Comment rédiger une lettre de changement d'adresse?
Si vous souhaitez écrire une lettre pour alerter vos contacts que votre adresse est en train de changer, ouvrez-la avec un bref paragraphe expliquant au destinataire pourquoi il reçoit la lettre. Essayez d'écrire "Cette lettre est pour vous informer que mon adresse va bientôt changer." Votre lettre doit être sous une page, alors évitez d'être verbeuse. Après votre introduction, faites savoir au lecteur exactement quand votre adresse changera et inscrivez la nouvelle adresse dans le même format qu'elle devrait être utilisée sur une enveloppe. Ensuite, incluez toute information supplémentaire qu'ils devraient connaître. Par exemple, si votre entreprise reste ouverte pendant le déménagement, informez vos clients ou fournisseurs afin qu'ils puissent planifier à l'avance. Enfin, fermez la lettre en remerciant le lecteur et en lui donnant un numéro de téléphone ou une adresse e-mail où il pourra vous contacter. Pour plus de conseils, comme la mise en forme de votre lettre, lisez la suite!
Que vous déménagiez vous-même et votre famille ou que vous déménagiez votre entreprise, vous voudrez peut-être écrire une lettre officielle de changement d'adresse afin que tous vos contacts aient votre nouvelle adresse. En particulier, si vous déménagez votre entreprise ou écrivez à des contacts professionnels, vous souhaitez conserver un format particulier. Pour les amis et les membres de la famille, vous voudrez peut-être envoyer une carte postale manuscrite plutôt que d'utiliser une lettre officielle.
Partie 1 sur 3: Mise en forme de votre lettre
- 1Recherchez un modèle de lettre commerciale. Si vous tapez votre lettre sur votre ordinateur,recherchez des modèles dans l'application de traitement de texte que vous utilisez.La plupart des applications de traitement de texte ont un certain nombre de modèles de lettres différents.
- Utilisez un modèle de lettre commerciale de base comportant des blocs pour la date, votre adresse et l'adresse du destinataire.
- Si vous avez du papier à en-tête professionnel ou personnel que vous prévoyez d'utiliser pour imprimer votre lettre, assurez-vous que le modèle que vous utilisez a suffisamment d'espace pour y répondre.
- 2Créez une liste de diffusion. La chose la plus simple à faire, surtout si vous envoyez votre lettre à une longue liste de destinataires, est de créer une liste de diffusion sur une feuille de calcul. Vous pouvez ensuite utiliser la fonction «publipostage» de votre application de traitement de texte pour remplir les champs de votre lettre type.Liste de contrôle de la liste de diffusion
Prénom et nom du destinataire
Adresse postale complète
Toute autre information de contact (numéro de téléphone, adresse e-mail, fax)
Relisez attentivement votre liste de diffusion pour vous assurer que vous n'avez pas fait de fautes de frappe en entrant le nom ou l'adresse de quelqu'un. - 3Configurez des blocs d'adresses. Le format de lettre commerciale traditionnel comprend un bloc pour votre nom (ou le nom de votre entreprise) et votre adresse, ainsi que le nom et l'adresse du destinataire. Lorsque vous entrez votre adresse, utilisez votre adresse actuelle, pas celle vers laquelle vous déménagez.
- Si vous utilisez le publipostage, suivez les consignes de mise en forme définies dans votre application de traitement de texte. En règle générale, cela signifie mettre entre crochets le nom de la colonne à partir de laquelle vous souhaitez que l'application extrait les données de votre feuille de calcul, telles que «prénom nom».
Vous ne souhaitez pas envoyer à vos destinataires une lettre de changement d'adresse qui les dirige vers la mauvaise adresse. - 4Fournissez une salutation. Votre modèle de lettre comprend généralement un double espace après la dernière ligne du dernier bloc d'adresse, suivi d'un message d'accueil. Il peut simplement s'agir du nom de la personne suivi de deux points, ou "Cher" suivi du nom de la personne et d'une virgule.
- Évitez d'utiliser le message d'accueil «Cher» si certains de vos destinataires sont des organisations, d'autres entreprises ou des agences gouvernementales.En règle générale, ce message d'accueil n'est utilisé que pour les particuliers.
- 5Terminez votre clôture. Lors de la mise en forme de votre lettre, il est généralement préférable d'aller de l'avant et de terminer d'abord, puis de rédiger le corps de votre lettre. Le mot que vous utilisez pour conclure seradépendent de votre relation avec les destinataires.
- Si vous écrivez une lettre pour le changement d'adresse de votre entreprise, vous souhaiterez une clôture plus formelle, comme «sincèrement». Cependant, si vous avez un mélange de contacts personnels et professionnels, vous voudrez peut-être opter pour quelque chose de moins formel, comme «merci».
Partie 2 sur 3: rédiger votre lettre
- 1Rédigez une brève introduction. Commencez votre lettre par une déclaration pour informer le destinataire du but de la lettre. Cela ne doit pas être long. En règle générale, une seule phrase qui dit quelque chose comme "Cette lettre est pour vous informer que mon adresse va bientôt changer" suffira.
- Ne soyez pas trop bavard avec votre introduction. Vous voulez garder la lettre sous une page, elle devrait donc être bref et précis.
- Ne soyez pas trop bavard avec votre introduction. Vous voulez garder la lettre sous une page, elle devrait donc être
- 2Indiquez une date à laquelle le changement aura lieu. Parallèlement à votre présentation, vous devez informer vos destinatairesexactement quand ils doivent commencer à utiliser votre nouvelle adresse plutôt que votre adresse actuelle.
- Assurez-vous de laisser suffisamment de temps à vos destinataires pour recevoir la lettre, mettre à jour leurs dossiers et envoyer les lettres à la bonne adresse.
