Comment rédiger un rapport de réalisation?

Pour rédiger un rapport d'accomplissement, commencez par centrer le titre, les dates couvertes par le rapport et votre nom et titre en haut de la page.

Avez-vous besoin de rédiger un rapport d'accomplissement? De nombreux emplois en exigeront un, et il s'agit souvent d'auto-évaluations dans lesquelles on vous demande de déclarer ce que vous avez fait tout au long de l'année. Peut-être avez-vous été chargé de rédiger un rapport sur une réunion à la place. Comprendre comment bien rédiger un tel rapport peut faire une grande différence si vous êtes perçu comme un succès ou non.

Partie 1 sur 3: mise en forme du rapport d'accomplissement

1
Ouvrez avec un paragraphe de résumé. En haut du rapport d'accomplissement, résumez l'aperçu. Dites aux lecteurs les réalisations globales.
- Vous rédigez peut-être un rapport de réalisation pour une organisation à but non lucratif. Vous pouvez résumer les réussites, telles que le fait que vous avez organisé des événements qui profitent aux parties prenantes, gagné la reconnaissance de l'industrie et créé des liens avec des partenaires.
- Vous n'avez pas besoin d'enliser le paragraphe de résumé avec trop de détails. Vous résumez ici les points clés. Vous fournissez un aperçu. Essayez de ne pas rendre le rapport trop long. Deux pages sont une bonne règle empirique, à moins que l'employeur n'ait une suggestion précise. Vérifiez auprès de l'employeur s'il existe un format recommandé.
2
Fournissez des détails pour sauvegarder chaque point de résumé. Vous devez maintenant sauvegarder les points clés du résumé d'ouverture avec des détails plus bas dans le rapport.
- Utilisez le formulaire de contour. Organisez différentes zones dans leurs propres sections et utilisez des sous-points sous chaque en-tête. Par exemple, l'une de vos sections est peut-être «événements organisés et tenus».
- Sous un tel en-tête, vous pourriez lister (avec des puces ou des lettres) un bref paragraphe récapitulatif de chaque événement organisé, son but et comment il a fait avancer la mission du groupe. Soyez précis ici.
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Utilisez un formatage professionnel. Ne vous contentez pas de rédiger le rapport ensemble. Vous voulez que le rapport soit organisé, dans une police professionnelle et sur du beau papier.
- Créez un titre et centrez-le en haut de la page. Utilisez des sous-titres en gras pour organiser les informations.
- En haut du rapport, fournissez les bases. Présentez les dates couvertes par le rapport d'accomplissement ainsi que le nom et le titre de la personne qui l'a préparé.
Avez-vous besoin de rédiger un rapport d'accomplissement?
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Tenez un journal tout au long de la période en question. Ce sera beaucoup plus facile si vous recueillez les réalisations au fur et à mesure qu'elles se produisent.
- Tenez un journal ou un dossier dans lequel vous suivez les réalisations tout au long de la période d'étude. Cela vous facilitera la vie lorsqu'il sera temps de vous asseoir et d'écrire.
- Si vous ne le faites pas, vous risquez d'oublier des réalisations importantes qui se sont produites vers le début de la période.

