Comment parler gentiment au téléphone?

Demandez "Comment puis-je vous aider?" au lieu de "Puis-je vous aider?". La deuxième question est correctement répondue par un "Oui", ce qui entraînera une pause gênante, après quoi vous devrez toujours leur demander comment vous pouvez les aider.

Lorsque vous prenez un message, assurez-vous d'obtenir le prénom et le nom de la personne. Lorsque vous notez le numéro, répétez-le leur pour confirmer que vous l'avez bien entendu. Demandez à répéter les informations, mais pas plus de deux fois. Vous faites attention et vous vous souciez que le récepteur n'ait aucune confusion. L'appelant appréciera cela.

Sourire en parlant au téléphone peut donner à votre voix un ton plus amical, même dans les conversations formelles.

Si vous passez l'appel, indiquez le nom de l'entreprise, même si vous appelez quelqu'un à qui vous venez de parler. Par exemple "Bonjour, c'est Josh avec JM Law Associates ". Le simple "Ceci est Josh" peut laisser les gens confus quant à savoir à qui ils parlent.

Si vous êtes au travail, il est courant de dire le nom de votre entreprise lorsque vous décrochez le téléphone, suivi d'une offre d'aide. Par exemple: "Bonjour, bureau de John Meyer. Comment puis-je vous aider?"

Si c'est vous qui passez l'appel, une excellente étape consiste à vous identifier immédiatement - si vous êtes quelqu'un à qui votre destinataire voudra parler. "C'est John Smith qui appelle Roy Jones. Est-il disponible?"

Pensez simplement à ce qui est une bonne idée. Il est évident que vous devez être poli; c'est comme si vous étiez à table.

Gardez un stylo et du papier à portée de main pour prendre des notes. Il est impoli de demander à quelqu'un d'attendre pendant que vous parcourez la maison à la recherche d'ustensiles d'écriture. Cela est particulièrement vrai si vous parlez à un contact professionnel. Vous ne voulez pas qu'ils pensent que vous êtes un type de tenue désorganisée et survoltée.

Ne supposez pas que tout le monde a un identifiant de l'appelant ou qu'un ami reconnaîtra votre voix. Les gens ont un son différent au téléphone.

Lorsque vous fournissez un numéro de téléphone, ne dites pas le numéro trop rapidement. Dites le nombre à la même vitesse que si vous l'écriviez vous-même.

Si vous ne parvenez pas à entendre l'appelant ou si vous avez une mauvaise connexion, il est utile de lui demander s'il est capable de vous entendre d'abord avec votre voix normale et polie. Après avoir répondu, proposez-leur immédiatement et poliment de les rappeler dans l'espoir d'une meilleure connexion. De cette façon, vous avez démontré que vous êtes tout aussi préoccupé que vous êtes tous les deux capables d'entendre la conversation.