Comment utiliser les styles dans le traitement de texte?

Appliquez les styles au niveau de détail suivant dans le plan: appliquez le style «Titre 2» au deuxième niveau de titres!

N'importe qui peut produire des documents dans un traitement de texte, tel que Microsoft Word, mais ces documents nécessitent souvent un reformatage drastique lorsqu'ils sont copiés ou réutilisés dans un contexte différent. (Ce reformatage est particulièrement vrai lors de la conversion de Word en HTML!) Apprenez à utiliser les styles intégrés de votre traitement de texte pour créer un document flexible qui se convertira facilement en différents formats.

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Pensez à openoffice.org writer, microsoft word, abiword ou google docs.
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Commencez par déterminer la structure de votre document. Généralement, il comportera une (ou plusieurs) sections principales avec des titres correspondants (rubriques). Chaque section principale aura des sous-sections (encore une fois, avec les titres correspondants, également appelés sous - titres) qui vont plus en détail. (Si vous commencez votre document à partir de zéro, préparer un aperçu des titres et des sous-titres est un excellent moyen d'organiser vos pensées!)
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Recherchez le volet Office des styles dans votre traitement de texte. Dans MS Word, cliquez sur le menu Format et sélectionnez Styles et formatage; la plupart des versions de Word utiliseront une commande similaire. Au lieu du volet Office, vous pouvez également utiliser la barre d'outils Styles; il s'agit d'un champ déroulant dans la plupart des configurations Word qui affiche «Normal» par défaut. Dans OpenOffice.org, cliquez sur Format puis sur Styles et formatage (ou appuyez sur F11)
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Appliquez le style approprié à chaque titre de section et de sous-section, en fonction de son importance ou de son niveau de détail (comme vous l'avez analysé à l'étape 1 ci-dessus). Dans le(s) titre(s) de votre (vos) section(s) principale(s), placez le curseur de la souris et sélectionnez "Titre 1" dans la barre d'outils Styles ou le volet Office. Notez que le paragraphe est converti en un gros caractère gras.
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Appliquez les styles au niveau de détail suivant dans le plan: appliquez le style «Titre 2» au deuxième niveau de titres! Notez que la copie du titre 2 n'est pas aussi grande ou audacieuse que la copie du titre 1.
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Répétez si nécessaire, en descendant jusqu'au niveau de détail souhaité. A moins que vous ne rédigiez des documents techniques, scientifiques ou juridiques détaillés, vous n'aurez probablement pas besoin d'aller plus loin que la "Titre 3". (En pratique, peu de personnes peuvent suivre une discussion qui utilise plus de quatre ou cinq niveaux de titres. Si votre document nécessite plus de quatre niveaux de titres, envisagez de diviser le document en plusieurs documents.)
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Si vous incluez des puces ou des listes numérotées, rendez-vous service à vous-même et à vos collègues et évitez d'utiliser les boutons puce/numérotation dans les barres d'outils. Au lieu de cela, utilisez la barre d'outils Styles ou le volet Office et appliquez les styles "List Bullet" et/ou "List Number". Vous pouvez éviter d'avoir à insérer des puces ou des chiffres de cette façon, et le logiciel conservera et mettra même généralement à jour votre numérotation lorsque vous modifierez votre copie.
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Affichez votre document logiquement construit! Il s'agit d'un document propre et précis qui passera par la plupart des convertisseurs de documents automatisés et ressortira aussi beau que lorsqu'il est entré.

Recherchez le volet Office des styles dans votre traitement de texte.

Conseils

Dans OpenOffice, vous pouvez naviguer et explorer la structure de votre document à l'aide de la fenêtre du navigateur (ancrable dans une barre d'outils) en appuyant sur F5.
La barre d'outils Styles s'ouvre en la basculant via F11 dans OpenOffice.
Sachez que vous n'avez appliqué des styles qu'aux titres de section de votre document. Le corps de votre document sera toujours dans le style Normal.
Pour de meilleurs résultats, n'ajoutez pas de lignes vides supplémentaires entre les paragraphes. Vous pouvez ajouter cet espace vide supplémentaire au style Normal (voir l' aide de MS Word, "Modifier un style"). Ceci est fait en ajoutant un espace de marge en haut (ou en bas) de vos styles.
Avoir un aperçu formé dans ce formulaire vous aidera à automatiser la création et la maintenance d'une table des matières (TOC) pour l'ensemble de votre document.
Pour obtenir une meilleure image de l'organisation globale de votre document, essayez d'utiliser le mode Normal ou le mode Plan (disponible dans MS Word 2003 à partir du menu Affichage).

Appliquez les styles "List Bullet" et/ou "List Number" — Au lieu de cela, utilisez la barre d'outils Styles ou le volet Office et appliquez les styles "List Bullet" et/ou "List Number".

Mises en garde

Pour éviter d'encombrer votre document avec une liste interminable de noms de styles et l'incohérence visuelle qu'il entraîne généralement, essayez d'utiliser vos styles définis dans tout le document et ajoutez un nouveau style lorsque vous l'utiliserez également dans d'autres sections. Des modifications locales, ou des exceptions à la mise en forme stylisée, peuvent être réalisées au cas par cas.
Utilisez les titres pour la structure logique de votre document. Les autres styles seront ignorés lors de l'utilisation de la fonction TOC automatisée.
Les exemples et les captures d'écran sont tirés de Microsoft Word 2003. Votre logiciel de traitement de texte peut sembler différent.

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