Comment organiser une réunion de lycée?

Si vous avez perdu contact avec d'autres membres de votre comité de réunion, contactez un administrateur de votre ancien lycée.

La plupart des réunions de lycée rassemblent des camarades de classe tous les 5 ou 10 ans après l'obtention du diplôme. Ils se déroulent généralement dans la même ville que le lycée, ce qui permet à d'anciens amis et connaissances de renouer avec l'un l'autre, même s'ils ont déménagé loin. Une réunion de lycée est une excellente occasion de s'amuser et de se remémorer. Cependant, il faut de nombreuses heures de réflexion et de planification pour s'assurer que tout se passe bien.

Partie 1 sur 4: organiser un comité de planification

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Commencez au moins un an à l'avance. Les réunions de lycée impliquent beaucoup de coordination. Il y a des lieux à réserver, de la restauration à organiser et des dates à enregistrer. Pour vous assurer de vous laisser suffisamment de temps pour planifier une grande réunion, commencez à organiser votre comité au moins 12 mois avant la date de votre réunion. Vous ne voulez pas avoir à vous précipiter ou à organiser une réunion à la dernière minute.
- Gardez à l'esprit que les diplômés du secondaire peuvent se disperser assez largement. Les membres de votre comité peuvent vivre dans d'autres états ou même d'autres pays. Certains camarades de classe ont peut-être changé de nom. Plus tôt vous commencez à constituer votre comité, plus vous aurez de temps pour contacter les personnes appropriées.
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Contactez le bureau des anciens de votre lycée. De nombreuses écoles secondaires ont un bureau des anciens. Si le bureau des anciens s'occupe des réunions, il pourra peut-être vous aider à planifier les réunions. S'ils ne gèrent généralement pas les réunions, ils pourront peut-être vous aider d'autres manières, par exemple en fournissant les coordonnées de vos camarades de classe ou en suggérant des lieux locaux. Avant de prendre une décision officielle, discutez avec les administrateurs de votre lycée de la façon dont les autres réunions de classe ont été gérées et de savoir s'il existe des cadeaux de classe que vous pouvez utiliser pour aider à financer votre réunion.
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Communiquez avec les membres désignés du comité. Certaines écoles secondaires nomment un comité de réunion avant l'obtention du diplôme d'études secondaires. Par exemple, de nombreuses écoles secondaires demandent à leur président de classe ou aux membres du conseil étudiant d'assumer le rôle de planification des réunions. Si votre lycée a déjà nommé un comité de retrouvailles, vous n'aurez qu'à entrer en contact avec les bonnes personnes. Écrivez-leur un e-mail ou lancez une chaîne téléphonique pour lancer votre projet de réunion.
- Si vous avez perdu contact avec d'autres membres de votre comité de réunion, contactez un administrateur de votre ancien lycée. De nombreuses écoles secondaires maintiennent une liste de contacts des anciens.
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Recruter un comité de réunion. Certaines écoles secondaires ne nomment pas de comité de réunion avant l'obtention du diplôme. Et parfois, les membres du comité de réunion pré-désignés sont incapables de remplir leurs rôles. Dans ce cas, vous devrez former votre propre comité de réunion de lycée. Envoyez un e-mail à votre liste de classe de lycée ou utilisez un groupe Facebook pour demander des volontaires qui peuvent vous aider dans cette tâche importante. N'oubliez pas que les meilleurs membres du comité de planification auront les caractéristiques suivantes:
- Les membres du comité de planification devraient être en mesure de consacrer au moins 5 à 10 heures par mois aux tâches de la réunion au cours des 12 mois précédant la réunion.
- Les membres devraient pouvoir consacrer beaucoup plus de temps au cours des 4 à 6 dernières semaines avant la réunion.
- Un comité de planification doit être diversifié et représenter des élèves ayant des intérêts variés. Vous ne voulez pas que votre comité de planification soit cliquiste ou exclusif: une réunion de lycée est pour tout le monde.
- Un comité doit être suffisamment grand pour permettre la délégation de tâches à plusieurs membres, mais suffisamment petit pour être gérable. Une taille de comité de 3 à 12 membres est idéale, en fonction de la taille des classes du secondaire. Avoir un membre du comité pour 25 membres de la classe est une bonne règle de base.
