Comment mener un entretien de sortie?
Pour de meilleurs résultats, visez à mener l'entretien de sortie au cours des 2 derniers jours de leur emploi.
Lorsqu'un employé quitte une organisation, il est important de mener une entrevue de départ. L'entretien permet à l'employeur d'avoir l'opportunité de savoir pourquoi l'employé part et ce qui peut être fait pour éviter de futurs départs. Cependant, la clé pour mener à bien une entrevue de départ consiste à créer une atmosphère confortable, à poser les bonnes questions et à utiliser un langage corporel approprié.
Méthode 1 sur 3: créer une atmosphère confortable
- 1Planifiez l'entretien juste avant le départ de l'employé. Le meilleur moment pour avoir l'entretien est juste à la fin du temps de l'employé avec l'entreprise. Pour de meilleurs résultats, visez à mener l'entretien de sortie au cours des 2 derniers jours de leur emploi.
- Cela évitera d'avoir l'entretien trop tôt, ce qui pourrait mettre l'employé mal à l'aise, ou trop tard, ce qui pourrait entraîner des réponses mitigées.
- 2Choisissez un cadre privé et individuel pour l'entretien. Le fait que plusieurs intervieweurs posent des questions aux employés qui partent peut leur donner l'impression d'être «ligués». Optez pour un environnement détendu mais privé où l'employé se sentira à l'aise et pas trop exposé.
- Par exemple, une salle de conférence avec un bon éclairage naturel et l'intimité des salles environnantes fonctionnerait très bien pour un entretien de sortie.
- Si l'entretien a lieu dans un endroit où l'employé ne se sent pas à l'aise d'être honnête avec l'intervieweur, les réponses aux questions d'entretien peuvent ne pas être totalement honnêtes.
- Si vous craignez une interaction gênante ou hostile, vous pouvez également fournir un questionnaire écrit à l'employé à remplir. Cependant, ce format peut être interprété comme froid et indifférent par rapport à un entretien en face à face.
- 3Demandez à un représentant des ressources humaines ou à un consultant externe de mener l'entretien. Il peut sembler que le superviseur de l'employé qui quitte serait le meilleur choix pour mener l'entrevue. Cependant, l'employé peut ne pas se sentir complètement à l'aise avec son superviseur, car il peut être en partie la raison pour laquelle il part en premier lieu.
- Les représentants des ressources humaines ont tendance à être les meilleurs pour les entretiens de départ, car ils sont capables de se concentrer sur des problèmes spécifiques à un rôle et sur des éléments pertinents pour l'entreprise dans son ensemble.
Lorsqu'un employé quitte une organisation, il est important de mener une entrevue de départ. - 4Assurez-vous d'expliquer le but de l'entretien de sortie à l'employé. Le but d'un entretien de départ est de déterminer si la raison du départ de l'employé est quelque chose que l'entreprise peut corriger à l'avenir. Si l'employé comprend que l'entretien se veut constructif, il sera plus disposé à partager ses réflexions en toute franchise.
- Rappelez-vous et à l'intervieweur (s'il s'agit de quelqu'un d'autre) que le but n'est pas d'essayer d'empêcher l'employé de quitter l'entreprise.
- 5Précisez d'emblée que leurs réponses resteront confidentielles. L'objectif est que l'employé donne des commentaires ouverts et honnêtes sur les performances de l'entreprise et sur ce qui peut être fait pour améliorer l'environnement de travail. Leur rappeler que leur nom ne sera pas joint à leurs réponses est le meilleur moyen de s'assurer que l'employé sera franc avec l'intervieweur.
- Il peut également être utile de répéter ce point plusieurs fois au cours de l'entretien, juste pour renforcer le fait qu'il est normal qu'ils soient ouverts avec l'intervieweur.
- Dans le même temps, faites remarquer que toutes les informations fournies par l'employé seront très importantes et que l'entreprise la prendra au sérieux lorsqu'elle déterminera s'il doit modifier certains aspects de sa façon de faire des affaires.
- 6Rappelez-leur périodiquement qu'ils ne sont pas tenus de répondre. Les entretiens de départ ne sont pas légalement requis et les employés ne sont pas obligés d'y participer, à moins que cela ne soit inclus dans leur contrat. De plus, si l'employé quitte l'entreprise en mauvais termes, signaler qu'il n'est pas tenu de répondre s'il ne veut pas contribuera à éviter un entretien potentiellement hostile.
Méthode 2 sur 3: poser les bonnes questions
- 1Découvrez pourquoi ils partent, s'ils sont prêts à partager. Ceci est particulièrement important si l'employé est un membre apprécié de votre organisation et qu'il n'est pas clair pourquoi il quitte son emploi. Cependant, ils peuvent ne pas vouloir partager leurs raisons, alors assurez-vous que cette question est posée très poliment.
- Par exemple, au lieu de dire «Dites-moi pourquoi vous nous abandonnez», demandez-leur «Vous sentez- vous à l'aise de partager la raison de votre départ?»
- 2Demandez-leur comment ils ont l'impression d'avoir été traités par l'entreprise et ses employés. Il est important que vous découvriez si l'environnement de travail de votre organisation a contribué à la décision de l'employé de partir. Demandez-leur s'ils estiment avoir été traités équitablement par leur superviseur ou s'ils aimaient leurs employés.
