Comment organiser les volontaires?
Si vos bénévoles font partie d'un effort continu, envoyez régulièrement des courriels ou des cartes postales d'encouragement.
De nombreuses organisations dépendent d'un grand nombre de bénévoles. Ils peuvent faire partie du fonctionnement quotidien de l'organisation ou être rassemblés spécifiquement pour un événement. Quoi qu'il en soit, il faut de la planification et de la finesse pour coordonner efficacement leurs efforts et tirer le meilleur parti des efforts généreux de votre bénévole.
- 1Divisez le travail en ensembles de tâches spécifiques.
- Par exemple, si votre équipe organise un concert en plein air, les tâches peuvent inclure la mise en place de la tente, la disposition des chaises, le test de l'équipement de sonorisation et l'accueil des invités.
- 2Donnez des instructions claires sur la tâche, en soulignant les points inhabituels ou difficiles et en faisant ressortir vos attentes. Vous pouvez également inclure des conseils de dépannage.
- Par exemple, vous pouvez spécifier que les chaises doivent être installées en colonnes de dix, avec une passerelle d'un mètre de large, et que cela doit être fait avant 16h00.
- Cela aide à expliquer l'importance de la tâche dans le contexte de l'événement.
- 3Affectez des équipes pour travailler sur les tâches. Vous pouvez demander à des gens de s'inscrire ou poser des questions à l'avance sur les compétences pertinentes.
- 4Donnez des badges pour que les gens puissent s'identifier.
- 5Prévoyez de courtes pauses programmées et assurez-vous que les gens ont accès à de l'eau, des collations et une salle de bain pendant ces périodes.
- 6Ayez un moyen de vous contacter, comme un numéro de téléphone ou un talkie-walkie.
- 7Félicitez et encouragez vos équipes de bénévoles pendant qu'elles accomplissent leurs tâches. Si un groupe éprouve des difficultés, offrez doucement des conseils constructifs ou envoyez un volontaire d'une autre équipe pour l'aider.
- 8Reconnaissez et récompensez les efforts de vos bénévoles lorsque l'événement est terminé. Vous voudrez peut-être même leur adresser un «cri» pendant l'événement. Si vos bénévoles font partie d'un effort continu, envoyez régulièrement des courriels ou des cartes postales d'encouragement. Après tout, ils consacrent leur temps et leurs efforts à votre cause!
De nombreuses organisations dépendent d'un grand nombre de bénévoles.
- Si un bénévole provoque délibérément des frictions dans les groupes, ou est autrement problématique, attribuez-lui une tâche à une seule personne.
- Plus vous planifiez à l'avance, plus il est facile de gérer un grand groupe - les membres de grands groupes ont du mal à planifier et à parvenir rapidement à un consensus.
- N'oubliez pas que ces personnes sont des bénévoles. Ne forcez pas ou n'exigez pas que les volontaires fassent quelque chose; demandez. Veillez également à ce que les exigences telles que le temps de formation, l'engagement total du temps et le matériel fourni par les bénévoles soient raisonnables. Ne surchargez pas les bénévoles si vous voulez qu’ils reviennent et continuent d’aider.
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