- Les membres du comité doivent être des personnes organisées qui peuvent effectuer plusieurs tâches de manière efficace.
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Déléguer des tâches. Une réunion de lycée implique beaucoup de pièces mobiles. Une seule personne ne peut pas assumer tous ces rôles en plus de ses autres responsabilités dans la vie. Utilisez la délégation de tâches afin de vous assurer que tout le monde au sein du comité fait son travail. Essayez de diviser les tâches de manière assez égale. Vous devriez essayer de vous en tenir autant que possible à vos tâches désignées, tout en restant flexible au cas où une tâche s'avérerait particulièrement difficile ou chronophage pour votre membre du comité. Votre comité devra probablement nommer des membres spécifiques pour gérer les tâches suivantes:
- Un président de comité qui aide à maintenir les réunions du comité sur la bonne voie.
- Un secrétaire qui prend et communique les notes de réunion et maintient un calendrier de réunion
- Une équipe de communication qui recueille les coordonnées des camarades de classe et met en place un site Web, un groupe Facebook et une liste de diffusion pour informer les camarades de classe de la réunion
- Une équipe événementielle pour repérer les lieux possibles et rechercher des prestataires (traiteurs, barmans, DJs, photographes, hôtels, etc.)
- Un sous-comité financier qui gère le budget et s'occupe des inscriptions, de la vente de billets et des dons
- Un comité de décoration qui aide à aménager, décorer et nettoyer l'espace de réunion
- Un comité d'accueil qui gère l'événement de réunion lui-même, accueille les participants et gère les bénévoles qui aident à organiser l'événement
- Un coordinateur des activités qui aide à planifier les divertissements entourant la réunion, comme une partie de softball en classe, une sortie ou d'autres événements
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Créer un calendrier provisoire de réunion. L'un des membres de votre comité devrait être chargé d'établir un calendrier de réunions pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Décidez de vous rencontrer à des intervalles prédéterminés et inscrivez-les immédiatement dans votre calendrier. Essayez de vous rencontrer deux fois par mois pendant les premières étapes du processus de planification (2 à 12 mois avant la réunion) et une fois par semaine au cours des deux derniers mois avant la réunion.
- Si les membres de votre comité vivent dans d'autres villes ou états, utilisez des chats vidéo ou des conférences téléphoniques pour vous tenir au courant de manière appropriée.
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Créez un calendrier provisoire. Certaines tâches sont plus importantes que d'autres, et certaines tâches doivent être effectuées avant que d'autres puissent être terminées. Il est donc important que votre comité élabore un échéancier raisonnable pour permettre à votre planification de réunion de se dérouler sans heurts. Chaque réunion est différente, mais la chronologie suivante est un bon point de départ:
- Plus de 12 mois à l'avance: organisez le comité de planification, créez un budget provisoire, ouvrez un compte bancaire, rassemblez les noms et les coordonnées des camarades de classe, commencez à définir une date de réunion, contactez votre lycée, proposez plusieurs options de lieu
- 6 à 12 mois à l'avance: finaliser la date de l'événement, finaliser le budget, réserver le lieu et les principaux fournisseurs (traiteur, photographe, etc.), promouvoir l'événement auprès des camarades de classe, déterminer le prix des billets, rechercher les coordonnées manquantes des camarades de classe
- 2 à 6 mois à l'avance: vendre des billets et recueillir des réponses, continuer à promouvoir l'événement, commander des décorations ou des souvenirs spéciaux, rassembler des fournitures pour l'événement, recruter des bénévoles pour aider à l'événement
- Les deux derniers mois: finalisez la liste des invités, fournissez les décomptes finaux à vos fournisseurs, assemblez les décorations et autres fournitures (telles que les badges), confirmez vos fournisseurs, envoyez des rappels par courrier électronique à vos invités, finalisez une procédure d'inscription, décorez l'espace, fournissez un calendrier précis du jour de retrouvailles à vos bénévoles et invités

Certaines écoles secondaires nomment un comité de réunion avant l'obtention du diplôme d'études secondaires.

