Comment créer une base de données clients?
Une base de données client fonctionnelle comprend la possibilité de créer des informations de connexion qui permettent uniquement aux employés autorisés d'accéder aux informations.
Une base de données clients peut éliminer une grande quantité de paperasse pour une entreprise, en fournissant un référentiel unique pour les informations client précieuses qui peuvent être utilisées par les équipes de vente, le personnel du support client et même l'équipe comptable. Bien qu'il soit possible d'acheter des produits logiciels qui fournissent des formats de base pour ce type de base de données, des bases de données personnalisées peuvent être créées en gardant à l'esprit quelques notions de base sur la forme et la fonction.
- 1Achetez un logiciel de création de base de données. Choisissez un produit compatible avec le traitement de texte et les autres outils logiciels utilisés dans l'entreprise. Cela facilitera l'importation ou l'exportation de données à partir d'autres sources, ce qui permettra d'éviter d'entrer une grande quantité de données dans la base de données nouvellement créée.
- 2Déterminez le type d'informations qui seront hébergées dans la base de données clients. La plupart des conceptions comprendront des informations telles que le nom de l'entreprise, l'adresse postale, l'adresse physique, le nom du contact, les numéros de téléphone et de télécopieur et les adresses électroniques. Des données supplémentaires telles que des informations sur les conditions du contrat, la tarification et des notes sur les tâches en attente associées à chaque client sont souvent incluses dans les données capturées et conservées dans ce type de ressource électronique.
- 3Considérez les utilisations possibles de la base de données. En plus de fournir une ressource centralisée pour récupérer des données importantes, réfléchissez aux types de rapports qui pourraient être créés à l'aide des données, ou si la base de données est destinée à être utilisée comme ressource pour générer des étiquettes de publipostage, des listes de courrier électronique ou même des listes à utiliser dans la diffusion de fax. Garder cela à l'esprit vous aidera à déterminer comment nommer chacun des champs qui hébergeront les données et facilitera le processus de création de formats de rapport tirés de ces champs.
- 4Organisez les champs de données. Créez un modèle simple qui suit une séquence logique lorsqu'il s'agit de saisir des noms, des adresses et d'autres informations de contact. Cela facilite le passage d'un champ au suivant avec un minimum d'interruption et complète la saisie d'un nouveau dossier client dans un délai raisonnable.
- 5Définissez les autorisations sur chacun des champs. Cela comprend l'identification des champs qui seront inclus dans les formats de rapport ainsi que ceux qui peuvent servir de base pour le tri ou la recherche des entrées de la base de données. L'attribution des bonnes autorisations à chaque champ accélérera la récupération des bonnes données au moment et au moment où cela est nécessaire.
- 6Préparez les formats de rapport. Quelques formats de base qui peuvent être utilisés fréquemment seront souvent suffisants, bien que les utilisateurs clés puissent avoir la possibilité de créer des rapports personnalisés qui incluent des champs pertinents pour le poste de l'utilisateur et le niveau d'accès aux données client.
- 7Établissez les informations de connexion et les droits d'accès. Une base de données client fonctionnelle comprend la possibilité de créer des informations de connexion qui permettent uniquement aux employés autorisés d'accéder aux informations. Pour aller plus loin, l'attribution de différents niveaux de droits garantit que chaque utilisateur est en mesure d'afficher, de modifier et de saisir des données pertinentes pour ses responsabilités professionnelles, mais ne peut pas afficher d'autres informations utiles à d'autres membres du personnel.
- 8Passez en revue et testez la base de données clients avant la publication. Essayez d'utiliser la version bêta avec un petit groupe d'employés pour vous assurer que chacune des fonctions fonctionne comme prévu. Utilisez les résultats de ce groupe de test pour aplanir les problèmes de performances, de format et de facilité d'utilisation. Une fois que tous les problèmes sont résolus et résolus, la version finale peut être déployée dans toute l'entreprise.
Déterminez le type d'informations qui seront hébergées dans la base de données clients.
- Essayez de concevoir la base de données afin qu'il y ait de la place pour ajouter plus de champs ou de fonctionnalités à mesure que les besoins de l'entreprise changent. Cela permettra de continuer à utiliser le produit pendant plusieurs années sans avoir à le remplacer par un produit plus robuste.
- Il n'est pas rare qu'une nouvelle base de données clients prenne une période de temps prolongée à se développer. Même lorsque vous utilisez un logiciel qui permet une exécution facile d'un certain nombre de tâches, cela peut prendre des semaines pour trouver le format idéal.
Questions et réponses
- Est-ce que cela peut être utilisé mobile par les ingénieurs sur la route?Cela dépend du type de base de données que vous utilisez. Si vous utilisez une base de données MS Excel / MS Access, oui, mais gardez à l'esprit que vous devrez mettre à jour toutes les bases de données une par une manuellement. Si vous utilisez Zoho, vous pouvez l'utiliser en déplacement, mais vous aurez besoin d'une sorte de réseau mobile pour accéder à Zoho, car il s'agit d'un site Web normal.
En parallèle
