Comment rédiger un énoncé des travaux (EDT)?
L'énoncé des travaux est généralement créé une fois les négociations du contrat de base terminées, mais avant le début de tout travail sur un projet.
Un énoncé des travaux (EDT) est un document (et, généralement, un contrat juridique) qui formalise l'entente entre un entrepreneur et un client. Pour chaque projet, l'énoncé des travaux précise les services spécifiques à fournir (généralement, ventilés en tâches distinctes à accomplir), le délai d'exécution de ces tâches et services, ainsi que le montant et les dates d'échéance du paiement. Son objectif fondamental est de servir de feuille de route au projet et de documenter les attentes des parties. Il devrait s'agir d'une description claire et simple en anglais de «Pourquoi», «Qui», «Quoi», «Comment», «Quand», «Où» et «Combien?».
Méthode 1 sur 2: suivre les directives générales
- 1Écrivez le SOW avant de commencer le travail. L'énoncé des travaux est généralement créé une fois les négociations du contrat de base terminées, mais avant le début de tout travail sur un projet. Parfois, cependant (en particulier pour les projets urgents), les négociations peuvent se poursuivre après le début des travaux et l'EDT n'est pas finalisé tant que le projet n'est pas bien engagé.
- 2Recherchez le format SOW requis. Il n'y a pas un seul SOW standard, car différents secteurs et projets ont des livrables et des flux de travail différents. Un bon SOW est un SOW personnalisé.
- 3Faire-le correctement la premiere fois. Bien que l'énoncé des travaux d'origine lui-même ne soit généralement pas révisé, un accord parallèle distinct appelé ordre de modification est généralement utilisé pour modifier les conditions de l'énoncé des travaux. Il est judicieux d'inclure un formulaire de demande de modification vierge avec l'énoncé des travaux. Gardez à l'esprit que les demandes de changement peuvent augmenter le coût du projet. Un SOW bien rédigé peut aider à réduire le besoin d'une demande de modification. Aucun client ne veut être dans une position où ses attentes spécifiques sont laissées sans documentation, ce qui peut entraîner des retards, une augmentation du coût total ou une insatisfaction.
Méthode 2 sur 2: maîtriser le style et les spécificités des truies
- 1Incluez l'objectif. Cette section répond à la question "Pourquoi?" Il s'agit d'un aperçu de haut niveau du projet et de ses objectifs. Les descriptions générales sont acceptables lors de la rédaction de cette «vue d'ensemble» du projet, mais évitez les termes qui pourraient être interprétés de plus d'une manière. Être clair; décrire des objectifs mesurables et réalisables qui peuvent être atteints de manière réaliste dans le délai spécifié.
Un bon SOW est un SOW personnalisé. 3 Faites-le correctement du premier coup. - 2Incluez une discussion sur la portée. Cette section fournit une déclaration définitive (pas d'options ou d'alternatives) du "Quoi?" et comment?" Quel est le travail? Comment cela sera-t-il accompli? Ou, souvent, ce qui n'est PAS le travail et ce qui ne sera PAS accompli. Quelles sont les hypothèses? Quels produits livrables (articles que l'entrepreneur présente à un client pour examen et approbation) sont produits? Ce qui, mis à part les livrables, doit se produire sur le plan administratif (gestion de projet) en termes de rapports d'avancement, de suivi du temps et d'autres communications.
- 3Ajoutez un emplacement, si possible. Cette section facultative décrit où le travail sera effectué (le cas échéant).
- 4Incluez un délai. Cette section facultative spécifie le temps total alloué pour l'achèvement du projet, le nombre maximal d'heures facturables par période et les heures spécifiques pour les examens formels ou d'autres jalons du projet.
- 5Établissez le calendrier. Cette section indique quelles tâches doivent être terminées à quelle date / heure, et qui est responsable de leur réalisation. Les descriptions des tâches et des résultats (principalement les livrables) doivent être détaillées, sans ambiguïté et simples afin d'être faciles à comprendre. Outre les livrables, le calendrier peut contenir des entrées pour les tests d'assurance qualité, les tests consommateurs et les rapports d'avancement.