Partie 2 sur 4: constituer une liste d'invitations

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Établissez une liste principale des membres de la classe. Vous allez recueillir beaucoup d'informations auprès de nombreuses personnes. Il sera important pour vous de tout organiser afin que vos invitations soient envoyées aux bonnes soirées. Créez une feuille de calcul que vous pouvez continuer à mettre à jour au fur et à mesure que vous collectez des noms, des adresses et des adresses e-mail. Les catégories suivantes doivent être incluses dans votre feuille de calcul:
- Nom actuel du camarade de classe
- Ancien nom du camarade de classe (le cas échéant)
- Conjoint ou partenaire domestique du camarade de classe
- Adresse du camarade de classe
- Adresse e-mail du camarade de classe
- Numéro de téléphone du camarade de classe
- Coordonnées du camarade de classe sur les réseaux sociaux
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Parlez-en au bureau des anciens de votre lycée. La plupart des écoles secondaires maintiennent une liste détaillée de leurs diplômés, y compris les changements de nom et les coordonnées mises à jour. Votre première étape pour développer une liste d'invitations complète consiste à rassembler une liste de tous les membres de votre classe de votre école. Cela fournira probablement la majeure partie des noms, adresses e-mail et adresses dont vous aurez besoin.
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Examinez vos annuaires. Il est possible que le bureau des anciens de votre école laisse quelques noms pour les membres de votre classe. Comparez la liste du bureau des anciens à vos anciens annuaires. Notez toute divergence entre les deux listes et ajoutez des noms de l'annuaire à votre liste de contacts.
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Créer un groupe de réunion facebook. Facebook est un excellent moyen de suivre les anciens camarades de classe lorsqu'ils se déplacent et changent de nom. Créez un groupe Facebook dès le début et invitez autant de vos anciens camarades de classe que possible. Encouragez les membres du groupe à retrouver leurs amis et connaissances de votre classe. Espérons que le mot se répandra qu'une réunion est imminente.
- Le groupe Facebook est un moyen de constituer une liste d'invitations et de mettre les membres de la classe au courant de l'avancement de la planification de la réunion. Assurez-vous d'envoyer au groupe des mises à jour pertinentes afin de stimuler l'enthousiasme.
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Confirmez que vous avez les bonnes informations de contact pour tout le monde sur la liste. À ce stade, vous pourriez avoir une liste de contacts inégale pour vos camarades de classe. Vous pourriez avoir les adresses de certains camarades de classe et rien d'autre qu'une mise à jour Facebook des autres. Comblez les lacunes en prenant le temps de confirmer les coordonnées de tous vos camarades de classe. Utilisez les informations dont vous disposez pour entrer en contact direct avec eux: appelez les camarades de classe dont vous avez les numéros de téléphone, envoyez un e-mail aux camarades de classe dont vous avez les adresses e-mail, envoyez des messages Facebook aux membres du groupe et envoyez des lettres aux camarades de classe dont vous avez l'adresse physique. Demandez-leur de confirmer toutes leurs coordonnées avec vous. Vous pouvez également leur demander comment ils préfèrent être contactés et le noter dans votre feuille de calcul.
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Créez une liste de diffusion par e-mail une fois votre liste de contacts terminée. Après avoir rempli votre liste de contacts, allez-y et demandez à votre équipe de communication de créer une liste de diffusion de courrier électronique pour votre classe de lycée. Vous pouvez utiliser la liste de diffusion pour informer les camarades de classe des mises à jour importantes de la réunion et pour recueillir des informations auprès d'eux si nécessaire.
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Chasse aux camarades de classe disparus. Il y a généralement quelques personnes difficiles à retrouver après l'obtention du diplôme. Ils peuvent déménager à l'étranger, changer de nom ou perdre contact avec leurs amis du secondaire. Créez une liste de ces «camarades de classe manquants» que vous ne pouvez pas contacter. Utilisez le groupe Facebook et la liste de diffusion par e-mail pour vous renseigner sur ces camarades de classe disparus. Peut-être qu'un autre camarade de classe saura comment les contacter.
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Utilisez vos listes de contacts pour continuer à promouvoir l'événement. Stimulez l'enthousiasme et la participation à la réunion en publiant fréquemment sur la liste de diffusion électronique et le groupe Facebook. Faites savoir aux gens que vous avez choisi un lieu et dites-leur pourquoi ils devraient être ravis d'y assister.
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Créez une liste «in memoriam» si nécessaire. Malheureusement, parfois, des camarades de classe du secondaire décèdent au fil des ans. Si vous constatez qu'un de vos camarades de classe est décédé, créez une liste «In Memoriam». Cela vous permettra, à vous et à vos camarades de classe, de leur rendre le juste hommage pendant l'événement. Peut-être que les proches de vos camarades de classe décédés voudront peut-être vous fournir une photo ou un autre souvenir que vous pourrez utiliser pour vous souvenir d'eux lors de votre réunion.

