Comment améliorer votre étiquette d'email?

Envoyez un autre e-mail pour informer le destinataire que vous enverrez un e-mail avec une pièce jointe — Si aucune instruction n'est donnée, envoyez un autre e-mail pour informer le destinataire que vous enverrez un e-mail avec une pièce jointe.

Ouvrir votre boîte de réception de courrier électronique peut être comme ouvrir une boîte de Pandore avec une grammaire inadéquate, une mauvaise orthographe et un mauvais goût. Considérez les impressions que vos e-mails font sur les autres; c'est toujours le bon moment pour différencier vos e-mails de la meute. Suivez ces étapes et améliorez votre étiquette d'email.

Pas

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Gardez votre e-mail concis, conversationnel et concentré. Il est plus difficile de lire les lettres sur un écran d'ordinateur que sur une feuille de papier, alors gardez les e-mails courts et précis. Bien qu'il n'y ait pas de longueur idéale d'e-mail, gardez des phrases courtes, environ 8 à 12 mots et laissez un espace entre les paragraphes.
- Dans un e-mail professionnel, allez droit au but: «J'espère que vous le ferez...» «Je pense que nous devrions...» etc. dès le début, en défendant le cas dans les lignes suivantes. Beaucoup de gens ne lisent que les premières lignes avant de décider de répondre ou de sauvegarder pour plus tard. Ces lignes devraient donner suffisamment de "viande" pour permettre une décision éclairée. Pour les e-mails personnels, c'est souvent une bonne idée d'ouvrir avec une brève note personnelle avant d'entrer dans le point principal de votre e-mail.
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Évitez les mises en forme fantaisistes. La modification des polices et des couleurs, l'insertion de listes à puces ou l'utilisation de HTML peuvent donner un aspect bizarre à un e-mail ou le rendre illisible pour le destinataire, même si la mise en forme semble correcte sur votre ordinateur. Rester simple.
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Limitez les pièces jointes. N'ajoutez pas de pièce jointe à moins que cela ne soit vraiment nécessaire. Gardez les pièces jointes aussi petites que possible. La plupart des applications de messagerie peuvent envoyer et recevoir des pièces jointes jusqu'à 1 Mo, mais tout ce qui peut être un problème pour vous ou le destinataire, et même les fichiers plus petits peuvent prendre beaucoup de temps à s'ouvrir si la connexion e-mail du destinataire est lente. Si vous devez envoyer un fichier plus volumineux, compressez-le ou compressez-le ou utilisez des services en ligne qui vous aideront à envoyer des fichiers volumineux tels que YouSendIt.com. Si vous devez envoyer plusieurs pages, telles que des plans de réunion ou des corrections de texte volumineux, envoyez une télécopie ou un ensemble de pages dactylographiées dans une lettre.
- Ne compressez pas les pièces jointes des e-mails, sauf si nécessaire. À moins qu'une pièce jointe ne soit trop volumineuse pour être envoyée autrement, vous risquez de faire perdre du temps à votre destinataire et éventuellement de l'empêcher d'accéder à vos pièces jointes. De nombreux appareils mobiles ne peuvent pas décompresser les fichiers zip. De plus, c'est redondant car de nombreux fichiers communs comme.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word et Powerpoint) sont déjà dans un format compressé.
- Gardez à l'esprit que de nombreuses personnes ou entreprises n'ouvriront pas les pièces jointes de quelqu'un qu'elles ne connaissent pas, et certains comptes de messagerie sont configurés pour envoyer automatiquement des e-mails avec des pièces jointes dans le dossier spam, donc si vous postulez pour un emploi, par exemple, assurez-vous de suivre les instructions du destinataire concernant les pièces jointes. Si aucune instruction n'est donnée, envoyez un autre e-mail pour informer le destinataire que vous enverrez un e-mail avec une pièce jointe.
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Réfléchissez avant d'envoyer. N'envoyez pas d'e-mails lorsque vous êtes émotif. N'hésitez pas à écrire l'objet et le texte de l'e-mail, puis enregistrez-le. N'ajoutez les destinataires et ne l'envoyez qu'après avoir eu le temps de réfléchir à ce que vous envoyez; vous pourriez changer d'avis et être mieux pour cela.
- Le courrier électronique est également devenu un outil pour demander ou dire aux gens des choses que vous ne diriez jamais en face à face (vous vous êtes déjà demandé pourquoi vous deveniez instinctivement une personne différente en ligne?). Si vous envoyez quelque chose à quelqu'un, relisez-le et demandez-vous si vous lui diriez cela s'il était juste à côté de vous ou en face à face. Si c'est sur un sujet délicat, lisez-le deux fois.
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Soyez prudent lorsque vous utilisez des abréviations et des émoticônes. Cela peut être acceptable dans un e-mail informel comme avec un ami. Cependant, dans une lettre formelle, vous n'auriez pas à dire à quelqu'un que vous «riez à haute voix», les gens pourraient trouver cela inapproprié et pourraient penser que vous êtes frivole.
- Certaines abréviations, telles que «BTW» pour «By the Way», sont couramment utilisées dans les e-mails et sont généralement acceptables, sauf dans les e-mails formels et professionnels.

