Comment faire une présentation percutante quand on a peu de temps pour se préparer?

Pensez à la dernière fois où vous étiez sous pression pour vous produire devant une foule. À quand remonte la dernière fois que quelqu'un vous a demandé une "brève mise à jour" sur l'état d'un projet à venir dans "environ une heure"? Vous êtes-vous déjà levé dans le feu d'une réunion des membres où la négativité prévalait et avez demandé aux membres d'envisager une position plus positive sur une question? Utilisez ces scénarios pour vous aider à réaliser que vous êtes capable de «penser sur vos pieds». Une présentation bien préparée est possible à la dernière minute. Prenez l'initiative et soyez prêt à faire des présentations impromptues. Cela ne demande qu'un peu de pratique et vous pouvez appliquer ces principes de présentation sur place, que vous parliez de manière informelle à cinq personnes ou que vous prononciez un discours formel devant la cinquième.

• Sachez que plus vous vous préparez à l'avance à faire des présentations impromptues, plus vous serez la personne recherchée pour tenir tout le monde informé.

Comprenez la différence entre une présentation impromptue et une présentation non préparée. L'idée de se préparer à une présentation impromptue peut sembler une contradiction. Les présentations impromptues ne signifient pas que vous ne vous préparez pas. Même si vous ne disposez que de cinq minutes, vous pouvez mettre en place une présentation efficace avec une «préparation générale» préalable. Lorsque vous prévoyez de faire une présentation impromptue à tout moment, vous devenez prêt à le faire à tout moment.

• Sear la structure de base d'une présentation dans votre mémoire et se porter volontaire pour faire des discours sur place. Plus vous vous entraînez à faire des présentations impromptues, plus vous vous sentez à l'aise. Tout comme les personnes formées pour répondre aux urgences à tout moment, vous serez en mesure de répondre avec une présentation solide à tout moment.

S'il vous plaît avec trois. Autrement appelé la «règle des trois», cela signifie que vous créez une présentation en utilisant une structure vocale qui se compose de trois composants principaux: une ouverture, un corps et une fermeture. Gérez ces trois grandes parties d'une présentation et votre discours sera organisé à chaque fois.

Partez du bon pied. Développez une ouverture qui attire l'attention. À court préavis, peu de gens s'attendent à ce que vous soyez spirituel ou humoristique. En règle générale, on s'attend à ce que les présentateurs de dernière minute abordent un problème ou une préoccupation spécifique. Cependant, mettez en œuvre les techniques suivantes et vous risquez de paraître spirituel et instantanément engageant malgré votre performance de dernière minute.

Attirez immédiatement l'attention de vos auditeurs en commençant par la question dont vous êtes invité à parler. Vous pouvez le faire en posant une question qui renvoie directement au sujet. Par exemple, si vous êtes invité à présenter l'état d'un projet, commencez votre présentation par la question "L'un de nos projets actuels est Project You-Name-It. Où en sommes-nous actuellement avec Project You-Name -Elle, et sommes-nous sur la bonne voie pour notre objectif final? " Miracle des miracles! C'est exactement ce que tout le monde dans la salle est là pour découvrir afin que vous ayez immédiatement leur attention. Vous vous donnez également quelques secondes de plus pour comprendre ce que vous devez leur dire.

Le maintenir. Le corps de votre présentation - que la présentation dure cinq ou cinquante minutes - devrait alors répondre à la question posée lors de votre introduction. Vous avez des informations précieuses à donner aux participants et vous avez leur attention.

Prévoyez de ne pas couvrir plus de trois points dans le corps de votre présentation. Il est préférable que les gens retiennent jusqu'à trois éléments d'information, alors énumérez ces trois points de projet au groupe dès le départ. Par exemple, (1) «Voici où nous en sommes», (2) «Ce sont nos préoccupations budgétaires» et (3) «C'est le processus proposé que nous mettrons en œuvre pour faire avancer le projet».

Dites-leur plus en détail ce que vous venez de décrire. Si vous êtes à jour avec votre projet, vous devriez déjà connaître ces informations et pouvez les développer. La dernière déclaration dans le corps de votre discours devrait ensuite résumer les trois points que vous venez d'expliquer. Vous pourriez dire: «En résumé, là où en sont les choses, on peut citer les points un, deux et trois. Et nous surmonterons ces préoccupations et ferons avancer le projet en effectuant les actions a, b et c».

Apportez-le à sa fin. La dernière partie de la structure de présentation en trois parties est un résumé et une déclaration de clôture. Commencez une déclaration de clôture puissante en répondant à la question d'ouverture. Cela amène la présentation à boucler la boucle et résume pourquoi tout le monde écoute. Demandez ensuite si vous avez répondu à toutes les préoccupations et posez des questions sur le terrain. Terminez votre présentation en appelant le groupe à l'action ou en réaffirmant l'engagement de chacun envers le projet. Les exemples peuvent inclure: "Avec le statut que je viens de présenter, je vous demande de continuer votre engagement à aller de l'avant avec le projet, "ou" Avec les préoccupations que j'ai abordées, je vous demande de désigner une autre personne pour vous aider dans la tâche à accomplir. "Ces étapes réaffirment l'engagement des membres du groupe ou de la direction.