Vous devrez former votre propre comité de réunion de lycée — Dans ce cas, vous devrez former votre propre comité de réunion de lycée.

Partie 3 sur 4: coordination de la logistique de l'événement

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Ouvrir un compte bancaire réunionnais. Les réunions peuvent être financées par des dons d'anciens élèves, des cadeaux de classe, des cotisations d'associations d'anciens élèves ou la vente de billets. Quelle que soit la façon dont vous gérez les finances de votre réunion, vous voudrez tenir des registres méticuleux. Cette tâche incombera probablement à votre trésorier de classe ou à un membre du comité de réunion qui s'occupera de la vente des billets. Assurez-vous que tout l'argent que vous collectez pour la réunion est dépensé de manière responsable et que vous respectez votre budget.
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Établir un budget pour la réunion. Peut-être avez-vous déjà des fonds disponibles sous forme de cadeaux de classe ou de cotisations d'associations d'anciens élèves. Ou peut-être que l'argent de l'événement devra provenir entièrement de la vente de billets. Quoi qu'il en soit, vous devez déterminer un budget total pour l'événement. Assurez-vous que vous ne comptez pas sur des ventes de billets élevées ou des billets coûteux. Vous voulez que l'événement soit gérable pour tout le monde, et des billets coûteux peuvent nuire à la fréquentation. Assurez-vous de garder de la place dans votre budget pour:
- Barman et restauration
- Location d'espace événementiel
- Location de fournitures de fête (tables, chaises, tasses, équipement audiovisuel, etc.)
- Décorations
- Souvenirs (sacs cadeaux, tee-shirts spéciaux, etc.)
- D'autres fournisseurs (photographes, équipes de nettoyage, DJ, etc.)
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Fixez-vous sur une date de réunion. Idéalement, une réunion aura lieu un week-end à la fin du printemps ou en été, lorsque les gens sont plus en mesure de voyager librement. Votre réunion peut être un week-end complet avec de nombreuses activités, ou simplement un rassemblement un vendredi ou un samedi soir. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander à vos camarades de classe de voter sur plusieurs possibilités de date de retrouvailles. En utilisant un sondage Doodle ou un sondage Google, vous pouvez encourager la participation de vos invités.
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Réservez un lieu approprié. Une partie essentielle de la planification consiste à déterminer exactement où vous allez organiser l'événement. Assurez-vous que le lieu est adapté à la taille de votre réunion, au ton que vous souhaitez donner et à votre budget. Le lieu devrait également être à une courte distance en voiture de votre ancien lycée pour permettre aux camarades de classe d'y assister facilement. Voici quelques excellents sites à considérer:
- Votre ancien gymnase ou auditorium de lycée
- Une salle de bal d'hôtel local
- Une salle de banquet ou un restaurant
- Un centre communautaire
- Une aire de pique-nique dans le parc
