Comment organiser une fête d'anniversaire pour un ami?

Commencez à planifier au moins 3 mois à l'avance. Les grandes fêtes avec 25 invités ou plus nécessitent souvent plus de planification pour réussir. Réduisez le stress et soyez prêt en commençant suffisamment à l'avance. Commencez par créer une liste de contrôle et un calendrier de fête pour savoir quand les choses doivent être terminées. Les éléments importants à considérer incluent: la réservation du lieu, l'organisation de divertissements si nécessaire (DJ, photomaton, jeux, anecdotes, etc.), l'envoi d'invitations, la collecte de RSVP, la décoration, la nourriture et / ou la restauration, et les boissons et / ou un barman.

• Recrutez de l'aide. N'essayez pas de tout faire par vous-même. Rassemblez un groupe d'amis et de membres de la famille et déléguez des tâches. Mettez en place une «station de commande centrale», telle qu'une chaîne de messagerie électronique ou un groupe Facebook privé, pour vous tenir au courant les uns des autres. Renseignez-vous régulièrement auprès de vos assistants pour voir comment les choses se passent.
• Créez un budget et respectez-le. À quoi dépenser de l'argent, demander à d'autres amis ou à la famille de contribuer. Utilisez votre liste de contrôle comme guide pour les coûts. Appelez et demandez des devis sur les fournitures de fête, les prix des salles et les divertissements. Écrivez ces estimations à côté de chaque article, utilisez-les pour troquer une meilleure offre et suivez vos dépenses au fur et à mesure.

Faites une liste d'invités. Décidez du nombre de personnes que vous et votre ami souhaitez inviter. Organisez la liste en famille et entre amis.

• N'invitez pas plus de 20% des personnes qui peuvent s'intégrer confortablement dans votre espace de fête - généralement 70 à 80% de tous les invités y assisteront.
• Tenez compte des proches des gens et de leur intention de participer au moment de décider qui (et combien de personnes) inviter.

Choisissez la date et réservez un lieu. Ceci est important si la fête aura lieu ailleurs que chez vous. Selon la disponibilité, vous devrez peut-être faire des réservations des semaines ou des mois à l'avance. Si vous ne voulez pas avoir à organiser une fête chez vous ou dans votre appartement, vous pouvez souvent réserver des centres communautaires ou des salles paroissiales pour une somme modique. Ces endroits ont l'avantage supplémentaire de fournir des tables, des chaises et l'accès à une cuisine.

• Les éléments à prendre en compte lors du choix d'un lieu comprennent: la disponibilité du parking, s'ils servent de la nourriture, qui est responsable de l'installation et du nettoyage, la taille et le nombre de personnes pouvant accueillir confortablement.

Envoyez des invitations. Pour les grands rassemblements et lorsque vous avez des invités venant de l'extérieur de la ville, vous souhaitez envoyer des invitations au moins 60 jours à l'avance. Les invitations doivent être imprimées, adressées et postées au moins 60 jours (2 mois) à l'avance. Assurez-vous d'inclure des instructions sur la façon de RSVP (par exemple, appel, e-mail, etc.). Vos invitations doivent inclure: les hôtes de la fête (vous), le but de la fête (anniversaire de votre ami), la date, l'heure (début et fin), le lieu, la tenue (décontractée, à thème, formelle) et RSVP.

• Personnalisez vos invitations afin qu'elles reflètent le thème de l'événement ou incluez vos photos préférées de votre ami. Recherchez sur Internet des sites qui vous permettent de personnaliser des invitations, tels que Zazzle.com ou Shutterfly.com.
• Tenez les invités informés en créant un groupe Facebook privé.

Réservez un disc-jockey (DJ) (facultatif). Pour les événements plus importants, avoir de la musique professionnelle le rendra plus fluide. Les DJ aident également à faire avancer la fête. Assurez-vous d'embaucher un DJ réputé. Ils doivent être francs avec les coûts et vous envoyer un contrat stipulant les conditions de leur service. N'envoyez aucun paiement avant d'avoir vu un contrat.

Planifiez le menu. Planifiez le menu en fonction du type de fête et du nombre d'invités. Par exemple, demandez à votre amie si elle veut de la pizza et de la glace ou quelque chose de plus formel. Le type de nourriture que vous servez dépend également de votre budget. Vous pouvez économiser de l'argent en faisant tout vous-même, ou gagner du temps et des tracas en embauchant un traiteur. La plupart des entreprises de restauration facturent par personne et incluent des frais supplémentaires pour le service. Bien que les traiteurs puissent être coûteux, ils réduisent le stress et les tracas liés à l'organisation d'une fête - et se préparent également avant et nettoient après la fête. Lors de l'organisation de la nourriture et / ou de l'embauche d'un traiteur, il est important de garder à l'esprit:.

• Différents types d'aliments, tels que: apéritifs et collations, salades, plat principal et desserts.
• Si l'un de vos invités est végétalien ou végétarien, ou a des allergies alimentaires.
• Offrant une variété de boissons (alcoolisées, non alcoolisées, café, thé, eau et glace).

