Comment adresser une lettre?
Pour adresser une lettre commerciale, commencez par écrire vos coordonnées dans le coin supérieur gauche, comme votre nom, le nom de votre entreprise et votre adresse postale. Vous pouvez également inclure votre numéro de téléphone et votre e-mail ci-dessous si vous le souhaitez. Ensuite, sautez un espace et écrivez le nom du destinataire, son titre si vous le connaissez et son adresse en dessous. Ensuite, sautez une ligne et écrivez la date, suivie d'une salutation à la personne à qui vous écrivez, comme «Cher M. Jones». Assurez-vous que les adresses imprimées sur l'enveloppe correspondent à celles que vous avez inscrites dans votre lettre! Pour en savoir plus sur le formatage des salutations, continuez à faire défiler!
Dans une lettre commerciale, vous utiliserez l'adresse professionnelle de votre destinataire, tandis que dans une lettre personnelle, vous utiliserez simplement son adresse personnelle ou privée.
Que vous envoyiez une lettre personnelle ou professionnelle, vous voulez vous assurer de l'adresser correctement afin qu'elle parvienne à son destinataire. De plus, vous voudrez probablement éviter d'offenser accidentellement votre destinataire en utilisant le mauvais titre. Heureusement, adresser correctement une lettre est un processus simple. Tout ce dont vous avez besoin est votre nom et adresse, le titre préféré de votre destinataire, ainsi que le nom et l'adresse de votre destinataire.
Méthode 1 sur 3: écrire une adresse sur une enveloppe
- 1Mettez votre nom et votre adresse dans le coin supérieur gauche de l'enveloppe. Il est important de mettre votre propre adresse sur la lettre afin que le bureau de poste puisse la renvoyer si elle ne peut pas être livrée. Utilisez un stylo ou un crayon pour écrire votre nom dans le coin supérieur gauche de votre enveloppe. Sous votre nom, écrivez votre adresse postale ou votre boîte postale. Sous votre adresse postale, indiquez votre ville, votre état et votre code postal.
- Vous écririez votre adresse comme ceci:
- Tyler Hamilton
- 123 Route panoramique
- Houston, TX 77007
- Vous écririez votre adresse comme ceci:
- 2Écrivez le nom complet de votre destinataire au milieu de l'enveloppe. Incluez le titre préféré de la personne, tel que M., Mme ou le Dr. Ensuite, épelez son prénom et son nom en mettant en majuscule la première lettre de chaque nom.
- Si vous écrivez à un couple, indiquez leurs deux noms à moins qu'ils ne préfèrent être appelés M. et Mme.
- Pour une famille, écrivez le nom de famille pour une lettre informelle, telle que «La famille LaCour». Si vous envoyez une lettre officielle à une famille, écrivez les parents sur la première ligne avec leurs titres, puis écrivez les noms des enfants sur la ligne sous les parents. Vous pourriez écrire «M. Micah et Mme Sarah Smith» sur la première ligne et «Callie, Mindy et Seth» sur la deuxième ligne.
- 3Incluez le nom de l'entreprise sur la ligne suivante pour une lettre commerciale. Vous n'avez pas besoin d'écrire le nom de l'entreprise si vous écrivez une lettre personnelle. Cependant, cela peut aider votre lettre à atteindre la bonne personne dans une entreprise si vous écrivez une lettre pour le travail. Mettez le nom de l'entreprise sur la ligne sous le nom du destinataire.
- Vous pourriez écrire «Université de Houston» ou «Bayou Enterprises».
- 4Mettez l'adresse postale ou la case postale du destinataire directement sous son nom. Écrivez d'abord le numéro de l'adresse, suivi du nom de la rue. Épelez le nom de la rue en entier plutôt que de l'abréger si vous écrivez une lettre commerciale ou formelle. De plus, mettez en majuscule la première lettre de chaque mot.
- Par exemple, vous écririez «Laurel Avenue» plutôt que «Laurel Ave». dans une lettre commerciale ou formelle.
- Si vous écrivez une lettre personnelle, vous pouvez écrire "Hamilton St." ou «Liberty Ln».
- 5Écrivez un numéro d'appartement ou de bureau sur la ligne d'adresse ou en dessous. Certaines adresses incluent un numéro d'appartement ou de bureau. Pour vous assurer que votre lettre arrive, incluez cette information juste après le nom de la rue ou sur la ligne en dessous. Marquer un appartement comme «apt». ou "appartement". Mettez «bureau» ou «suite» si vous envoyez la lettre à un lieu de travail.