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Envoyez les invitations 3 mois avant la réunion. Utilisez votre liste de contacts pour envoyer des invitations à tous vos camarades de lycée. Assurez-vous que vous incluez leurs conjoints ou autres personnes importantes sur les invitations. Si votre réunion est un événement familial en journée, dites à vos camarades de classe qu'ils sont également libres d'amener leurs enfants. (Cependant, une soirée peut ne pas être adaptée aux enfants.) Les invitations peuvent être des invitations numériques que vous envoyez par courrier électronique ou des invitations papier que vous envoyez par la poste. Quoi qu'il en soit, vous devrez inclure les informations suivantes sur vos invitations:
- Date et heure de l'événement
- Qui est invité, y compris si les plus-uns, les enfants ou les amis sont les bienvenus
- Lieu de l'événement
- Code vestimentaire, si nécessaire (par exemple, si les participants doivent s'habiller de manière formelle ou décontractée)
- Le coût par personne de la participation. L'événement sera-t-il gratuit ou les participants devront-ils payer une somme modique? Assurez-vous de préciser exactement comment votre invité doit payer (par chèque, PayPal, etc.).
- Les activités auxquelles les participants doivent se préparer. Y aura-t-il des jeux-questionnaires? Activités sportives? Dansant? Le dîner sera-t-il fourni? Donnez à vos participants des informations spécifiques sur ce qu'ils peuvent attendre de la réunion.
- Autres informations logistiques importantes. Par exemple, si vous réservez des chambres d'hôtel à proximité pour des invités ou un bus de transport, vous devez en informer vos participants.
- Instructions sur la façon de RSVP et quand ils doivent RSVP par. Les participants doivent-ils vous envoyer un e-mail, remplir un sondage Google ou envoyer une carte-réponse par la poste? Soyez très clair sur la façon dont vos camarades de classe doivent répondre à votre invitation.
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Réservez vos fournisseurs. Le type de fournisseurs que vous engagez dépendra du type d'événement que vous organisez. Peut-être que votre événement sera un simple événement avec boissons uniquement, ou peut-être qu'il s'agira d'un dîner assis. Quoi qu'il en soit, cependant, vous devrez embaucher des fournisseurs pour s'occuper des détails importants de l'événement. Une réunion de lycée est probablement un événement trop important pour que vous puissiez tout gérer vous-même. Les fournisseurs à considérer incluent:
- Un barman licencié et assuré
- Un traiteur agréé et assuré
- Un DJ
- Un photographe
- Un chauffeur de bus (si vos retrouvailles ont lieu dans deux ou plusieurs lieux différents)

Une réunion de lycée est pour tout le monde — Vous ne voulez pas que votre comité de planification soit cliquiste ou exclusif: une réunion de lycée est pour tout le monde.

Partie 4 sur 4: fournir du divertissement

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Définissez un thème ou un ton. Voulez-vous que vos réunions soient formelles et habillées? Décontracté et décontracté? Souhaitez-vous qu'il y ait un thème pour vos retrouvailles, comme celui lié à votre mascotte de lycée ou un thème qui rappelle une danse de lycée? Ce sont des décisions que votre comité devrait prendre dès le début du processus de planification. Avoir une vision claire de votre événement vous aidera à trier toutes les autres décisions ultérieures.

