.
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    Demandez au président de remercier tous les sponsors après chaque projet par e-mail. Assurez-vous de leur envoyer des photos de l'événement, en soulignant leur contribution et en les remerciant pour leur contribution au succès du projet.