Comment rédiger une demande de congé scolaire?
En remplissant une demande de congé, en rédigeant le contenu de votre lettre et en formatant votre lettre de congé, vous pouvez vous assurer que la demande de congé est approuvée rapidement.
Pour des raisons de santé ou personnelles, vous devrez peut-être prendre un congé de l'école. Que cela soit prévu ou non, il est important de remplir tous les documents nécessaires et d'inclure une lettre expliquant votre demande de congé. Il est également possible que vous deviez créer une demande de congé pour un enfant. En remplissant une demande de congé, en rédigeant le contenu de votre lettre et en formatant votre lettre de congé, vous pouvez vous assurer que la demande de congé est approuvée rapidement.
Partie 1 sur 3: remplir une demande de congé
- 1Contactez le registraire de l'école pour obtenir un formulaire de congé. Rendez-vous au bureau du registraire de votre école et demandez une demande de congé. S'il n'y a pas de demande formelle, vous pouvez passer directement à la rédaction d'une lettre de congé. Si vous êtes malade et que vous ne pouvez pas obtenir de formulaire vous-même, demandez à un ami ou à un parent d'en obtenir un en votre nom.
- 2Remplissez complètement le formulaire. Utilisez un stylo bleu ou noir pour remplir la demande de congé. Assurez-vous d'avoir à portée de main tous les documents importants, tels que votre carte de sécurité sociale ou votre passeport, au cas où vous les auriez à compléter les informations demandées.
- Notez que votre niveau scolaire peut affecter votre capacité à prendre des congés.
- 3Découvrez toutes les implications de visa. Si vous êtes étudiant étranger, contactez les services d'aide aux étudiants de votre école et informez-les de la demande de congé. Selon la durée et le lieu de votre congé, cela peut affecter votre éligibilité au visa. Le soutien aux étudiants peut plaider en votre nom et vous aider à remplir tous les documents nécessaires.
- Certains visas étudiants peuvent autoriser un nombre limité d'entrées et de sorties dans votre pays d'études. Si vous prévoyez de retourner dans votre pays d'origine pour votre congé ou de prendre une pause prolongée, cela peut être un problème.
- Votre école peut vous aider à travailler avec votre consulat local pour renouveler votre visa si nécessaire.
- 4Déterminez si votre admissibilité à l'aide financière sera affectée. Si vous recevez une aide financière, rendez-vous au bureau d'aide financière de votre école et informez-le de la demande de congé. Selon la durée de votre absence, cela peut affecter la capacité de continuer à recevoir une aide financière. Le bureau peut travailler avec vous pour s'assurer que votre admissibilité n'est pas affectée.
- L'admissibilité à l'aide financière n'est souvent pas affectée pour les congés de 90 jours ou moins. Cela varie d'une université à l'autre. Discutez avec un conseiller d'orientation scolaire des stratégies pour prendre un congé tout en conservant votre admissibilité à l'aide.
- 5Soumettez une lettre de congé avec la demande. Écrivez une lettre expliquant la demande de congé si vous quittez l'école pour des raisons de santé ou personnelles. Il peut y avoir un champ de la demande de congé qui vous permet d'expliquer. Dans ce cas, il est préférable d'écrire «Voir la lettre ci-jointe».
- Une lettre de congé aide le destinataire à comprendre pleinement pourquoi vous avez besoin d'une demande de congé accordée. Cela vous aidera à vous assurer que votre demande est approuvée.
- 6Relisez votre lettre et vérifiez que la demande est complète. Vérifiez votre demande et assurez-vous d'avoir répondu à toutes les questions requises. Après avoir écrit votre lettre, faites une pause mentale. Revenez et relisez la lettre, en la recherchant pour en vérifier la lisibilité ainsi que les erreurs de relecture.
- Vérifier votre travail est particulièrement important si vous ne vous sentez pas bien.
Rendez-vous au bureau du registraire de votre école et demandez une demande de congé.
Partie 2 sur 3: rédiger le contenu de votre lettre
- 1Dites dans quelle classe et dans quelle classe vous vous trouvez. Ouvrez la lettre en aidant le directeur ou le bénéficiaire à comprendre qui vous êtes, au cas où ils ne le sauraient pas. Indiquez l'année, la classe ou toute autre information d'identification qui est nécessaire compte tenu de la taille de l'école. Faites-le en 1 phrase.
- Par exemple, «Avec tout le respect que je vous dois, je suis un élève de 12e année dans la classe principale de Mme Williams.» Ou "Je suis un étudiant en deuxième année à temps partiel vivant à Fox Hall."
- Si vous êtes un parent qui écrit au nom d'un élève, présentez-vous et présentez votre relation. Vous pourriez dire: «J'écris au nom de ma fille, Molly Walsh, une élève de 4e année dans la classe de M. Belden.
- 2Expliquez la raison pour laquelle vous devez partir et pour combien de temps. Indiquez le motif de l'absence, qu'il s'agisse de raisons personnelles ou médicales. Essayez de rester impartial, tout en expliquant pleinement la situation. Faites-le en 1 ou 2 phrases, y compris la durée du congé proposé et les dates auxquelles vous serez absent.
- Par exemple, "En raison de calculs rénaux récemment découverts, j'aurai besoin d'une intervention chirurgicale ce mois-ci. Mon médecin me recommande de manquer les cours pendant 3 jours, du 9 au 11 septembre, pour subir cette intervention et récupérer.
- Par exemple, «Suite au décès récent de ma mère, je demande respectueusement un mois de congé de deuil de l'école, du 10 septembre au 10 octobre.»
- Si vous êtes un parent écrivant au nom d'un enfant, vous pourriez dire: "En raison d'un virus à l'estomac, je demande respectueusement que Molly soit autorisée à récupérer à la maison pendant les deux prochains jours, les 10 et 11 septembre."
