Comment protéger votre vie privée lors d'un déménagement de bureau?
Lorsque vous déplacez les dossiers de l'entreprise d'un endroit à un autre, il est important de signer un contrat ou un accord formel avec votre entreprise de déménagement.
Un déménagement de bureau demande de la patience et de bonnes compétences logistiques. Le respect des meilleures pratiques en matière de protection de la vie privée nécessite de prendre en considération la manière dont les informations personnelles et confidentielles sur les clients, les employés et l'entreprise elle-même seront conservées en toute sécurité et transférées en toute sécurité dans de nouveaux locaux. La manifestation physique de ces informations par le biais de fichiers et de documents papier doit être emballée, stockée et transportée en utilisant des mesures de sécurité supplémentaires qui garantiront que la confidentialité est strictement préservée. La divulgation involontaire doit être évitée - ne mettez pas vos informations privées en danger!
Partie 1 sur 3: Protéger votre vie privée avant le déménagement de votre bureau
- 1N'oubliez jamais que vos documents sont sous votre responsabilité. Vous pouvez faire appel à votre propre personnel lors du déménagement ou engager un service de déménagement professionnel. Dans les deux cas, il est essentiel que l'organisation qui contrôle les documents déplacés sache qu'elle est responsable du transfert sécurisé de toutes les informations personnelles et confidentielles du début à la fin. Bien que les déménageurs de votre bureau puissent être responsables de la mécanique du déménagement, ils ne sont pas ultimement responsables de la confidentialité de vos documents. Une action défavorable du déménageur qui crée une opportunité pour une violation de données est un gros problème pour votre bureau. La bonne nouvelle, c'est qu'il y a des déménageurs de bureaux professionnels qui sont également dans le domaine de la gestion des documents. Ces déménageurs «hybrides» emploient des employés formés, dont les antécédents sont vérifiés et qui sont formés à la manipulation de matériel protégé.
- 2Discutez avec les déménageurs de votre bureau de la nécessité de préserver la confidentialité de certains documents et actifs sensibles. Lorsque vous déplacez les dossiers de l'entreprise d'un endroit à un autre, il est important de signer un contrat ou un accord formel avec votre entreprise de déménagement. Ceci est encore plus important lorsque ces enregistrements contiennent des informations confidentielles et personnelles. Assurez-vous que vos déménageurs comprennent parfaitement leurs responsabilités et leurs tâches supplémentaires une fois le déménagement terminé.
- Par exemple, si votre entreprise organise la centralisation de ses opérations en un seul endroit, l'entreprise de déménagement peut être amenée à trier à nouveau tous les documents et enregistrements contenant les informations personnelles.
- 3Assurez-vous de faire une élimination des documents. Lorsqu'une entreprise déménage, c'est généralement le moment idéal pour se débarrasser de tous les documents dont on n'a plus besoin. Ne jetez pas les documents à la poubelle! Tout document papier ou autre copie papier doit être déchiqueté ou brûlé. Il est de votre responsabilité de détruire toute documentation confidentielle avant le déménagement du bureau.
Discutez avec les déménageurs de votre bureau de la nécessité de préserver la confidentialité de certains documents et actifs sensibles. - 4Emballez en toute sécurité. Tous les documents qui seront déplacés vers le nouvel emplacement doivent être emballés dans des boîtes solides. N'oubliez pas de consigner le contenu de chaque boîte, à la fois manuellement et numériquement. Une fois que tous les documents sont emballés et prêts pour le mouvement, ils doivent être stockés dans un endroit sécurisé avec un accès contrôlé.
- 5Gérer l'élimination des dossiers électroniques. S'il est nécessaire de détruire définitivement les données confidentielles électroniques pendant le déménagement, vous devez prendre des précautions supplémentaires. Le simple reformatage ne garantit pas l'élimination permanente des données confidentielles. Il existe de nombreuses options logicielles commerciales pour restaurer complètement les informations effacées. Vous devez utiliser des utilitaires et des outils spéciaux pour la destruction permanente de toutes les données des disques durs et des lecteurs portables. Testez toujours par la suite, pour vérifier que tout est complètement effacé.
- 6Trouvez des installations de stockage adaptées. Assurez-vous que vous avez réservé des installations de stockage adéquates pour le stockage à long terme de vos documents. Ils doivent être sécurisés et ils devraient avoir des normes de contrôle climatique appropriées. Vous devez être sûr que ces documents seront en bon état dans plusieurs années.
