Comment gérer les collaborateurs dans Box?

Dossiers en collaboration sera immédiatement répercutée sur les copies dont disposent les collaborateurs — Toute mise à jour ou modification apportée aux fichiers et dossiers en collaboration sera immédiatement répercutée sur les copies dont disposent les collaborateurs de Box.

Box permet aux utilisateurs de partager des fichiers et des dossiers avec d'autres personnes. Le partage permettrait aux destinataires d'accéder à des copies desdits fichiers et dossiers, mais ne leur permet pas nécessairement de travailler sur les mêmes fichiers et dossiers. Toute mise à jour ou modification apportée aux fichiers et dossiers partagés par d'autres personnes ne sera pas visible et reflétée dans le fichier d'origine dans Box. La collaboration, en revanche, fonctionne différemment. Les collaborateurs des fichiers et dossiers ont des copies des mêmes fichiers et dossiers dans leurs comptes Box, et ceux-ci sont tous reflétés dans les fichiers et dossiers de tous les collaborateurs. Toute mise à jour ou modification apportée aux fichiers et dossiers en collaboration sera immédiatement répercutée sur les copies dont disposent les collaborateurs de Box. Ceci est particulièrement utile pour les personnes travaillant en équipe sur le même projet ou travail.

Partie 1 sur 5: connexion à votre compte box

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Lancez un navigateur Internet. Double-cliquez sur l'icône de votre navigateur Internet préféré pour l'ouvrir.
- Vous pouvez généralement trouver l'icône du navigateur sur votre bureau; sinon, trouvez-le dans votre liste de programmes et cliquez dessus à partir de là.
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Allez sur le site de la box. Dans la barre d'adresse en haut du navigateur, saisissez https://app.box.com/, appuyez sur Entrée et vous serez dirigé vers la page d'accueil de Box.
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Connectez-vous à votre compte box. Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour Box dans les champs prévus, puis cliquez sur le bouton «Se connecter» pour continuer.

Il y a une case à cocher pour "Masquer les collaborateurs" — Dans la section Restrictions, il y a une case à cocher pour "Masquer les collaborateurs".

Partie 2 sur 5: configuration d'un dossier de collaboration

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Identifiez le dossier. Naviguez dans vos dossiers Box en cliquant dessus jusqu'à ce que vous voyiez le dossier que vous souhaitez utiliser comme dossier de collaboration. Tous les fichiers et dossiers de ce dossier partageront les mêmes paramètres de collaboration.
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Inviter des collaborateurs. À l'extrême droite des fichiers et dossiers dans votre vue, cliquez sur la petite case avec la flèche vers le bas pour faire apparaître les options "Plus". Sélectionnez «Partager» puis «Inviter des collaborateurs» dans le sous-menu.
- Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Dans cette fenêtre, saisissez les noms ou adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter en tant que collaborateurs dans ce dossier.
- Les personnes que vous invitez à devenir collaborateurs doivent également avoir leur propre compte Box.
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Définir les autorisations. Après avoir entré les collaborateurs, vous devez définir leurs niveaux d'accès. Cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner parmi "Editeur", "Viewer", "Co-propriétaire", "Viewer Uploader", "Previewer Uploader", "Previewer" et "Uploader".
- Chacun de ces niveaux d'accès a des actions prédéfinies qu'ils peuvent exécuter sur le dossier de collaboration.
- Un éditeur peut ajouter, modifier et supprimer du contenu sur le fichier tandis qu'un visualiseur ne peut voir que les fichiers mais ne peut pas les modifier.
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Tapez un message. La dernière chose que vous pouvez faire dans la fenêtre contextuelle avant d'envoyer l'invitation est d'inclure un message. Il s'agit d'un champ de texte libre, vous pouvez donc écrire n'importe quoi.
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Envoyez votre invitation. Cliquez sur le bouton "Envoyer" pour envoyer votre invitation aux noms ou adresses e-mail que vous avez inclus dans l'invitation.
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Remarquez le dossier de collaboration. Après avoir envoyé l'invitation, l'icône du dossier passe du dossier jaune par défaut à un dossier bleu; cela indique clairement qu'il s'agit d'un dossier de collaboration.

Saisissez les noms ou adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter en tant que collaborateurs — Dans cette fenêtre, saisissez les noms ou adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter en tant que collaborateurs dans ce dossier.