- Bien que le calendrier doive être précis, ne vous concentrez pas sur le «Comment», car cela peut mettre trop d'obstacles devant la réussite du projet. Une description de base de la méthodologie requise à utiliser est suffisante.
- Le calendrier comprend souvent des détails sur les critères d'acceptation (pour mesurer la qualité du résultat) et les étapes de paiement (généralement lors de l'acceptation des livrables clés), bien que ceux-ci puissent être décrits dans une section différente et distincte.
- 6Incluez une section sur l'acceptation. Cette section décrit le mécanisme permettant aux parties de déterminer si le produit ou le service est acceptable. Les critères peuvent aller de normes de qualité mesurables à un nombre spécifié de tests, mais doivent en tout cas se prêter à une évaluation objective.
- 7Spécifiez les normes. Cette section décrit toutes les normes de l'industrie qui doivent être respectées pour exécuter le contrat. Plutôt que de reproduire physiquement les normes de l'industrie dans l'énoncé des travaux, il suffit de référencer spécifiquement un ensemble de normes.
Parfois, cependant (en particulier pour les projets urgents), les négociations peuvent se poursuivre après le début des travaux et l'EDT n'est pas finalisé tant que le projet n'est pas bien engagé. - 8Incluez les exigences en matière de main-d'œuvre. Cette section spécifie les exigences particulières en matière de main-d'œuvre, par exemple, le nombre d'employés affectés au projet, les exigences en matière d'éducation (diplômes ou certifications).
- 9Notez le prix. Cette section aborde la question "Combien?" Le paiement est-il une redevance fixe? Comment les dépenses / coûts sont-ils pris en compte? Le paiement sera-t-il effectué en une somme forfaitaire ou en plusieurs versements? Quel est le calendrier de paiement? Y a-t-il des étapes de paiement?
- 10Incluez toutes les hypothèses. La plupart des projets sont imprégnés de diverses inconnues, pour lesquelles les parties doivent émettre diverses hypothèses. Essentiellement, les hypothèses sont les conditions auxquelles l'entrepreneur s'attend à ce qu'elles existent pour achever le projet conformément aux termes de l'EDT. Par exemple, l'entrepreneur peut supposer que ses employés auront accès au réseau informatique du client afin d'installer le logiciel livrable. La section Hypothèses doit identifier autant d'hypothèses que possible et présenter un plan d'urgence ou les conséquences en cas d'échec des hypothèses.
- 11Incluez des paramètres pour la gestion de projet. Cette section décrit le processus de suivi de l'avancement du projet. Incluez des éléments tels que: des réunions hebdomadaires, des rapports d'étape réguliers, des rapports d'étape réguliers et des réunions de l'équipe de gestion de projet. Cette section est également un bon endroit pour décrire toutes les obligations supplémentaires qui pourraient découler du projet, telles que l'entretien et la réparation après la conception initiale et / ou l'installation.
- Le cas échéant, il est généralement dans l'intérêt du client de retenir une partie du paiement final jusqu'à ce que tous les produits livrables fonctionnent ensemble.
Écrivez le SOW avant de commencer le travail. - En règle générale, un SOW bien rédigé ne doit faire référence à aucun document externe (à part les normes de l'industrie).
- Assurez-vous de capturer toutes les promesses faites lors des argumentaires de vente et des négociations contractuelles dans votre SOW avant que le projet ne démarre.
- Pour détailler le calendrier, utilisez un langage de calendrier qui permet une certaine flexibilité. Par exemple, «deux mois après X, les tests d'assurance qualité seront terminés», plutôt que «le 5 juin, les tests d'assurance qualité seront terminés». Cela permet au projet de se dérouler sans heurts (sans demandes de modification) en cas de retard plus tôt dans le processus.
- L'énoncé des travaux peut être désigné «confidentiel». Si tel est le cas, l'énoncé des travaux devrait contenir une brève section décrivant les conséquences (généralement une sanction pécuniaire fixe) de toute violation de la confidentialité.
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