- 3Inscrivez votre nouvelle adresse. Fournissez à vos destinataires la nouvelle adresse à utiliser pour toute correspondance future avec vous. En règle générale, il est préférable de le formater de la manière dont il doit être formaté sur l'enveloppe, afin qu'il soit facile pour eux de le noter et de le copier.Considérations
Confusion avec l'ancienne adresse: vous pouvez également inclure votre ancienne adresse, par exemple en disant que votre adresse a changé de l'ancienne adresse à la nouvelle adresse. Cependant, gardez à l'esprit que cela peut prêter à confusion. En particulier, si vous avez beaucoup de contacts professionnels ou gouvernementaux à qui vous envoyez la lettre, des informations erronées pourraient être copiées par inadvertance par un commis.
Informez-vous de tout autre changement: c'est également une bonne idée de faire savoir à vos destinataires quelles autres informations de contact changeront, le cas échéant. Ceci est particulièrement important s'ils ont besoin de vous contacter pendant la transition.
Considérations Confusion avec l'ancienne adresse: vous pouvez également inclure votre ancienne adresse, par exemple en disant que votre adresse a changé de l'ancienne adresse à la nouvelle adresse. - 4Incluez toute autre information pertinente. Selon les circonstances de votre déménagement, il peut y avoir d'autres informations que vos destinataires doivent connaître, par exemple si d'autres personnes déménagent également avec vous ou si votre entreprise restera ouverte pendant le déménagement.Exemples d'informations pertinentes
Fermeture d'entreprise: si votre entreprise doit fermer pendant une brève période pour déménager, vous devez en informer vos destinataires afin qu'ils puissent planifier à l'avance, qu'ils soient clients, fournisseurs ou autres clients.
Vente de déménagement: si vous organisez une vente de déménagement, c'est peut-être un bon endroit pour en informer vos destinataires. - 5Remerciez le destinataire. Pour fermer votre lettre, double espace après votre dernier paragraphe et écrivez une phrase simple pour remercier le destinataire. S'ils sont associés, vous pouvez également ajouter une note sur la façon dont vous appréciez leur entreprise.
- Par exemple, si votre entreprise déménage, vous pourriez écrire "Merci de votre attention à ce sujet. J'apprécie énormément la valeur que vous apportez à cette entreprise et j'ai hâte de continuer à travailler avec vous."
- 6Fournir un moyen de contact. Après avoir remercié le destinataire, vous souhaiterez peut-être fournir un numéro de téléphone ou une adresse e-mail que le destinataire pourra contacter s'il a des questions ou des préoccupations.
- C'est particulièrement important si votre entreprise déménage.Vous souhaiterez peut-être acheminer toutes les questions ou préoccupations concernant la réinstallation vers un numéro de téléphone ou une extension en particulier, ou vers une adresse e-mail particulière.
- C'est
- 7Créez plusieurs lettres. Surtout si vous déménagez votre entreprise, vous voudrez peut-être avoir plus d'une lettre. De cette façon, vous pouvez adapter une lettre spécifiquement aux clients ou aux clients, une autre aux associés commerciaux et une autre aux fournisseurs ou concessionnaires.
- Pensez à plusieurs lettres si vous avez des informations pertinentes que vous souhaitez inclure et qui ne s'appliquent qu'à un seul public. De cette façon, personne n'obtient d'autres informations que ce dont il a besoin.
Partie 3 sur 3: envoyer votre lettre
- 1Relisez attentivement votre lettre. Avant de finaliser votre lettre, assurez-vous qu'il n'y a pas de fautes de frappe, d'orthographe ou de grammaire qui rendent votre lettre peu professionnelle ou la rendent difficile à lire.
- Vérifiez l'adresse en particulier et assurez-vous qu'elle est correcte. Vous ne souhaitez pas envoyer à vos destinataires une lettre de changement d'adresse qui les dirige vers la mauvaise adresse.
Que vous déménagiez vous-même et votre famille ou que vous déménagiez votre entreprise, vous voudrez peut-être écrire une lettre officielle de changement d'adresse afin que tous vos contacts aient votre nouvelle adresse. - 2Assurez-vous que les informations des destinataires sont correctes. Lorsque vous utilisez le publipostage pour les envois en masse, cela peut vous faire gagner beaucoup de temps. Mais il est également possible queil peut y avoir des erreurs dans la façon dont les données sont transférées à vos lettres.
- Vérifiez tous les champs et assurez-vous qu'ils correspondent tous et appartiennent au même destinataire. Par exemple, vous voulez vous assurer que le nom et l'adresse du destinataire dans la zone d'adresse correspondent au nom du message d'accueil.
- 3Imprimez et signez vos lettres. Une fois que vous êtes convaincu que vos lettres sont correctement formatées et sans erreur, imprimez-les sur du papier de bonne qualité et signez-les à la main avec de l'encre bleue ou noire. Ensuite, ils sont prêts à envoyer un courrier.
- 4Prévenez vos destinataires à l'avance. Dans la plupart des cas, vous voulez vous assurer que vos destinataires recevront leurs lettres dansdeux à quatre semaines avant la date à laquelle votre changement d'adresse prend effet.
- Si vous avez des contacts internationaux, vous voudrez probablement donner un préavis de deux ou trois mois pour tenir compte du temps nécessaire pour envoyer du courrier à l'étranger.
Questions et réponses
- Je reçois une pension de base de l'État et j'ai changé d'adresse. Que puis-je faire?Tous les bureaux de pension d'État peuvent facilement gérer cela. Faites une recherche en ligne pour vous rapprocher le plus possible du bon bureau et appelez-le, quelqu'un là-bas pourra vous connecter au bon bureau ou vous donner le bon numéro à appeler.
- Comment corriger mon adresse au travail?
