Comment rédiger un document d'information?
Pour rédiger un document d'information, commencez par une section d'ouverture intitulée «Objectif» qui résume le problème. Ensuite, créez une section intitulée «Contexte» et décrivez les principaux faits sur le problème, en vous concentrant sur les développements récents et l'état actuel de la situation. Concluez le document avec une section «Conclusion» qui explique clairement pourquoi la question est importante. Essayez de lier le problème directement à l'intérêt personnel du lecteur pour rendre l'article plus convaincant! Pour obtenir des conseils utiles sur l'édition des documents d'information, lisez la suite!
Un document d'information permet d'attirer l'attention de quelqu'un sur un seul problème et de renseigner les détails clés qu'il ou elle a besoin de connaître.
Un document d’information décrit un problème particulier et son contexte, généralement à l’intention d’un représentant du gouvernement ou d’un autre décideur. Ces décideurs doivent faire des choix difficiles sur de nombreux sujets différents chaque jour, et ils n'ont pas le temps de faire des recherches approfondies sur chacun d'entre eux. Un document d'information permet d'attirer l'attention de quelqu'un sur un seul problème et de renseigner les détails clés qu'il ou elle a besoin de connaître. Il propose ensuite des solutions et recommande des améliorations. Savoir comment rédiger un document d'information est une compétence utile pour les étudiants, les professionnels, les politiciens et les militants communautaires. Un document d'information convaincant est concis, bien organisé et couvre les faits et les solutions les plus importants et les plus pertinents.
Partie 1 sur 4: cartographie et mise en place de votre papier
- 1Déterminez la portée du document. La portée comprend à la fois la profondeur et la largeur du papier. Dans quels détails allez-vous entrer? Combien de sujets différents allez-vous couvrir? Cela variera en fonction de la quantité d'informations que vous pouvez trouver ainsi que de la quantité d'informations que vous devrez inclure pour étayer vos réclamations.
- La détermination de la portée du document d'information est importante car elle permettra au lecteur de savoir exactement quelles informations sont couvertes et ce qui ne l'est pas.
- 2Connaissez votre public. Avant de commencer à rédiger votre document d’information, il est important de déterminer qui le lira. Cela guidera les choix que vous ferez tout au long du document. Avant de commencer, réfléchissez aux questions suivantes, et si vous ne connaissez pas les réponses, essayez de trouver:
- Qui lira cet article? Des représentants du gouvernement? Dirigeants d'entreprises? Des journalistes? Une combinaison de ceux-ci?
- Que sait déjà le public sur ce problème? Savent-ils quelque chose du tout? Qu'est-ce que le public besoin de savoir?
- Quelle autorité le public a-t-il sur la question? Quels changements est-il / elle / ils capables de faire?
- 3Planifiez les points clés. Avant de commencer à rédiger votre document d’information, vous devez définir, mentalement ou sous forme de grandes lignes, les points clés que vous souhaitez faire valoir.
- Étant donné qu'un document d'information ne fait généralement qu'une page ou deux, il doit être condensé. Les décideurs politiques sont très occupés et le vôtre n'est pas le seul problème dans leur assiette. Il n'y a pas de place pour des informations inutiles ou des explications longues. Décidez à l'avance de vos points clés pour rédiger un document d'information concis.
- 4Pensez à utiliser un modèle. Bien que le formatage d'un document d'information ne soit pas trop complexe, vous pouvez gagner du temps en téléchargeant l'un des nombreux modèles en ligne gratuits pour créer des documents d'information dans MS Word.
- Un modèle peut vous aider à organiser vos pensées et à rédiger plus rapidement un document d'information.
- 5Créez un nom, une date et des lignes d'objet. Si vous n'utilisez pas de modèle, vous devrez commencer à configurer votre papier en créant des lignes de nom, de date et d'objet.
- Le nom correspond à la personne à qui le document d'information est adressé.
- La date correspond à la date à laquelle l'article a été soumis.
- La ligne d'objet doit décrire en quelques mots le sujet principal du document d'information, tel que «La prévalence de l'intimidation dans le district scolaire du comté du Nord». Cela permet au lecteur de savoir, sans même parcourir le document, le problème qui sera résolu.