Partie 2 sur 3: créer un contenu fort

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Rappelez aux gens vos objectifs de performance et vos attentes. Vous devez rappeler aux gens quels étaient les objectifs au début de la période étudiée. Quels étaient les objectifs? Quelles sont les attentes du poste? Si vous ne le savez pas, demandez à votre employeur de vous les fournir.
- Ensuite, expliquez comment ils ont été rencontrés avec des chiffres réels. Le but est de comparer vos activités ou vos résultats aux projets originaux.
- Par exemple, si vous avez collecté plus d'argent que prévu, cela semblera positif aux investisseurs ou aux supérieurs. Cependant, si vous ne fournissez pas de référence, il est plus difficile d'évaluer s'il s'agit d'un succès et dans quelle mesure.
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Fournissez des visuels. Incluez quelques tableaux ou graphiques si vous pensez qu'ils aideront le lecteur à visualiser les données que vous présentez.
- N'oubliez pas que certains lecteurs du rapport ne le scanneront que parce qu'ils sont probablement occupés. Ainsi, les aides visuelles peuvent parfois faire passer votre message plus efficacement.
- N'inondez pas le lecteur avec trop de graphiques. Sélectionnez 1 ou 2 qui mettent l'accent sur les points clés.
3
Concentrez-vous sur la VOITURE. Cette technique vous aide à documenter votre accomplissement. Cela signifie Challenge. Action. Résultats. Cela vous aidera à organiser vos réalisations.
- Déterminez le défi du travail. Ensuite, décrivez les mesures que vous avez prises pour y remédier. Et puis documentez vos résultats. Par exemple, disons que vous êtes gérant dans un restaurant. Vous pourriez écrire: Défi: les files d'attente devenaient trop longues pendant l'heure de pointe du dîner, les plaintes des clients augmentant de 10%. Action: repousser l'heure de début d'une serveuse d'une heure pour augmenter le personnel de soutien pendant les heures de pointe. Résultat: les plaintes des clients concernant les temps d'attente sont tombées à 2, soit une baisse de 80%.
- Le point clé est d'être précis ici. Les réalisations générales telles que «Je suis un joueur d'équipe» ne sont pas aussi significatives parce que tout le monde peut dire des choses comme ça. La clé est de relier les résultats aux problèmes fondamentaux et de démontrer le succès grâce à des données et des détails.
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Présentez votre méthodologie. Si votre programme impliquait une sorte de collecte de données, c'est une bonne idée d'expliquer brièvement la méthodologie que vous avez utilisée pour ce faire.
- Faites connaître aux lecteurs la justification de la méthodologie d'enquête choisie. Expliquez les avantages et les résultats de l'enquête. Pourquoi était-ce une méthode crédible? Par exemple, en utilisant le scénario du restaurant, expliquez pourquoi il est judicieux d'utiliser les plaintes comme méthodologie.
- Expliquez les dates de l'enquête et ce que vous essayiez d'accomplir avec l'enquête.
Présentez les dates couvertes par le rapport d'accomplissement ainsi que le nom et le titre de la personne qui l'a préparé.
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Concentrez-vous sur vos réalisations. Pour préciser les réalisations que vous souhaitez présenter, pensez à ce qui vous a rendu le plus fier au cours de cette période. Peut-être que cela calmait les visiteurs anxieux. Peut-être que c'était le coaching des autres. Ne jetez pas trop de détails aux lecteurs.
- Une autre méthode que vous pouvez utiliser pour ce faire est la méthode STAR. Cette méthode consiste à décrire brièvement une situation et une tâche, l'action que vous avez entreprise pour l'accomplir et les résultats que vous avez obtenus. Comme pour la méthode CAR, le but ici est de relier les problèmes aux résultats et d'expliquer comment vous les avez atteints.
- Se concentrer sur de telles choses est le degré de difficulté, unique en son genre, la première fois, à haute visibilité, le respect des délais, l'innovation, ainsi que la portée et l'impact de votre travail.
- Un exemple serait d'expliquer que lorsque vous avez commencé en tant que directeur de succursale, le taux de rotation annuel des employés était de 35%. Vous avez mis en œuvre une enquête de satisfaction des employés, mis en place un mentorat pour les travailleurs et lancé une réunion hebdomadaire du personnel. En conséquence, le roulement du personnel était tombé à 15 pour cent. Comme le montre cet exemple, les réalisations n'ont pas à être excessivement verbeuses tant qu'elles fournissent les liens corrects.
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Expliquez votre valeur. Ne dites pas simplement quels sont vos résultats. Vous devez également expliquer pourquoi ces réalisations ont de la valeur pour votre organisation.
- Par exemple, disons que vous avez commencé à organiser des réunions du personnel. Et alors? Quelle valeur cela a-t-il créé pour l'organisation? Réfléchissez bien. S'il n'y a pas de valeur concrète, vous devriez peut-être souligner autre chose.
- Si les réunions du personnel ont contribué à rehausser le moral des travailleurs, comme en témoigne une baisse des jours de maladie, ce qui a permis à l'employeur d'économiser de l'argent, alors vous avez démontré la valeur.
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Relisez le rapport avant de le soumettre. Vous allez à l'encontre de l'objectif d'un rapport d'accomplissement si vous remettez quelque chose de malencontreux et non professionnel.
- Relisez le rapport pour les fautes de grammaire, de ponctuation et d'orthographe. Posez-le pour la nuit et relisez-le le matin. N'écrivez pas le rapport à la dernière minute.
- Imprimez une copie papier et vérifiez les erreurs d'épreuvage. Parfois, les yeux d'une personne se marient à l'écran de l'ordinateur dans la mesure où ils sautent des erreurs évidentes.

