Comment collaborer?

Vous pouvez collaborer avec des personnes d'organisations à but non lucratif, d'entreprises, du secteur public ou de particuliers, mais recherchez-les d'abord.

La collaboration implique une coopération étroite, des objectifs partagés clairs et un système structuré de discussion et d'action pour les atteindre. Les méthodes collaboratives sont utiles pour tout, des projets de groupe à l'école aux initiatives communautaires impliquant plusieurs organisations. Que vous essayiez de former une collaboration entre deux groupes ou que vous essayiez d'amener un membre individuel à faire de son mieux, il existe de nombreux moyens établis pour résoudre les conflits et obtenir des résultats.

Méthode 1 sur 3: participer à une collaboration

1

Comprenez l'objectif exact et le calendrier. Le but de la collaboration doit être évident pour tous les participants. Même si vous travaillez simplement sur une mission scolaire ou un autre objectif à court terme, assurez-vous de connaître la portée exacte du projet. Êtes-vous engagé à travailler le week-end? Tout le monde comprend-il le travail spécifique requis?
2
Aidez à déléguer des tâches. Plutôt que d'essayer de tout faire, il est préférable de diviser pour conquérir. Que chacun trouve sa force et y travaille pour contribuer à l'objectif commun. Si vous vous sentez dépassé ou pensez que quelqu'un d'autre pourrait utiliser votre aide, parlez-en.
- Attribuer à chaque membre des rôles plus généraux tels que «chercheur» ou «facilitateur de réunion» rend la délégation de tâches spécifiques plus rapide et moins arbitraire.
3
Laissez tout le monde participer à la discussion. Arrêtez-vous et écoutez si vous trouvez que vous parlez plus que la plupart des autres participants. Considérez d'autres idées avant de répondre automatiquement. La collaboration prospère lorsque chaque membre reconnaît la valeur de la participation des autres membres.
- Si certains membres parlent trop, ajustez le système de discussion. Un petit groupe peut donner à chaque personne du temps de parole dans le sens des aiguilles d'une montre. Un grand groupe peut limiter les participants à un certain nombre de minutes de parole par déclaration, ou à un certain nombre de déclarations faites par réunion.
- Pour encourager les membres timides à s'exprimer, demandez-leur de donner leur avis sur un sujet qui l'intéresse ou qui les connaît.
CONSEIL D'EXPERT

Inspirez-vous du théâtre d'improvisation. Dan Klein, professeur d'improvisation, déclare: "Lorsque nous collaborons à l'improvisation, nous ne nous contentons pas de suivre l'idée de notre partenaire - nous partageons la responsabilité d'ajouter à tout ce qui est fait. Vous devez faire des offres pour inspirer votre partenaire, et vous devez accepter des offres pour que votre partenaire soit beau. Il y a cet élément à improviser où vous et votre partenaire êtes ensemble, et vous ne pouvez pas vous laisser pendre.
4
Assumez la bonne foi. Le travail collaboratif se déroule le plus efficacement dans une atmosphère de confiance. Si vous pensez que quelqu'un n'agit pas dans le meilleur intérêt du groupe, vous devriez essayer de discuter des raisons de ses actions sans porter de jugement. Si vous pointez du doigt par erreur, l'esprit de collaboration peut facilement tourner au vinaigre.
- Discutez des problèmes ouvertement, pas derrière le dos d'un coéquipier.
Si un membre du groupe ne termine pas son travail, essayez de discuter ensemble des causes sous-jacentes.
5
Suggérez des moyens de communiquer. Les collaborateurs doivent avoir la possibilité d'échanger des idées et des informations entre les réunions. Utilisez des wikis en ligne, des discussions par e-mail ou des services de partage de documents pour tenir les membres informés.
- Rencontrez-vous également en groupe pour une réunion décontractée occasionnelle. Vous travaillerez mieux ensemble si vous vous connaissez mieux.
6
Tenir les membres responsables et échanger leurs commentaires. Demandez à tout le monde de se réunir en groupe pour discuter des moyens de vous améliorer. Fixez régulièrement des jalons à court terme et discutez de la façon de les respecter si vous prenez du retard. Pour les collaborations à plus long terme, vérifiez régulièrement si tout le monde est satisfait de la progression vers l'objectif final.
- Essayez d'utiliser des métriques factuelles pour suivre les progrès. Ne vous contentez pas de demander si un membre a fait des recherches, vérifiez le nombre de pages de notes qu'il a prises ou les sources qu'il a trouvées.
- Si un membre du groupe ne termine pas son travail, essayez de discuter ensemble des causes sous-jacentes. Voir Traitement des problèmes pour des situations spécifiques.
7
Recherchez un consensus dans la mesure du possible. Les désaccords sont courants dans tout effort de groupe. Lorsque des conflits surgissent, recherchez le consensus de tous les membres sur une décision.
- Si vous ne parvenez pas à un consensus et que vous devez aller de l'avant, assurez-vous au moins que les membres en désaccord acceptent que le groupe a fait un effort raisonnable pour parvenir à un compromis. Si vous laissez un membre bouleversé, cela rendra la collaboration plus difficile.
8
Ne brûlez pas les ponts. Même s'il y a de sérieux désaccords entre les collaborateurs, essayez de garder vos émotions sous contrôle et pardonnez aux personnes qui se disputent avec vous.
- L'utilisation de l'humour au bon moment peut être idéale pour désamorcer une situation. Utilisez uniquement de l'humour autodestructeur ou des blagues inoffensives, et n'offensez pas quelqu'un en plaisantant lorsqu'il est sérieusement bouleversé.