- 6Considérez une section récapitulative. Certains documents d'information comprennent une section de résumé au début de l'article, résumant l'ensemble du document en quelques points. Décidez si vous souhaitez faire cela, et si tel est le cas, réservez un espace pour cette section.
- Pour un lecteur très occupé, le résumé propose à l'avance les points clés, permettant ainsi de survoler le reste du document.
- Un document d'information bien rédigé est souvent suffisamment concis pour que cette section ne soit pas nécessaire. Cependant, pour les questions qui nécessitent une action immédiate, cela peut être un moyen de souligner l'urgence du document en indiquant clairement la date limite dans le résumé.
- Le résumé ne doit pas comporter plus de trois à quatre puces.
Pour rédiger un document d'information, commencez par une section d'ouverture intitulée «Objectif» qui résume le problème.
Partie 2 sur 4: description du problème
- 1Créez une ouverture qui résume le problème. La partie suivante du document doit décrire le problème ou le problème en détail. Commencez par une brève introduction, généralement intitulée «problème» ou «objectif», qui décrit en une phrase ou deux le principal problème sur lequel se concentre le document et / ou pourquoi vous soumettez ce document.
- Par exemple, vous pourriez écrire quelque chose comme: " Les incidents violents liés à l'intimidation sont en augmentation dans les écoles du district scolaire du comté du Nord. Les politiques disciplinaires actuelles peuvent ne pas être adéquates pour résoudre ce problème."
- 2Décrivez les principaux faits / contexte. La section suivante, intitulée «considérations» ou «contexte», devrait fournir des informations détaillées sur l'état du problème ou de la question, en se concentrant sur l'évolution récente et / ou l'état actuel de la situation.
- Cette section doit inclure les informations nécessaires au lecteur pour prendre une décision sur cette question. Les informations qui ne sont pas nécessaires à cette fin, aussi intéressantes soient-elles, doivent être exclues.
- Si vous ne l'avez pas déjà fait, faites des recherches avant d'écrire cette section. Vous voulez que les informations de la section soient aussi précises, spécifiques et à jour que possible.
- Si nécessaire, traduisez les informations pour votre public afin de rendre cette section claire et simple. Évitez le jargon, le langage technique ou les informations qui ne sont pas au cœur des préoccupations du public.
- Utilisez des statistiques et des données, le cas échéant, mais expliquez les choses en des termes que votre public pourra comprendre rapidement et facilement.
- 3Gardez vos opinions à l'écart. Votre opinion sur cette situation et / ou ce qui devrait être fait pour y remédier ne doit pas apparaître dans cette section. Gardez-le strictement factuel.
- Vous pouvez cependant choisir de discuter des avantages et des inconvénients de diverses actions proposées ou en cours, en mettant en évidence les forces et les faiblesses de chacune.
Un document d’information décrit un problème particulier et son contexte, généralement à l’intention d’un représentant du gouvernement ou d’un autre décideur.
Partie 3 sur 4: offrir des conclusions et des recommandations
- 1Rendez-le pertinent. Votre document d'information doit se terminer par des sections intitulées «conclusion» et / ou «recommandations» ou «prochaines étapes». Cette clôture devrait indiquer clairement pourquoi cette question devrait être considérée comme importante par votre lecteur.
- Essayez de lier le problème directement à l'intérêt personnel du lecteur pour rendre votre article plus convaincant.
- Par exemple, vous pourriez dire quelque chose comme: «Les incidents liés à l'intimidation amènent les parents à envisager des écoles privées. Ils sont liés à des scores inférieurs aux tests et à des taux d'obtention de diplôme, ce qui fait que nos écoles semblent moins efficaces aux yeux de la communauté. possibilités de compléter le financement par des subventions fédérales et privées. "
- 2Proposez une solution. De nombreux documents d’information proposeront une solution au problème qui a été décrit, reliant le problème à un changement de politique visant à améliorer la situation.
- Certains documents d'information décriront la ou les solutions proposées dans une section intitulée «recommandations», mais certains auteurs préfèrent les «prochaines étapes», estimant que cela a une sensation plus douce qui est moins présomptueuse ou agressive. N'oubliez pas que le lecteur sera celui qui prendra la décision finale sur cette question, pas vous.