Achetez des décorations à l'avance. Faites une liste de décorations et commencez à acheter des choses plusieurs semaines à l'avance. Recherchez sur Internet ou allez dans un magasin de fournitures de fête pour des décorations d'anniversaire de base ou des articles à thème. Si nécessaire, commandez des articles à thème de spécialité un mois ou plus à l'avance afin qu'ils arrivent à temps pour la fête.

• Les décorations d'anniversaire de base comprennent: des bougies d'anniversaire, une bannière «Joyeux anniversaire», des banderoles, des ballons, des chapeaux d'anniversaire amusants et des nappes.
• S'il s'agit d'un anniversaire important (par exemple 21e, 30e, 40e, 50e, etc.), achetez des assiettes, des chapeaux, des serviettes, des ballons, etc. avec l'âge de votre ami. Pensez également à créer un album photo avec des photos de votre famille et de vos amis.

Mettre en place des décorations et de la nourriture. Créez une liste de contrôle pour tout ce dont vous avez besoin et préparez tout 2 heures avant l'arrivée des invités:

• Meubles: tables et chaises pour les invités, tables pour la nourriture et les gâteaux, et un espace pour les cartes et les cadeaux.
• Boissons: boissons gazeuses, pichet d'eau avec de la glace (peut également inclure des tranches de citron ou d'orange), urne à café et eau chaude pour le thé, café extras (crème, lait, sucre, bâtonnets), vin (rouge et blanc), bière, pré - des boissons ou des cocktails préparés et une chambre froide ou de la glace supplémentaire.
• Manger et boire: gobelets en plastique ou verrerie, verres à vin, couverts (couteaux, fourchettes, cuillères), petites assiettes pour apéritifs, grandes assiettes pour le repas principal, bols pour salade, salières et poivrières, beurriers et beurriers, couteaux à beurre, et cruches à eau.
• Outils alimentaires et divers: cuillères et fourchettes de service, couteaux à découper, bols supplémentaires, maniques et sous-plats, poubelles et sacs à ordures.

Faites en sorte que la fête se passe bien. Déléguez des tâches telles que la nourriture, les boissons, le nettoyage, l'organisateur de cadeaux, l'aide à la cuisine et l'installation (si vous embauchez un traiteur, il remplira la plupart de ces fonctions). Plus important encore, assurez-vous que votre ami passe un anniversaire amusant et sans stress!

• Mélangez-vous et faites de petites conversations. essayez d'approcher chaque invité et de les remercier de leur présence.
• Si vous servez de l'alcool, assurez-vous que les invités rentrent chez eux en toute sécurité. Demandez à plusieurs amis d'agir comme chauffeurs désignés ou appelez un taxi. De plus, si un invité devient ivre et agressif, écartez-le simplement et demandez à un ami sobre de le ramener à la maison.

Planifiez comme vous le feriez pour une fête ordinaire. Planifiez les choses comme vous le feriez pour une petite ou une grande fête en fonction du nombre d'invités (plus de 20 à 25 est une grande fête). Pour un petit rassemblement, commencez à planifier environ 3 à 4 semaines à l'avance. Une fête plus importante nécessite de commencer au moins 60 à 80 jours à l'avance. Créez une liste de contrôle du parti pour vous garder sur la bonne voie et organisé:

• Choisissez une date et un lieu.
• Faites une liste d'invitations, choisissez un thème et engagez des traiteurs et un DJ.
• Envoyez des invitations, planifiez le menu et planifiez des activités supplémentaires (par exemple des jeux).
• Achetez des décorations, collectez des RSVP et planifiez une activité amusante pour occuper votre ami le jour de la fête.
• Nettoyez l'espace et installez la nourriture et les décorations.

Assurez-vous que tous les invités sont sur la même page. Collaborez avec vos invités pour qu'ils sachent qu'il s'agit d'une fête surprise. Entrez en contact avec quelqu'un qui vit avec ou est proche du garçon ou de la fille d'anniversaire. Demandez-leur avec désinvolture s'ils ont des projets pour leur anniversaire. Sans gâcher la surprise, assurez-vous qu'ils ne sont pas occupés ce jour-là en leur disant que vous les emporterez pour un petit déjeuner ou un dîner d'anniversaire.

• Sinon, prévoyez d'organiser la fête quelques jours avant ou après leur anniversaire. Dites-leur que vous les emmenez au cinéma ou en concert, mais qu'en réalité vous leur organisez une fête.

Planifiez une distraction. Afin de maintenir l'élément de surprise, assurez-vous que votre ami est distrait et hors de la maison le jour de sa fête. Dites-leur que vous êtes occupé et fêtera avec eux plus tard. Demandez à plusieurs amis d'emmener le garçon ou la fille d'anniversaire pour un bon déjeuner, un film, un événement sportif ou pour une journée au spa. Assurez-vous qu'ils ne se trouvent nulle part près du lieu de la fête pendant que vous vous installez et que les invités arrivent!