Comment prendre des messages téléphoniques?
Comment rédiger un message téléphonique?
À l'ère des téléphones portables, l'étiquette téléphonique a largement disparu. Savoir prendre des messages est toujours utile lorsque vous travaillez dans un bureau ou que vous prenez des appels pour quelqu'un d'autre. Être poli, tout noter et transmettre le message rapidement sont essentiels!
- 1Repond au telephone. La personne à l'autre bout du fil demande votre supérieur immédiat ou un collègue qui n'est pas à son bureau. La première chose à faire est de dire: «Il/elle n'est pas disponible pour le moment. Puis-je prendre un message? En supposant qu'ils disent oui, passez à l'étape suivante. S'ils disent non, insistez pour qu'ils vous permettent au moins de les aider. S'ils refusent poliment, demandez à la personne de vous donner au moins son nom et le nom de son entreprise; assurez-vous de noter son numéro d'identification de l'appel et indiquez également à la personne un bon moment pour réessayer. N'oubliez pas de demander si vous pouvez faire autre chose - ils voudront peut-être rappeler et laisser un message sur le répondeur. Assurez-vous de laisser la personne qui a appelé pour qui a appelé et quand elle pourrait réessayer.
- 2Écrire vers le bas tout ce qu'ils disent. Vous pensez peut-être que ce qu'ils disent n'est pas important, mais la personne pour qui vous écrivez le message pourrait penser que c'est le cas. Au besoin, demandez-leur de répéter les informations.
De quoi ai-je besoin pour prendre un message téléphonique? - 3Dites au revoir (et "Vous êtes les bienvenus" si cela s'applique).
- 4Donnez le message à la personne dès que possible ou laissez-le quelque part où elle le trouvera.
- Sois poli.
- Ecrire dans propre main-écriture.
- Assurez-vous de ne pas écrire la mauvaise chose. Vous ne voudriez pas que la personne qui reçoit le message se fasse une mauvaise idée.
- Stylo/crayon
- Papier
- Téléphoner
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Questions et réponses
- Pouvez-vous me donner un exemple de message téléphonique et comment je dois l'écrire?Auditeur: Judith Sawyers. Activité: Association européenne du cœur. Numéro de rappel: (###)-###-###. Message: Souhaite rencontrer M. Hawkins. Je passerai au bureau mardi.
- Puis-je avoir une liste de contrôle pour prendre un message pour un collègue?Date de l'appel: Heure de l'appel: À qui s'adresse l'appel: De: Entreprise: Téléphone: Travail ou portable? Concernant: Meilleur moment pour rappeler? Votre nom pour toutes les questions qu'ils pourraient avoir.
- Si c'est un numéro que je ne connais pas, que dois-je faire?Ne répondez pas ou attendez qu'il vous laisse un message vocal pour pouvoir lui répondre.
- Quels sont les avantages de prendre des messages téléphoniques?C'est pratique pour l'appelant, qui n'a pas à rappeler à une date ultérieure, et c'est pratique pour la personne pour qui vous prenez le message qui a peut-être été trop occupée pour prendre l'appel à ce moment-là.
- De quoi ai-je besoin pour prendre un message téléphonique?Il est toujours utile d'avoir un stylo et du papier à portée de main afin de pouvoir écrire tout ce dont la personne à l'autre bout du fil a besoin.
Questions sans réponse
- Quel est un exemple de message téléphonique?
- Comment rédiger un message téléphonique?
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