- Cette section n'a pas besoin d'être «équilibrée» comme l'était la section Contexte / considérations. Cela peut être un endroit où vous pouvez exprimer votre point de vue sur ce qui doit être fait.
- Il convient toutefois de noter que vous n’avez pas à approuver une solution particulière. Vous pouvez également simplement exposer certaines options avec leurs avantages et inconvénients, et simplement exhorter le lecteur à considérer ces choix et à prendre des mesures pour résoudre le problème. Vous ne spécifiez pas nécessairement quelle action serait la plus appropriée.
- 3Utilisez les faits pour étayer votre argument. Vos propositions dans cette dernière section devraient découler logiquement des informations présentées dans les sections précédentes. Utilisez les faits que vous avez exposés pour montrer pourquoi la solution que vous proposez est bonne.
- Assurez-vous que toute solution que vous proposez est claire et directement liée au problème tel que vous l'avez décrit. Par exemple, imaginez que vous ayez souligné le manque de programmes de prévention de l'intimidation dans votre section précédente. Ici, il sera judicieux de proposer un tel programme, et peut-être de souligner son efficacité dans d'autres écoles. Si les programmes de prévention n'ont pas encore été mis en place, une solution comme celle-ci peut donner l'impression qu'elle est sortie de nulle part.
Partie 4 sur 4: éditer l'article
- 1Coupe. Un document d'information ne doit comporter que deux pages environ. Si, une fois que vous avez terminé, le papier est plus long que cela, votre premier passage à des fins d'édition devrait rechercher des endroits pour le couper.
- Recherchez des informations hors sujet ou moins importantes et supprimez ces informations, surtout si elles ne concernent pas la ou les solutions que vous proposez.
- De même, assurez-vous qu'il ne manque pas d'informations clés nécessaires pour rendre votre argumentation claire et convaincante. Vous devrez peut-être remplacer une information par une autre.
- Essayez de vous mettre dans la peau d'un politicien ou d'un bureaucrate pendant que vous éditez. Pensez au nombre d'informations que ces personnes reçoivent chaque jour. Ne contribuez pas au problème. Faites partie de la solution en fournissant les informations nécessaires pour prendre une décision - ni plus, ni moins.
- 2Supprimer le langage technique. Pendant que vous modifiez, gardez un œil sur le langage technique ou le jargon qui pourrait rendre votre article moins accessible. Même si vous avez cherché à éviter cela en écrivant le document, il est possible que des termes difficiles se soient introduits dans le document.
- Surtout si vous êtes un expert sur un sujet sur lequel vous écrivez, il est facile d'oublier, du moins momentanément, que le langage que vous utilisez tous les jours peut être difficile à comprendre pour les autres.
- Gardez à l'esprit qu'il n'est pas toujours immédiatement évident de savoir pourquoi quelque chose est important pour les personnes qui ne sont pas déjà familiarisées avec un sujet. Les décideurs politiques ne peuvent généralement pas être des experts sur tous les sujets sur lesquels ils doivent prendre des décisions.
- 3Assurez-vous que la structure est logique. Assurez-vous que les faits clés que vous avez inclus découlent logiquement du problème, comme vous l'avez résumé. Soyez doublement certain que toutes les solutions que vous proposez tiennent également compte de ces considérations clés.
- 4Relisez attentivement. Après avoir traité de la longueur et de l'écoulement du papier, jetez-lui un autre coup d'œil pour vous assurer qu'il est exempt de toute erreur.
- Un article avec des fautes d'orthographe, de style ou de grammaire peut être pris moins au sérieux par votre lecteur. Vous pourriez faire plus de mal que de bien en soumettant un tel article, car cela pourrait discréditer votre point de vue.
Savoir comment rédiger un document d'information est une compétence utile pour les étudiants, les professionnels, les politiciens et les militants communautaires.
- Gardez à l'esprit que même si votre article peut être adressé à une certaine personne, d'autres peuvent le lire également - les membres du personnel, les collègues et même les médias. C'est une bonne raison de garder votre écriture aussi accessible que possible, même si le lecteur visé a une certaine connaissance du sujet.
- Passez en revue les documents d'information rédigés par des leaders éminents et des professeurs accomplis pour apprendre de leurs approches persuasives.
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Questions et réponses
Questions sans réponse
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Les commentaires (8)
- Les informations étaient instructives et utiles.
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