- 7Enregistrez les enregistrements électroniques. Assurez-vous que toutes les données électroniques et supports de stockage qui seront déplacés dans le nouveau bureau sont enregistrés. Ces journaux vous garantiront que rien n'a été falsifié et que tout est déplacé correctement.
Partie 2 sur 3: protéger votre vie privée pendant le déménagement de l'entreprise
- 1Suivez le transport de vos documents. Vous devez toujours savoir où se trouvent vos documents confidentiels. Garder une trace de votre documentation tout le temps vous assurera de ne perdre aucune information. Dans le pire des cas, s'il manque quelque chose, vous pourrez organiser l'entreprise de déménagement pour localiser rapidement les documents perdus. Désignez quelqu'un pour vous assurer que tous les documents sont sécurisés à tout moment. Assurez-vous de vérifier vos journaux à tout moment du déménagement du bureau:
- Quand ils sont chargés dans la fourgonnette / camion;
- Quand ils arrivent à votre nouvelle destination;
- Après leur déchargement dans le nouveau bâtiment ou unité de stockage.
Bien que les déménageurs de votre bureau puissent être responsables de la mécanique du déménagement, ils ne sont pas ultimement responsables de la confidentialité de vos documents. - 2Protégez vos dossiers contre tout accès non autorisé. Si le pire se produit et que des informations sont volées ou divulguées à des parties non autorisées, votre entreprise doit en informer toutes les personnes concernées par les informations divulguées. Cela aidera à la fois à éviter des situations potentiellement embarrassantes et à organiser rapidement la récupération / la création de nouveaux documents.
- 3Trouvez un moyen de transport sécurisé. Tous les dossiers confidentiels et personnels doivent être transportés dans des camions sécurisés et verrouillés. Il est préférable de les séparer du reste des matériaux de déménagement (tels que les meubles, l'équipement, les fournitures).
- 4Sécurisez l'emplacement. Ne laissez jamais de documents confidentiels dans un endroit non sécurisé! La première chose à faire lorsqu'ils arrivent au nouvel emplacement est de les déplacer directement vers leur nouvelle zone sécurisée. Assurez-vous qu'ils sont stockés dans un endroit sécurisé avec un accès limité. Chaque entrée et sortie doit être enregistrée, même si la personne entrant est du personnel pré-approuvé. Les violations de la vie privée se produisent souvent à ce moment, alors assurez-vous que tout est sous contrôle constant.
- 5Vérifiez votre équipement de stockage. Assurez-vous que tout l'équipement de stockage des documents est en bon état. Tous les bureaux et classeurs doivent avoir des verrous fonctionnels. Toutes les clés doivent être disponibles, vérifiées et comptabilisées.
- 6Vérifiez la sécurité de l'électronique. Assurez-vous que tout stockage électronique contenant des données confidentielles est sécurisé et que l'accès par une personne non autorisée n'est pas possible.
Par exemple, si votre entreprise organise la centralisation de ses opérations en un seul endroit, l'entreprise de déménagement peut être amenée à trier à nouveau tous les documents et enregistrements contenant les informations personnelles.
Partie 3 sur 3: vous protéger après le déménagement
- 1Contrôlez l'accès de tout personnel de service. Lorsque vous déménagez votre bureau, de nombreuses tâches doivent être effectuées par divers membres du personnel de service, telles que l'installation de réseaux téléphoniques / Internet, la peinture, l'assemblage de meubles et l'installation d'ordinateurs. Ces activités ne sont souvent pas possibles avant l' arrivée des dossiers personnels. Ces tâches sont généralement effectuées par le personnel de service pendant les heures de travail, lorsque le personnel de l'entreprise peut les superviser. Cependant, il existe des cas où ces tâches sont effectuées après les heures de travail. Si tel est votre cas, embauchez des gardes supplémentaires ou attribuez ce travail à un membre de votre personnel, afin que vous puissiez superviser tout le personnel de service et vous assurer qu'aucune personne non autorisée n'a accès à des informations confidentielles.
- 2Réviser toutes les politiques et procédures internes. Chaque entreprise dispose de procédures et de politiques opérationnelles pour le stockage sécurisé des données confidentielles. Cependant, le nouvel emplacement dans lequel vous emménagez pourrait (et sera probablement) différent de votre ancien emplacement. Assurez-vous de réviser, mettre à jour et modifier toutes les politiques en fonction du nouvel endroit.
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