Comment choisir un logiciel métier?

Obtenez une vue d'ensemble. Quelles sont vos raisons d'acheter de nouveaux logiciels? Faites une liste des défis que vous voudriez que le logiciel relève et séparez-la en deux catégories; Besoins et désirs. Votre liste de besoins doit être très brève et ne doit comprendre que les fonctionnalités absolument nécessaires pour que le logiciel fonctionne pour votre entreprise. Votre liste de souhaits peut être beaucoup plus large et les fonctionnalités doivent être répertoriées par ordre d'importance, englobant toutes les fonctionnalités qui vous faciliteront la vie. Par exemple, vous aurez peut-être besoin d'un grand livre segmenté pour suivre les performances de chaque division, mais il peut s'agir simplement de clôturer le trimestre pour chaque division à des moments différents.

Déterminez votre budget. Calculez combien vous pouvez vous permettre de dépenser, y compris tout nouveau matériel nécessaire ainsi que la mise en œuvre et le support de la première année. Le coût du logiciel est important, mais il est tout aussi crucial de savoir quels seront vos coûts récurrents. Aurez-vous besoin de quelqu'un pour installer le nouveau matériel? Pouvez-vous utiliser une application de comptabilité générale ou aurez-vous besoin d'une personnalisation poussée? Le conseil et la personnalisation de base de données est généralement de 75€-150€ de l'heure selon la plateforme et l'expérience du consultant donc plus vous descendez dans votre liste de Wants, plus la mise en œuvre du logiciel sera chère.

Affiner le terrain de jeu. Une fois que vous êtes équipé de votre liste de besoins et d'un budget préliminaire, vous devriez être en mesure d'éliminer rapidement de nombreux produits en raison d'un manque de fonctionnalités ou d'un prix trop élevé. Il existe de nombreux sites répertoriant progiciels de comptabilité disponibles et vous permettant de rechercher par fonctionnalités ou par plateforme. Beaucoup de ces sites incluent également des informations sur les prix, ce qui facilite grandement la réduction rapide de votre liste de fournisseurs potentiels. Choisissez 4 à 5 packages qui vous conviennent en fonction de facteurs tels que la spécialisation dans la prise en charge de votre taille ou de votre type d'entreprise, la longévité, la profondeur de la gamme de produits et l'étendue de l'assistance pour le produit. Concentrez-vous sur les entreprises qui conçoivent clairement des produits avec un œil sur l'avenir. Cela est évident s'ils créent des produits qui s'intègrent facilement à d'autres progiciels et s'ils utilisent des plates-formes et des technologies prises en charge par les leaders du secteur. Choisissez une plate-forme qui a une large base d'utilisateurs (comme Microsoft Access ou Visual Basic) afin que vous net ont du mal à trouver des ressources pour le faire fonctionner sur la route.

Évaluez les caractéristiques des demi-finalistes. Quels forfaits offrent le plus de fonctionnalités de votre liste de souhaits? Même s'ils ne rentrent pas dans votre budget actuel, vous pourrez peut-être acheter des modules complémentaires ultérieurement. Quelles améliorations de produit sont prévues? S'agit-il de fonctionnalités qui vous seront utiles et à quelle vitesse seront-elles disponibles? Souvent, vous pouvez négocier une remise sur des modules supplémentaires avant leur sortie officielle.

Sélectionnez vos finalistes. La plupart des éditeurs de logiciels vous permettront de télécharger des démos de leurs logiciels ou de demander une démo sur CD. Cela vous permettra de vous familiariser avec l'interface et de voir comment fonctionnent certaines des fonctions clés. Recherchez un bon design et des fonctions clairement identifiées. Est-il facile de comprendre comment saisir une commande? Pouvez-vous facilement changer de fonction et le logiciel vous permet-il une flexibilité dans la création de nouveaux enregistrements ou devez-vous suivre une procédure de saisie de données stricte? Il s'agit d'un véritable test pour savoir quels produits vont être un bon ajustement. Vous pouvez exclure les produits sous ou surqualifiés pour votre entreprise et affiner les 2 ou 3 produits avec lesquels vous êtes à l'aise.

Obtenez les commentaires de vos utilisateurs internes. Les personnes qui utiliseront le logiciel sont souvent votre meilleure ressource pour prendre des décisions. Renseignez-vous auprès de votre spécialiste de la saisie des commandes sur les limites de votre système actuel; la facturation prend-elle trop de temps, ce qui entraîne une baisse de productivité? Quelles autres fonctionnalités vos utilisateurs internes aimeraient-ils avoir? Comment gagneraient-ils du temps et augmenteraient leur rentabilité? Cela indiquera rapidement toute inefficacité dans votre package actuel et vous alertera sur les fonctionnalités que vous devriez rechercher dans les packages potentiels. De plus, cela a l'avantage supplémentaire d'accélérer l'adhésion interne lorsque vous commencez à mettre en œuvre votre nouveau logiciel. Les employés seront beaucoup plus réceptifs à un package qui améliore leur flux de travail.

Faites votre sélection finale. Avant de le faire, assurez-vous que vous vous sentez à l'aise avec le produit ainsi qu'avec le vendeur. Si le vendeur est trop insistant ou si vous pensez qu'il n'est pas en mesure de vous fournir les informations dont vous avez besoin, n'ayez pas peur de demander à parler à quelqu'un d'autre. Il est important que vous vous sentiez à l'aise avec votre décision car vous dépenserez de l'argent et, plus important encore, du temps pour mettre en œuvre votre nouveau logiciel.

Sélectionnez votre fournisseur de services d'implémentation. Vous pourrez peut-être trouver des fournisseurs de services grâce aux références d'autres propriétaires d'entreprise et amis, en particulier si le package que vous avez choisi est écrit dans une base de données largement prise en charge comme Microsoft Access. Cependant, même lorsque c'est le cas, c'est souvent une bonne idée de demander des références à votre fournisseur de logiciels. Dans de nombreux cas, cela peut vous faire économiser de l'argent en vous présentant à un consultant qui connaît déjà le produit que vous avez sélectionné et qui peut réduire le temps nécessaire pour vous mettre en route. Il est essentiel de travailler avec quelqu'un avec qui vous pouvez communiquer facilement pour définir les attentes et budgétisez dès le départ afin que les coûts ne deviennent pas incontrôlables.

Faites une évaluation finale. Passez en revue les informations que vous avez reçues du fournisseur et du prestataire de services de mise en œuvre pour vous assurer que les produits que vous achetez correspondent aux services que vous avez planifiés. Cela garantira qu'il n'y aura pas de lacunes une fois que vous aurez atteint la phase de mise en œuvre et vous donnera la possibilité de finaliser vos coûts initiaux ainsi que de projeter vos coûts continus pour la formation, le support et la maintenance sur une base annuelle.