Comment écrire une lettre de remerciement à un client?
Il est extrêmement important de s'assurer que l'orthographe utilisée par un client est celle qui apparaît en tête d'une lettre de remerciement client.
Quel que soit le type d'entreprise que vous avez, exprimer sa gratitude à vos clients est un excellent moyen de favoriser des relations solides et de fidéliser les gens. Chaque lettre de remerciement que vous écrivez doit être unique, il n'y a donc pas de véritable modèle à suivre, mais il y a des directives que vous pouvez garder à l'esprit pour vous assurer que votre lettre atteint la cible. Si vous voulez savoir comment écrire une excellente lettre de remerciement pour montrer votre appréciation à vos clients, continuez à lire.
Partie 1 sur 3: composer la lettre
- 1Épelez correctement le nom du client lors de la salutation. De nombreuses études de marché ont montré que presque tous les messages centrés sur le client sont presque entièrement inefficaces si le nom du client n'est pas orthographié correctement. Il est extrêmement important de s'assurer que l'orthographe utilisée par un client est celle qui apparaît en tête d'une lettre de remerciement client.
- 2Identifiez la raison de la note de remerciement. Rendez-le aussi précis que possible. Dire quelque chose d'aussi simple que «merci pour votre achat» est très bien, mais il est utile d'identifier ce que le client a commandé et comment il a été livré. Cela aide à réorienter le lecteur dans sa relation unique avec votre entreprise.
- C'est votre temps d'être aussi sincèrement reconnaissant que possible. L'ajout de quelques lignes qui font référence à une conversation que vous avez eue avec le client est approprié.
- Faites de votre mieux pour éviter de sonner par cœur ou de donner l' impression que la même note de remerciement est envoyée à une centaine de personnes.
- 3Incluez quelques lignes de suivi. Une lettre de remerciement client est le moment opportun pour poser quelques questions de suivi de base pour s'assurer que le client sent que ses besoins sont satisfaits. Un bon suivi des clients incite souvent les clients à revenir et augmente le résultat net d'une entreprise. Il n'est pas nécessaire d'être trop impliqué dans ce genre de suivi dans une note de remerciement, mais être à l'écoute des besoins des clients est un élément majeur du service au public.
- Mentionnez que vous espérez que le client est satisfait de son achat et que vous êtes disponible s'il a des questions ou des préoccupations.
- Demandez au client si vous pouvez faire quelque chose pour augmenter sa satisfaction.
Si vous voulez savoir comment écrire une excellente lettre de remerciement pour montrer votre appréciation à vos clients, continuez à lire. - 4Incluez votre marque. Il est presque toujours utile de présenter le nom de l'entreprise, le logo ou d'autres informations de marque dans le document de remerciement client. Encore une fois, cela met à nouveau l'accent sur la visibilité de l'entreprise.
- Si vous écrivez votre note de remerciement sur une carte, assurez-vous de mentionner le nom de votre entreprise.
- Si votre note de remerciement est écrite sur du papier à en-tête, le logo de votre entreprise sera visible, il n'est donc pas nécessaire de mentionner votre nom dans la lettre.
- Si votre note de remerciement prend la forme d'un e-mail, le nom et le logo de votre entreprise doivent apparaître sous votre signature.
- 5Utilisez la bonne fermeture. Il doit être conforme à votre relation établie avec le client et à la personnalité que vous souhaitez projeter pour votre entreprise. Par exemple, «sincèrement», qui est parfois trop formel, peut être remplacé par «prendre soin» ou par une signature similaire informelle, le cas échéant. D'autres approbations axées sur les entreprises sont également populaires pour rendre ces documents personnels.
- 6Signez la lettre à la main. Dans la mesure du possible, utilisez votre propre signature pour fermer la lettre. Les grandes entreprises ont souvent du mal à savoir comment faire en sorte qu'une lettre type semble personnelle. Même une signature rédigée par ordinateur est souvent meilleure qu'un nom dactylographié, en ce sens qu'elle donne l'impression que la lettre a été envoyée personnellement.
Partie 2 sur 3: trouver le bon ton
- 1Résistez à la tentation de présenter à nouveau votre entreprise. Vous écrivez la lettre pour remercier votre client d'avoir fait affaire avec vous, il n'est donc plus nécessaire de soumettre la personne à de la publicité. Supposons un bon rapport à ce stade. Faites en sorte que le client se sente comme un initié.
- Des phrases telles que «nous espérons refaire affaire avec vous bientôt» ressemblent à des slogans; mieux vaut les laisser de côté. Ne dites pas quelque chose que vous ne diriez pas à une connaissance.
- N'incluez pas de présentation de produit, de mention d'une vente à venir ou de tout autre élément pouvant être interprété comme une publicité.
