Comment configurer l'absence du bureau dans Outlook?
1. Lancez Outlook.
2. Cliquez sur Fichier et informations.
3. Cliquez sur Réponses automatiques.
4. Cochez la case "Envoyer des réponses automatiques".
5. Rédigez des messages électroniques dans les onglets À l'intérieur de mon organisation et À l'extérieur de mon organisation.
6. Cliquez sur OK.
Comment définir une réponse d'absence du bureau pour sortir chaque fois que vous êtes absent du bureau sur le calendrier?
L'assistant d'absence du bureau dans Microsoft Outlook vous permet de configurer une réponse automatique qui est envoyée aux personnes qui vous envoient un e-mail lorsque vous n'êtes pas disponible ou absent du bureau. La fonctionnalité Absent du bureau n'est disponible que pour les utilisateurs disposant d'un compte Microsoft Exchange; cependant, les utilisateurs à domicile avec des comptes non-Exchange peuvent créer un modèle d'absence du bureau et créer une règle pour qu'Outlook envoie la réponse automatiquement. Si vous n'êtes pas sûr du compte que vous possédez, sachez que les comptes Exchange sont le plus souvent des comptes d'entreprise ou d'école. Ce guide vous montrera comment configurer une réponse d'absence du bureau dans Outlook avec un compte Exchange et non-Exchange.
Méthode 1 sur 4: en utilisant Outlook 2019-2010 et Outlook pour Office 365
- 1Lancez Microsoft Outlook sur votre ordinateur personnel. Vous trouverez cette application dans le menu Démarrer.
- 2Cliquez sur Infos dans l' onglet Fichier. Vous le verrez dans le ruban au-dessus de votre boîte de réception, avec Accueil, Envoyer/Recevoir, Dossier, Affichage et Groupes.
- 3Cliquez sur Réponses automatiques (absence du bureau). Cela ouvrira la boîte de dialogue Réponses automatiques.
- Si cette option n'est pas disponible, vous utilisez peut-être un compte non-Exchange. Suivez la méthode décrite dans cet article pour activer les réponses automatiques pour les comptes non-exchange.
- 4Cliquez pour sélectionner la case à côté de "Envoyer des réponses automatiques ". Lorsque vous cliquez sur la case, elle se remplira d'une coche pour indiquer qu'elle a été activée.
- Si vous souhaitez spécifier une heure, cliquez pour sélectionner la case à côté de "Envoyer uniquement pendant cette période", puis sélectionnez une heure de début et une heure de fin. Par exemple, si vous prévoyez de partir en vacances pendant deux semaines, sélectionnez la plage de dates pendant laquelle vous serez en vacances afin que la réponse automatique ne soit active que pendant votre absence.
- 5Cliquez sur l' onglet Dans mon organisation. Vous le verrez au-dessus de la grande zone de texte vide.
- 6Tapez la réponse automatique que vous souhaitez envoyer aux personnes qui vous envoient un e-mail depuis votre bureau ou votre entreprise. Seules les adresses du même domaine (@guide.com) recevront le message que vous saisissez ici.
- 7Cliquez sur l' onglet En dehors de mon organisation. Vous le verrez au-dessus de la grande zone de texte vide.
- 8Saisissez la réponse automatique que vous souhaitez envoyer aux personnes qui vous envoient des e-mails en dehors de votre organisation. Par exemple, saisissez un message expliquant que vous n'êtes pas disponible et adressez vos questions et préoccupations à un autre contact de votre bureau. Seuls les e-mails envoyés depuis l'extérieur de votre domaine (@guide.com) verront le message que vous écrivez ici.
- Il existe une liste déroulante pour le type et la taille de la police ainsi que des boutons pour formater le texte de votre message.
- 9Cliquez sur D'accord. Les personnes qui vous envoient un e-mail pendant votre absence recevront les réponses automatiques que vous avez créées. Si vous n'avez pas sélectionné de plage de temps, la réponse automatique sera envoyée jusqu'à ce que vous désactiviez la fonction.
Ou le configurer pour envoyer des réponses d'absence du bureau tous les lundis si c'est votre jour de congé?
Méthode 2 sur 4: en utilisant Outlook 2007
- 1Lancez Microsoft Outlook sur votre ordinateur personnel. Vous le trouverez dans le menu Démarrer.
