Comment rédiger des instructions claires?

Pour rédiger des instructions claires, assurez-vous d'abord que vous comprenez exactement comment effectuer la tâche.

Si vous êtes enseignant ou rédacteur technique, vous devez probablement rédiger des instructions tous les jours. Mais pour de nombreuses autres personnes, rédiger des instructions claires peut être difficile. Vous pouvez sauter une étape clé parce que vous supposez que vos lecteurs le feront automatiquement, ou vous pourriez confondre vos lecteurs en incluant trop d'actions en une seule étape. Pour rédiger des instructions claires, assurez-vous d'abord que vous comprenez exactement comment effectuer la tâche. Suivez littéralement vos instructions pour vous assurer qu'ils accompliront la tâche.

Partie 1 sur 1: comprendre la tâche

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Rassemblez le matériel nécessaire. Lorsque vous rédigez des instructions, vous devez d'abord vous familiariser personnellement avec la tâche. Procurez-vous tous les outils et fournitures dont vous aurez besoin et disposez-les à peu près dans l'ordre dont vous en aurez besoin.
- Notez tout ce dont vous avez besoin. Lorsque vous rédigez vos instructions, vous souhaiterez peut-être inclure une liste d'outils ou de matériel nécessaires pour accomplir la tâche.
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Effectuez la tâche vous-même. Même si vous avez réussi la tâche à plusieurs reprises, c'est toujours une bonne idée de la parcourir vous-même avant d'écrire vos instructions, afin de ne rien oublier.
- Si vous êtes familier avec la tâche, vous pouvez être enclin à prendre des raccourcis, alors assurez-vous de ne pas sauter d'étapes ou d'omettre toute information que votre lecteur pourrait ne pas avoir.
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Faites un plan détaillé. Pendant que vous effectuez la tâche, prenez un moment pour noter ce que vous avez fait. Cela vous aide à conserver les instructions dans un ordre logique. Si vous effectuez la tâche pendant que vous écrivez les étapes, vous savez exactement ce qui doit être fait et quand.
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Définissez votre public. Les instructions pour la même tâche peuvent être rédigées de différentes manières selon la personne qui lira et tentera de suivre vos instructions. Vous écrirez différemment pour les adolescents et pour les adultes.
- Considérez également la raison. Les instructions destinées aux enfants travaillant sur un projet seront différentes des instructions destinées aux parents qui aident leurs enfants à réaliser un projet.
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5
Rédigez une brève introduction. L'introduction indique à vos lecteurs ce que vos instructions leur permettront de faire et quel sera le résultat final s'ils remplissent toutes les instructions. Gardez à l'esprit que la plupart des gens sauteront l'introduction, ou tout au plus la passeront en revue, alors n'incluez pas d'informations vitales ou d'avertissements clés dans l'introduction.
- Si vous avez inclus un avertissement important dans l'introduction, assurez-vous de l'inclure également dans vos étapes, au cas où quelqu'un aurait ignoré l'introduction.
- Par exemple, si vous expliquez comment faire un sandwich au beurre d'arachide et à la gelée, vous pouvez mentionner que le beurre d'arachide et la gelée sont une option saine et simple que les enfants adorent pour le déjeuner ou une collation l'après-midi.

