Comment obtenir un certificat de modification pour une société?
À certains endroits, des dirigeants désignés de la société doivent signer le certificat de modification.
Un certificat de modification pour une société est une forme juridique qu'une société remplit pour indiquer des changements à l'organisation, y compris un changement du nom commercial enregistré, un changement dans le type d'entreprise que la société exerce, ou un changement dans les statuts constitutifs ou les actions de la société. Remplir un certificat de modification permet à une entreprise d'effectuer les ajustements ci-dessus en fonction des lois de l'État dans lequel elle a été constituée. Un certificat de modification approuvé remplace les statuts de constitution précédemment acceptés.
Partie 1 sur 3: décider si vous avez besoin d'un certificat de modification
- 1Apporter la plupart des changements opérationnels sans affecter les statuts. Les statuts constitutifs, qui sont déposés auprès du secrétaire d'État (ou d'un autre bureau similaire dans certains États), ont un objectif limité et contiennent des informations limitées. Vous n'avez besoin d'une modification des statuts que si vous modifiez certaines des informations suivantes:
- le nom de la société
- l'objet de la société
- la durée prévue de la société
- le nombre d'actions attribuées.
- l'identité ou le lieu de l'agent enregistré. Notez, cependant, que certains États utilisent une procédure ou un formulaire différent pour changer le nom ou l'adresse de l'agent enregistré.
- En Californie, par exemple, vous ne pouvez modifier le nom et l'adresse de l'agent enregistré qu'en déposant un formulaire de déclaration d'information SI-100.
- 2Obtenir un vote des membres ou dirigeants autorisés du conseil d'administration. Les statuts de la société devraient contenir des dispositions qui orientent la procédure de modification des statuts constitutifs. Habituellement, cela se fera par le biais d'une réunion du conseil d'administration. Dans certains cas, un vote des actionnaires sera requis. Passez en revue les statuts et obtenez l'autorité appropriée pour un changement.
- 3Vérifiez auprès de votre avocat que vous devez déposer une modification. S'il y a la moindre question quant à savoir si une modification doit être déposée, vérifiez auprès de l'avocat de votre entreprise. Il s'agit d'une affaire sérieuse, et si vous apportez des modifications qui devraient être déposées dans un amendement, mais que vous ne remplissez pas les documents appropriés, vous pourriez soumettre votre société à une action en justice ou à des amendes de la part de l'État.
- 4Découvrez si votre état exige une langue ou des déclarations particulières dans l'amendement. Certains États, par exemple, exigent que l'amendement indique que le conseil d'administration et les actionnaires ont voté pour approuver l'amendement. D'autres États peuvent exiger une déclaration du vote des dirigeants. Renseignez-vous auprès du secrétaire d'État ou de la division des entreprises de votre État pour savoir si vous avez des exigences similaires.
Les statuts de la société devraient contenir des dispositions qui orientent la procédure de modification des statuts constitutifs.
Partie 2 sur 3: obtenir et remplir un certificat de modification
- 1Vérifiez auprès du bureau de votre secrétaire d'État. La plupart des États ont un formulaire approuvé que vous pouvez utiliser pour modifier vos statuts constitutifs. Consultez le site Web du secrétaire d'État et découvrez si vous pouvez télécharger le formulaire et l'imprimer, ou s'ils ont un formulaire en ligne que vous pouvez remplir et soumettre par voie électronique.
- 2Appelez directement le secrétariat d'État si vous avez des questions. Si vous ne savez pas exactement quel formulaire utiliser ou si vous devez soumettre un amendement, contactez le secrétariat d'État. Bien qu'ils ne soient généralement pas autorisés à donner des conseils juridiques, ils sont généralement experts pour orienter les gens sur l'utilisation des formulaires appropriés.
- 3Remplissez les sections nécessaires du formulaire de modification. Les modifications que vous pouvez apporter par voie de modification sont limitées, il est donc généralement assez simple de remplir le formulaire. Dans certains États, le formulaire doit être rempli en ligne ou dactylographié, tandis que dans d'autres, même un formulaire manuscrit est acceptable. Lisez simplement les instructions en haut du formulaire.
- Lors de vos modifications, référez-vous au système de numérotation initial qui a été utilisé dans les statuts originaux. Par exemple, si le nom de la société a été établi à l'origine dans l'article un, vous devez alors faire référence à l'article un dans votre amendement.
- 4Apposez les signatures nécessaires. À certains endroits, des dirigeants désignés de la société doivent signer le certificat de modification. Dans d'autres domaines, il peut s'agir de tout représentant autorisé. Renseignez-vous auprès du bureau du secrétaire d'État de votre État pour connaître vos exigences. Ne soumettez pas le formulaire sans la signature ou il pourrait ne pas être accepté.