- 2Cliquez sur Assistant d'absence du bureau dans l' onglet Outils. Vous trouverez l' onglet Outils dans le menu en haut à gauche de la fenêtre du programme. La boîte de dialogue Gestionnaire d'absence du bureau s'ouvre.
- Si cette option n'est pas disponible, vous utilisez peut-être un compte non-Exchange. Suivez la méthode décrite dans cet article pour activer les réponses automatiques pour les comptes non-exchange.
- 3Cliquez pour sélectionner le cercle à côté de «envoyer les réponses automatiques d'absence du bureau».
- Si vous souhaitez spécifier une heure, cochez la case "Envoyer uniquement pendant cette période", puis sélectionnez une heure de début et une heure de fin. Par exemple, si vous prévoyez de partir en vacances pendant deux semaines, sélectionnez la plage de dates pendant laquelle vous serez en vacances afin que la réponse automatique ne soit active que pendant votre absence.
- 4Cliquez sur l' onglet Dans mon organisation. Vous le verrez au-dessus de la grande zone de texte vide.
- 5Tapez la réponse automatique que vous souhaitez envoyer aux personnes qui vous envoient un e-mail depuis votre bureau ou votre entreprise. Seules les adresses du même domaine (@guide.com) recevront le message que vous saisissez ici. Par exemple, expliquez que vous serez absent du bureau pour la journée et que votre gestionnaire sera responsable de vos tâches pendant votre absence.
- 6Cliquez sur l' onglet En dehors de mon organisation. Vous le verrez au-dessus de la grande zone de texte vide.
- 7Saisissez la réponse automatique que vous souhaitez envoyer aux personnes qui vous envoient des e-mails en dehors de votre organisation. Par exemple, saisissez un message expliquant que vous n'êtes pas disponible et adressez vos questions et préoccupations à un autre contact de votre bureau. Seuls les e-mails envoyés depuis l'extérieur de votre domaine (@guide.com) verront le message que vous écrivez ici.
- Il existe une liste déroulante pour le type et la taille de la police ainsi que des boutons pour formater le texte de votre message.
- 8Cliquez sur D'accord. Les personnes qui vous envoient un e-mail pendant votre absence recevront les réponses automatiques que vous avez créées. Si vous n'avez pas sélectionné de plage de temps, la réponse automatique sera envoyée jusqu'à ce que vous désactiviez la fonction.
Tapez la réponse automatique que vous souhaitez envoyer aux personnes qui vous envoient un e-mail depuis votre bureau ou votre entreprise.
Méthode 3 sur 4: en utilisant Outlook 2003
- 1Lancez Microsoft Outlook sur votre ordinateur personnel. Vous trouverez ce programme dans le menu Démarrer.
- 2Cliquez sur Assistant d'absence du bureau dans l' onglet Outils. Vous trouverez l' onglet Outils dans le menu en haut à gauche de la fenêtre du programme. La boîte de dialogue Gestionnaire d'absence du bureau s'ouvre.
- Si cette option n'est pas disponible, vous utilisez peut-être un compte non-Exchange. Suivez la méthode décrite dans cet article pour activer les réponses automatiques pour les comptes non-exchange.
- 3Cliquez pour sélectionner le cercle à côté de «je suis actuellement absent du bureau.»
- 4Tapez un message dans la zone de texte. Les personnes qui vous envoient un e-mail recevront votre réponse une seule fois jusqu'à votre retour au bureau.
- 5Cliquez sur D'accord. Toutes les parties qui vous envoient un e-mail recevront votre réponse d'absence du bureau indéfiniment, ou jusqu'à ce que vous sélectionniez "Je suis actuellement au bureau".
Tapez un objet pour l'e-mail, comme "Absent du bureau" afin que les gens sachent qu'ils reçoivent une réponse automatique de votre part.
Méthode 4 sur 4: utiliser des comptes sans bourse
- 1Lancez Microsoft Outlook sur votre ordinateur personnel. Vous le trouverez dans le menu Démarrer.
- 2Cliquez sur Nouvel e-mail dans l' onglet Accueil. Vous verrez l'onglet dans le ruban au-dessus de votre boîte de réception, ainsi que Fichier, Envoyer/Recevoir, Dossier, Afficher et Groupes. Un e-mail vide s'ouvrira.
- 3Modifiez le modèle d'e-mail d'absence du bureau. Laissez les lignes À... et CC... vides.
