Comment utiliser les zones de commentaires dans Microsoft Word?

Dans Word 2007 et 2010, sélectionnez Mise en page d'impression ou Mise en page Web dans le groupe Affichages de document sur le ruban du menu Affichage.

La fonction Commentaires de Microsoft Word permet à plusieurs auteurs de communiquer entre eux sur le texte d'un document Word. Utilisé conjointement avec la fonction Suivi des modifications, un éditeur peut expliquer à l'auteur les raisons pour lesquelles il a apporté des modifications au texte ou demander des éclaircissements sur un passage particulier, auquel l'auteur peut répondre par ses propres commentaires. Les versions de Word depuis Word 2002 affichent les commentaires dans des bulles dans la marge droite du document en mode Mise en page papier ou Mise en page Web, et les commentaires peuvent également être affichés dans le volet de révision. Vous pouvez afficher ou masquer ces commentaires et les ajouter, les modifier et les supprimer; les étapes ci-dessous vous expliquent comment.

Méthode 1 sur 8: affichage des commentaires

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Activez la fonction de balisage. La façon dont vous activez la fonctionnalité dépend de la version de Word que vous utilisez. Word 2003 et les versions antérieures utilisent l'ancienne interface de menu et de barre d'outils, tandis que Word 2007 et 2010 utilisent la nouvelle interface de ruban de menu.
- Dans Word 2003, sélectionnez "Marquage" dans le menu "Affichage".
- Dans Word 2007 et 2010, cliquez sur le menu déroulant "Afficher le balisage" dans le groupe Suivi du ruban du menu Révision et assurez- vous que l'option Commentaires est cochée.
- Sélectionner à nouveau le balisage dans le menu Affichage dans Word 2003 ou décocher l'option Commentaires dans Word 2007 ou 2010 désactivera la fonction de balisage, masquant les commentaires.
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Choisissez la bonne vue d'affichage si nécessaire. Les bulles de commentaires s'affichent uniquement lorsque votre document est en mode Mise en page avant impression, en mode Mise en page Web ou en mode Lecture plein écran dans Word 2007 et 2010. Pour modifier l'affichage, procédez comme suit:
- Dans Word 2003, cliquez sur Mise en page d'impression ou Mise en page Web dans le menu Affichage.
- Dans Word 2007 et 2010, sélectionnez Mise en page d'impression ou Mise en page Web dans le groupe Affichages de document sur le ruban du menu Affichage.
- Si vous n'avez pas la vue d'affichage correcte, vos commentaires n'apparaîtront pas, mais les parties du texte qui ont été mises en surbrillance pour être commentées conserveront leur surlignage et seront suivies du numéro de commentaire.

Méthode 2 sur 8: ajouter des commentaires

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Choisissez le point du texte sur lequel vous souhaitez commenter. Faites glisser votre curseur sur les mots que vous souhaitez commenter ou placez votre curseur à la fin d'un morceau de texte.
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Insérez le commentaire. Une fois que vous avez sélectionné l'option d'insertion de commentaires pour votre version de Word, une bulle apparaîtra dans la marge de droite avec des initiales d'identification et un numéro de séquence si vous êtes en mode Mise en page papier ou Mise en page Web. Si vous êtes en mode normal ou en mode Plan, un numéro apparaîtra dans le volet Révision.
- Dans Word 2003, sélectionnez Commentaire dans le menu Insertion.
- Dans Word 2007 et 2010, sélectionnez Nouveau commentaire dans le groupe Commentaires du ruban du menu Révision.
- Si votre nouveau commentaire se situe entre des commentaires existants, les commentaires qui le suivent seront renumérotés pour refléter leurs nouvelles positions dans la séquence de commentaires.
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Tapez votre commentaire dans la bulle. Toutes les fonctionnalités de mise en forme du texte, telles que la mise en gras, l'italique et le soulignement, sont disponibles pour le texte des commentaires. Vous pouvez également insérer des hyperliens dans les commentaires.

Pour modifier l'affichage, procédez comme suit: Dans Word 2003, cliquez sur Mise en page d'impression ou Mise en page Web dans le menu Affichage.

Méthode 3 sur 8: répondre aux commentaires existants

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Sélectionnez le commentaire auquel vous souhaitez répondre.
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Insérez votre commentaire de réponse. Suivez la même procédure que celle décrite pour insérer des commentaires sous «Ajout de commentaires». Les commentaires de réponse affichent l'identifiant du répondant et un numéro de séquence, suivis de l'identifiant et de la séquence du commentaire auquel on répond.
- Vous pouvez répondre à vos propres commentaires précédents. C'est un bon moyen de clarifier le libellé de vos commentaires précédents si vous pensez que vos mots originaux peuvent être mal compris.

Méthode 4 sur 8: modification des commentaires

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Activez l'affichage des commentaires, si nécessaire. Suivez les instructions sous «Affichage des commentaires» pour votre version de Microsoft Word.
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Cliquez sur la bulle dont vous souhaitez modifier le commentaire. Si vous ne pouvez pas voir le texte complet du commentaire dans la bulle de commentaire, vous pouvez activer le volet de révision pour y consulter le texte complet de votre commentaire. Consultez les instructions sous «Affichage du volet de révision».
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Apportez les modifications de texte souhaitées.

Si vous avez accidentellement ajouté le commentaire au mauvais endroit, supprimez le commentaire et commentez à nouveau au bon endroit.

Méthode 5 sur 8: suppression des commentaires

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Cliquez avec le bouton droit sur le commentaire que vous souhaitez supprimer. Cela affiche un menu contextuel.
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Sélectionnez supprimer le commentaire dans le menu contextuel. La bulle de commentaire disparaît et les numéros de séquence des commentaires qui la suivent sont chacun diminués de 1.