- Vous pourriez écrire: 123 Liberty Lane Apt. 3. ou 555, avenue Laurel, bureau 44.
- 6Incluez la ville, l'état et le code postal sous l'adresse postale. Juste en dessous de l'adresse postale, écrivez la ville, suivie d'une virgule. Ensuite, mettez l'état et le code postal. Assurez-vous de capitaliser la ville et l'état.
- Par exemple, vous écrivez «Orange, TX 77630».
Astuce: chaque code postal a un code supplémentaire à 4 chiffres qui vient après. Vous pouvez trouver les 4 chiffres supplémentaires en tapant le code postal sur le site Web USPS. Si vous écrivez ces chiffres sur votre enveloppe, votre lettre arrivera plus rapidement à destination.
- 7Écrivez le nom du pays après l'adresse pour une lettre internationale. Vous ne devez inclure le pays que si vous envoyez du courrier international. Si tel est le cas, indiquez le nom du pays où réside votre destinataire directement sous son adresse. Écrivez le nom ou l'abréviation du pays en utilisant toutes les lettres majuscules.
- Vous pourriez écrire «Europe» ou «ROYAUME-UNI».
- 8Mettez un timbre-poste dans le coin supérieur droit de l'enveloppe. Le service postal ne livrera pas votre courrier à moins que vous n'incluiez les frais de port. Apposez un timbre dans le coin supérieur droit de votre enveloppe pour vous assurer qu'elle atteint sa destination.
- Si vous envoyez une lettre à l'étranger, utilisez un timbre international pour un affranchissement correct.
Cependant, cela peut aider votre lettre à atteindre la bonne personne dans une entreprise si vous écrivez une lettre pour le travail.
Méthode 2 sur 3: choisir le bon titre pour votre destinataire
- 1Se référer aux femmes comme ms. à moins que vous ne sachiez qu'ils préfèrent Mme ou Mlle. Adresser des lettres aux femmes peut être difficile parce que l'étiquette évolue avec les rôles de genre. Mme est un titre approprié pour toutes les femmes et c'est l'option la plus sûre lorsque vous vous adressez à un professionnel. Utilisez toujours Mme comme titre par défaut pour les femmes. Cependant, utilisez Miss ou Mme si vous savez que votre destinataire le préfère.
- Par exemple, vous écrivez à Mme Veronica Johnson ou à Mlle Alyson Meyer.
Conseil: si vous écrivez une lettre informelle, vous n'avez généralement pas à vous soucier de l'utilisation des titres.
- 2Appelez les hommes de tous âges mr. Il est facile d'adresser des lettres aux hommes car vous pouvez toujours utiliser Mr, quel que soit l'âge du destinataire. À moins que votre destinataire ne préfère un autre titre, utilisez toujours M. pour un gars.
- Vous écririez: «M. Todd Smith».
- 3Omettez le titre si leur sexe est inconnu ou s'ils sont neutres. Vous ne connaissez peut-être pas le sexe d'une personne si vous envoyez une lettre pour travailler ou pour postuler à un emploi. De même, vous pouvez parfois écrire à une personne non sexiste. Si tel est le cas, il est préférable d'utiliser leur nom complet sans titre. C'est toujours considéré comme formel si vous écrivez à la fois leur prénom et leur nom de famille.
- Vous pourriez écrire: «Chère Lisa Jensen».
Variante: certaines personnes non sexistes préfèrent utiliser le titre Mx. Utilisez Mx. si vous connaissez la personne à qui vous écrivez préfère ce titre.
- 4Utilisez le titre professionnel de votre destinataire s'il en a un. Il est important de respecter les titres professionnels tels que Dr., Révérend ou Honorable. Adressez-vous au destinataire en utilisant son titre professionnel s'il en a un. Mettez toujours le titre le plus élevé en premier si vous adressez la lettre à un couple.
- Vous pourriez écrire «Dr. Ashley Matthews et M. Sam Matthews» ou «Honorable Kennedy Jones».
Astuce: si vous n'êtes pas sûr du titre de quelqu'un, vous pouvez y faire référence par un titre plus élevé pour être prudent. Par exemple, disons que vous écrivez une lettre à un professeur d'université. Vous pouvez utiliser "Dr." comme leur titre même si vous n'êtes pas sûr qu'ils ont un doctorat.