Une lettre de remerciement client est le moment opportun pour poser quelques questions de suivi de base pour s'assurer que le client sent que ses besoins sont satisfaits. - 2Envoyez la lettre avec un vrai timbre-poste. Même si vous envoyez des dizaines de lettres, il vaut mieux ne pas utiliser de machine à affranchir. C'est un cadeau que cette note de remerciement est l'un des nombreux, et cela rendra le client moins spécial. En fait, cela peut signifier que votre note de remerciement se retrouvera dans la pile de courrier indésirable.
- 3Adressez la lettre à la main si possible. Encore une fois, plus vous personnalisez le mot de remerciement, mieux il sera reçu. Si vous n'avez pas le temps d'adresser les enveloppes, demandez à quelqu'un d'autre de le faire. Même si vous n'êtes pas la personne qui écrit réellement l'adresse, le client sera impressionné de voir l'écriture manuscrite.
- 4Fournissez vos coordonnées et soyez ouvert à la communication. Assurez-vous que votre numéro de téléphone et votre adresse sont inclus dans la correspondance et encouragez chaleureusement le client à nous contacter pour quelque raison que ce soit. Si votre client vous contacte, soyez prêt à répondre rapidement à ses besoins.
Partie 3 sur 3: obtenir le bon format
- 1Écrivez la lettre à la main. Imprimer une lettre type standard revient à envoyer à votre client un dépliant publicitaire. Au lieu de faire en sorte que votre client se sente spécial et apprécié, cela pourrait avoir l'effet inverse et causer de l'ennui. Prévoyez d'écrire des notes de remerciement individuellement dans votre propre écriture.
- Si vous avez trop de notes de remerciement à écrire pour pouvoir les rédiger vous-même à la main, demandez à un autre employé de vous aider. Cela vaudra vraiment le temps d'écrire des lettres individuellement.
- S'il est impossible d'écrire les notes à la main, vous devrez trouver une manière différente de les personnaliser. À tout le moins, le nom du client et votre véritable signature doivent être inclus dans chaque lettre de remerciement.
- Dans certains cas, il peut être approprié d'écrire un e-mail de remerciement plutôt que d'envoyer une note manuscrite. Cela peut être approprié lorsque vous avez une relation personnelle établie avec le client. La clé est de s'assurer qu'elle est personnalisée et sincère. S'il y a une chance que votre e-mail puisse être confondu avec une publicité, envoyez plutôt une note manuscrite.
Chaque lettre de remerciement que vous écrivez doit être unique, il n'y a donc pas de véritable modèle à suivre, mais il y a des directives que vous pouvez garder à l'esprit pour vous assurer que votre lettre atteint la cible. - 2Choisissez la papeterie pour votre lettre de remerciement. Les cartes de remerciement et les articles de papeterie de l'entreprise conviennent pour une lettre de remerciement professionnelle. Si vous n'avez que quelques notes à écrire, une carte de remerciement élégante, comme celle que vous achetez dans une papeterie, fera sentir à vos clients qu'elles sont une priorité absolue. Sinon, utilisez du papier épais imprimé avec du papier à en-tête de votre entreprise.
- Évitez d'utiliser du papier d'imprimante ordinaire pour une lettre de remerciement.
- Choisissez des cartes de remerciement qui seraient appropriées pour envoyer dans n'importe quel cadre professionnel. Si votre entreprise est originale et amusante, vous pouvez utiliser des cartes colorées qui représentent votre entreprise de la manière dont vous souhaitez qu'elle soit représentée. Évitez d'utiliser des cartes contenant des images ou des messages inappropriés ou trop personnels.
- 3Pensez à envoyer un cadeau. Si vous souhaitez aller encore plus loin pour exprimer votre appréciation, vous pouvez envoyer un petit cadeau avec votre note. Ce n'est pas du tout nécessaire, mais pour les clients spéciaux, c'est peut-être la bonne chose. Le cadeau doit être petit et utile. Il peut être représentatif des services offerts par votre entreprise, ou quelque chose sans rapport avec votre entreprise mais de nature professionnelle.
- Les petites idées cadeaux incluent des signets, des aimants, des bonbons, un t-shirt ou un chèque - cadeau.
- Le cadeau ne doit pas dépasser une valeur de 19€-37€. Certaines entreprises ont des politiques d'éthique qui leur interdisent en fait d'accepter des cadeaux coûteux.
Lisez aussi: Comment répondre à un compliment?
Questions et réponses
- Pourriez-vous fournir un exemple de lettre ou de déclaration renvoyant les clients au support client de notre librairie?Vous pourriez dire quelque chose de simple comme: "Bonjour. Merci d'utiliser notre librairie. Pour avoir une meilleure expérience avec notre librairie, veuillez rejoindre / poser à notre service client toutes les questions que vous pourriez avoir. Merci."
En parallèle