- 3Sachez que la santé mentale est une raison valable pour prendre un congé. Même si vous vous sentez peut-être nerveux à l'idée de demander, sachez que de nombreuses personnes prennent un congé pour rétablir leur santé mentale. Dans cette situation délicate, expliquez comment l'école perturbe votre capacité d'être bien.
- Par exemple, vous pourriez dire: «Ma santé mentale en déclin perturbe ma capacité à participer à la vie universitaire et sur le campus. Je demande respectueusement 1 mois de congé, du 8 septembre au 8 octobre, pour traiter ma dépression en thérapie à la maison.»
- Si vous êtes un parent écrivant au nom d'un élève, vous pourriez dire: «James vit actuellement une crise de santé mentale et n'est pas en mesure d'accéder aux services nécessaires sur le campus. Je demande respectueusement 60 jours de congé médical en son nom, à partir de 17 octobre au 16 décembre, pour recevoir un traitement dans un établissement d'hospitalisation."
- 4Demander un congé. Faites votre demande de congé formel en 1 ou 2 phrases. Vous pouvez introduire tout élément corroborant à ce stade, tel qu'un avis professionnel d'un médecin ou d'un thérapeute.
- Par exemple, «Par conséquent, je vous demande de bien vouloir considérer ma demande de congé comme indiqué ci-dessus. Je joins une lettre de mon médecin à titre de référence.»
- Si vous êtes un parent écrivant au nom de votre enfant atteint d'une maladie mentale, vous pourriez dire: «Je vous prie de bien vouloir considérer cette demande de congé en raison de ces circonstances atténuantes. Je joins une note de notre psychiatre familial à titre de référence. "
- 5Joignez toutes les pièces justificatives pertinentes. Incluez une note d'un médecin ou d'un psychologue s'il est important de comprendre votre demande de congé. Si une intervention chirurgicale ou une maladie nécessite une absence prolongée, l'explication d'un professionnel peut être requise.
- Demandez à votre médecin ou professionnel de la santé mentale de rédiger une déclaration que vous pourrez joindre.
Une lettre de congé aide le destinataire à comprendre pleinement pourquoi vous avez besoin d'une demande de congé accordée.
Partie 3 sur 3: mise en forme d'une lettre de congé
- 1Datez la lettre. Justifiez à gauche la date et saisissez-la en haut de la page. Écrivez la date en entier plutôt que de l'abréger avec des barres obliques et des chiffres.
- Par exemple: «2 septembre 2017».
- 2Indiquez votre adresse postale dans le coin supérieur droit. Un espace en bas de la date et justifié à droite, écrivez votre nom complet et votre adresse de retour afin que le destinataire sache où vous contacter, si nécessaire. Placez votre nom sur une ligne et l'adresse espacée comme d'habitude sur les deux lignes suivantes.
- Par exemple: "Ms. Violet Jones 25 Maxine Street Chicago, IL 60661."
- Il peut être utile d'inclure un numéro de téléphone ou une adresse e-mail où l'on peut vous joindre.
- Si vous êtes un parent qui écrit au nom d'un élève plus jeune, écrivez votre nom plutôt que le nom de l'élève.
- 3Tapez l'adresse du principal. Une fois l'espace vers le bas et justifié à gauche, tapez le nom et l'adresse postale de votre directeur. Incluez leur titre officiel, leur nom, l'école et l'adresse postale de l'école.
- Si vous êtes dans une université plutôt que dans un collège ou un lycée, demandez au registraire à qui votre lettre doit être adressée. Ce sera probablement un administrateur ou un chef de département plutôt que le président de l'école.
- Par exemple: "Principal David Smith George Washington High School 800 River Road Cleveland, Ohio 44106"
- 4Créez une ligne d'objet courte qui rend la demande de congé évidente. Écrivez «Sujet:», puis décrivez brièvement la raison de la lettre en moins de 8 mots.
- Par exemple, «Objet: Demande de congé scolaire pour Violet Jones».
- 5Utilisez une salutation respectueuse et formelle pour ouvrir votre lettre. Espacez votre salutation une ligne vers le bas du sujet. Adressez-vous à votre directeur ou bénéficiaire avec un titre qui confère respect et déférence. Mettez le salut avec une virgule.
- «Madame directrice» ou «Monsieur respecté», par exemple.
- 6Faites la lettre succincte. Limitez vos paragraphes à 5 phrases et visez pas plus de 2 paragraphes. L'objectif est d'être factuel et direct.
- 7Utilisez une validation formelle. Fermez votre lettre avec une signature formelle espacée d'une ligne par rapport au corps de votre lettre, comme «Sincèrement». Terminez-le par une virgule.
- 8Signez votre nom à la main. À la fin de la lettre, signez votre nom à l'encre bleue ou noire. C'est une belle touche personnelle plutôt que de la taper.
- 9Remettez la lettre et la demande avec préavis, si possible. Remettez votre lettre en main propre au bureau approprié le plus tôt possible. Si vous êtes trop malade ou si vous n'avez pas le temps de donner un avis, utilisez un e-mail avec un accusé de réception.
S'il n'y a pas de demande formelle, vous pouvez passer directement à la rédaction d'une lettre de congé.
- Utilisez un ton respectueux et poli dans toutes les communications concernant l'absence proposée.
- Évitez de demander un congé pour justifier des vacances ou d'autres loisirs à moins qu'ils ne soient directement liés à vos études.
- Demandez à un ami de lire votre lettre pour vous assurer qu'elle se lit bien.
- Suivez poliment votre demande si vous n'avez pas de réponse dans le délai d'approbation suggéré.
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