Comment répondre à un e-mail grossier au travail?

Si vous recevez un e-mail grossier au travail, il est préférable d'éviter de répondre si cela n'est pas nécessaire. Par exemple, si un collègue vous envoie un e-mail qui dit «J'espère que vous trouverez le temps de faire vos rapports aujourd'hui», évitez le drame du bureau en l'ignorant. Si une réponse est nécessaire, gardez le ton professionnel et calme, et tenez-vous-en aux faits pour éviter toute émotion. Par exemple, répondez à un e-mail concernant votre travail en déclarant "Merci de vous être enregistré. J'ai reçu les nouvelles données ce matin, je mets donc à jour mon rapport maintenant. Il sera prêt cet après-midi." En restant calme, vous aurez l'air plus professionnel et éviterez probablement tout drame de bureau. Pour savoir comment signaler un discours nuisible ou une attaque personnelle à votre responsable, continuez à lire!

Si vous recevez un e-mail grossier au travail
Si vous recevez un e-mail grossier au travail, il est préférable d'éviter de répondre si cela n'est pas nécessaire.

Recevoir un e-mail grossier au travail peut être une situation difficile à naviguer. Bien qu'il soit tentant de déclencher une réponse lorsque vous sentez que quelqu'un est impoli avec vous, il est important de garder une attitude professionnelle. Avant de répondre - par e-mail ou en personne - prenez un moment pour respirer, puis clarifiez l'intention du message et formulez ce que vous voulez dire en réponse.

Partie 1 sur 3: clarifier l'intention de l'expéditeur

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    Décidez si cela vaut votre temps et votre énergie. Il est tentant de déclencher une réponse, mais calmez-vous avec quelques respirations profondes. Ensuite, demandez-vous si l'e-mail mérite vraiment votre attention. Même si vous vous sentez offensé, ne laissez pas cette personne vous dicter ce que vous ressentez ou le ton de votre journée.
    • Concentrez-vous sur ce qui vous convient.
    • Demandez-vous: "Qu'est-ce que j'accomplis ici? Que se passera-t-il si je confronte cette personne? Que se passera-t-il si je ne le fais pas?"
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    Évitez de faire des suppositions. Nous communiquons tous de différentes manières et l'écriture n'est pas une compétence forte pour tout le monde. Ce qu'une personne croit être une déclaration professionnelle et directe peut sembler impétueuse ou impolie envers quelqu'un d'autre. Ne présumez pas tout de suite qu'ils voulaient être impolis.
    • Les différences linguistiques ou régionales peuvent entraîner des problèmes de communication.
    • Lorsque les gens essaient d'utiliser le sarcasme ou l'humour dans un e-mail, cela est souvent interprété à tort comme de la grossièreté.
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    Demandez plus d'informations à l'expéditeur. Répondez en demandant plus d'informations, en citant des déclarations spécifiques que vous souhaitez clarifier. Parfois, les messages grossiers sont simplement mal formulés. Par exemple, votre collègue vous a peut-être envoyé un message disant: "J'espère que vous trouverez le temps de rédiger vos rapports aujourd'hui."
    • Vous pourriez répondre: "Tous mes rapports sont terminés, sauf celui qui doit être présenté demain. Avez-vous besoin d'un brouillon pour un projet aujourd'hui?"
    • N'exigez pas de savoir ce qu'ils veulent dire ou soyez brusque. Par exemple, ne demandez pas: "Qu'est-ce que cela signifie?" ou "Qu'est-ce que tu essaies de dire?"
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    Parlez à l'expéditeur. Parler à la personne vous permettra de mieux entendre le ton de ses paroles. Visitez leur espace de travail ou appelez-les pour discuter de votre travail partagé ou des sujets liés à l'e-mail. Demandez-leur d'expliquer les déclarations grossières de l'e-mail.
    • Dites: "J'ai eu une réflexion complémentaire sur le projet et j'ai pensé qu'il serait plus facile de le dire en personne. Vous avez une minute?"
    • Vous pourriez également dire: "Votre e-mail suggérait que les spécifications étaient déjà censées être prêtes, mais la date d'échéance qu'ils m'ont envoyée indiquait qu'elles ne l'étaient pas avant la semaine prochaine. Suis-je en train de travailler en dehors du mauvais calendrier?"
Recevoir un e-mail grossier au travail peut être une situation difficile à naviguer
Recevoir un e-mail grossier au travail peut être une situation difficile à naviguer.