Méthode 2 sur 3: traiter les problèmes en groupe

1
Discutez ouvertement des conflits. La nature de la collaboration implique des personnes ayant des priorités différentes qui travaillent ensemble. Des problèmes surgiront et vous devriez en discuter honnêtement au lieu de les garder dans le noir.
- Expliquez clairement que la résolution des conflits ne consiste pas à déterminer qui a raison ou tort. Gardez la discussion concentrée sur la meilleure façon d'ajuster le processus ou l'action en question pour éliminer le conflit et faire avancer la collaboration.
- Si vous voyez un membre développer des signes d'apathie ou d'hostilité, demandez-lui en privé ce qui a causé le changement. Discutez de la cause lors de la prochaine réunion si elle est liée à la collaboration.
2

N'essayez pas de résoudre chaque différence. Le but de la collaboration est d'atteindre un objectif, pas d'inculquer à chaque membre le même point de vue. Vous devriez discuter de ces différences, mais vous devrez parfois convenir que les conflits ne disparaissent pas et choisir un compromis ou une autre voie à suivre.
3
Aborder les causes sous-jacentes de la faible participation. Si un membre assiste à peine aux réunions ou ne remplit pas le rôle assigné, découvrez pourquoi et corrigez le problème:
- Demandez au membre s'il y a des problèmes avec d'autres membres ou le processus de collaboration afin que vous puissiez en discuter ouvertement.
- Si le membre est un représentant d'une autre organisation, assurez-vous que l'organisation ne le surmenait pas. Rappelez à son patron qu'un certain niveau d'engagement était attendu et demandez par écrit les tâches du membre.
- Si le membre refuse tout simplement de participer ou ne possède pas les qualifications nécessaires, trouvez un remplaçant. Cela risque d'offenser, mais est crucial pour que la collaboration soit un succès.
Attribuer à chaque membre des rôles plus généraux tels que «chercheur» ou «facilitateur de réunion» rend la délégation de tâches spécifiques plus rapide et moins arbitraire.
4
Résolvez les disputes sur les coutumes, la langue et les choix de style. Si les membres sont habitués à ce que certaines questions soient traitées différemment, ou ont des définitions différentes d'un terme, prévoyez du temps pour en discuter et les résoudre.
- Mettez la définition des termes controversés par écrit.
- Adaptez le libellé de votre charte ou de votre énoncé de mission à un libellé sur lequel tout le monde peut s'entendre.
5
Améliorez les réunions ennuyeuses ou inefficaces. Recherchez comment organiser une réunion efficace et partagez vos résultats avec l'animateur ou l'organisateur de la réunion. Faites un effort pour renforcer la confiance et l'engagement parmi les membres.
- Même de petits gestes, comme apporter des rafraîchissements à une réunion, peuvent rendre les membres plus engagés.
- Si les réunions se déroulent lentement en raison d'un facilitateur non qualifié, sélectionnez-en un nouveau en qui tout le monde a confiance et qui a les compétences nécessaires pour gérer la discussion sans offenser personne.
6
Traitez avec des membres manipulateurs et argumentateurs. Il existe de nombreuses façons de résoudre ce problème avant de tenter de les retirer de l'équipe, ce qui peut causer du mauvais sang.
- Un comportement de contrôle ou de manipulation peut être causé par la peur. Si les membres représentent une autre organisation, ils peuvent craindre qu'elle perde son autonomie. Essayez de découvrir le problème sous-jacent et discutez-en avec la collaboration - ou, s'il s'agit d'un problème personnel, demandez-leur de le résoudre à leur propre rythme.
- Si un membre refuse un conflit d'intérêts ou ne s'exprime pas lorsqu'il s'oppose à une décision, utilisez le temps de la réunion pour discuter tour à tour du point de vue de chaque personne.
- Utilisez un système de discussion plus structuré pour vous assurer que les membres argumentateurs ne dominent pas la réunion.
7
Réduisez les disputes sur les objectifs ou les stratégies. Décidez des objectifs et des méthodes clairs que vous pouvez mettre par écrit pour réduire la confusion. Si les membres se disputent encore sur les objectifs écrits, passez plus de temps à les peaufiner.
- Cela peut signaler un désir d'accomplissements concrets, plutôt qu'un désaccord réel sur les objectifs finaux. Essayez de vous mettre d'accord sur des résultats spécifiques et des stratégies réalisables à court terme, conformément à votre charte.
8

