Comment être concis?
En cette ère de surcharge d'informations, être concis est une compétence précieuse.
En cette ère de surcharge d'informations, être concis est une compétence précieuse. Que vous preniez la parole lors d'une réunion, que vous fassiez une présentation ou que vous écriviez un article, vous devez être entendu et compris rapidement avant de perdre l'attention de votre auditoire Comment pouvez-vous transmettre vos points principaux sans submerger votre auditoire d'informations non pertinentes? Planifiez soigneusement et modifiez-vous afin d'aller au but le plus rapidement possible sans perdre de détails importants.
Méthode 1 sur 4: parler de manière concise
- 1Planifiez avant de parler. Choisissez ce que vous voulez dire avant de le dire. Cela vous aidera à transmettre les points les plus importants sans tourner autour du pot. Si vous prononcez un discours, rédigez un script et respectez-le. Si vous parlez à l'improviste, prenez un bref instant pour planifier les parties les plus importantes de ce que vous voulez dire.
- Réfléchissez à la façon dont vous diriez quelque chose si vous n'aviez que quelques minutes. Que devez-vous inclure? Que pouvez-vous laisser de côté?
- Par exemple, si vous présentez une mise à jour du projet lors d'une réunion, vous n'avez probablement pas besoin de discuter de toutes les étapes que vous avez suivies pour travailler sur quelque chose. Au lieu de cela, parlez des résultats que vous avez obtenus sur le projet jusqu'à présent.
- 2Connaissez votre public. Il est important de savoir qui vous écoute parler. Cela vous aidera à déterminer le nombre d'explications que vous devez donner ou comment vous pouvez réduire les coûts.
- Par exemple, si vous discutez avec un collègue qui comprend votre travail, vous n'avez pas besoin de passer beaucoup de temps à expliquer les concepts de base. Si vous vous adressez à une foule qui ne connaît pas votre travail, vous devrez peut-être en décrire davantage.
- 3Transmettez d'abord l'idée centrale. Commencez votre conversation avec l'idée la plus importante. Donnez à votre public le titre principal de ce que vous voulez dire. Cela aide également votre public à suivre votre ligne de pensée. Votre point le plus important ne sera pas perdu.
- Les gens ont tendance à écouter plus attentivement les 30 premières secondes d'un discours, alors faites en sorte que cette première partie compte.
- 4Ignorez les détails inutiles. Pensez aux détails que l'auditeur doit connaître. À moins que cela ne soit directement pertinent, l'auditeur n'a probablement pas besoin de connaître l'histoire de la vie de quelqu'un dans votre histoire, ou la couleur du collier d'un chien. Laissez de côté ces types de détails.
- 5Utilisez des descriptions actives. Choisissez des mots significatifs qui en disent long. Éloignez-vous des constructions de phrases passives, telles que «Il y a» et «Nous avons». Faites des déclarations déclaratives qui vont droit au but immédiatement. Choisissez des façons de parler qui contiennent beaucoup de sens en moins de mots.
- 6Restez concentré. Essayez de ne pas vous laisser distraire lorsque vous parlez. Restez dans le sujet sans vous éloigner de quelque chose qui n'est pas directement lié au sujet traité.
- 7Faites attention à votre discours. Commencez à écouter combien de temps il vous faut pour en arriver au fait. Cela vous aidera à commencer à déterminer où vous pouvez couper les mots et les tendances de votre discours. Ensuite, vous pouvez travailler à être concis.
- Les gens vous demandent-ils souvent de vous répéter?
- Utilisez-vous souvent «Ce que je veux dire, c'est...» lorsque vous parlez pour clarifier vos points?
- Utilisez-vous souvent des mots comme «um» et «euh»?
- 8Entraînez-vous à parler de façon concise. Lorsque vous avez confiance en vos compétences orales, vous êtes plus susceptible de parler de manière concise et directe. Si vous vous sentez nerveux ou que vous manquez de confiance en vous, votre discours peut commencer à se remplir de «euh» et «euh».
- Essayez de vous entraîner devant un ami de confiance. Cette personne peut vous donner des commentaires sur votre discours.
CONSEIL D'EXPERTNotre expert est d'accord: Pratiquer votre discours prépare votre corps à gérer l'anxiété de parler en public. La plupart des gens commencent à divaguer ou à utiliser des mots de remplissage parce qu'ils ont peur de parler. Lorsque vous êtes anxieux, votre taux de cortisol (une hormone du stress) augmente, ce qui rend difficile la concision de vos pensées. En pratiquant votre discours, vous pouvez entraîner votre corps à mieux gérer l'anxiété.
Ensuite, vous pouvez travailler à être concis.
Méthode 2 sur 4: écrire de manière concise
- 1Planifiez ce que vous voulez écrire. La verbosité ou l'imprécision peuvent survenir lorsque vous n'êtes pas sûr de ce que vous voulez dire. Évitez le manque de clarté en faisant un plan avant d'écrire.
- Identifiez votre point principal et suivez-le avec 3 à 5 points d'appui.
- 2Pensez à votre public. Pensez à qui lira votre écriture. Écrivez de manière appropriée pour que votre public comprenne votre sens.
- Par exemple, si vous écrivez quelque chose de technique, tenez compte du niveau de compréhension de votre public. Vous devrez peut-être utiliser l'espace pour expliquer les concepts.
- Si vous écrivez une lettre à l'éditeur, gardez à l'esprit que votre lettre peut être réduite de toute façon. Ne laissez pas le sens de votre lettre changer parce que le rédacteur en chef du journal a coupé la moitié de vos mots.
