Comment développer une routine pour arrêter de perdre du temps?
Ceci est utile si vous avez tendance à avoir la même routine, ou une liste de tâches similaire, tous les jours.
Peut-être êtes-vous un étudiant avec une charge de cours complète qui essaie d'être meilleur dans la gestion du temps ou vous êtes un employeur qui essaie de faire en sorte que vos employés cessent de perdre du temps. Quel que soit votre rôle, vous vous concentrez probablement sur la façon dont vous pouvez créer une routine quotidienne qui vous permettra d'arrêter de perdre du temps et de profiter au maximum de votre journée. Les stratégies organisationnelles telles que les listes et les horaires peuvent être utiles, ainsi que la prise de mesures pour éliminer toutes les distractions qui prennent un temps précieux.
Méthode 1 sur 3: utiliser une liste
- 1Créez une liste de vos tâches de la journée. Commencez par vous asseoir avec un morceau de papier et un stylo. Pensez aux tâches que vous prévoyez d'accomplir ce jour-là ou à vos engagements pour ce jour-là et notez-les tous. Il peut s'agir d'une liste telle que: «Épicerie, blanchisserie, nettoyage, devoirs» ou «Rapports d'état pour les clients, e-mails, réunion d'enregistrement, paperasse».
- Ajoutez autant de tâches que vous pouvez imaginer à la liste, des tâches mineures aux tâches plus importantes. Vous devriez essayer de penser à chaque engagement ou tâche de la journée afin d'être sûr de l'ajouter à votre liste de priorités.
- 2Classez les tâches de la priorité la plus élevée à la priorité la plus basse. Une façon de travailler plus intelligemment consiste à vous concentrer d'abord sur la priorité la plus élevée, puis à déplacer votre liste vers les éléments les moins prioritaires. C'est ce qu'on appelle la règle des 80/20, où les activités qui mènent au plus grand bénéfice devraient consommer 80% de votre temps. Les activités qui mènent au moins d'avantages devraient consommer 20% de votre temps.
- Parcourez votre liste et numérotez chaque tâche de la priorité la plus élevée à la plus basse. Vous devez ensuite les déplacer afin qu'ils soient classés du plus haut au plus bas en termes de priorité et d'avantages.
- 3Regroupez les tâches associées. Une fois que vous avez une liste de priorités numérotée ou ordonnée, vous devez commencer à regrouper les tâches plus petites pour former un processus. Par exemple, vous pouvez regrouper des tâches telles que répondre aux e-mails et téléphoner aux clients dans un processus d'une heure appelé «communication client». Vous pouvez ensuite exécuter chaque tâche dans le délai imparti de manière fluide et simple.
- Vous devriez essayer de le faire pour toutes vos tâches afin de ne pas avoir besoin de passer à des processus différents et de perdre du temps à essayer de déterminer la prochaine tâche à entreprendre. Regrouper les tâches connexes vous aidera à améliorer votre gestion du temps et à réduire votre niveau de stress au fur et à mesure que vous parcourez votre liste de priorités.
Comment puis-je arrêter de perdre du temps sur Internet? - 4Donnez-vous moins de temps pour chaque tâche. Selon la loi de Parkinson, avoir moins de temps pour accomplir une tâche réduira le temps qu'il vous faut pour l'accomplir. Plutôt que de sur-budgéter votre temps, limitez le temps que vous bloquez pour chaque tâche afin que vous soyez obligé de le faire plus rapidement. Vous pouvez le faire lentement en raccourcissant le temps que vous accordez à chaque tâche au fil du temps jusqu'à ce que vous atteigniez un point idéal où vous ne vous sentez pas pressé, mais vous n'avez pas non plus assez de temps pour tergiverser ou perdre du temps.
- Après un certain temps, vous développerez un bon sens de la gestion du temps, surtout si vous êtes obligé de ne consacrer qu'un temps limité à chaque tâche. Ceci est utile si vous avez tendance à avoir la même routine, ou une liste de tâches similaire, tous les jours.
