Comment faire des factures dans Word?
1. Ouvrez Word.
2. Cliquez sur Fichier.
3. Cliquez sur Nouveau.
4. Tapez "facture" dans la recherche et appuyez sur Entrée.
5. Sélectionnez un modèle et cliquez sur « Créer».
6. Remplissez les champs.
7. Imprimez ou envoyez la facture par e-mail.
Voir Comment créer un tableau simple dans Microsoft Word pour commencer avec les tableaux.
Ce guide vous apprend à utiliser Microsoft Word pour créer une facture de facturation. Une facture est une liste détaillée des produits vendus ou des services rendus que vous pouvez utiliser pour facturer vos clients. Le moyen le plus simple de commencer est d'utiliser l'un des modèles de facture gratuits de Microsoft, mais vous pouvez également en créer un à partir d'un document vierge.
Méthode 1 sur 2: télécharger un modèle gratuit
- 1Ouvrez Microsoft Word pour Windows ou Macos. Vous le trouverez dans le menu Démarrer sous Microsoft Office sur un PC et dans le dossier Applications sur un Mac.
- Utilisez cette méthode pour créer rapidement et facilement une facture à partir d'un modèle prédéfini. Les modèles vous évitent d'avoir à déterminer quoi inclure, mais peuvent être personnalisés pour répondre à vos besoins.
- Vous pouvez également télécharger des modèles Word gratuits à partir du site de modèles Microsoft Office. Il est préférable de ne pas télécharger de modèles à partir d'autres sites Web, car certains peuvent contenir des virus.
- 2Localisez la barre de recherche de modèles et sélectionnez nouveau. L'ouverture de Word devrait afficher automatiquement l'écran "Nouveau" - cet écran indique "Nouveau" en haut et affiche une barre de recherche avec le texte "Rechercher des modèles en ligne" à l'intérieur. Si vous ne voyez pas cette barre de recherche, cliquez sur le menu Fichier en haut à gauche, puis sélectionnez Nouveau pour l'afficher.
- 3Tapez invoice dans la barre de recherche et appuyez sur ↵ enter. Une liste de résultats correspondants apparaîtra.
- 4Cliquez sur une facture pour voir un aperçu. Une version plus grande de la facture apparaîtra, accompagnée d'une brève description.
- Si vous décidez de ne pas utiliser le modèle, cliquez sur le X en haut de la fenêtre pour revenir à la liste.
- Certaines options simples et intéressantes sont Facture (intemporelle) et celle qui s'appelle simplement Facture.
Comment enregistrer une facture en tant que document ou PDF au lieu d'un modèle? - 5Cliquez sur Créer pour utiliser le modèle. C'est dans la fenêtre d'aperçu du modèle. Cela télécharge le modèle et l'ouvre automatiquement.
- 6Remplacez les informations pré-remplies par les vôtres. Chaque champ contient généralement du texte destiné à vous guider dans le remplissage de la facture. Vous pouvez simplement cliquer sur la souris avant un peu d'informations, appuyer sur ← Backspaceou Delete pour supprimer ce qui s'y trouve et saisir vos propres informations.
- En plus de remplir les blancs, vous pouvez également ajouter plus de détails à la facture, tels qu'un logo, un champ supplémentaire ou des lignes et des couleurs spéciales.
- 7Enregistrez votre facture complétée. Pour ce faire, cliquez sur le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous, puis enregistrez le fichier à l'emplacement souhaité sur votre ordinateur. Une fois que vous avez créé la facture, vous pouvez l'imprimer ou l'envoyer par courrier électronique à vos clients.
Méthode 2 sur 2: créer une facture à partir de zéro
- 1Ouvrez Microsoft Word pour Windows ou Macos. Vous le trouverez dans le menu Démarrer sous Microsoft Office sur un PC et dans le dossier Applications sur un Mac.
- Utilisez cette méthode si vous souhaitez concevoir une facture à partir de zéro. Cette méthode est la meilleure pour ceux qui maîtrisent les fonctionnalités de Word, y compris la création d'en-têtes et de tableaux.
- Avant de créer votre propre modèle, consultez quelques exemples de factures en ligne avant de commencer. Si votre facture est spécifique à votre entreprise, essayez la recherche de votre type d'entreprise et les mots pour des exemples spécifiques «facture échantillon» (par exemple, la facture de médecin échantillon, l' échantillon de facture écrivain free - lance).
- 2Cliquez sur Document vierge sur le "nouveau" écran. Si vous ne voyez pas l'écran "Nouveau", cliquez sur le menu Fichier et sélectionnez Nouveau maintenant.