- 5Utilisez un titre de poste ou «à qui cela peut concerner» si le destinataire n'est pas clair. Lorsque vous envoyez une entreprise ou une lettre de motivation, vous ne savez peut-être pas exactement qui est votre destinataire. Si tel est le cas, indiquez le nom du poste auquel vous vous adressez. Si vous n'êtes pas sûr de l'intitulé du poste, utilisez «À qui cela peut concerner» comme titre général.
- Vous pourriez écrire «Cher directeur des ressources humaines» si vous postulez pour un emploi. Si vous n'êtes pas sûr qu'il existe un responsable des ressources humaines, vous pouvez écrire «À qui cela peut concerner».
Variante: Vous pouvez également utiliser le nom du service auquel vous écrivez si vous n'êtes pas sûr du nom du destinataire ou de son titre de poste.
Pour adresser une lettre commerciale, commencez par écrire vos coordonnées dans le coin supérieur gauche, comme votre nom, le nom de votre entreprise et votre adresse postale.
Méthode 3 sur 3: mise en forme du haut d'une lettre formelle
- 1Écrivez votre prénom et votre nom dans le coin supérieur gauche de la lettre. Utilisez la forme complète et non abrégée de votre nom chaque fois que vous écrivez une lettre formelle ou professionnelle. Si vous avez un nom commun ou pensez qu'il est possible que vous soyez confondu avec quelqu'un d'autre, vous pouvez également inclure votre initiale au milieu ou une autre caractéristique distinctive, comme le suffixe "Jr."
- Lorsque vous adressez une lettre informelle à un ami ou à un être cher, vous pouvez utiliser une forme abrégée de votre prénom ou un surnom, comme "Chuck" ou "Shorty".
- Certaines versions de la lettre commerciale classique demandent que le nom de l'expéditeur figure dans la signature en bas de la lettre plutôt qu'en haut de l'adresse de retour. Les deux formats sont acceptables, choisissez celui que vous préférez.
Conseil: n'hésitez pas à mettre votre titre officiel avant votre prénom si vous êtes médecin, élu ou membre du clergé. Dans ce cas, vous écririez «Le Révérend Ichabod Sneed» au lieu de simplement «Ichabod Sneed».
- 2Indiquez le nom de votre entreprise sur la ligne suivante dans une lettre commerciale. Si vous envoyez votre lettre dans le cadre de votre travail, le nom de votre employeur doit figurer directement sous votre nom. De cette façon, votre destinataire saura dès le départ qui vous représentez et pourquoi vous pourriez écrire.
- Vous pouvez également inscrire votre titre officiel ou votre poste sur une ligne distincte sous le nom de votre employeur si vous pensez que cela sera utile à votre bénéficiaire.
Variante: si vous avez décidé d'attendre la signature pour donner votre nom, le nom de votre entreprise ou entreprise figurera sur la première ligne de l'adresse de l'expéditeur.
- 3Inscrivez votre adresse postale sur la ligne sous votre nom ou le nom de votre entreprise. Commencez par le numéro de rue, puis donnez le nom de la rue. Assurez-vous d'épeler le nom complet de la rue dans votre ligne d'adresse. En d'autres termes, vous écririez «Mulberry Lane» et non «Mulberry Ln».
- N'oubliez pas d'inclure votre numéro d'appartement ou de bureau après votre adresse postale, le cas échéant, comme dans «2529 Cypress Row, Apt. 5D».
- Votre ligne d'adresse permet à votre destinataire de savoir d'où vous écrivez et lui donne également un emplacement précis auquel il peut adresser lui-même une lettre s'il souhaite vous répondre.
- 4Mettez votre ville, état et code postal sous votre adresse postale. Écrivez d'abord le nom de la ville, puis mettez une virgule. Après la virgule, mettez votre état et votre code postal. Assurez-vous de mettre en majuscule votre ville et votre état, et épelez-les correctement.
- Contrairement à la ville et à l'état, l'état et le code postal doivent être séparés en utilisant uniquement un espace: «Santa Carla, Californie 95000».
- 5Ajoutez votre numéro de téléphone et / ou votre adresse e-mail si votre lettre est liée au travail. Il est préférable de fournir votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail afin que votre destinataire dispose d'un autre moyen de vous contacter. Si vous décidez d'inclure les deux informations, indiquez d'abord votre numéro de téléphone, puis écrivez votre adresse e-mail sur une nouvelle ligne.
- Si vous souhaitez fournir à la fois vos numéros de téléphone professionnels et personnels, mettez le deuxième numéro sur une nouvelle ligne et utilisez les préfixes «Travail:» et «Cellule:» pour indiquer clairement lequel est lequel.
