Comment faire une remise dans un bureau?
Si vous quittez votre emploi et que vous devez faire un transfert pour aider à former votre successeur, parlez à votre responsable de ce que vous devrez couvrir et rédigez un document officiel détaillant tout ce que votre successeur devra savoir. Demandez à la nouvelle personne de vous surveiller pendant quelques jours et assurez-vous qu'elle a tout ce dont elle aura besoin pendant le travail. Avant de partir, organisez une dernière réunion de transfert avec votre successeur, en lui donnant l'occasion de poser toutes les questions qu'il pourrait avoir. Pour plus d'informations sur la rédaction de votre document de transfert, continuez à lire!
La dernière chose à faire avant de partir et de terminer le transfert est de faire une réunion de transfert complète avec votre successeur.
Quand vous quittez un poste, il est probable que votre gestionnaire ou superviseur vous demandera de vous aider pendant la période de transfert à votre successeur. Être organisé et proactif vous aidera à assurer une transition harmonieuse à votre entreprise et à repartir avec une excellente réputation professionnelle.
Partie 1 sur 3: organiser votre transfert
- 1Discutez du transfert avec votre responsable. Vous devriez commencer par avoir une discussion détaillée avec votre responsable pour déterminer exactement comment il souhaite que vous gériez le transfert. En fonction de votre travail et de la manière dont votre responsable aime travailler, il se peut que vous soyez invité à contribuer largement à la passation des responsabilités. Cela peut inclure la nouvelle personne qui vous observe pendant quelques jours ou plus.
- Dans la plupart des cas, vous devrez au moins préparer un document officiel de transfert.
- Discutez-en avec votre responsable et découvrez dans quelle mesure vous êtes censé contribuer et sur quoi devrait porter votre transfert.
- 2Rédigez une première ébauche de votre document de transfert. Une fois que vous avez une idée claire des attentes de votre responsable, vous pouvez commencer par rédiger un projet de document de transfert. Cela vous aidera à vous organiser et à cataloguer toutes les différentes tâches et informations que vous devrez transmettre pendant la période de transfert. Ce document doit inclure:
- Des informations détaillées sur vos activités quotidiennes, vos tâches et vos priorités.
- Un aperçu des points clés du rôle.
- Un aperçu clair de ce que l'on attend de votre successeur.
- Une liste de tous les fichiers essentiels qui seront remis. Cela peut inclure un contrat ou un programme de travail particulier.
- 3Attacher les extrémités libres. Si vous savez que vous quitterez bientôt votre poste, il peut être utile de faire un peu de travail supplémentaire pour vous assurer de résoudre les problèmes. Vous aurez un sentiment de satisfaction à y parvenir et vous aiderez également votre successeur à démarrer sur une table rase. Cela vous aidera également à vous assurer de partir dans d'excellentes conditions et avec une bonne réputation.
- Cela ne sera pas toujours possible, mais si vous avez quelque chose qui dépasse presque la limite, faites un peu de travail supplémentaire pour le faire.
- Une nouvelle personne qui conclut un accord juste au moment où il est proche de la ligne peut avoir du mal à le fermer, car elle ne connaît pas toutes ses subtilités.
Ai-je besoin d'un échantillon si je souhaite effectuer une remise dans un bureau? - 4Communiquez avec vos collègues. Avant que votre successeur ne commence, essayez de prendre le temps de parler à vos collègues du transfert et demandez-leur s'il y a quelque chose que vos collègues pensent que vous devriez souligner. S'il y a un problème en développement dont vous n'êtes pas au courant, c'est une bonne occasion de contacter la base et de le découvrir.
- Les problèmes en développement n'affecteront probablement pas vos derniers jours, mais si vous en êtes conscient, vous pouvez les signaler à votre successeur.
- C'est aussi l'occasion de s'assurer que tout le monde sait que vous partez et quand. Informez vos collègues de la période de transfert, afin qu'ils puissent en tenir compte.
- Votre productivité est susceptible de ralentir pendant le transfert, il est donc recommandé d'avertir vos collègues à l'avance.
- 5Rédigez un document officiel de transfert. La dernière étape de la préparation de votre transfert consiste à remplir un document officiel de transfert. Vous pouvez vous appuyer sur le projet de document, mais essayez d'élaborer et d'inclure toutes les informations importantes. Vous devrez parcourir le document avec votre responsable et tout autre personnel clé qu'il affectera. Essayez de terminer et de l'envoyer à votre successeur au moins quelques jours avant qu'il ne commence. Le contenu varie d'une tâche à l'autre, mais il peut inclure certains des éléments suivants:
- Une liste et un calendrier des actions.