= Rédaction de vos instructions

Divisez la tâche en petits pas. Chaque étape doit avoir une seule action, pas plusieurs. Si vous avez plus d'une ou deux phrases par étape, elle peut probablement être divisée en étapes plus petites et moins complexes.
- Par exemple, au lieu d'écrire «Mettez le collier du chien autour de son cou et attachez la laisse», divisez-le en: «Attachez le collier du chien autour de son cou» et «Attachez la laisse au collier».
- «Attachez le collier du chien autour de son cou» devient la première étape, et «Attachez la laisse au collier» devient la seconde.
Commencez chaque étape avec un mot d'action. Chaque étape que vous écrivez doit être exploitable. Utilisez des verbes qui montrent à vos lecteurs exactement l'action qu'ils doivent entreprendre pour terminer cette étape de la tâche.
- Formulez vos instructions en termes de ce que quelqu'un doit faire, et non de ce que quelqu'un doit penser ou savoir.
- Par exemple, si vous rédigez des instructions pour promener votre chien, "Vérifier l'ajustement du collier" est plus pratique que "Connaître la taille du collier du chien ".
Suivez une progression logique. Supposons que votre lecteur va se lancer directement et commencer à travailler sur la tâche dès qu'il aura lu la première étape. En règle générale, ils ne liront pas vos instructions jusqu'à la fin. S'il y a quelque chose que vos lecteurs doivent savoir pour terminer une étape, incluez ces informations avec l'étape elle-même.
- S'il y a un danger inhérent à une étape particulière, incluez cet avertissement avec l'étape elle-même, pas dans votre introduction ou à la fin de vos instructions lorsqu'il est trop tard.
- Incluez des guides pour informer votre lecteur lorsqu'il a effectué correctement l'étape. Par exemple, vous dites: "Le collier de votre chien s'adapte correctement si vous pouvez placer deux doigts entre l'arrière du collier et le cou de votre chien."
Choisissez vos mots avec soin. Utilisez un langage simple que tout le monde peut comprendre. Dans la plupart des cas, vous voulez éviter tout jargon ou termes techniques. Si vous devez utiliser un mot technique, fournissez une définition courte et simple.
- Par exemple, si vous expliquez comment déposer un mémoire juridique, vous devrez peut-être utiliser des termes juridiques techniques. Placez d'abord la définition en langage simple, puis donnez le terme utilisé devant les tribunaux.
Utilisez des actions positives. En règle générale, il est préférable de dire à vos lecteurs ce qu'ils doivent faire pour terminer la tâche, plutôt que ce qu'ils ne devraient pas faire. Lorsque quelqu'un lit les instructions, il est dans la mentalité d'accomplir la tâche. Si vous commencez à leur dire ce qu'il ne faut pas faire, ils pourraient devenir confus et faire ça de toute façon.
- Par exemple, pour les instructions de promenade de chien, il est préférable de dire «vérifier l'ajustement du collier» plutôt que «éviter d'utiliser un collier trop petit».
Lorsque vous rédigez vos instructions, vous souhaiterez peut-être inclure une liste d'outils ou de matériel nécessaires pour accomplir la tâche.
Écrivez à la deuxième personne. Le pronom "vous" vous permet de vous adresser directement à votre lecteur et peut éviter toute confusion. Lorsque vous utilisez le pronom «vous», le lecteur sait exactement ce qu'il doit faire pour accomplir la tâche et n'a pas à deviner.
- Par exemple, si vous avez écrit «le levier doit être poussé», vous laissez votre lecteur se demander qui doit pousser le levier. «Vous devez pousser le levier» ou même «pousser le levier» ne laisse aucun doute sur le fait que c'est quelque chose que votre lecteur doit faire.
Incluez des alternatives. Pour certaines tâches, il y aura plus d'une façon d'accomplir une étape ou un groupe d'étapes. Fournissez l'alternative avec l'étape afin que le lecteur puisse choisir comment il souhaite accomplir la tâche.
- Par exemple, si vous expliquez comment faire un sandwich au beurre d'arachide et à la gelée, vous pouvez ajouter: «Remplacez le beurre d'amande en cas d'allergies aux arachides».
Utilisez des graphiques lorsque cela est utile. Vous avez peut-être entendu l'expression «une image vaut mille mots». Lorsqu'il s'agit d'écrire des instructions claires, parfois une image ou un diagramme rendra une action particulière plus compréhensible pour votre lecteur.
- Pour des instructions plus techniques, assurez-vous que le lecteur peut voir clairement ce qui se passe dans l'image et que l'action n'est pas masquée par des outils ou des mains.

Tester vos instructions

Organisez vos instructions en plusieurs parties. Certaines tâches complexes comportent plus d'une partie. Si vous rédigez des instructions pour une tâche plus importante qui comprend plusieurs parties plus petites, séparez-les en sections distinctes.
- Si vous numérotez vos instructions, recommencez la numérotation avec chaque section. Le lecteur ressentira un sentiment d'accomplissement après avoir terminé chaque partie.
- Vous devez toujours diviser votre tâche en plusieurs parties, même si elle ne comporte aucune partie semi-indépendante. Trop d'étapes peuvent submerger vos lecteurs.
Essayez vos instructions telles qu'elles sont écrites. Si vous ne pouvez pas suivre vos instructions telles qu'elles sont écrites, personne d'autre ne pourra les suivre non plus. Demandez à des amis de suivre également vos instructions et faites-vous savoir s'ils trouvent quelque chose de déroutant.
- Vous devrez peut-être tester vos instructions plusieurs fois, en particulier si elles sont longues ou complexes.
Pour rédiger des instructions claires, divisez la tâche que vous essayez de décrire en plusieurs étapes contenant chacune une seule action, ce qui facilitera le suivi de vos instructions.
Modifiez soigneusement vos instructions. Les fautes de frappe et les erreurs grammaticales peuvent ruiner une écriture autrement claire, rendant vos instructions difficiles à suivre. Lisez-les en arrière et en avant pour vous assurer qu'ils sont exempts d'erreurs.
- Si vous n'êtes pas sûr de vos compétences en édition, demandez à un ami de consulter vos instructions à votre place.
Incluez une liste d'outils ou de fournitures nécessaires. En particulier si une tâche nécessite des outils ou du matériel spécifiques, une liste peut être utile pour vos lecteurs. Placez la liste au début de vos instructions afin que votre lecteur puisse rassembler des documents avant de commencer la tâche.
- Pensez à cela comme une recette dans un livre de cuisine. Les recettes fournissent toujours une liste d'ingrédients et d'ustensiles de cuisine au début, vous pouvez donc rassembler toutes ces choses avant de commencer à préparer le plat.
Fournissez des avertissements, le cas échéant. Après avoir testé vos instructions, vous vous rendrez peut-être compte qu'il existe des dangers cachés que vous n'avez pas abordés lorsque vous avez rédigé vos instructions pour la première fois. Alertez vos lecteurs sur ces dangers afin qu'ils puissent prendre des précautions.
- Par exemple, si vous rédigez des instructions sur la façon de faire bouillir de l'eau, vous voudrez peut-être inclure un avertissement indiquant que la casserole sera trop chaude au toucher avant même que l'eau ne commence à bouillir.

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