Comment passer au sans papier?

Inscrivez-vous pour payer chaque facture en ligne. Il n'est pas nécessaire d'effectuer des paiements d'assurance, de services publics et de prêt avec des chèques papier. Pour la plupart, les portails de paiement en ligne sont extrêmement faciles à utiliser, gratuits et beaucoup plus rapides que l'envoi de vos paiements par la poste. Créez un compte en ligne pour chacune de vos factures mensuelles et demandez à recevoir des mises à jour en ligne pour votre compte.

• Vous pouvez payer chacune de vos factures séparément, sur chaque compte, mais certaines banques l'ont configuré pour que vous puissiez planifier vos paiements en ligne avec la banque et vous rappeler automatiquement d'effectuer ces paiements chaque mois, ou effectuer automatiquement les paiements sans votre autorisation. Si vous savez que vous devrez effectuer les paiements régulièrement, configurez-le pour qu'il soit débité automatiquement et vous aurez une chose de moins à vous soucier.

Demandez des relevés en ligne. Demandez à chaque compte et utilitaire de vous retirer de sa liste de diffusion et optez plutôt pour des relevés et des mises à jour numériques. Si vous payez vos services publics en ligne, vous n'avez pas besoin de recevoir des mises à jour de paiement et d'autres courriers par la poste. Allez-y et basculez toutes les communications vers les mises à jour en ligne.

• Certains services ne vous enverront pas d'e-mail à chaque mise à jour de votre compte, il est donc important de prendre des mesures pour vérifier votre compte régulièrement et planifier les paiements en conséquence, afin de vous assurer que vos comptes sont à jour.

Déclarez vos impôts en ligne. L'impression des formulaires fiscaux peut être une dépense énorme et un gros gaspillage de papier. Au lieu d'envoyer un gros paquet de vos informations fiscales au moment des impôts, investissez dans un service en ligne, comme TurboImpôt, et déclarez vos impôts en ligne. Bien qu'il y ait généralement des frais minimes associés à la réception de votre remboursement d'impôt en ligne, la plupart des services prélèveront le paiement directement sur tout remboursement que vous recevez, ce qui le rend essentiellement gratuit pour vous. C'est une bonne affaire, beaucoup plus rapide et super facile.

Renseignez-vous sur le dépôt direct au travail. Si vous recevez toujours un chèque papier à la fin de chaque semaine, discutez avec vos employeurs de la possibilité du dépôt direct. Il n'y a aucun sens à obliger les employés à envoyer des chèques papier inutiles à la banque toutes les deux semaines, alors que la possibilité que votre argent durement gagné aille directement sur votre compte est possible.

Investissez dans un scanner de bonne qualité. La numérisation d'archives et de documents importants vous permettra non seulement de réduire l'encombrement et d'aller de l'avant avec la dématérialisation, mais elle garantira également la sécurité de ces documents à long terme.

• Doxie et Neat sont de nouvelles marques de scanners spécialement conçues pour accélérer et faciliter la numérisation de nombreux documents. Ils sont portables et élégants, ce qui en fait un bon investissement si vous ne possédez pas déjà un scanner. Si vous le faites, cependant, les scanners standard sur les imprimantes conviennent parfaitement.
• Numérisez avec une qualité suffisamment basse pour que les fichiers ne soient pas volumineux, mais suffisamment élevée pour que votre impression soit utile comme copie du document original. En règle générale, 300 dpi sont suffisants, sauf si vous archivez des photos. Utilisez la numérisation en niveaux de gris pour économiser encore plus de mémoire.

Imprimer au format PDF. Après avoir numérisé vos documents importants, sensibles ou personnels, vous n'avez pas besoin de les imprimer pour les garder en sécurité ou pour les copier. Au lieu de cela, choisissez "Imprimer au format PDF", ce qui créera un fichier sécurisé de haute qualité qui ne pourra pas être modifié. Nommez le fichier et organisez soigneusement vos documents importants.

Restez organisé. Donnez à vos documents un nom spécifique et gardez-les organisés afin que le bureau de votre ordinateur ne devienne pas aussi encombré que votre vrai bureau.

• Pour chaque analyse que vous ajoutez à votre base de données, utilisez des mots-clés qui vous disent quelque chose, comme «paiement de la maison le 08 juillet» ou «reçu d'ordinateur portable 111 5008 Best Buy» ou «déclaration d'assurance automobile 20090201». Cela vous permettra de faire une recherche de mots-clés pour localiser un document si vous en avez besoin pour quelque chose.
• Si nécessaire, vous pouvez envisager d'utiliser un programme de base de données qui utilise des mots-clés pour vous aider à organiser vos analyses. Doxo, FileThis et Neat proposent tous ce type de service.

Sauvegardez les choses. Investissez dans un disque dur externe pour votre ordinateur et sauvegardez régulièrement vos informations pour conserver une copie des choses que vous auriez le cœur brisé de perdre. Faites au moins des sauvegardes de vos données les plus importantes et conservez une sauvegarde dans un emplacement différent de votre ordinateur: un coffre-fort bancaire, la maison d'un ami et un service de sauvegarde en ligne sont plusieurs options.

Entrefer information importante. Si vous avez peur que quelqu'un prenne le contrôle de votre ordinateur et vole tous vos documents numérisés, stockez-les sur un disque dur USB externe ou une clé USB, en le gardant déconnecté de l'ordinateur. Il s'agit d'un processus connu sous le nom d'«espace d'air» et il peut aider à protéger vos informations les plus sensibles. Aussi talentueux qu'il soit, aucun pirate informatique n'a jamais appris à voler les données d'un disque qui n'est connecté à rien.