- Tapez un objet pour l'e-mail, comme "Absent du bureau" afin que les gens sachent qu'ils reçoivent une réponse automatique de votre part.
- Tapez la réponse que vous souhaitez envoyer automatiquement à ceux qui vous envoient un e-mail dans le corps de l'e-mail. Ce message sera utilisé comme modèle «absence du bureau».
- 4Cliquez sur l' onglet Fichier et cliquez sur Enregistrer sous. Cela ouvrira la boîte de dialogue "Enregistrer sous".
- 5Cliquez sur Modèle Outlook dans le menu déroulant «enregistrer sous le type».
- 6Saisissez un nom pour le modèle de message, puis cliquez sur Enregistrer. Ce modèle peut désormais être utilisé chaque fois que vous n'êtes pas disponible par e-mail sur votre compte Outlook personnel.
- 7Cliquez sur l' onglet Fichier et cliquez sur Gérer les règles et les alertes. Pour que votre modèle soit automatiquement envoyé aux utilisateurs lorsque vous n'êtes pas disponible, vous devez créer une règle qui demande à Outlook de répondre automatiquement aux e-mails à l'aide de ce modèle.
- 8Cliquez sur Nouvelle règle. Vous le verrez sous l' onglet Règles d'e - mail. Une boîte de dialogue Assistant de règle apparaîtra pour vous guider dans la création d'une règle.
- 9Cliquez pour sélectionner "appliquer les règles aux messages que je reçois ". Vous verrez cela sous l'en-tête "Commencer à partir d'une règle vide".
- Cliquez deux fois sur Suivant pour continuer à créer la règle. Vous allez cliquer sur Suivant dans une page avec des options, mais vous souhaitez laisser les cases vides pour les étapes 1 et 2 vides pour que votre règle fonctionne.
- 10Cliquez sur la case à côté de «répondre à l'aide d'un modèle spécifique.» Vous verrez cela sous l'en-tête «Que voulez-vous faire avec le message?»
- 11Cliquez sur le lien "un modèle spécifique" à l'étape 2. Une boîte apparaîtra.
- 12Sélectionnez «modèles utilisateur dans le système de fichiers» dans le menu déroulant «rechercher dans».
- Double-cliquez pour sélectionner le modèle que vous avez créé précédemment à utiliser comme réponse automatique d'absence du bureau.
- 13Cliquez sur Suivant. Vous êtes dirigé vers la dernière étape de l'assistant de règles où vous pouvez nommer votre règle, définir des exceptions et la réviser.
- Saisissez un nom pour la règle de réponse automatique que vous avez créée.
- 14Cliquez sur Terminer. Tous les utilisateurs qui vous envoient un e-mail recevront désormais la réponse automatique que vous avez créée à l'aide du modèle.
- Pensez à ajouter les dates réelles pendant lesquelles vous serez absent du bureau, ainsi que des points de contact alternatifs à votre réponse automatique d'absence du bureau. Cela peut aider à tenir les personnes informées du moment où elles peuvent vous joindre à nouveau et des personnes à contacter en votre absence.
Lisez aussi: Comment enregistrer les e-mails Outlook sur Android?
Questions et réponses
- Comment définir une réponse d'absence du bureau pour sortir chaque fois que vous êtes absent du bureau sur le calendrier? Ou le configurer pour envoyer des réponses d'absence du bureau tous les lundis si c'est votre jour de congé?Vous pouvez choisir une période de dates spécifique lors de la création de règles Outlook. Chaque fois après cette période, vous devrez réinitialiser les dates de règle pour la prochaine période de vacances/absence du bureau.
- Dois-je laisser l'ordinateur allumé ou peut-il être éteint?Si vous utilisez un compte Exchange, vous n'avez pas besoin de laisser l'ordinateur allumé. Pour les options de modèle avec des règles, vous devez laisser l'ordinateur allumé.
- Comment obtenir l'assistant d'absence du bureau?Vous devez avoir un serveur Exchange ou un compte Office365.
- Comment arrêter la réponse d'absence dans les comptes non-Exchange?Utilisez la même méthode qui a commencé à envoyer des réponses automatiques. Pour le compte d'échange, choisissez Assistant d'absence du bureau et décochez l'option d'envoi de réponses automatiques. Pour la méthode du modèle, vous supprimez simplement la règle que vous avez créée.
Les commentaires (1)
- Vraiment bien, des informations pratiques!
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