CONSEIL D'EXPERT

Incluez des détails propres à votre promotion. Lorsque vous planifiez une réunion de lycée, tenez compte de l'anniversaire que vous célébrez, comme une réunion de 10 ou 20 ans. Ensuite, pensez aux jalons que votre classe a atteints pendant cette période, ainsi qu'aux événements spéciaux qui ont pu se produire au cours de l'année où vous avez obtenu votre diplôme. Ces détails peuvent vraiment aider à lier l'événement, offrant des souvenirs nostalgiques à tous les participants.
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Incluez des détails nostalgiques. De nombreux invités à la réunion voudront revivre leurs expériences au lycée. Avoir quelques détails pour rappeler aux invités leurs années de lycée peut les aider à se sentir les bienvenus et peut aider vos invités à interagir avec succès les uns avec les autres. Voici quelques détails nostalgiques à inclure:
- Demandez à votre DJ de jouer de la musique qui était populaire pendant vos années de lycée
- Créez une exposition de photos (soit dans un diaporama numérique ou sur des tableaux d'affichage) d'événements importants du lycée, tels que des jeux sportifs, des activités parascolaires ou des danses scolaires
- Faites des photocopies des annuaires et des journaux du lycée et diffusez-les dans votre salle
- Créez un jeu-questionnaire sur les événements importants et la culture pop de vos années de lycée
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Considérez un livre de réunion ou un autre souvenir. Surtout pour les réunions importantes (comme la 25e ou la 50e réunion), un livre de réunion ou un souvenir pourrait être accueilli par vos invités. Un livre de réunion comprendra de courtes biographies de vos anciens élèves et des détails sur leur vie. Toutes les réunions ne nécessiteront pas quelque chose d'aussi approfondi, mais cela peut aider à offrir à vos invités des souvenirs spéciaux de votre événement.
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Planifiez des activités pour les plus-uns et les invités. N'oubliez pas que tout le monde lors d'une réunion ne sera pas un alun. Vos invités amèneront des conjoints, des amis, des partenaires ou même des enfants qui pourraient ne pas connaître votre lycée. Incluez quelques activités suffisamment génériques pour que tout le monde puisse en profiter. Ceux-ci pourraient inclure:
- Dansant
- Bonne nourriture et boissons
- Activités athlétiques (jeu de softball, courses à trois pattes, kickball, etc.)
- Jeux de société tels que Charades, Twister ou cornhole

Conseils

N'oubliez pas que la chose la plus importante est de rassembler tout le monde pour se remémorer, rattraper son retard et passer un bon moment. Ne vous inquiétez pas d'organiser la fête la plus sophistiquée ou la plus sophistiquée: même un barbecue informel peut être un excellent événement de réunion.
Si vous vous portez volontaire pour siéger à un comité de planification de réunion, sachez que vous pourriez consacrer beaucoup de temps aux activités de coordination. Il peut être facile de sous-estimer le temps que peut prendre la planification d'un événement: assurez-vous que vous vous donnez suffisamment de temps pour faire ce qui doit être fait et que vous n'en prenez pas trop.

Utilisez votre liste de contacts pour envoyer des invitations à tous vos camarades de lycée.

Mises en garde

Sachez que les réunions de classe ne sont pas toujours bien fréquentées. Même un taux de participation de seulement 0,33 d'une classe de lycée peut être considéré comme excellent. Ne vous sentez pas insulté si votre participation est faible: rappelez-vous que les gens bougent et ont beaucoup de responsabilités. En même temps, ne réservez pas un lieu si cher qu'une faible participation décime votre budget.
Si vous servez de l'alcool, assurez-vous que votre barman est agréé et assuré. C'est une bonne idée de vérifier les pièces d'identité pour s'assurer que les invités mineurs ne reçoivent pas d'alcool. Envisagez de fournir aux personnes des moyens sûrs de rentrer chez elles afin de minimiser la conduite en état d'ivresse: un bus de fête, un service de taxi ou des chambres d'hôtel à distance de marche de votre lieu de rendez-vous peuvent aider à assurer la sécurité de tous. Vous devriez également envisager d'arrêter le service d'alcool 1 heure avant la fin de la fête pour permettre aux gens de se dégriser avant de rentrer chez eux.

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