Comment remplir un journal de bord?
Une fois que vous connaissez les bases, remplir un journal de bord est un jeu d'enfant, que ce soit en utilisant un livre papier ou une version électronique.
Un journal de bord est un compte rendu écrit des heures que vous travaillez en conduisant un camion, un bus ou un ferry. En général, chaque journal est mis en place avec les mêmes informations de base, et ils fournissent un enregistrement de votre activité de travail. Incluez des détails tels que votre nom, la date, l'adresse de l'entreprise, les heures de service, les heures de sommeil et les heures de conduite. Une fois que vous connaissez les bases, remplir un journal de bord est un jeu d'enfant, que ce soit en utilisant un livre papier ou une version électronique.
Partie 1 sur 2: remplir les journaux quotidiens
- 1Vérifiez auprès de votre employeur si vous devez utiliser la journalisation électronique. Selon la loi, de nombreuses entreprises doivent passer au système électronique d'ici la fin de 2019, si elles n'utilisent pas déjà un système électronique. Cela varie d'un pays à l'autre, alors demandez plus d'informations à votre superviseur ou à votre responsable de la planification. Ils peuvent vous informer du moment où vous devez mettre à jour le système électronique et vous fournir des instructions détaillées sur la façon de vous inscrire et d'utiliser le logiciel.
- Les informations enregistrées avec le système électronique sont les mêmes qu'avec le livre papier, mais il est plus facile de fournir des informations plus précises avec la version électronique.
- Le système électronique utilise souvent un site Web ou une application GPS où vous pouvez facilement suivre les informations de votre quart de travail.
- Certains pays prévoient une période de "mise en place progressive", au cours de laquelle le système électronique est lentement introduit et intégré.
- 2Indiquez la date, le nom du transporteur, l'adresse du bureau principal et l'adresse du terminal. Indiquez le mois, le jour et l'année en haut du journal dans la case appropriée. Ensuite, recherchez la case «Nom du transporteur» et écrivez le nom de votre entreprise. En dessous, indiquez l'adresse complète du bureau de votre entreprise, suivie de l'adresse de votre terminal domestique. En règle générale, l'adresse de votre bureau principal et de votre terminal domestique est la même.
- Si vous travaillez principalement à partir d'un terminal différent de celui de l'emplacement principal, inscrivez l'adresse correcte dans la case "Adresse du terminal domestique".
- Lorsque vous faites cela, épelez complètement les noms de villes, plutôt que d'énumérer les abréviations. Abréviez les états pour gagner de la place si vous le souhaitez.
- Vous pouvez également répertorier votre numéro d'identification d'employé s'il figure dans votre journal de temps.
- 3Incluez le nombre total de kilomètres parcourus et le numéro du camion ou de la remorque. Une fois que vous avez ajouté la date et l'adresse de l'entreprise, recherchez la case indiquant «Kilométrage total aujourd'hui» et notez la distance que vous avez parcourue pendant ce quart de travail. En dessous se trouve généralement une case vous permettant de saisir le numéro de votre camion ou de votre unité.
- Par exemple, écrivez «650» pour la distance totale et «81 254» pour le numéro de camion.
- Si vous avez un numéro de document d'expédition, indiquez -le également dans la case appropriée.
Le journal de bord est constitué de 4 sections de 24 cases, et chaque case représente une heure. - 4Tracez une ligne à travers la section qui représente votre activité sur le temps de travail. Le journal de bord est constitué de 4 sections de 24 cases, et chaque case représente une heure. Les 4 sections se répartissent en 4 catégories: repos, sommeil, conduite et service (sans conduite). Alignez votre stylo avec la case et la section appropriées et tracez une ligne horizontale en fonction de l'heure à laquelle vous avez effectué la tâche.
- Par exemple, si vous avez conduit de 9 h 00 à 13 h 00, tracez une ligne à travers ces 4 heures.
- 5Prolongez la ligne dans les autres sections au fur et à mesure que votre quart de travail se poursuit. Lorsque vous terminez une autre tâche de temps de travail, tracez la ligne de la première section à la section suivante. Vous voulez que la ligne représentant les heures travaillées soit continue, plutôt que découpée par section. Faites cela pour les 24 heures de la journée.
