Comment s'organiser avec Microsoft Outlook?

La première chose à faire est de désactiver les nouvelles notifications par e-mail. Pour ce faire, déroulez le menu Fichier, sélectionnez Outils, puis sélectionnez Options. La fenêtre des options s'ouvrira. Dans l'onglet Préférences, cliquez sur le bouton "Options de messagerie". Dans la fenêtre d'options qui s'ouvre, cliquez sur le bouton "Options de messagerie avancées". Dans la fenêtre d'options qui s'ouvre, regardez dans la section «Quand de nouveaux éléments arrivent dans ma boîte de réception». Désélectionnez toutes les options.

Faites du calendrier votre vue par défaut dans Outlook. Il vous fournira une vue du travail prévu pour la journée. Pour définir le calendrier comme affichage par défaut, déroulez le menu Fichier, sélectionnez Outils, puis sélectionnez Options. Dans la fenêtre Options, sélectionnez l'onglet "Autre", puis cliquez sur le bouton "Options avancées". Dans la fenêtre «Options avancées», recherchez dans la section « Paramètres généraux» et cliquez sur Parcourir. Le dossier sélectionné s'ouvrira. Dans la fenêtre "Sélectionner un dossier", sélectionnez "Calendrier" et cliquez trois fois sur OK.

Pour inclure vos tâches dans la fenêtre par défaut, déroulez le menu Fichier et sélectionnez Affichage, puis sélectionnez Bloc des tâches.

Pour afficher uniquement les tâches dues aujourd'hui, déroulez le menu Fichier et sélectionnez Afficher, puis sélectionnez "Affichage du bloc de tâches", puis sélectionnez "Tâches du jour".

Prévoyez une heure précise chaque jour pour consulter vos e-mails. Réglez 2 à 3 fois par jour pour travailler avec vos e-mails, et ne les regardez à aucun autre moment. Les e-mails sont une distraction et vous empêchent de faire un vrai travail.

Chaque fois que vous lisez des e-mails, videz toujours votre boîte de réception. Il ne devrait jamais rester quoi que ce soit à la fin de la session de courrier électronique. Pour vider votre boîte de réception, vous devez décider quoi faire de chaque e-mail. Vous avez quatre choix: Supprimer, différer, déléguer ou faire.

Si vous avez traité l'e-mail, supprimez-le.

Pour différer un e-mail, créez une tâche en faisant glisser l'e-mail sur le bouton de tâche dans le coin inférieur gauche d'Outlook. Une tâche sera automatiquement créée; sélectionnez une date et une heure de début, ainsi qu'une date et une heure d'échéance, puis enregistrez-la.

Pour déléguer un e-mail, créez une tâche et attribuez-la à une autre personne ou transférez l'e-mail à une autre personne.

Le dernier choix est de faire quelle que soit la tâche requise par l'e-mail. Si vous le faites, supprimez-le de votre boîte de réception ou déplacez-le dans un dossier personnel où vous conservez les anciens e-mails traités.