Partie 2 sur 3: rédiger une réponse

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    Évitez de répondre si aucune réponse n'est requise. Si l'e-mail ne nécessite pas de réponse, ne pas en envoyer une peut être la meilleure option. Envisagez de ne pas répondre si vous recevez des e - mails hors sujet et ne nécessitant pas votre attention.
    • Par exemple, des collègues peuvent parfois émettre des hypothèses sur vos habitudes de travail. Ne répondez pas à un e-mail qui dit: "Cela doit être agréable de pouvoir prendre des déjeuners très longs " ou "Tout le monde sait que vos réunions ne durent pas tout l'après-midi". Tant que votre responsable connaît la vérité, vous feriez mieux de rester en dehors du drame du bureau.
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    Restez professionnel. Si une réponse est nécessaire, le ton doit être professionnel, même si l'expéditeur n'est pas professionnel. Lisez votre e-mail à haute voix avant de l'envoyer pour vous assurer qu'il semble professionnel plutôt que grossier ou émotionnel.
    • Évitez d'être brutal dans votre réponse, car cela peut sembler impoli.
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    Prenez votre temps pour rédiger votre réponse. Votre réponse doit être calme et professionnelle, alors ne l'écrivez pas à la hâte. La plupart des e-mails ne sont pas urgents, vous pouvez donc prendre toute la journée pour répondre si vous en avez besoin.
    • Après avoir rédigé votre réponse, mettez-la de côté pendant environ une heure.
    • Si vous savez que vous écrivez par émotion, passez à une tâche différente jusqu'à ce que vous vous calmiez.
    • Ajoutez l'adresse e-mail en dernier pour éviter de l'envoyer par inadvertance.
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    Gardez votre message court et simple. N'essayez pas de répondre à tout et ne fournissez pas une longue défense personnelle. Si vous voulez écraser le comportement grossier, vous devez garder votre courrier électronique concentré sur des sujets de travail.
    • Choisissez un sujet lié au travail sur lequel vous concentrer.
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    Tenez-vous en aux faits et n'élaborez pas. Une façon de vous assurer que votre courrier électronique est professionnel est de ne discuter que des faits. Les faits comprennent des éléments spécifiques tels que le travail qui a été attribué et achevé, les dates d'échéance, les délais, les données et les sujets connexes.
    • Par exemple, si l'e-mail grossier demandait l'état d'un rapport, dites: "Merci de vous être enregistré. J'ai reçu les nouvelles données ce matin, je mets donc à jour mon rapport. Le nouveau rapport sera disponible cet après-midi."
    • Cela permet de concentrer la réponse sur le travail qui vous a été confié et l'avancement de votre projet, et non sur votre réaction à votre collègue grossier.
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    Laissez l'émotion hors de votre réponse. Il est tentant d'être sur la défensive ou impoli en réponse à un e-mail offensant, mais cela ne fera qu'aggraver la situation. Au lieu de cela, prenez la grande route professionnelle.
    • Ne les accusez pas d'être impolis.
    • Gardez vos sentiments hors de l'email.
    • Avant d'appuyer sur envoyer, demandez-vous si une partie de l'e-mail est une défense de vous-même.
Si l'expéditeur est quelqu'un qui a l'habitude d'être impoli par e-mail
Si l'expéditeur est quelqu'un qui a l'habitude d'être impoli par e-mail, souvenez-vous-en et abordez l'e-mail en conséquence.