Gérez la pression des organisations membres. Si la direction des organisations membres fait pression sur votre collaboration pour une action rapide, rappelez-leur que la collaboration a sa propre autorité. La planification est une étape nécessaire dans les efforts de collaboration.
9
Faites appel à un médiateur pour les problèmes graves. Parfois, vous devez sélectionner collectivement un médiateur tiers. Le médiateur animera une ou deux réunions pour résoudre le conflit et devrait être remplacé s'il ou elle s'implique personnellement. Faites appel à un médiateur dans les situations suivantes:
- Lorsqu'un chef de groupe est directement impliqué dans le conflit.
- Lorsqu'il y a désaccord sur l'existence ou non d'un conflit.
- Lorsque des différences culturelles sont impliquées et qu'un médiateur qui comprend les deux perspectives est nécessaire.
- Lorsque l'impartialité est essentielle, par exemple lorsque des conflits d'intérêts surviennent.
- Si le groupe est pauvre en résolution de conflit. Pensez à un médiateur qui peut former le groupe à la résolution des conflits plutôt que d'en demander un à chaque fois qu'un problème survient.

Méthode 3 sur 3: former une collaboration

1
Choisissez les bons groupes. Vous pouvez collaborer avec des personnes d'organisations à but non lucratif, d'entreprises, du secteur public ou de particuliers, mais recherchez-les d'abord. Discutez ouvertement si le groupe peut s'engager dans le type de collaboration que vous envisagez.
- Si vous recherchez également un partenaire financier, n'invitez pas une organisation en difficulté financière ou une organisation gouvernementale pendant une période de réduction des dépenses.
- Si un groupe ou un individu est connu pour ses mauvaises relations de travail, ses problèmes de confiance ou ses coups de poignard dans le dos, évitez.
Dan Klein, professeur d'improvisation, déclare: «Lorsque nous collaborons à l'improvisation, nous ne nous contentons pas de suivre l'idée de notre partenaire - nous partageons la responsabilité d'ajouter à tout ce qui est en train d'être fait.
2
Établissez un objectif clair. Assurez-vous que tous les groupes impliqués comprennent pourquoi la collaboration doit être formée et les objectifs exacts qu'elle aura. Demandez à chaque groupe de s'engager à un niveau d'implication avant de commencer.
- Déterminez un calendrier pour la collaboration. Vous rencontrerez rapidement des problèmes si un groupe s'attendait à quelques réunions et l'autre à un projet d'un an.
- Expliquez clairement vos attentes. De même, les organisations impliquées doivent savoir combien de personnes et combien de temps on attend d'elles, et dans quelle mesure le leadership sera impliqué.
- Choisissez un objectif auquel les membres peuvent s'engager. La collaboration devrait se concentrer sur les objectifs qui se chevauchent entre tous les membres et non sur l'énoncé de mission d'une organisation.
3
Impliquez les bonnes personnes. Trouvez des personnes qui ont une expérience pertinente et suffisamment de crédibilité et de confiance pour peser dans leur organisation d'origine. Ne faites pas appel à des personnes non qualifiées simplement parce qu'elles font du bénévolat ou sont votre ami personnel.
- Ne gonflez pas la collaboration avec trop de membres. Plus il y en a, plus cela ralentira, alors choisissez-en seulement assez pour atteindre votre objectif et traiter les problèmes spécialisés qui pourraient survenir.
- Si l'objectif implique de vastes changements organisationnels pour les groupes membres, vous avez besoin du leadership de chaque groupe impliqué.
- Incluez un conseiller juridique si vous prévoyez de collecter des fonds dans le cadre d'une collaboration.
