Comment rédiger une charte de club?
Qu'entend-on par documents juridiques lors de la rédaction d'une charte de club?
Une Charte «crée» et est le «document fondateur» de toute organisation, tout comme la Constitution l'est pour l'Europe de l'Europe. Votre charte définit ce qu'EST votre organisation et ce qu'elle peut FAIRE.
Rédiger la charte d'un club nouvellement créé peut être plus facile que vous ne l'auriez jamais pensé. Il y a des éléments essentiels qui doivent être inclus. Quelques erreurs à éviter.
- 1Réfléchissez et décrivez votre charte. Il doit avoir au moins les composants suivants:
- 2Préambule. Définissez, aussi clairement et succinctement que possible, le but de l'organisation dans un premier paragraphe. Appelez-le "Préambule de la charte de (nom de l'organisation)", ou " Énoncé de mission de (nom de l'organisation)", ou quelque chose de similaire qui identifie clairement la raison d'être de votre organisation.
- 3Nom de l'organisation. Il s'agit du nom officiel de votre organisation, sous lequel il sera connu légalement et dans tous les documents juridiques que vous pourriez générer à l'avenir.
- 4Officiers. Définissez la structure de l'organisation, en précisant les principales fonctions, responsabilités et mandat de chaque responsable.
- 5Les grands comités. Ici, n'énumérez que les comités permanents nécessaires au fonctionnement de l'organisation, c'est-à-dire «Comité des membres». Énoncez succinctement leurs rôles. Si un comité est temporaire pour une fonction ponctuelle spécifique, omettez-le et faites une référence similaire à: «Le président peut, de temps à autre, si cela est jugé nécessaire, nommer des comités temporaires pour réaliser les objectifs de cette organisation. Ils serviront uniquement dans le but ou dans le temps impartis.»
- 6Mandats. Précisez la durée des mandats des officiers, les qualifications, la manière dont ils sont choisis (c.-à-d. par le comité de nomination ou par vote populaire). Assurez-vous d'énumérer leurs responsabilités.
- 7Calendrier des réunions. Précisez votre horaire de réunion. IE, les 1er et 3e mardis de chaque mois; ou hebdomadaire le mardi, ou quels que soient vos plans.
- 8Réunions. Décrivez le but (et parfois l'ordre) de la réunion.
- 9Quorum. Décrivez ce qui constitue un quorum pour voter sur les actions et les questions soumises au groupe. (Pour info: un «quorum» est le nombre minimum de membres requis pour être présents pour constituer une «réunion officielle» des membres).
- 10Règles d'ordre. Règles de procédure: joindre une copie des règles de fonctionnement que vous écrivez pour cette organisation spécifique ou indiquer que «Toutes les réunions fonctionneront conformément aux règles de procédure de Robert (telles que modifiées)». Ensuite, assurez-vous que votre organisation a une copie à toutes les réunions pour référence.
- 11Comment modifier la charte. Décrivez comment et pourquoi votre Charte peut être amendée et quel pourcentage de vote il faudra pour amender. Typiquement, ce serait par 0,67 ou 0,75 de quorum.
- 12Amendements. N'oubliez pas d'inclure des règles pour modifier cette charte. Les choses changent.
- Travaillez sur la langue précise plus tard.
- Ne vous préoccupez pas d'abord de votre langage précis. Créez un «brouillon» juste pour mettre toutes vos exigences et idées sur papier.
- Si vous avez un «comité de la charte», confiez les responsabilités de rédaction à une seule personne. Apportez le projet au comité pour discussion et polissage.
- Soyez prêt à faire des compromis sur un langage spécifique. Vous aurez des idées différentes. Ce n'est PAS une faiblesse. C'est une force! (C'est pourquoi nous organisons en premier lieu, n'est-ce pas?)
Ai-je besoin de documents légaux si j'ai un club pour le plaisir?
- N'ayez pas «peur» de modifier la Charte, mais ne le faites que pour des questions de principe. Ce document doit être le plus simple possible. Ne l'encombrez pas de tant de détails qu'il devienne impraticable.
- Une fois la charte rédigée et avant de voter, il est sage de réfléchir à autant de situations potentielles que possible et de voir comment votre charte proposée pourrait fonctionner dans le monde réel.
- Un exemple d'Amendement pourrait être de changer la durée d'un mandat, ou d'ajouter ou de supprimer un officier.
- Gardez le libellé de votre charte aussi clair et concis que possible. Soit bref! Être trop verbeux peut rendre l'interprétation difficile pour les futurs membres.
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Questions et réponses
- Qu'entend-on par documents juridiques lors de la rédaction d'une charte de club? Ai-je besoin de documents légaux si j'ai un club pour le plaisir?Non, probablement pas. Mais gardez à l'esprit que si vous vous engagez dans des opérations financières telles que la collecte de fonds, il est toujours avantageux d'avoir des documents juridiques à disposition.
- Pour être considéré comme membre fondateur, une personne doit-elle être présente à la première réunion?Non, mais ce serait mieux si cette personne était présente à la première réunion.