Partie 3 sur 3: obtenir une assistance supplémentaire

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    Signalez un discours nuisible ou une attaque personnelle. Si l'e-mail contient des menaces ou une attaque personnelle, vous devez en faire une copie et en discuter avec votre responsable et vos RH. Assurez-vous que l'incident est documenté par votre lieu de travail et demandez qu'une enquête soit menée.
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    Exprimez-vous si l'impolitesse devient du harcèlement. Faites un enregistrement de chaque fois qu'un incident se produit pour aider à montrer un modèle de comportement. Si vous recevez fréquemment des e - mails grossiers qui affectent votre environnement de travail, apportez vos dossiers à votre responsable ou au service des ressources humaines. Apportez des copies des e-mails avec vous pour leur montrer ce que vous voulez dire.
    • Lorsque vous décidez à qui signaler le problème, pensez à la politique de votre bureau. Par exemple, si votre responsable est vraiment proche de la personne incriminée, il vaudrait peut-être mieux se tourner vers les RH.
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    Parlez aux RH si votre responsable envoie un e-mail grossier. Les RH ou le superviseur de votre responsable peuvent vous aider si votre responsable est l'expéditeur d'un e-mail grossier. Avant de signaler l'incident, soyez prêt à expliquer pourquoi vous pensiez que l'e-mail était impoli. Selon ce qui a été dit, on peut vous demander de remplir un rapport d'incident, d'assister à une réunion de médiation ou d'être réaffecté à un nouveau service.
    • Signaler le ou les courriels grossiers aux RH sera le seul moyen de faire quoi que ce soit au sujet du comportement de votre responsable à votre égard si cela continue. Vous devez établir un enregistrement dans un dossier.

Conseils

  • Si l'expéditeur est quelqu'un qui a l'habitude d'être impoli par e-mail, souvenez-vous-en et abordez l'e-mail en conséquence.
  • Si vous voulez taper votre propre colère, faites-le sur un e-mail vierge ou un document Word. De cette façon, vous pouvez le supprimer et ne pas appuyer accidentellement sur envoyer sur le bouton de réponse.
  • Le courrier électronique est difficile, même pour un professionnel, rappelez-vous que transmettre correctement les émotions et l'intention n'est pas toujours possible par courrier électronique.
  • Suggérez que votre lieu de travail organise une session sur l'étiquette des courriels. Si personne ne sait comment donner ce séminaire, envoyez chercher quelqu'un qui le fait; cela pourrait être le signe qu'une telle formation est nécessaire.
  • Une façon de traiter avec un collègue qui envoie des courriels toujours impolis est de contacter votre patron ou un autre collègue concerné chaque fois que vous répondez.
Comment puis-je répondre lorsque mon responsable m'envoie un e-mail qui dit
Comment puis-je répondre lorsque mon responsable m'envoie un e-mail qui dit: "Cher, je ne sais pas si vous êtes en colère ou quelque chose comme ça, mais m'envoyer un e-mail vide avec uniquement une pièce jointe n'est pas approprié"?

Mises en garde

  • Certaines personnes utilisent des bombes à retardement et peuvent vous mettre plus de colère si vous répondez brutalement. Restez poli et professionnel et si vous avez des inquiétudes ou si vous avez peur, parlez-en à votre patron ou aux ressources humaines.
  • Tout élément diffamatoire, offensant, harcelant, diffamatoire, raciste ou offensant dans un e-mail peut donner lieu à une action. Le courrier électronique est détectable dans la plupart des juridictions et peut exposer votre entreprise à des litiges. Une personne qui envoie de tels e-mails peut faire l'objet de mesures disciplinaires et même être renvoyée. Si vous craignez que l'e-mail contienne un tel contenu répréhensible, parlez-en à votre patron ou aux ressources humaines pour obtenir des conseils supplémentaires, ou à votre représentant légal si vous ne souhaitez pas en discuter avec le lieu de travail.