Partie 3 sur 3: utiliser un langage efficace

1
Abordez tous les aspects négatifs de manière positive. S'il y a quelque chose sur lequel vous n'avez pas répondu aux attentes, il vaut mieux ne pas l'esquiver. N'en faites pas l'objet central du rapport, mais abordez-le.
- Gérez les domaines où vous n'avez pas si bien réussi avec un langage positif. Par exemple, concentrez-vous sur les mesures concrètes que vous prenez pour résoudre le problème, plutôt que de vous concentrer sur le blâme ou les excuses.
- Ne blâmez pas les autres dans un rapport d'accomplissement. Restez concentré sur ce que vous avez fait. Reste positif. Concentrez-vous sur les choses que vous ou votre groupe avez bien faites. Identifiez les domaines que vous pouvez vanter.
2
Utilisez des chiffres et des métriques. Si vous pouvez être très précis, vos réponses sembleront plus crédibles. Dans la mesure du possible, sauvegardez ce que vous dites avec quelque chose de mesurable.
- Les superlatifs génériques comme «exceptionnel» ou «fiable» ne sont pas très significatifs. Dire à quelqu'un "J'ai eu une excellente année" est quelque chose que tout le monde peut dire.
- Souvenez-vous de cette phrase: Montrez ne dites pas. Plutôt que de dire aux gens que vous avez passé une excellente année, montrez-leur, à travers des détails et des mesures, ce que vous avez fait de très bien. Au lieu de dire que vous êtes doué pour la relation client, citez les résultats des enquêtes de satisfaction client, les lettres que vous avez reçues et l'absence de plaintes des clients.
- Utilisez des nombres. Dire que vous avez géré un personnel important ne signifie pas grand-chose si nous ne savons pas quelle était sa taille. Utilisez des chiffres pour exprimer la taille d'un budget et pour définir la portée des tâches.
Vous allez à l'encontre de l'objectif d'un rapport d'accomplissement si vous remettez quelque chose de malencontreux et non professionnel.
3
Dites la vérité dans tous les cas. N'exagère pas. Ne mens pas. Si vous êtes surpris en train de le faire, vous pourriez avoir de gros problèmes.
- L'autre problème avec le mensonge, même par omission évidente, est que vous n'allez pas finir par être confiant à la fin et que vous ne pourrez pas vous améliorer.
- Faites plutôt une évaluation honnête de la période de temps à portée de main, à la fois des faiblesses et des points positifs. Remédiez aux faiblesses. Trouvez simplement un moyen positif de le faire.
4
Reconnaissez les autres. De nombreux cours d'écriture commerciale et technique suggèrent de ne pas utiliser le pronom «je». Vous pouvez le faire dans certains cas dans un rapport d'accomplissement.
- Par exemple, vous pouvez dire "J'ai embauché 100 personnes". Cependant, n'oubliez pas les autres personnes qui ont contribué aux succès. Référez-vous à l'équipe le cas échéant.
- Vous gagnerez des points en ayant l'air de ne pas être arrogant. Variez la structure des phrases afin que chaque phrase ne commence pas par le mot «je».

Conseils

Utilisez un langage professionnel et non informel.
Ne paraissez jamais en colère dans un rapport d'accomplissement. Il est presque toujours rentable de rester positif.

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Pas

Partie 1 sur 3: mise en forme du rapport d'accomplissement

Partie 2 sur 3: créer un contenu fort

Partie 3 sur 3: utiliser un langage efficace

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