Remplir un certificat de modification permet à une entreprise d'effectuer les ajustements ci-dessus en fonction des lois de l'État dans lequel elle a été constituée.
Partie 3 sur 3: dépôt du certificat de modification
- 1Déposer par voie électronique, si possible. Dans certains États, vous êtes autorisé à modifier les statuts en apportant des modifications en ligne et en soumettant le formulaire par voie électronique. Si vous pouvez le faire, vos modifications seront acceptées plus tôt et, en raison de la technologie, vous avez moins de chances de laisser le formulaire incomplet.
- Par exemple, le New Jersey a un formulaire électronique qui peut être utilisé pour apporter la plupart des modifications.
- La Pennsylvanie a un formulaire disponible en ligne qui peut être imprimé et envoyé par la poste ou peut être soumis par voie électronique.
- 2Dossier par courrier, si nécessaire. Si votre état n'autorise pas le dépôt électronique, obtenez une copie du formulaire soit en l'imprimant via votre ordinateur, soit en obtenant une copie papier auprès du secrétariat d'État. Remplissez le formulaire et renvoyez-le par courrier à la bonne adresse.
- 3Incluez tous les documents supplémentaires que votre état peut exiger. Dans certains cas, le secrétaire d'État peut vous demander de soumettre des documents supplémentaires avec la modification des statuts. Si vous n'incluez pas tout, votre soumission est susceptible de vous être retournée. Selon les exigences de votre état, ces documents supplémentaires peuvent inclure tout ou partie des éléments suivants:
- un affidavit d'autorisation d'apporter les modifications
- une page de garde pour la soumission de l'amendement
- la preuve de la disponibilité de la nouvelle dénomination sociale, si la modification consiste à changer la dénomination
- tout ce dont le bureau a besoin.
- 4Inclure les frais de dépôt appropriés. Le dépôt d'une modification aux statuts constitutifs nécessite généralement des frais de dépôt. Les frais varient d'un État à l'autre, mais sont généralement d'environ 37€ à 75€
- En Pennsylvanie, les frais de dépôt d'un amendement sont de 52€
- À Washington, les frais de dépôt pour une modification d'une société à but non lucratif sont de 15€, mais vous pouvez demander un service accéléré pour des frais de dépôt de 52€
- En Caroline du Sud, les frais de modification sont de 82€
- 5Recevez une copie estampillée et déposée de la modification. Si vous produisez par courrier, vous devez inclure une copie supplémentaire de la modification et demander qu'elle soit tamponnée comme preuve du dépôt et qu'elle vous soit retournée. Si vous produisez en ligne, vous devriez pouvoir imprimer une forme de preuve du dépôt.
- 6Tenir un registre de l'amendement. L'original du certificat de modification, ainsi que la preuve de dépôt estampillée, doivent être conservés dans les dossiers de l'entreprise avec les statuts constitutifs originaux. Le secrétaire de la société conserve généralement ces dossiers dans un endroit sûr pour tout besoin éventuel qui pourrait survenir à l'avenir.
Certains États, par exemple, exigent que l'amendement indique que le conseil d'administration et les actionnaires ont voté pour approuver l'amendement.
- Si votre entreprise change de nom, vous devez vérifier la disponibilité du nouveau nom. De nombreux bureaux du secrétaire d'État incluent une base de données de noms commerciaux consultable sur leurs sites Web.
- Familiarisez-vous avec les lois de votre état de la société. Les dispositions pour les sociétés varient d'un État à l'autre et doivent être suivies pour un dépôt réussi d'un certificat de modification.
- Les modifications du certificat de modification peuvent être fondées sur le fait qu'une entreprise a reçu ou non le paiement des actions avant le dépôt de la modification.
- Une société peut apporter autant de modifications à ses statuts constitutifs à l'aide d'un formulaire de certificat de modification aussi souvent qu'elle le souhaite, à condition que ces modifications ne contiennent que les informations autorisées dans le dossier de constitution original.
- Veillez à n'apporter des modifications qu'aux articles qui existent actuellement dans vos documents d'origine. N'ajoutez pas de nouveaux articles au certificat de modification.
- Pour éviter le rejet de votre demande de modification, assurez-vous de lire et de suivre les instructions de dépôt.
- Site Web, numéro de téléphone et adresse postale du secrétaire d'État
- Formulaire de certificat de modification
- Lettre de motivation
- Taxe de dépôt
Lisez aussi: Comment devenir roi de la confiture animale?
