Comment faire la diffusion de fax?
Achetez un logiciel de diffusion de fax compatible avec votre système d'exploitation.
La diffusion de fax est un service professionnel qui permet de distribuer un document fax à plusieurs endroits simultanément. S'il est possible de sous-traiter ce service à un fournisseur de télécopie, un logiciel peut permettre de gérer la tâche en interne, ce qui permet d'économiser une somme considérable. Cette approche rend également la tâche consistant à apporter des modifications aux documents ou à envoyer plusieurs transmissions de télécopie par diffusion chaque jour ouvrable un processus relativement facile.
- 1Achetez un logiciel de diffusion de fax compatible avec votre système d'exploitation. Assurez-vous que le réseau et le serveur qui hébergeront le logiciel disposent des ressources nécessaires pour prendre en charge toutes les fonctions essentielles. En cas de doute, consultez un professionnel des technologies de l'information avant de procéder à l'achat.
- 2Préparez une liste principale des destinataires de télécopie. En fonction des fonctionnalités du logiciel acheté, il peut être possible d'extraire des numéros de fax des bases de données de vente, des informations client trouvées dans un système de facturation ou des listes de marketing et de vente achetées. Étant donné que la plupart des logiciels de télécopie sont configurés pour utiliser des tableurs comme source pour les numéros de télécopie, vous pouvez soit saisir manuellement les données sur une feuille de calcul, soit importer les informations de diverses sources pour créer votre source principale.
- 3Créez des listes de spécialités à l'aide des données importées. Basez les listes sur le critère approprié pour votre entreprise. Une liste peut être réservée aux clients potentiels, tandis qu'une liste différente se concentre sur les clients actuels. Vous pouvez même créer des sous-listes spécifiques qui se concentrent sur des données démographiques spécifiques telles que l'emplacement ou le type d'industrie. Cela permet d'utiliser vos listes pour une campagne de publicité par télécopie générale ou ciblée sur un public spécifique.
- 4Configurez la transmission de fax. L'idée est de s'assurer que le document reçu par chacun sur la liste est structuré pour être facile à lire et fournit toutes les informations essentielles sur le moins de pages possible.
- 5Associez le document à la liste de numéros de fax appropriée. Pendant le processus, vérifiez deux fois pour vous assurer que la bonne liste est sélectionnée en lisant rapidement les noms des destinataires prévus.
- 6Exécutez la transmission de diffusion de fax. La plupart des programmes traiteront des listes plus volumineuses par lots, en effectuant systématiquement une rotation dans toute la liste tout en signalant les numéros occupés ou qui ne répondent pas. Ces numéros sont généralement réessayés 2 à 3 fois avant d'être renvoyés comme non livrables. À la fin du processus de transmission, le logiciel fournira un rapport d'état détaillé pour montrer à la fois les transmissions réussies et celles qui ont échoué.
La diffusion de fax est un service professionnel qui permet de distribuer un document fax à plusieurs endroits simultanément.
- Les entreprises qui travaillent avec des listes plus petites ou qui n'utilisent la diffusion de télécopies que quelques fois par an trouveront généralement que l'utilisation d'un logiciel de diffusion est un moyen abordable d'utiliser cet outil de communication. Les entreprises qui utilisent la télécopie plusieurs fois par semaine peuvent souhaiter investir dans un serveur de diffusion de télécopie de bonne foi doté de plus de ressources.
- Les utilisateurs à volume élevé qui génèrent plusieurs télécopies chaque jour peuvent préférer rechercher des prix de volume auprès des fournisseurs de communication qui offrent une large gamme d'options de diffusion de télécopie, y compris la maintenance des listes de diffusion sur un serveur distant et un historique des télécopies envoyées.