Questions et réponses

  • Comment puis-je répondre lorsque mon responsable m'envoie un e-mail qui dit: "Cher, je ne sais pas si vous êtes en colère ou quelque chose comme ça, mais m'envoyer un e-mail vide avec uniquement une pièce jointe n'est pas approprié"?
    Remerciez votre responsable d'avoir clarifié ses attentes. Il est important de ne pas perdre son sang-froid.
  • Mon responsable m'a envoyé un e-mail indiquant que j'étais impoli avec les clients et que je parlais mal quand je n'étais pas au téléphone. Le contexte de la conversation est complètement différent et il n'a même pas demandé avant de m'accuser.
    Dites poliment à votre responsable que vous n'avez pas été impoli avec les clients. Attendez qu'il se calme un peu s'il est en colère, car cela peut être dû au stress. Pensez également au libellé que vous avez utilisé avec les clients. Peut-être que vous ne vouliez pas vous montrer impoli, mais vous l'avez fait. Si tel est le cas, expliquez-le de manière polie à votre responsable. Je suis sûr qu'il comprendra.
  • J'ai dénoncé un employé pour abus de temps, et maintenant cet employé a été autorisé par le patron à m'envoyer un e-mail pour toutes les formes de communication. Ai-je eu tort de dénoncer l'employé pour abus? Pourquoi le patron lui permettrait-il de placer une couche supplémentaire entre nous?
    Vous avez fait ce qu'il fallait en informant votre patron que l'employé perdait du temps. Je ne sais pas comment répondre à la dernière question - c'est étrange.
  • J'ai été accusé lors d'une conversation téléphonique d'avoir envoyé un e-mail abusif que je n'ai pas fait. Quand l'accusateur a été interrogé à ce sujet, il a dit que j'avais envoyé des courriels sur ma santé, mais il mentait. Que fais-je?
    Essayez d'expliquer calmement ce que vous n'avez pas fait, et si cela ne fonctionne pas, demandez une preuve de votre "e-mail abusif".
  • Comment écrire un e-mail aux profils RH de manière alignée?
    La plupart des programmes de messagerie ont un certain nombre d'outils disponibles pour la mise en page. Sélectionnez le texte que vous souhaitez aligner, recherchez le bouton qui aligne le texte et cliquez dessus.
  • Comment répondre à un client impoli?
    Soyez aussi professionnel que possible afin de pouvoir vous défendre sans offenser le client.
  • Mon responsable avait quelque chose porté à son attention par un autre responsable. Le mien m'a envoyé un e-mail qui donnait l'impression que c'était un problème "en cours" avec moi, alors que c'est la première fois que j'en entends parler de l'une ou l'autre des parties. Comment dois-je répondre?
    Il se peut que ce soit en fait un problème permanent, mais que vous n'en étiez tout simplement pas au courant parce que personne n'a communiqué avec vous. Excusez-vous, le cas échéant, et expliquez que vous seriez heureux de rectifier le problème. Dites aussi que vous l'auriez fait plus tôt si cet autre responsable avait porté le problème à votre attention.
  • Un collègue a envoyé à mon collègue et à moi un e-mail concernant les changements apportés au bureau. Le message est condescendant et donne l'impression qu'il est notre supérieur hiérarchique. Comment gérer cela?
    Ignorez-le, et si cela devient un réel problème, confrontez votre patron à ce sujet.
  • Si un collègue / directeur de bureau lit constamment des e-mails à voix haute et sarcastique à des collègues qui ne figurent pas dans l'e-mail ou qui ne sont pas impliqués de quelque manière que ce soit dans la correspondance, est-ce une violation de la vie privée?
    Cela pourrait certainement être. À tout le moins, ce n'est pas professionnel. Consultez votre manuel de l'employé pour voir quelle est la politique de confidentialité. Signalez ensuite ce comportement au service RH ou au patron du manager si nécessaire.
  • Mon collègue m'a envoyé un e-mail critiquant mon travail et il a copié mon responsable. Comment dois-je répondre?
    Prenez-le en foulée. Dites: "Merci d'avoir pris le temps d'évaluer mon travail. J'apprécie vos commentaires et je pense que certains de ces points sont vraiment utiles. J'essaierai d'en tenir compte à l'avenir." Ne riposte pas. Cela ne vous mène nulle part, et cela légitime son rôle de vous critiquer. Vous pouvez également parler à votre responsable; dans les situations professionnelles, le retour d'expérience est réservé à la hiérarchie. Les collègues du même niveau ne sont pas autorisés à se critiquer; ils doivent aller chez le directeur, qui doit décider si et comment vous parler.

Les commentaires (1)

  • jgreenholt
    Je voulais savoir comment répondre à un mauvais e-mail.
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