- Il n'est pas nécessaire de donner votre téléphone ou votre e-mail si vous écrivez un message auquel vous ne vous attendez pas nécessairement à obtenir une réponse, comme une lettre à l'éditeur ou une plainte à l'un de vos politiciens locaux.
- 6Sautez une ligne et écrivez la date. Après votre adresse, laissez un espace pour leur écrire la date à laquelle vous écrivez votre lettre. Épelez le nom complet du mois, puis un jour et une année numériques. Par exemple, vous écrivez «5 novembre 2019» par opposition à «5 novembre 2019» ou «11-5-19».
- Si vous avez rédigé votre lettre sur plusieurs jours, utilisez la date à laquelle vous l'avez remplie.
- Bien que ce ne soit pas strictement nécessaire, l'inclusion de la date place votre lettre dans un certain laps de temps, ce qui peut être utile si elle contient des informations sensibles au facteur temps.
- 7Écrivez le nom de votre destinataire sur une nouvelle ligne sous la date. Si vous ne connaissez pas le nom complet de la personne, vous pouvez utiliser uniquement son nom de famille, avec un titre approprié, tel que «M.», «Dr» ou «Chancelier». Vous pouvez également indiquer le titre de votre destinataire en plus de son nom complet pour un effet plus formel ou respectueux, comme dans «M. Peter Walsh».
- Si votre destinataire est une femme et n'a pas de titre officiel, assurez-vous d'utiliser son mode d'adresse préféré («Mme», «Mme» ou «Miss») pour éviter de paraître présomptueuse. Si vous n'êtes pas sûr de ce qu'elle passe habituellement, le choix le plus sûr est toujours «Mme».
- Vérifiez l'orthographe du nom de la personne pour vous assurer qu'elle est correcte. Mal orthographier le nom d'une personne peut être perçu comme une négligence au mieux et au pire un manque de respect.
- 8Indiquez le titre du poste de votre destinataire si vous rédigez une lettre commerciale. Utilisez la ligne suivante pour reconnaître le poste, le bureau, le service ou l'autorité spéciale de votre bénéficiaire. La ligne de titre s'appuie sur les informations d'identification trouvées dans la ligne de nom.
- Gardez à l'esprit que vous n'aurez besoin d'incorporer une ligne de titre que si votre raison d'écrire a quelque chose à voir avec la position ou la profession de votre destinataire.
Conseil: si vous ne connaissez pas le titre officiel de la personne, remplacez simplement le nom du département ou de la division dans lequel elle travaille.
- 9Incluez le nom de l'entreprise pour laquelle votre destinataire travaille dans une lettre commerciale. Sur la ligne sous le titre de votre bénéficiaire, indiquez le nom complet de son employeur ou de l'entité spécifique qu'il représente. Cela aide à diriger votre lettre vers la bonne personne dans le bon service. Cela indique également que votre lettre est une lettre officielle.
- Cette ligne n'est pas réservée exclusivement aux noms d'entreprises et d'entreprises. Il peut également être utilisé pour des institutions telles que «l'Université de l'Alabama» ou «Hollingsworth Museum of North London».
- 10Écrivez l'adresse complète de votre destinataire dans les deux lignes suivantes. Dans une lettre commerciale, vous utiliserez l'adresse professionnelle de votre destinataire, tandis que dans une lettre personnelle, vous utiliserez simplement son adresse personnelle ou privée. Assurez-vous de mettre la ville, l'état et le code postal sur une ligne distincte sous l'adresse postale.
- Revenez sur vos lignes d'adresse avant d'envoyer votre lettre pour vous assurer qu'elles sont correctes. Si vous vous trompez dans le nom de la rue ou le code postal, il se peut que votre lettre ne parvienne pas là où elle doit aller.
- Lorsque vous adressez une lettre internationale, clouez sur une dernière ligne avec le nom du pays écrit en majuscules.
Votre ligne d'adresse permet à votre destinataire de savoir d'où vous écrivez et lui donne également un emplacement précis auquel il peut adresser lui-même une lettre s'il souhaite vous répondre.
- Assurez-vous que les adresses imprimées sur l'enveloppe correspondent à celles que vous avez répertoriées dans votre lettre.
- Aucune ponctuation n'est requise dans aucune partie des différentes adresses de votre lettre, à l'exception des virgules séparant les noms des villes et des États et à la fin de votre salutation et de votre clôture.
- Les e - mails professionnels et les lettres officielles envoyées sous forme de pièces jointes numériques doivent suivre le même format que les lettres manuscrites traditionnelles.
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