Méthode 6 sur 8: impression des commentaires

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Affichez votre document en mode mise en page d'impression. Voir l'étape dans "Afficher vos commentaires" sur le choix de la vue d'affichage correcte pour obtenir des instructions sur cette opération.
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Activez l'affichage des commentaires, s'il n'est pas déjà activé. Encore une fois, consultez «Afficher vos commentaires» pour obtenir des instructions pour votre version de Word.
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Déterminez les commentaires que vous souhaitez afficher et imprimer. Vous pouvez choisir d'afficher et d'imprimer les commentaires formulés par tous les réviseurs du document ou uniquement les commentaires formulés par un seul réviseur. La méthode varie légèrement selon votre version de Microsoft Word.
- Dans Word 2003, sélectionnez Afficher dans la barre d'outils Révision, puis sélectionnez Réviseurs et sélectionnez Afficher tous les réviseurs pour afficher les commentaires de chaque réviseur ou sélectionnez l'identifiant d'un réviseur spécifique pour afficher uniquement les commentaires de ce réviseur.
- Dans Word 2007 et 2010, sélectionnez Afficher le balisage dans le groupe Suivi du ruban du menu Révision et sélectionnez Tous les réviseurs dans le sous-menu Réviseurs pour afficher les commentaires de chaque réviseur ou sélectionnez l'identifiant d'un réviseur spécifique pour afficher uniquement les commentaires de ce réviseur.
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Imprimez votre document. Affichez la boîte de dialogue Imprimer dans votre version de Word et sélectionnez "Document montrant le balisage" pour imprimer les commentaires sélectionnés avec le document.
- Pour accéder à la boîte de dialogue Imprimer dans Word 2003, sélectionnez Imprimer dans le menu Fichier.
- Pour accéder à la boîte de dialogue Imprimer dans Word 2007, cliquez sur le bouton Microsoft Office en haut à gauche et sélectionnez "Imprimer" dans le menu.
- Pour accéder à la boîte de dialogue Imprimer dans Word 2010, cliquez sur l'onglet Fichier et sélectionnez "Imprimer" dans le menu Fichier sur le bord gauche de la page.
- Pour imprimer le document sans les commentaires, sélectionnez "Document" dans la boîte de dialogue Imprimer.

Méthode 7 sur 8: affichage du volet de révision

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Ouvrez le volet de révision. La méthode pour le faire dépend de votre version de Microsoft Word.
- Dans Word 2003, sélectionnez Volet Révision dans la barre d'outils Révision. (Si la barre d'outils Révision n'est pas déjà affichée, sélectionnez Barres d'outils dans le menu Affichage, puis sélectionnez Révision.)
- Dans Word 2007 et 2010, sélectionnez Volet de révision dans le groupe Suivi du ruban du menu Révision et sélectionnez Volet de révision vertical pour afficher le volet à côté de votre document ou Volet de révision horizontal pour afficher le volet sous votre document.
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Fermez le volet de révision lorsque vous avez terminé. Cliquez sur le "X" dans le coin supérieur droit.

Les commentaires qui le suivent seront renumérotés pour refléter leurs nouvelles positions dans la séquence — Si votre nouveau commentaire se situe entre des commentaires existants, les commentaires qui le suivent seront renumérotés pour refléter leurs nouvelles positions dans la séquence de commentaires.

Méthode 8 sur 8: changer l'identifiant du commentaire

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Affichez les options ou la boîte de dialogue d'options de mots. Microsoft Word utilise le nom d'utilisateur et les initiales que vous avez été invité à donner lors de l' installation de Microsoft Office. (Si vous n'avez pas fourni votre propre nom et initiales à ce stade, Word et d'autres programmes Office utiliseront le nom «Propriétaire» et l'initiale «O.») Vous pouvez modifier le nom et les initiales après l'installation en utilisant la boîte de dialogue Options dans Word 2003 ou la boîte de dialogue Options Word dans Word 2007 et Word 2010.
- Dans Word 2003, choisissez Options dans le menu Outils. Sélectionnez l'onglet Informations utilisateur.
- Dans Word 2007, cliquez sur le bouton Microsoft Office et sélectionnez Options Word. Vous pouvez également sélectionner Modifier le nom d'utilisateur dans le bouton déroulant Suivi des modifications dans le groupe Suivi du ruban du menu Révision.
- Dans Word 2010, cliquez sur l'onglet Fichier et sélectionnez Options dans le menu Fichier sur le bord gauche. Vous pouvez également sélectionner Modifier le nom d'utilisateur à partir du bouton déroulant Suivi des modifications dans le groupe Suivi du ruban du menu Révision.
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Entrez votre nom et vos initiales dans les champs sous "Personnaliser votre copie de Microsoft Office ".
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Cliquez sur OK. Cela ferme la boîte de dialogue Options Word et modifie le nom d'utilisateur et les initiales de vos entrées.
- Bien que les commentaires que vous faites après avoir modifié vos initiales refléteront le nouvel identifiant, les commentaires faits avant le changement afficheront toujours l'identifiant que vous avez utilisé précédemment.

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Conseils

Les commentaires sont codés par couleur en fonction de l'identité du réviseur et de la date de leur création. Les commentaires initiaux sont généralement affichés en rouge, tandis que les commentaires affichés par le réviseur le plus récent avant le réviseur actuel apparaissent généralement en bleu.
Vous pouvez identifier le nom complet du commentateur et la date à laquelle le commentaire a été fait en posant le curseur de votre souris sur la bulle de commentaire. Les informations apparaîtront dans une info-bulle.

Mises en garde

Vous ne pouvez pas insérer de commentaire sur du texte dans l'en-tête ou le pied de page.