Méthode 1 sur 3: écrire de nouveaux e-mails

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Utilisez correctement les champs du destinataire. Les destinataires dans le champ "à" sont censés prendre des mesures, et ceux sur "CC" sont destinés à informer les collègues ou les patrons.
- Soyez prudent lorsque vous demandez une ACTION à plusieurs personnes dans le champ «À:». Cela peut entraîner plusieurs efforts pour la même tâche, ou aucun effort, car il est supposé que quelqu'un d'autre gère la demande.
- Si vous envoyez un e-mail à une liste de personnes dont vous souhaitez garder les adresses privées, mettez-les toutes dans le champ BCC et mettez votre propre adresse dans le champ "à".
- Si vous souhaitez éliminer progressivement quelqu'un du fil (par exemple, s'il vous a présenté à quelqu'un d'autre, et que maintenant vous et cette personne travaillez sur certains détails et que vous ne voulez pas vous enliser dans la boîte de réception de l'introducteur), déplacez-vous l'adresse de la personne du champ "à" ou CC au champ BCC.
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Rendez la ligne d'objet utile. Une bonne ligne d'objet fournit un résumé utile du contenu de l'e-mail, préparant rapidement le lecteur. Les boîtes de réception des e-mails sont fréquemment submergées, donc une bonne ligne d'objet aide le destinataire à déterminer la priorité de votre e-mail. Cela permet également d'éviter que votre e-mail ne soit supprimé avant même d'avoir été lu. Étant donné que le sujet est la première chose que votre destinataire voit, gardez-le sans erreur, concis et évitez les lignes génériques telles que "Bonjour", "Quoi de neuf" ou le nom du destinataire (ce dernier peut être bloqué par des filtres anti-spam).
- Évitez de prioriser vos messages pour le destinataire. Sortez de l'habitude de marquer chaque e-mail comme "Urgent!" ou "Haute priorité" ou vos e-mails finiront par être traités comme le garçon qui criait au loup et ils seront tous ignorés. Il est irritant et présomptueux de supposer que votre demande de courrier électronique est plus élevée dans la file d'attente que n'importe qui d'autre, en particulier dans un contexte professionnel. Soyez assez aimable pour donner au destinataire le mérite d'avoir déterminé par lui-même comment hiérarchiser votre message.

Améliorez votre étiquette de courrier électronique — Suivez ces étapes et améliorez votre étiquette de courrier électronique.

