Comment automatiser les rapports dans Excel?
1. Activez l'onglet Développeur.
2. Cliquez sur l' onglet Développeur.
3. Cliquez sur Enregistrer la macro.
4. Créez une touche de raccourci.
5. Stockez le contenu dans le classeur actuel.
6. Cliquez sur OK.
7. Effectuez les étapes que vous souhaitez automatiser.
8. Cliquez sur Arrêter l'enregistrement.
9. Utilisez la touche de raccourci pour exécuter les mêmes étapes.
Si les données sur lesquelles vous devez créer des rapports sont déjà stockées, mises à jour et gérées dans Excel, vous pouvez automatiser les workflows de création de rapports à l'aide de macros.
Ce guide vous apprend à automatiser le reporting des données dans Microsoft Excel. Pour les données externes, ce guide vous apprendra comment interroger et créer des rapports à partir de n'importe quelle source de données externe (MySQL, Postgres, Oracle, etc.) à partir de votre feuille de calcul à l'aide de plugins Excel qui lient votre feuille de calcul à des sources de données externes.
Comment automatiser un rapport mensuel sur un an dans Excel?
Pour les données déjà stockées dans une feuille de calcul Excel, nous utiliserons des macros pour créer des rapports et les exporter dans divers types de fichiers en appuyant sur une seule touche. Heureusement, Excel est livré avec un enregistreur de pas intégré, ce qui signifie que vous n'aurez pas à coder les macros vous-même.
Méthode 1 sur 2: pour les données déjà dans Excel
- 1Si les données sur lesquelles vous devez créer des rapports sont déjà stockées, mises à jour et gérées dans Excel, vous pouvez automatiser les workflows de création de rapports à l'aide de macros. Les macros sont une fonction intégrée qui vous permet d'automatiser des tâches complexes et répétitives.
- 2Ouvrez excel. Double-cliquez (ou cliquez si vous êtes sur un Mac) sur l'icône de l'application Excel, qui ressemble à un «X» blanc sur fond vert, puis cliquez sur Classeur vierge sur la page des modèles.
- Sur un Mac, vous devrez peut-être cliquer sur Fichier, puis sur Nouveau classeur vierge dans le menu déroulant résultant.
- Si vous disposez déjà d'un rapport Excel que vous souhaitez automatiser, vous devrez plutôt double-cliquer sur le fichier du rapport pour l'ouvrir dans Excel.
- 3Saisissez les données de votre feuille de calcul si nécessaire. Si vous n'avez pas ajouté les étiquettes et les numéros de colonne pour lesquels vous souhaitez automatiser les résultats, faites-le avant de continuer.
- 4Activez l' onglet Développeur. Par défaut, l' onglet Développeur n'apparaît pas en haut de la fenêtre Excel. Vous pouvez l'activer en procédant comme suit en fonction de votre système d'exploitation:
- Windows - Cliquez sur Fichier, cliquez sur Options, cliquez sur Personnaliser le ruban sur le côté gauche de la fenêtre, cochez la case "Développeur" dans le coin inférieur droit de la fenêtre (vous devrez peut-être d'abord faire défiler vers le bas), puis cliquez sur OK.
- Mac - Cliquez sur Excel, sur Préférences..., sur Ruban et barre d'outils, cochez la case " Développeur " dans la liste " Onglets principaux " et cliquez sur Enregistrer.
- 5Cliquez sur Développeur. Cet onglet devrait maintenant être en haut de la fenêtre Excel. Cela fait apparaître une barre d'outils en haut de la fenêtre Excel.
- 6Cliquez sur Enregistrer la macro. C'est dans la barre d'outils. Une fenêtre contextuelle apparaîtra.
- 7Saisissez un nom pour la macro. Dans la zone de texte "Nom de la macro", saisissez le nom de votre macro. Cela vous aidera à identifier la macro plus tard.
- Par exemple, si vous créez une macro qui créera un graphique à partir de vos données disponibles, vous pouvez la nommer "Graphique1" ou similaire.
- 8Créez une combinaison de touches de raccourci pour la macro. Appuyez sur la ⇧ Shifttouche avec une autre touche (par exemple, la T touche) pour créer le raccourci clavier. C'est ce que vous utiliserez pour exécuter votre macro plus tard.
- Sur un Mac, la combinaison de touches de raccourci finira par être ⌥ Option+ ⌘ Commandet votre touche (par exemple, ⌥ Option+ ⌘ Command+ T).
- 9Stockez la macro dans le document Excel actuel. Cliquez sur la liste déroulante «Stocker la macro dans», puis cliquez sur Ce classeur pour vous assurer que la macro sera disponible pour toute personne qui ouvre le classeur.
- Vous devrez enregistrer le fichier Excel dans un format spécial pour que la macro soit enregistrée.
- 10Cliquez sur D'accord. C'est en bas de la fenêtre. Cela enregistrera vos paramètres de macro et vous placera en mode enregistrement. Toutes les étapes que vous effectuez à partir de maintenant jusqu'à ce que vous arrêtiez l'enregistrement seront enregistrées.
- 11Effectuez les étapes que vous souhaitez automatiser. Excel suivra chaque clic, frappe et option de formatage que vous entrez et les ajoutera à la liste de la macro.