- 3Connaissez votre limite de mots. La plupart des travaux écrits assignés ont une limite de mots. Cette limite vous oblige à être concis. Si aucune limite de mots ne vous est assignée, imposez votre propre limite. Pensez à une longueur appropriée pour que votre lecteur ne s'ennuie pas.
- 4Écrivez dans une langue active. Le langage actif identifie clairement et rapidement le sens d'une phrase. Les gens ont tendance à comprendre le langage actif plus rapidement. La voix active donne crédit à l'action, déclarant ce qui s'est passé.
- Par exemple, au lieu d'écrire «Le chat a été poursuivi par un chien», écrivez: «Le chien a poursuivi le chat.»
- Vous aurez peut-être encore besoin d'utiliser le langage passif en cas d'écriture délicate. Par exemple, dans ce cas, "Une erreur a été commise...", une formulation passive adoucit le sens.
- 5Faites en sorte que chaque mot serve un but. Choisissez vos mots avec soin pour que chaque mot ait une fonction spécifique. Si vous pouvez tout aussi facilement omettre un mot ou une phrase sans en changer le sens, faites-le.
- 6Utilisez la règle des deux lignes. La règle des deux lignes fait référence à la longueur de vos phrases. Si votre phrase occupe deux lignes ou plus sur une feuille de papier (ou tapée sur l'ordinateur), commencez à regarder votre formulation pour trouver des mots inutiles. Que pouvez-vous découper pour transmettre le même sens en une seule ligne?
- Si vous avez encore besoin de la plupart des informations de la phrase, envisagez de la diviser en deux phrases plus courtes.
Remplacez les phrases verbeuses par des mots précis et concis.
Méthode 3 sur 4: modifier votre travail
- 1Éliminez les mots inutiles et redondants. Vous pouvez utiliser plus de mots que nécessaire pour expliquer votre idée. Plus souvent qu'autrement, ces mots sont de remplissage, occupant un espace précieux dans votre écriture. Supprimez la redondance et les explications supplémentaires de votre écriture.
- Certains mots de remplissage typiques sont: "juste", "certains", "cela", "mais" et "et ensuite".
- Réorganisez les phrases à la forme possessive. Vous pourriez utiliser une expression comme «les feuilles de la plante». Réorganisez ceci à la forme possessive, en écrivant "les feuilles de la plante" à la place. Cela conserve le même sens et élimine deux mots inutiles.
- 2Remplacez les phrases verbeuses par des mots précis et concis. Retirez les longues descriptions et remplacez-les par des mots plus précis. Par exemple, Say you a écrit: «Ce n'est pas le cas que tous les rois, reines et princes historiques vivaient dans de très grands et très beaux châteaux. Cela peut être abrégé en: "Toute la royauté n'a pas vécu dans des châteaux extravagants."
- Utilisez un thésaurus pour trouver un synonyme descriptif pour un terme général.
- N'allez pas trop loin avec le choix des descripteurs. Dans de nombreux cas, le mot ou la phrase le plus simple est préférable. Le lecteur saisira votre sens plus rapidement. Par exemple, remplacez «utilize» par «use» ou «terminate» par «end».
- 3Évitez l'utilisation excessive de modificateurs communs. Certains modificateurs, tels que «très» et «vraiment», sont surutilisés au point où ils sont devenus ternes et n’ajoutent aucune sensation supplémentaire aux phrases. Éliminez beaucoup d'entre eux sans changer le sens de la phrase.
- 4Imprimez une copie papier pour édition. Allez à l'ancienne avec votre écriture et travaillez à partir d'une copie papier. Il est satisfaisant de rayer les mots inutiles avec un stylo rouge. Voyez combien vous pouvez découper sans perdre votre sens original.
- 5Lisez votre travail à voix haute. Prenez quelques minutes pour écouter les mots inutiles. L'écriture coule-t-elle naturellement lorsque vous le dites à voix haute?
- Demandez à quelqu'un de vous écouter lire votre travail. Il pourrait entendre d'autres mots inutiles ou redondants que vous ne comprenez pas.
Si vous vous adressez à une foule qui ne connaît pas votre travail, vous devrez peut-être en décrire davantage.
Méthode 4 sur 4: pratiquer une communication concise
- 1Rejoignez les toastmasters. Toastmasters est une organisation internationale qui enseigne et perfectionne les compétences de prise de parole en public et de leadership. On vous donne régulièrement des devoirs d'orateur et vous les exécuterez devant un groupe de soutien.
- Effectuez une recherche sur le site Web de Toastmasters pour trouver une section locale.
- 2Enregistrez-vous en train de parler. Écoutez vos discours et présentations pour repérer les cas où vous dites «euh», «j'aime» et «euh». Une fois que vous aurez pris connaissance de ces phrases, vous aurez plus de chances de les éliminer de votre discours.
- 3Obtenez un éditeur. Il peut être utile que quelqu'un d'autre regarde votre écriture. Un éditeur peut vous donner des conseils sur la façon de rationaliser votre écriture. Cette personne est moins attachée à votre écriture et est plus susceptible de suggérer des coupes que vous ne feriez peut-être pas vous-même.
- 4Travail sur le langage corporel. Lorsque vous avez un langage corporel confiant, vous serez plus confiant dans votre discours. Le langage corporel confiant comprend:
- Contact visuel régulier
- Tenir les épaules et le dos droit
- Pas de remue-ménage
- Souriant
- Muscles détendus
Lisez aussi: Comment éviter les fautes d'orthographe courantes?
Les commentaires (2)
- Très utile. Merci.
- C'est une excellente pièce.