- 5Récompensez-vous une fois que la liste est complète. Une fois que vous avez coché toutes les tâches de votre liste, généralement à la fin de votre journée de travail, vous devriez vous donner une petite récompense. Cela peut être un bon dîner, un verre de vin ou du temps libre pour faire quelque chose d'amusant et de relaxant. En vous récompensant, vous serez incité à terminer toutes vos tâches chaque jour.
- Vous pouvez également déterminer quelle sera votre récompense avant de commencer votre journée, de sorte que vous puissiez utiliser la récompense comme motivation pour accomplir vos tâches. Par exemple, disons que vous devez étudier pour un test et planifier un dîner avec des amis. Utilisez vos plans de dîner comme une raison de continuer à étudier et de terminer la tâche pendant la journée afin de ne pas manquer de dîner.
Méthode 2 sur 3: utiliser un horaire
- 1Bloquez un horaire pour chaque heure de votre journée. Prenez un morceau de papier ou utilisez un outil de calendrier sur votre ordinateur pour créer des créneaux horaires pour chaque heure de votre journée de travail ou les heures de la journée où vous êtes éveillé. Cela pourrait être de neuf à cinq ou de dix à sept. Bien que vous n'ayez pas besoin de remplir chaque période à la minute près, il peut être utile de vous assurer que chaque heure de votre journée est prise en compte dans votre emploi du temps.
- Commencez à remplir chaque heure de la journée avec vos tâches requises pour la journée. Vous pouvez commencer par les tâches les plus importantes en premier et passer aux tâches les moins importantes. De plus, si vous vous considérez comme une personne du matin, vous pouvez décider de confier les tâches les plus compliquées plus tôt dans la journée, mais si vous savez que vous avez généralement un second souffle après le déjeuner, vous pouvez effectuer des tâches compliquées plus tard dans la journée. Essayez de personnaliser votre emploi du temps en fonction de vos besoins et de vos habitudes de travail, car cela vous permettra de réussir lorsque vous l'utiliserez.
- Vous souhaiterez peut-être créer un modèle pour votre emploi du temps sur un tableau blanc ou un outil de calendrier afin de pouvoir le mettre à jour chaque jour en fonction de votre emploi du temps pour ce jour.
- 2Accordez-vous une pause de dix minutes toutes les heures à deux heures. Il peut être difficile de se concentrer sur une tâche ou un groupe de tâches pendant plus d'une à deux heures. Assurez-vous de prévoir une pause de dix minutes toutes les heures ou toutes les deux heures afin de ne pas vous sentir surchargé de travail ou stressé. Pendant la mini-pause, vous devriez vous lever et vous promener dans le bureau ou parler à un collègue dans la salle de pause. Vous pouvez aller prendre un café ou vous promener rapidement à l'extérieur. Essayez de limiter la pause à 10 minutes ou moins pour ne pas interrompre votre emploi du temps.
- Vous pouvez également prendre 10 longues respirations lentes et profondes au début de chaque heure pour vider votre esprit et faire une pause. Cela peut vous aider à avoir une certaine perspective sur une tâche que vous êtes en train d'accomplir ou à faire et à vous assurer que vous vous enregistrez avec vous-même malgré votre journée de travail bien remplie.
Quel que soit votre rôle, vous vous concentrez probablement sur la façon dont vous pouvez créer une routine quotidienne qui vous permettra d'arrêter de perdre du temps et de profiter au maximum de votre journée. - 3Essayez de faire chaque tâche correctement, la première fois. Plutôt que d'essayer de vous précipiter dans votre emploi du temps et de traiter rapidement chaque élément, prenez le temps de faire chaque tâche correctement, la première fois. Le fait de parcourir rapidement vos e-mails peut entraîner des échanges d'e-mails prolongés, en particulier si vous envoyez des e-mails cryptés ou déroutants à un client. Ralentissez et prenez le temps de rédiger des e-mails clairs, ou faites une lecture approfondie de vos notes scolaires. Faire une tâche correctement du premier coup peut vous faire gagner beaucoup de temps à long terme.
- 4Demandez à un ami ou à un collègue de vous enregistrer afin de rester sur la bonne voie. Parfois, nous avons besoin du soutien des autres pour rester concentrés sur les tâches à accomplir. Demandez à un ami proche, à un parent, à un frère ou à une sœur ou à un collègue de vous contacter toutes les deux heures pour vous assurer que vous respectez votre emploi du temps.