Partie 3 sur 5: affichage des collaborateurs

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Allez dans le dossier de collaboration. Cliquez sur le dossier pour y accéder.
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Voir les collaborateurs. Les dossiers de collaboration auront une section sur le côté droit de la page répertoriant les collaborateurs. Cette section donne aux collaborateurs un aperçu rapide des membres de l'équipe.
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Modifier l'accès d'un collaborateur. Si vous souhaitez modifier le niveau d'accès d'un collaborateur en particulier, survolez simplement son nom pour faire apparaître un menu court, puis recherchez le lien Accès. Son niveau d'accès actuel y est indiqué. Cliquez sur ce lien pour modifier son niveau d'accès.
- Vous pouvez également le supprimer en tant que collaborateur ici en cliquant sur "Supprimer" dans le même menu.
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Renvoyez l'invitation. Si le collaborateur n'a pas encore accepté votre invitation, vous souhaiterez peut-être la renvoyer. Survolez son nom pour faire apparaître un petit menu. Recherchez le lien Renvoyer l'invitation et cliquez dessus. L'invitation sera renvoyée à son adresse e-mail.
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Envoyer un message. Si vous souhaitez envoyer un e-mail à un collaborateur en particulier, vous n'avez pas besoin de quitter Box et d'accéder à votre client de messagerie pour le faire. Survolez simplement son nom pour faire apparaître un petit menu. Recherchez le lien E - mail et cliquez dessus.
- Une fenêtre contextuelle apparaîtra dans laquelle vous pourrez écrire votre message. Tapez votre message puis cliquez sur le bouton "OK", et votre message sera envoyé.
- Si vous souhaitez envoyer le même message à tous les collaborateurs, cliquez sur le lien Envoyer à tous situé juste sous le titre de la section Collaborateurs.
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Invitez plus de collaborateurs. Un moyen simple d'ajouter plus de collaborateurs dans ce dossier consiste à utiliser la section Collaborateurs. Il y a un champ où vous pouvez taper des noms ou des adresses e-mail. Saisissez les noms ou l'adresse e-mail des collaborateurs supplémentaires et cliquez sur le bouton «Inviter des collaborateurs».
- Un niveau d'accès par défaut sera attribué à ces collaborateurs supplémentaires, vous devrez donc définir des autorisations pour le modifier si nécessaire.

Partie 4 sur 5: rendre les collaborateurs invisibles les uns pour les autres

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Accédez aux propriétés du dossier. Allez dans votre dossier de collaboration et cliquez sur le bouton "Plus" dans le menu d'en-tête. Sélectionnez «Propriétés» puis «Sécurité» dans le sous-menu. Les propriétés du dossier apparaîtront.
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Masquer les collaborateurs. Dans la section Restrictions, il y a une case à cocher pour "Masquer les collaborateurs". Cochez cette option si vous souhaitez que vos collaborateurs restent anonymes les uns envers les autres.
- Vos collaborateurs ne sauront pas qui se trouve dans le dossier qui travaille avec eux. Ils ne peuvent voir que "Quelqu'un" répertorié sous Collaborateurs.
- Seuls le propriétaire et les copropriétaires peuvent voir les noms des collaborateurs et inviter plus de personnes à se joindre. Cela peut être utile si vous travaillez sur un projet secret.

Naviguez dans vos dossiers Box en cliquant dessus jusqu'à ce que vous voyiez le dossier que vous souhaitez utiliser comme dossier de collaboration.

Partie 5 sur 5: limiter les invitations de collaborateurs

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Accédez aux propriétés du dossier. Allez dans votre dossier de collaboration et cliquez sur le bouton "Plus" dans le menu d'en-tête. Sélectionnez «Propriétés» puis «Sécurité» dans le sous-menu. Les propriétés du dossier apparaîtront.
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Désactivez les invitations de collaborateurs. Dans la section Restrictions, il y a une case à cocher pour "Seuls les propriétaires et les copropriétaires peuvent envoyer des invitations à des collaborateurs". Cochez cette option si vous souhaitez limiter les invitations de collaborateurs aux seuls propriétaires du dossier de collaboration.
- Par défaut, tous les collaborateurs peuvent étendre les invitations à rejoindre le dossier.

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