- Une bonne façon de formuler cette question pourrait être: «Comment vous sentez-vous traité par votre superviseur et vos collègues? Y a-t-il quelque chose que vous auriez souhaité avoir été différent?
- Demandez à l'employé ce qu'il pense de ses collègues à propos de son départ. Cela vous donnera un bon aperçu du rôle, le cas échéant, de leur relation avec les autres employés dans leur départ.
Par exemple, une salle de conférence avec un bon éclairage naturel et l'intimité des salles environnantes fonctionnerait très bien pour un entretien de sortie. - 3Découvrez comment ils pensent que les conditions de travail pourraient être améliorées. De mauvaises conditions de travail peuvent avoir contribué au départ de l'employé, il est donc important de le savoir afin d'éviter d'autres départs. Même si les conditions de travail n'ont pas influencé l'employé qui part, il peut avoir de bonnes idées sur la façon d'améliorer les conditions de travail!
- Abordez cette question de manière neutre. Au lieu de demander «Qu'est-ce qui n'allait pas avec le lieu de travail? demandez plutôt «Avez-vous des idées sur la façon dont les conditions sur le lieu de travail pourraient être améliorées?»
- Demandez-leur également comment ils pensent que l'entreprise se comporte globalement. Essayez d'obtenir autant d'informations que possible que vous pourrez ensuite appliquer à l'amélioration de votre organisation.
- 4Découvrez s'ils estiment qu'ils ont été adéquatement formés pour leur travail. L'employé peut partir parce qu'il se sentait dépassé par le travail qu'on attendait d'eux. S'assurer que tous vos employés se sentent préparés pour leur travail est un très bon moyen d'éviter des taux de roulement élevés.
- S'ils répondent qu'ils ne se sentent pas suffisamment formés, demandez-leur quels types de formation spécifiques leur auraient permis d'accomplir plus facilement leur travail.
- 5Demandez à l'employé ce qu'il a le plus apprécié dans son travail. Il est tout aussi important de savoir ce que votre entreprise fait de bien que de savoir ce que l'organisation fait de mal. Poser des questions sur les expériences positives de l'employé est également un bon moyen d'injecter de la positivité dans l'entretien de sortie.
- Une bonne façon de formuler cette question pourrait être: "Quelles sont les 3 choses que vous avez le plus appréciées dans votre travail ici?"
- 6Évitez de poser des questions ciblées ou négatives sur des personnes spécifiques. Non seulement ce type de question rendrait l'entretien de sortie plus négatif; cela pourrait aussi être interprété comme de la calomnie. Voici quelques exemples de questions à éviter:
- «Tu penses qu'il y a quelqu'un d'autre qui devrait partir à ta place?
- «Y avait-il quelqu'un avec qui tu détestais travailler?
- «Quelles ont été les pires choses auxquelles vous avez dû faire face en travaillant ici?»
Méthode 3 sur 3: utiliser un langage corporel approprié
- 1N'oubliez pas de sourire et d'établir un contact visuel avec l'employé. Regardez-les dans les yeux pendant qu'ils parlent et pendant que vous leur parlez. Cependant, évitez de les regarder de haut, car cela peut les mettre mal à l'aise ou comme si vous essayiez de les intimider.
- Pour de meilleurs résultats, maintenez un contact visuel pendant la majeure partie de l'entretien, mais clignez des yeux et détournez le regard périodiquement pour éviter de les regarder.
- En maintenant un contact visuel et une attitude joyeuse, vous montrerez à l'employé que vous êtes intéressé par ce qu'il a à dire, ce qui le mettra plus à l'aise pour s'ouvrir à vous.
Le but d'un entretien de départ est de déterminer si la raison du départ de l'employé est quelque chose que l'entreprise peut corriger à l'avenir. - 2Gardez votre posture détendue pour créer une ambiance apaisante. Gardez le dos droit mais pas raide et détendez vos épaules. Cela mettra l'accent sur le fait que vous vous sentez à l'aise dans votre environnement et que l'employé le devrait également.
- Ceci est particulièrement important si vous êtes debout, car il est beaucoup plus facile de paraître imposant et distant si vous êtes debout avec une posture raide.
- 3Engagez-vous dans des mouvements affirmatifs et empathiques pendant qu'ils parlent. Ceux-ci incluent des choses comme hocher la tête, sourire ou même rire quand cela est approprié. Ce type de mouvement signale à l'autre personne que vous vous identifiez à son sort et qu'elle peut se sentir détendu autour de vous.
- Le hochement de tête est le plus efficace de ces mouvements. Soyez prudent lorsque vous souriez ou riez, car cela pourrait être interprété comme une réponse inappropriée à ce qu'ils disaient.
- 4Accordez toute votre attention à l'employé tout au long de l'entretien. Évitez de vérifier l'heure, de regarder le sol ou de faire quoi que ce soit d'autre pour signaler que vous n'êtes pas intéressé par ce qu'ils ont à dire. En même temps, évitez de vous laisser distraire par la conversation en cours.
- Les distractions peuvent inclure de piquer quelque chose, de taper sur la table ou de vérifier votre téléphone pendant l'entretien.
Lisez aussi: Comment vaincre la peur des entretiens?
En parallèle