- Un briefing des problèmes en cours.
- Un calendrier des événements à venir et des échéances.
- Mots de passe et informations de connexion.
- Une liste de contacts utiles.
- Un guide pour naviguer dans les fichiers et dossiers sur le système informatique.
Partie 2 sur 3: gérer la période de transfert
- 1Prévoyez autant de temps que possible. Lorsque votre successeur entre au bureau, il se peut que vous soyez toujours là et que l'on vous demande de faire un transfert plus complet. La durée de cette opération variera, mais dans certains cas, vous disposerez de quelques jours ou plus pour aider la nouvelle personne à se familiariser avec le travail. En règle générale, plus vous disposez de temps pour un transfert complet, plus vous pourrez transmettre d'informations.
- Il y a forcément des choses que vous avez oubliées, et avoir quelqu'un qui vous surveille est un bon moyen de les exposer à la variété des activités quotidiennes.
- 2Remettez personnellement les documents clés. Lors de la remise, il est de bonne pratique de s'assurer que tous les éléments clés de données et de documentation sont remis personnellement. Cela vous aidera à vous assurer que les choses les plus importantes sont traitées de manière appropriée et que les priorités sont clairement définies. La remise de documents en personne signifie que des informations complexes peuvent être discutées en détail avant votre départ.
- Cette opportunité d'expliquer les informations clés et pour votre successeur de vous poser des questions directes est vitale pour un bon transfert.
- Cela vous donnera également l'occasion de fournir des nuances et un contexte dans une discussion qui aurait pu être négligée autrement.
La dernière étape de la préparation de votre transfert consiste à remplir un document officiel de transfert. - 3Faites l'effort d'aider. Si vous êtes au bureau avec votre successeur, vous devez toujours être attentif et proactif. Faites l'effort d'identifier et d'aider à résoudre les problèmes survenant. Votre successeur peut être un peu timide ou intimidé dans ses premiers jours et ne pas vouloir vous embêter avec des questions.
- Assurez-vous d'indiquer clairement que vous êtes là pour aider et que les requêtes sont les bienvenues.
- En faisant cela, vous contribuerez à favoriser une situation dans laquelle la responsabilité du transfert est partagée entre vous et votre successeur.
- 4Organisez une dernière réunion de transfert. La dernière chose à faire avant de partir et de terminer le transfert est de faire une réunion de transfert complète avec votre successeur. Demandez à votre successeur d'apporter toutes les questions en suspens qu'il a et les notes qu'il a prises. Cette rencontre est une excellente occasion pour la nouvelle personne de s'assurer qu'elle comprend son rôle et ses responsabilités.
- Toute incertitude peut être dissipée lors de la réunion.
- Selon l'endroit où vous travaillez, il peut être prudent d'inviter votre responsable ou votre superviseur à assister à la réunion.
- Vous devez certainement informer votre responsable de la date et du lieu de l'événement, et lui demander s'il y a quelque chose qu'il aimerait ajouter.
Partie 3 sur 3: réflexion sur le développement à long terme
- 1Mettez en évidence l'assistance et la formation disponibles. Essayez de considérer le transfert comme une opportunité pour vous de vraiment contribuer à donner à quelqu'un les meilleures chances de réussir. Vous n'essayez pas seulement de transférer des tâches et des emplois, mais vous essayez de contribuer au développement professionnel de votre successeur et à la santé à long terme de votre ancien employeur.
- Pour ce faire, indiquez toutes les opportunités de formation pertinentes dont vous avez connaissance.
- Peut-être que lorsque vous avez commencé le travail, vous avez reçu une série de formations pour vous aider à vous adapter et à vous développer.
- Assurez-vous de le mentionner à votre successeur et encouragez-le à explorer les possibilités.
Lorsque votre successeur entre au bureau, il se peut que vous soyez toujours là et que l'on vous demande de faire un transfert plus complet. - 2Ne négligez pas la culture de travail. Si vous passez du temps avec la personne qui occupera votre poste, il est important de ne pas vous concentrer uniquement sur les aspects techniques du poste. Chaque lieu a un environnement de travail et une culture uniques qui peuvent être intimidants ou déroutants pour un nouveau venu. Assurez-vous de réserver un peu de temps pour informer la nouvelle personne du fonctionnement du bureau.
- Faites l'effort de les emmener dans le bureau et de les présenter à tout le monde.