Méthode 2 sur 3: répondre aux e-mails

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Faites attention à qui vous copiez dans les réponses. Si vous répondez à un message puis en CC: un tiers que l'expéditeur d'origine n'a pas inclus, soyez certain dans votre esprit que l'expéditeur d'origine ne sera pas contrarié à ce sujet. Cette information peut avoir été "pour vos yeux seulement". Ceci est particulièrement important si l'expéditeur d'origine est votre superviseur de travail. Soyez prudent lorsque vous utilisez BCC:. Cela peut se retourner contre vous si la personne en CCI répond, n'ayant pas vu que sa copie était aveugle.
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Déterminez à qui vous devez répondre. Les e-mails qui vous sont envoyés uniquement nécessitent généralement que vous répondiez uniquement à l'expéditeur, mais pour les e-mails envoyés à plusieurs personnes, vous devrez peut-être choisir l'option «Répondre à tous» pour envoyer votre réponse à tout le monde. Soyez judicieux; utiliser "Répondre à tous" tout le temps crée des retours en abondance et laisse les messages languir dans les boîtes de réception de nombreuses personnes. Considérez les conséquences de la réception d'un e-mail, d'appuyer sur Répondre à tous et il s'adresse à vingt personnes, puis ces vingt personnes répondent à tous; il peut se transformer très rapidement en centaines de milliers d'e-mails et tout le monde se sent obligé de cliquer sur «répondre à tous» pour tenir tout le monde au courant, car personne ne sait qui est censé le lire et qui ne l'est pas.
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Réfléchissez à deux fois avant de répondre pour simplement dire merci. Certaines personnes ne veulent pas d'un e-mail indiquant «Merci». Cela prend plus de temps pour ouvrir l'e-mail et le lire juste pour lire ce que vous savez déjà. Certaines personnes incluent une ligne indiquant «NTN» - «Non merci nécessaire».
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Résumez les longues discussions. Faire défiler les pages de réponses pour comprendre une discussion est agaçant. Au lieu de continuer à transmettre une chaîne de message, prenez une minute pour la résumer pour vos lecteurs.
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Assurez-vous d'inclure les informations auxquelles vous répondez. De nombreuses personnes et entreprises écrivent et répondent à des centaines d'e-mails chaque jour. Évitez d'envoyer un e-mail indistinct qui ne dit que «Oui». Incluez la question posée par le destinataire afin qu'il sache à quoi vous répondez. Évitez de faire défiler le destinataire vers le bas plus d'un seul message dans l'historique.
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Répondez rapidement. Si vous avez besoin de faire des recherches ou de réfléchir avant de répondre à un e-mail, ou si vous êtes trop occupé pour rédiger une réponse complète rapidement, envoyez une réponse courte pour informer l'expéditeur que vous avez reçu l'e-mail et lui indiquer quand vous répondrez.
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Etre pro-actif. Lorsque vous répondez à un e-mail, vous pouvez faire gagner du temps à tout le monde en anticipant les questions ou les préoccupations que votre réponse pourrait susciter. Adressez-les dans votre réponse avant que quelqu'un n'ait à envoyer un nouvel e-mail pour poser des questions à leur sujet.

Méthode 3 sur 3: quelques choses à ne pas faire

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Ne transférez pas les e-mails qui sont privés. Par exemple, évitez de transférer un e-mail contenant un secret, surtout si la personne à qui vous envoyez un e-mail ne veut pas que vous le fassiez. Cela peut éventuellement faire perdre confiance au destinataire en vous, et vous pourriez peut-être gâcher votre relation. Vous ne voulez certainement pas que cela se produise.
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Ne répandez pas de rumeurs sur les gens. Si vous êtes tenté de le faire, mettez-vous à la place de l'autre personne et réfléchissez à ce que vous ressentiriez si cette personne répandait des rumeurs à votre sujet. Par exemple, si votre ami a la réputation d'être méchant et autoritaire, pensez à ce que vous ressentiriez si votre ami parlait à vos autres amis de l'une de vos bizarreries. Vous ne seriez pas très heureux, n'est-ce pas?
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Évitez de discuter des affaires privées des gens. Par exemple, évitez de dire à votre ami qu'il a rompu avec un ex-petit ami. Les e- mails ne sont pas complètement privés, il est donc possible que la personne dont vous discutez puisse voir les e-mails et devenir en colère contre vous et/ou embarrassée, ce qui pourrait gâcher votre relation avec cette personne.
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Évitez de flamber. Les flammes sont essentiellement des insultes envoyées en ligne pour vous offenser, il est donc important de ne pas envoyer de flammes à d'autres personnes ou de déclencher des guerres de flammes. Cela pourrait rendre l'autre personne folle et vous pourriez également voir votre compte suspendu pour cela.
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Évitez de partager les informations personnelles d'autrui sans autorisation. Cela peut être n'importe quoi, de l'âge d'une personne au nom de l'école qu'elle fréquente. Mettez-vous à la place de l'autre personne - que ressentiriez-vous si quelqu'un donnait à votre ami l'adresse de votre maison? Vous ne seriez pas très heureux, alors assurez-vous d'obtenir la permission avant de partager les informations personnelles de quelqu'un avec d'autres par e-mail, ou ne le faites pas du tout.
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N'envoyez pas d'email lorsque vous êtes en colère. Cela montrera que vous êtes en colère et que vous pouvez bouleverser la personne. Par exemple, si vous êtes en colère contre quelqu'un au travail et que vous lui envoyez un gros coup de gueule en majuscules, cela pourrait irriter la personne à qui vous avez envoyé un e-mail. C'est la même chose pour répondre aux e-mails; si vous êtes en colère contre quelqu'un pour vous avoir envoyé un message particulier, attendez de répondre jusqu'à ce que vous vous soyez calmé.