- 3Créer un en-tête de facture. Un en-tête comprenant le nom de votre entreprise, vos coordonnées et le mot «Facture» doit apparaître quelque part vers le haut du document. Vous pouvez concevoir et styliser ces informations comme vous le souhaitez, mais essayez de les garder simples et cohérentes avec vos autres supports commerciaux.
La date d'émission et d'échéance (le cas échéant) doit être visible près du haut du document, de préférence très proche du mot «facture». - 4Affichez la ou les date(s) de la facture. La date d'émission et d'échéance (le cas échéant) doit être visible près du haut du document, de préférence très proche du mot «facture».
- Pour insérer rapidement la date du jour, cliquez sur l' onglet INSÉRER en haut de Word, cliquez sur Date et heure, puis choisissez un format de date. Assurez - vous de retirer la coche de la «mise à jour automatiquement case» si la date ne change pas chaque fois que quelqu'un ouvre le fichier.
- 5Numéroter la facture. Chaque facture doit contenir un numéro unique (dans une séquence) pour vos dossiers. La séquence peut être globale (pour tous les clients) ou par client. Vous pouvez l'ajouter à l'en-tête si vous le souhaitez, mais il peut vraiment être placé n'importe où.
- Si chaque client a sa propre séquence de numérotation des factures, vous pouvez inclure le nom du client dans le numéro (par exemple, guide1, guide2 si le client est guide).
- 6Ajoutez l'adresse ou les coordonnées du client. Faites précéder cela du mot «À» (ou quelque chose de similaire) qui indique clairement qui est accusé.
- Vous pouvez adresser la facture directement à une personne spécifique d'une entreprise ou au service des comptes fournisseurs.
- 7Créez une liste détaillée des produits vendus ou des services rendus. La meilleure façon de le faire est de créer une table avec plusieurs lignes et colonnes nommées. Voir Comment créer un tableau simple dans Microsoft Word pour commencer avec les tableaux.
- Créez des colonnes pour la quantité, le nom ou la description de l'article/service, le prix/tarif unitaire et le prix total pour la quantité achetée. Assurez-vous d'étiqueter ces colonnes avec des en-têtes afin que le client comprenne les frais.
- 8Affichez le montant total de la facture. Cela devrait apparaître juste en dessous de la liste des frais détaillés, de préférence en caractères gras afin qu'il soit facile à voir.
- Si vous facturez la taxe de vente, vous devez afficher un sous-total des frais détaillés, avec la taxe indiquée en dessous, avec le pourcentage à gauche du montant de la taxe, puis le total ajusté en dessous.
- Vérifiez vos calculs pour vous assurer qu'ils sont exacts.
- 9Inclure les conditions de paiement. Vous pouvez afficher les conditions de paiement au-dessus ou en-dessous des informations de facturation. Les conditions de paiement courantes sont "Dû à réception", "Dû dans les 14 jours", "Dû dans les 30 jours" ou "Dû dans les 60 jours".
- Vous pouvez également souhaiter inclure un mémo en bas couvrant les méthodes de paiement, des informations générales ou simplement un remerciement au client pour l'utilisation de vos services.
Un en-tête comprenant le nom de votre entreprise, vos coordonnées et le mot «Facture» doit apparaître quelque part vers le haut du document. - 10Enregistrez votre facture complétée. Pour ce faire, cliquez sur le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous, puis enregistrez le fichier à l'emplacement souhaité sur votre ordinateur. Une fois que vous avez créé la facture, vous pouvez l'imprimer ou l'envoyer par courrier électronique à vos clients.
- Une fois que vous avez enregistré un document de facture, vous pouvez l'utiliser comme modèle pour créer d'autres factures en utilisant l'option "Nouveau à partir de l'existant" lors de la création d'une nouvelle facture. Vous pouvez également enregistrer le document en tant que modèle.dot ou.dotx pour une utilisation future du modèle.
- Une autre façon d'afficher les informations de facturation et le total consiste à les configurer dans un classeur Microsoft Excel, puis à coller un lien vers celui-ci dans votre facture Word. Chaque fois que vous mettez à jour la feuille de calcul, cliquez avec le bouton droit sur la feuille de calcul intégrée et sélectionnez « Mettre à jour le lien» pour voir les modifications.
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Questions et réponses
- Comment enregistrer une facture en tant que document ou PDF au lieu d'un modèle?Dans Word, il existe une option "Enregistrer sous..." qui se trouve dans le menu Fichier (ou le bouton Office uniquement en 2007). À partir de là, vous pouvez choisir d'enregistrer en tant que document ordinaire ou en tant que PDF si vous utilisez 2007 ou une version ultérieure. Vous pouvez également modifier le type de fichier tout en choisissant un emplacement pour enregistrer votre facture.
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