- Assurez-vous de définir clairement le rôle du nouvel employé ainsi que celui des employés existants.
- Si la description de poste du nouvel arrivant est légèrement différente de la vôtre, ou si ses responsabilités et priorités sont concentrées ailleurs, assurez-vous que le personnel en place le reconnaisse.
- 3Fournissez vos coordonnées. Si vous voulez vraiment faire un effort supplémentaire, vous pouvez fournir vos coordonnées au nouvel employé. Vous pourriez dire qu'ils peuvent vous contacter en cas de problème majeur ou s'ils ont besoin d'un peu de conseils. Tout le monde ne sera pas heureux de le faire, et cela dépendra probablement de votre relation avec votre ancien employeur.
- Souvent, un problème peut être résolu avec un simple e-mail.
- Offrir votre aide après votre départ fera bonne impression et contribuera à renforcer votre réputation.
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Questions et réponses
- Est-il possible de passer le relais en cas de licenciement sans délai de préavis?Ça dépend. Si vous demandez du temps pour passer correctement, vous pouvez être autorisé à le faire. Cela dépend des circonstances et des politiques de l'entreprise.
- Comment envoyer du courrier de personne à personne dans un bureau?Écrivez une courte note et demandez à quelqu'un de la remettre.
- Et si je ne rencontre pas mon successeur? Y a-t-il des choses dont je devrais être conscient?Je suis dans la même situation en ce moment. J'ai dressé une liste de tous les processus en cours et affecté des personnes de mon équipe à chacun, en discussion avec mon supérieur. Dans ce cas, le transfert direct nécessite une implication ciblée d'autres collègues dans toutes les réunions et rendez-vous. La documentation écrite doit se concentrer sur les processus complexes et vulnérables aux erreurs, plutôt que sur les seuls rapports de situation.
- Ai-je besoin d'un échantillon si je souhaite effectuer une remise dans un bureau?Oui, cela vous aidera à vous préparer à votre transfert.
Questions sans réponse
- Où puis-je trouver des échantillons d'un document de transfert?
- Que doit faire un chef d'établissement pour remettre un bureau en douceur?
Les commentaires (17)
- L'article est très utile. J'ai immédiatement proposé un plan sur la façon de remettre les choses à mon patron. Merci, guide!
- La plupart du temps, les gens prennent la relève en quittant le bureau et en montrant quelques documents sur des étagères, mais maintenant j'ai appris dans cet article que c'est plus que cela. Cela implique beaucoup d'apprentissage. Cet article m'a aidé à mieux comprendre comment gérer un bureau de manière décente et professionnelle. Merci beaucoup pour cela.
- Des informations très utiles sur le processus de transfert.
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- L'explication détaillée étape par étape a été utile, car elle vous permet de savoir quoi faire ensuite.
- Ce document m'a beaucoup aidé à connaître les domaines clés lorsque vous reprenez le poste d'une personne en raison de la retraite / démission. C'est très utile et cela rend les choses beaucoup plus faciles.
- Une très bonne ventilation de ce qui est nécessaire pour un rapport de transfert. Je suis très satisfait de toutes les informations que j'ai reçues.
- Cet article m'a vraiment orienté sur la manière de passer efficacement le relais, réduisant ainsi la tâche inhérente à la transition.
- Je fais du bénévolat en tant que gestionnaire dans le secteur à but non lucratif / caritatif. Cela a été utile pour décrire un processus simple des différentes étapes du transfert. Cela a éclairé certaines questions que j'avais à propos de ma prochaine passation de contrôle. Je pense que cet article est également bon pour quelqu'un qui est dans son premier poste de direction ou de leadership avec un haut niveau de responsabilité et qui passe le relais.
- Cela m'a aidé à planifier ma lettre de remise.
- Ne négligez pas la culture de travail, j'avais tout oublié. Mon rapport de transfert était entièrement axé sur le travail, le travail et le travail.
- Je tiens à vous assurer que l'information que j'ai lue dans cet article est très utile et que j'ai commencé à l'utiliser pour former le personnel et les présidents de mon école.
- Structurer les étapes du transfert. Vraiment utile!
- Merci pour l'aide.
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- Très utile. Je viens de quitter mon travail et je veux m'assurer que le transfert se déroule aussi bien que possible, car vous vous rencontrez toujours deux fois. Je ne savais pas par où commencer, mais cet article m'a aidé à structurer mes prochaines étapes.
- Liste complète donnant matière à réflexion.
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