- Ils peuvent vous apporter une tasse de café ou vous lancer un mot amical afin que vous puissiez prendre un moment pour rire ou sourire, puis reprendre vos tâches quotidiennes. Bien que vous soyez peut-être occupé, passer un petit moment avec un ami peut vous remonter le moral et améliorer la gestion du temps.
Méthode 3 sur 3: éliminer les distractions
- 1Évitez de consulter vos e-mails au hasard. Les vérifications aléatoires des e-mails peuvent créer un modèle «start-stop-start» dans votre journée de travail et entraîner une perte de temps. Évitez d'ouvrir constamment votre e-mail tout au long de la journée, surtout si vous êtes censé vous concentrer sur une tâche différente. Planifiez trois plages horaires dans votre emploi du temps pour vérifier vos e - mails: tôt le matin, après le déjeuner et en milieu d'après-midi. Cela vous permettra de ne pas être distrait par un flux continu d'e-mails tout au long de la journée et de disposer de temps pour adresser vos e-mails.
- Ce même principe peut être appliqué à d'autres moyens de communication, comme votre messagerie vocale, vos SMS ou vos appels téléphoniques. Essayez de ne pas être disponible tout le temps, à moins que vous n'attendiez un SMS ou un appel téléphonique important. Cela limitera les interruptions de votre flux de travail et vous aidera à respecter votre emploi du temps.
- 2Mettez votre téléphone sous silence et éteignez Internet. Si possible, choisissez au moins une heure de votre journée de travail pendant laquelle vous mettez votre téléphone sous silence et désactivez votre connexion Internet. Cela peut alors vous permettre de vous concentrer sur le travail qui doit être effectué avec une concentration totale et sans aucune distraction de votre téléphone ou d'Internet.
- Vous éloigner de ces distractions faciles peut également être utile lorsque vous rédigez un article pour l'école ou un long rapport. Garder votre téléphone silencieux vous permettra de ne pas avoir d'excuse pour vérifier votre téléphone toutes les cinq minutes ou de vous laisser entraîner dans le défilement des médias sociaux.
Une fois que vous avez établi une liste de travail ou un horaire de travail et que vous avez mis en place des gardes de sécurité pour éliminer les distractions, faites appel à la volonté et à la concentration pour vous en tenir à votre routine. - 3Faites savoir aux autres autour de vous que vous ne devriez pas être interrompu. Essayez de ne pas encourager les autres à vous distraire ou à être une distraction pour les autres, en faisant savoir à tout le monde autour de vous que vous travaillez. Cela peut être en fermant votre porte ou en installant un panneau occupé. Vous pouvez également envoyer un e-mail au bureau pour rappeler à tout le monde qu'une certaine période de temps est un temps de travail silencieux au bureau.
- 4Essayez de ne pas dévier de votre routine. Une fois que vous avez établi une liste de travail ou un horaire de travail et que vous avez mis en place des gardes de sécurité pour éliminer les distractions, faites appel à la volonté et à la concentration pour vous en tenir à votre routine. La plupart des gens peuvent reconnaître la différence entre le temps bien utilisé et le temps perdu, alors essayez d'éviter de tomber dans un piège qui fait perdre du temps. Penchez-vous sur votre emploi du temps et à la fin de la journée vous pourrez savourer un sentiment d'accomplissement et du temps bien dépensé.
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Questions et réponses
- Comment puis-je arrêter de perdre du temps sur Internet?Pensez à quelque chose de productif que vous pourriez faire à la place - vous pourriez faire vos devoirs, faire des travaux ménagers ou même simplement aider les gens dans ce qu'ils font! À défaut de faire quoi que ce soit, vous pouvez libérer de l'énergie - dessiner, colorier ou créer quelque chose si vous vous sentez artistique, ou aller à l'aventure ou faire de l'exercice si cela vous plaît.
Les commentaires (1)
- J'ai aimé la section Utilisation d'une liste. Cela me semblait logique de le faire de cette façon. Merci pour les bons conseils. Je suis tellement productif maintenant.
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