Ouvrir votre boîte de réception de courrier électronique peut être comme ouvrir une boîte de Pandore avec une grammaire inadéquate, une mauvaise orthographe et un mauvais goût.

Conseils

Si vous recevez une flamme, supprimez-la immédiatement pour éviter de déclencher une guerre des flammes.
N'oubliez pas que votre ton ne peut pas être entendu dans les e-mails. Avez-vous déjà tenté le sarcasme dans un e-mail, et le destinataire l'a mal pris? La messagerie électronique ne parvient pas à transmettre les nuances de la communication verbale. Pour tenter de déduire le ton de la voix, certaines personnes utilisent des émoticônes, mais avec parcimonie afin de ne pas paraître non professionnel.

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De plus, ne présumez pas que l'utilisation d'une émoticône souriante apprivoisera un message difficile.

Évitez d'utiliser le courrier électronique comme moyen d'échapper aux contacts personnels. «Nous allons vous envoyer un e-mail» peut souvent être la phrase la plus exaspérante pour quiconque. L'e-mailing ne doit pas échapper à l'idée de contact en face à face ou même de conversations téléphoniques. Abstenez-vous également d'utiliser le courrier électronique pour éviter une situation inconfortable comme s'excuser ou dissimuler une erreur.
Les polices standard facilitent la lecture. Par exemple, Arial, Cambria et Narrow. Gardez la taille de la police normale, généralement pas plus de 15. Si vous avez besoin d'attirer l'attention d'une manière spéciale ou emphatique, utilisez des polices en gras ou en italique. C'est infiniment mieux que de crier dans toutes les capitales.
Terminez poliment votre e-mail. Terminer par une déclaration telle que «Meilleurs vœux», «Bonne chance» ou «Merci d'avance pour votre aide» peut adoucir même un e-mail dur et peut susciter une réponse plus favorable.
Attention à la recherche de reçus. Bien qu'il existe certains cas où la réception requise peut être nécessaire à des fins de tenue de dossiers ou de preuve de réception, la plupart du temps, cela est simplement irritant et oblige le lecteur à effectuer des actions supplémentaires pour traiter votre courrier électronique. Si quelque chose est vraiment urgent ou si vous avez vraiment besoin de vous assurer que le destinataire a bien votre message, décrochez le téléphone et utilisez-le à la place.
Si vous recevez quelque chose qui vous met mal à l'aise, comme une rumeur transmise, supprimez-la. Vous ne devriez pas vouloir faire partie de cela.

Laissez un espace entre les paragraphes — Bien qu'il n'y ait pas de longueur idéale d'e-mail, gardez des phrases courtes, environ 8 à 12 mots et laissez un espace entre les paragraphes.

Mises en garde

Évitez la cyberintimidation. C'est illégal et cela peut affecter énormément d'autres personnes, en particulier les adolescents (cela pourrait provoquer le suicide, par exemple).
N'utilisez pas toutes les majuscules. C'est une pratique inutile et cela peut ennuyer votre destinataire, vous faisant gagner une lettre de flamme en retour. Toutes les majuscules sont considérées comme l'équivalent de "crier".
S'abstenir de transmettre le courrier en chaîne. Il y aurait très peu de gens qui aiment recevoir constamment des messages inutiles. Ces types d'e-mails sont connus pour contenir des virus dangereux et nuisibles pouvant être transférés vers et depuis des ordinateurs. Essayez de ne transférer que les messages que vous avez reçus directement de destinataires familiers.
N'utilisez pas votre signature professionnelle pour des e-mails personnels - cela vous fera paraître antipathique.