- 6Notez le nombre total d'heures travaillées pour chacune des 4 sections. Après avoir tracé votre ligne, comptez le nombre total d'heures de repos, de sommeil, de conduite et de service. Écrivez-le en chiffres clairs et lisibles, en arrondissant aux 15 minutes près. Ensuite, comptez vos heures pour vous assurer qu'elles totalisent 24.
- Si vos heures totales sont inférieures à 24, vous avez mal compté vos heures. Ajustez la synchronisation par tâche jusqu'à ce que vous ayez 24 heures au total sur votre journal.
- 7Écrivez vos villes de départ et d'arrivée au bas du journal. Après avoir terminé les heures travaillées, notez le nom de la ville où vous avez commencé votre quart de travail, puis notez la ville où vous avez terminé votre quart de travail. Lorsque vous écrivez la ville, n'utilisez pas d'abréviations. Vous pouvez cependant abréger l'état.
- Par exemple, écrivez «Sacramento, CA à Portland, OR».
Pour remettre votre journal de bord, assurez-vous de suivre les instructions spécifiques fournies par votre employeur. - 8Remplissez la section «remarques» avec les détails utiles ou requis du voyage. Toutes les entreprises ne vous obligent pas à remplir la section des remarques, mais c'est votre chance de donner à vos employeurs plus d'informations sur votre quart de travail. Consultez votre employeur pour déterminer les règles et règlements à enregistrer. Au moment où un incident ou un événement se produit, rédigez une brève description ou une note. Dessinez un long tiret à travers les sections supplémentaires si vous n'avez pas à le remplir.
- Par exemple, indiquez les pannes et les accidents selon l'heure et le lieu où ils se sont produits. Écrivez les mots «panne» ou «accident» plutôt que de les abréger, ainsi que le nom de la ville. Vous pouvez abréger les états.
- Vous pouvez également laisser une note indiquant la borne kilométrique la plus proche pour donner à vos employeurs plus d'informations sur vos emplacements.
Partie 2 sur 2: Soumettre le journal de bord
- 1Signez votre journal avant de le soumettre. Après avoir rempli le journal quotidien, écrivez votre signature complète sur la ligne «Signature complète du conducteur». Écrivez votre signature en cursive. Si vous avez un copilote, vous devez également inscrire son nom sur la ligne appropriée, généralement à côté de votre signature.
- 2Soumettez votre journal de bord dans les délais appropriés pour votre emplacement. Chaque pays et entreprise a des lois différentes concernant le moment et la fréquence de soumission de vos journaux. Demandez à votre superviseur à quelle fréquence vous devez soumettre votre journal de bord, en fonction des réglementations et des protocoles gouvernementaux. La plupart des entreprises vous demandent de soumettre vos journaux de bord à la fin de la semaine de travail.
- Par exemple, de nombreuses entreprises vous demandent de soumettre vos journaux chaque semaine.
- 3Donnez votre journal de bord à votre superviseur en personne. Pour remettre votre journal de bord, assurez-vous de suivre les instructions spécifiques fournies par votre employeur. En règle générale, vous pouvez donner le journal de bord à votre responsable de la planification ou à votre superviseur en personne. Il peut y avoir un emplacement de dépôt que vous pouvez utiliser si votre superviseur n'est pas là.
Demandez à votre superviseur à quelle fréquence vous devez soumettre votre journal de bord, en fonction des réglementations et des protocoles gouvernementaux. - 4Apportez des corrections à votre journal de bord s'il est renvoyé par votre employeur. Si vous avez oublié de remplir une case ou si vous avez mal écrit des informations, votre superviseur vous renvoie votre journal de bord pour que vous puissiez le modifier. Faites la correction indiquée sur chaque journal de temps et signez vos initiales à côté. Ensuite, retournez-le à votre employeur.
- Par exemple, vous avez peut-être manqué des documents d'expédition ou peut-être que vos heures de conduite ne correspondent pas correctement.
- Achetez un journal de bord papier à la plupart des relais routiers.
- Assurez-vous que vos chiffres sont nets et lisibles. Si ce n'est pas le cas, votre employeur vous retournera votre journal de bord pour que vous puissiez le refaire.
- Si vous enfreignez les règles de votre entreprise concernant les journaux de bord, vous pouvez obtenir une pénalité de 750€-10000€ (£ 778,42-7784,25), selon les circonstances. Par conséquent, la tenue de votre journal est très importante pour vous assurer de ne pas être condamné à une amende.
Lisez aussi: Comment améliorer votre profil?