- Par exemple, pour sélectionner des données et créer un graphique à partir de celles-ci, vous devez mettre vos données en surbrillance, cliquer sur Insérer en haut de la fenêtre Excel, cliquer sur un type de graphique, cliquer sur le format de graphique que vous souhaitez utiliser et modifier le graphique comme nécessaire.
- Si vous souhaitez utiliser la macro pour ajouter des valeurs des cellules A1 à A12, vous devez cliquer sur une cellule vide, saisir =SUM(A1:A12) et appuyer sur ↵ Enter.
- 12Cliquez sur Arrêter l'enregistrement. C'est dans la barre d'outils de l'onglet Développeur. Cela arrêtera votre enregistrement et enregistrera toutes les étapes que vous avez effectuées pendant l'enregistrement en tant que macro individuelle.
- 13Enregistrez votre feuille Excel en tant que fichier prenant en charge les macros. Cliquez sur Fichier, cliquez sur Enregistrer sous et modifiez le format de fichier en xlsm au lieu de xls. Vous pouvez ensuite saisir un nom de fichier, sélectionner un emplacement de fichier et cliquer sur Enregistrer.
- Si vous ne le faites pas, la macro ne sera pas enregistrée dans la feuille de calcul, ce qui signifie que d'autres personnes sur des ordinateurs différents ne pourront pas utiliser votre macro si vous leur envoyez le classeur.
- 14Exécutez votre macro. Appuyez sur la combinaison de touches que vous avez créée dans le cadre de la macro pour ce faire. Vous devriez voir votre feuille de calcul s'automatiser en fonction des étapes de votre macro.
- Vous pouvez également exécuter une macro en cliquant sur Macros dans l' onglet Développeur, en sélectionnant le nom de votre macro et en cliquant sur Exécuter.
Comment obtenir des documents générés automatiquement à partir de données Excel sans publipostage?
Méthode 2 sur 2: pour les données externes (mysql, postgres, oracle, etc.)
- 1Téléchargez le plugin excel de kloudio depuis Microsoft Appsource. Cela vous permettra de créer une connexion persistante entre une base de données ou une source de données externe et votre classeur. Ce plugin fonctionne également avec Google Sheets.
- 2Créez une connexion entre votre feuille de calcul et votre source de données externe en cliquant sur le bouton + sur le portail kloudio. Saisissez les détails de votre base de données (type de base de données, informations d'identification) et sélectionnez les options de sécurité/chiffrement si vous travaillez avec des données confidentielles ou d'entreprise.
- 3Une fois que vous avez créé une connexion entre votre feuille de calcul et votre base de données, vous pourrez interroger et créer des rapports à partir de données externes sans quitter Excel. Créez vos rapports personnalisés à partir du portail Kloudio, puis sélectionnez-les dans le menu déroulant d'Excel. Vous pouvez ensuite appliquer des filtres supplémentaires et choisir la fréquence d'actualisation du rapport (afin que votre feuille de calcul des ventes soit mise à jour automatiquement chaque semaine, jour ou même heure.)
- 4De plus, vous pouvez également saisir des données dans votre feuille de calcul connectée et faire en sorte que les données mettent à jour votre source de données externe. Créez un modèle de téléchargement à partir du portail Kloudio et vous pourrez télécharger manuellement ou automatiquement les modifications de votre feuille de calcul vers votre source de données externe.
Une fois que vous avez créé une connexion entre votre feuille de calcul et votre base de données, vous pourrez interroger et créer des rapports à partir de données externes sans quitter Excel.
- Téléchargez uniquement les plug-ins Excel à partir de Microsoft AppSource, à moins que vous ne fassiez confiance au fournisseur tiers.
- Les macros peuvent être utilisées pour des tâches simples (par exemple, ajouter des valeurs ou créer un graphique) à des tâches complexes (par exemple, calculer les valeurs de votre cellule, créer un graphique à partir des résultats, étiqueter le graphique et imprimer le résultat).
- Lorsque vous ouvrez une feuille de calcul avec votre macro incluse, vous devrez peut-être cliquer sur Activer le contenu dans une bannière jaune en haut de la fenêtre avant de pouvoir utiliser la macro.
- Les macros peuvent être utilisées de manière malveillante (par exemple, pour supprimer des fichiers sur votre ordinateur). N'exécutez pas de macros à partir de sources non fiables.
- Les macros implémenteront littéralement chaque étape que vous faites pendant l'enregistrement. Assurez-vous de ne pas entrer accidentellement une valeur incorrecte, d'ouvrir un programme que vous ne souhaitez pas utiliser ou de supprimer un fichier.
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Questions et réponses
Questions sans réponse
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Les commentaires (3)
- C'était utile - j'avais besoin d'importer des données de ma base de données dans Excel et le plugin référencé dans cet article fonctionnait parfaitement. Je n'avais jamais utilisé de plugin Excel auparavant, et le fait que le plugin reste sur ma feuille de calcul et que je puisse lui faire exécuter automatiquement des rapports quand je le souhaite est incroyable.
- J'ai pensé que les instructions étape par étape avec l'exemple visuel pour chacun rendaient la tâche plus facile à suivre. Merci!
- Simplicité de faire les choses dans Excel.