- Envisagez de faire appel à des personnes supplémentaires extérieures aux organisations centrales si nécessaire. Un membre du conseil scolaire, du gouvernement municipal ou du secteur des affaires peut être en mesure de fournir des informations auxquelles vous n'auriez pas accès autrement.
4
Expliquez clairement le rôle de chaque membre. Tout le monde a-t-il un pouvoir de décision égal? Une personne fournit-elle des conseils d'experts dans un domaine spécialisé, et cette personne est-elle également membre à part entière? Faites savoir à chaque personne combien de temps on attend d'elle en termes de réunions auxquelles il participe et de travail extérieur effectué.
- Discutez également du processus par lequel les nouveaux membres sont acceptés et les membres existants sont retirés de la collaboration.
5
Rédigez une charte de collaboration. Ne plongez pas tout de suite dans l'action; vous gagnerez du temps et augmenterez l'efficacité en établissant d'abord la nature de la collaboration par écrit. Faites-le lors de la discussion lors de votre première réunion. Incluez les éléments suivants:
- Mission et but. Celles-ci devraient déjà avoir été établies, mais vous devrez peut-être passer du temps à discuter des détails ou du libellé. Incluez un calendrier et des objectifs jalons.
- Processus de leadership et de prise de décision. Ce sont des éléments extrêmement importants. Tout le monde doit s'entendre sur qui a le (s) rôle (s) de leadership et quels pouvoirs exacts ceux-ci comprennent. Les décisions sont-elles prises par consensus (discussion jusqu'à accord total) ou par un autre système?
- Valeurs et hypothèses. Si une organisation membre a une ligne «ne pas franchir» ou suppose qu'une voie d'action particulière sera suivie, le moment est venu de les formaliser. Essayez d'identifier des scénarios à risque pour chaque groupe et discutez de ce qu'il faut faire s'il y en a un.
- Politique éthique. En cas de conflit d'intérêts, comment la collaboration devrait-elle résoudre ce problème? Avec qui la collaboration peut-elle nouer des relations financières? Les politiques de chaque organisation membre s'appliquent-elles aux actions de la collaboration, et si ce n'est pas le cas, comment allez-vous résoudre les écarts?
6
Maintenez l'environnement collaboratif. Félicitations, votre collaboration est opérationnelle. C'est toujours le travail de chaque membre, et le travail du facilitateur en particulier, de s'assurer que la collaboration reste saine.
- Utilisez votre charte comme un guide dans les discussions et les conflits. Discutez des changements possibles à la charte si vos objectifs ou votre calendrier changent.
- Construisez une atmosphère de confiance. Si des problèmes personnels surviennent ou si certaines personnes ne sont pas entendues, modifiez le processus de discussion afin que chaque personne ait la possibilité de contribuer et de discuter ouvertement des conflits.
- Établir des systèmes pour fournir des commentaires et tenir les membres responsables de leur rôle.
- Communiquez fréquemment. Enregistrez toutes les décisions prises et informez les membres absents. Offrez aux membres des occasions de parler dans des environnements plus détendus et informels ainsi que lors de réunions.

Conseils

Ne vous précipitez pas. La collaboration ne semble souvent pas aller aussi vite qu'un projet individuel, mais la planification est vitale pour garder tout le monde à bord.
Lorsque vous n'êtes pas d'accord, ne soyez pas violent ou en colère.
Répartissez le travail pour que personne ne se sente dépassé.

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Comment collaborer?

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Méthode 1 sur 3: participer à une collaboration

Méthode 2 sur 3: traiter les problèmes en groupe

Méthode 3 sur 3: former une collaboration

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